O que é uma Resposta Automática? Guia passo a passo sobre como configurar

Se você está gerenciando um call center, sabe que o tempo é precioso. Cada segundo conta e afeta seu desempenho geral. O recurso de Resposta Automática está aqui para ajudar. Ele auxilia no tratamento de grandes volumes de chamadas, o que permite que você cresça seu negócio mais rapidamente, aumente sua capacidade e melhore a experiência do cliente.

O que é Resposta Automática?

Resposta Automática é um sistema de atendimento avançado com inteligência artificial. Ele permite que as chamadas sejam atendidas automaticamente e roteadas para o primeiro atendente disponível na linha. Isso acontece após uma quantidade predefinida de segundos, sem que um representante precise clicar no botão “aceitar”.

Para aumentar a eficiência da Resposta Automática, você pode configurar um menu URA (Unidade de Resposta Audível) de vários níveis. No CloudTalk, isso faz parte de um sistema complexo de DAC (Distribuição Automática de Chamadas).

Em vez de as chamadas serem conectadas a um atendente disponível aleatório, é possível garantir que o cliente alcançará exatamente com quem ele precisa falar. Um sistema URA saúda quem ligou com mensagens pré-gravadas, orientando ele ou ela através de várias opções (Para pedidos, pressione 1. Para faturas, pressione 2…) para que, no final, a chamada seja encaminhada para o atendente ou departamento mais adequado.

No CloudTalk, oferecemos muitas opções avançadas de roteamento, como roteamento baseado em habilidades ou roteamento baseado em quem liga. Você pode ler mais sobre elas em uma lista das nossas mais de 70 ferramentas.

A Resposta Automática também pode ser definida para chamadas ativas. Quando os representantes de vendas fazem uma ligação e a pessoa do outro lado atende, os representantes não precisam mais confirmar manualmente que desejam continuar com a ligação.

Configure a Resposta Automática com o CloudTalk

Como você pode atender as chamadas de alguém automaticamente? Configurar a Resposta Automática no CloudTalk é bastante simples. Na verdade, leva apenas alguns cliques.

Veja como configurar a Resposta Automática com o CloudTalk:

• Faça login na sua conta do CloudTalk

• No lado esquerdo do menu do Dashboard, clique em “Conta – Configurações”

• Role para baixo até o final da página

• Encontre a seção “Atendimento Automático” com duas categorias:

1. Atender automaticamente as chamadas “discadas”
2. Atender automaticamente as chamadas receptivas

• Clique no botão com a configuração padrão “Os atendentes podem definir” para a categoria em que você deseja habilitar a resposta automática.

• No caso de “Atender automaticamente chamadas discadas”, defina a opção para “ligado”

• No caso de “Atender chamadas receptivas automaticamente”, escolha o número de segundos que você deseja que passem antes que as chamadas sejam atendidas. Pode ser após 1, 2 ou 5 segundos.

• Como último passo, não se esqueça de clicar no botão verde, “Salvar configurações”

• Você já está com tudo pronto.

3 coisas que a Resposta Automática proporciona para o seu negócio

Agora você deve estar pensando que algo tão simples não deve fazer diferença. Bom, pode sim e aqui está o motivo:

1 – Melhora a performance

Você sabia que a maioria das pessoas desliga o telefone após cerca de 3 toques? Portanto, ter um sistema de Resposta Automática configurado no seu negócio pode realmente ajudar. Ao conectar suas chamadas automaticamente, você sempre terá a certeza de que as necessidades dos clientes serão atendidas em tempo hábil.

Com a Resposta Automática, você minimiza os tempos de espera, alcança taxas de resposta muito mais altas e reduz o número de chamadas encaminhadas para o correio de voz.

2 – Aumenta a eficiência dos negócios

No caso de chamadas ativas, você diminui a probabilidade de perder seus leads antes que seu representante aprove a interação.

Em relação às chamadas receptivas, os clientes pensam bem de você quando sentem que você se importa. Mostrar aos clientes que sempre há alguém para ajudá-los não só faz você parecer mais profissional e confiável, mas também aumenta a eficiência do seu trabalho.

Como? Tempos de atendimento rápidos criam espaço para interagir com mais clientes.

As chamadas também não precisam necessariamente ser roteadas para um humano. De acordo com uma pesquisa da Microsoft, 86% dos clientes agora esperam que as empresas tenham opções de autoatendimento.

Portanto, se você usa um URA, pode definir uma opção de mensagens automáticas pré-gravadas para responder as perguntas simples. Por exemplo, se um cliente inserir um número de pedido, o sistema poderá informá-lo sobre o status atual.

Dessa forma, sua linha de suporte ao cliente pode, até certo ponto, operar 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Aqui está um vídeo onde você pode ver como definir as respostas pré-gravadas no menu URA do CloudTalk:

3 – Auxília na produtividade dos atendentes

Toda empresa funciona melhor quando seus funcionários sabem o que esperar. As Respostas Automáticas proporcionam ordem aos seus processos diários. Elas eliminam a necessidade de microgerenciar seus atendentes, monitorando constantemente se eles atendem ou não as chamadas no horário.

A ferramenta de Resposta Automática também auxilia na produtividade dos atendentes, já que eles não têm tempo para procrastinar. Apenas certifique-se de não sobrecarregar seus funcionários. Isso pode facilmente levar ao burnout.

Resumo

O propósito da Resposta Automática é simples. Se você enfrenta um alto volume de chamadas todos os dias, ela tira uma carga dos seus ombros e diminui a carga de trabalho de seus atendentes.

É basicamente um pequeno recurso que pode fazer uma grande diferença. Ao automatizar o atendimento de chamadas na sua empresa, você pode diminuir sua taxa de abandono de chamadas, interagir com mais clientes e construir relacionamentos mais fortes. Você também aumenta a produtividade dos atendentes.

E a melhor parte? Com o CloudTalk, você literalmente só precisa de um minuto para configurar.