Se gestisci un call center, sai bene che il tempo è denaro. Ogni secondo è importante e può avere un impatto sulle tue prestazioni. La funzione Risposta Automatica è qui per aiutarti! Ti permette di gestire grandi volumi di chiamate, in modo da far crescere la tua attività più rapidamente, aumentare le capacità e migliorare l’esperienza del cliente.
La Risposta Automatica è un sistema di risposta avanzato basato sull’Intelligenza Artificiale. Questa funzione permette di rispondere automaticamente alle chiamate e reindirizzarle al primo operatore disponibile. Questo si verifica dopo un numero predefinito di secondi, senza che si debba cliccare sul pulsante “accetta”.
Per potenziare l’efficienza della Risposta Automatica, puoi adottare un menu multi-livello per l’IVR Menu (Risposta Vocale Interattiva). In CloudTalk, l’IVR fa parte di un complesso sistema di ACD (Distribuzione Automatica delle Chiamate).
Invece di reindirizzare le chiamate al primo operatore disponibile, questo sistema garantisce che il cliente sarà messo in contatto con la persona con cui desidera parlare. Un sistema IVR accoglie il cliente con messaggi pre-registrati, guidandolo tra le diverse opzioni (per gli ordini, premi 1. Per le fatture, premi 2…) in modo che, alla fine, la chiamata sia reindirizzata all’operatore o al reparto più adeguato.
In CloudTalk, offriamo numerose opzioni avanzate di reindirizzamento, per esempio basato sulle competenze, o il reindirizzamento basato sul cliente. Per saperne di più, consulta la nostra lista con più di 70 strumenti.
La funzione di Risposta Automatica può essere impostata anche per le chiamate in uscita. Quando i venditori chiamano e la persona risponde,non è più necessario confermare manualmente che si desidera procedere con la chiamata.
Come fare in modo che un telefono risponda alle chiamate in modo automatico? Impostare la funzionalità di Risposta Automatica con CloudTalk non è affatto difficile. Anzi, è una passeggiata, che richiede solo pochi click.
Starai pensando che una funzione così semplice non possa fare la differenza. Invece sì, ed ecco come:
Sapevi che la maggior parte delle persone riaggancia dopo circa tre squilli? Per questo motivo, avere un sistema di Risposta Automatica può davvero salvare la tua attività. Impostando questa funzione, puoi garantire che le le esigenze dei clienti siano soddisfatte con tempistiche adeguate.
Grazie alla Risposta Automatica, puoi minimizzare i tempi di attesa, ottenere tassi di risposta più elevati e ridurre il numero di chiamate reindirizzate alla segreteria telefonica.
Nel caso delle chiamate in uscita, si riduce la probabilità di perdere la chiamata prima che l’operatore accetti la comunicazione.
Per quanto riguarda le chiamate in entrata, ai clienti avranno un’ottima opinione di te se li farai sentire considerati. Mostrare ai clienti che c’è sempre qualcuno in grado di aiutarli non solo ti rende più professionale e affidabile ai loro occhi, ma potenzia l’efficienza del tuo call center.
In che modo? Tempi di risposta più rapidi permettono di interagire con più clienti.
Inoltre, le chiamate non devono necessariamente essere reindirizzate a una persona. Secondo un sondaggio di Microsoft, l’86%dei clienti si aspetta da un’azienda la presenza di opzioni self-service.
Pertanto, se utilizzi un sistema di IVR, puoi impostare dei messaggi preregistrati per rispondere a domande semplici. Ad esempio, se un cliente inserisce un numero d’ordine, il sistema può informarlo dello stato attuale.
In questo modo, la linea di supporto cliente può essere operativa 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Ecco un video che ti mostra come impostare le risposte preregistrate nel menu IVR di CloudTalk:
Qualsiasi azienda lavora meglio quando i dipendenti sanno cosa aspettarsi. La risposta automatica permette di mettere ordine nelle operazioni quotidiane. Evita agli operatori di doversi occupare di microgestione e di dover verificare costantemente che rispondano in tempo alle chiamate.
Lo strumento di Risposta Automatica migliora la produttività degli operatori, dato che non hanno tempo di prendersela comoda. Ricordati però di fare in modo che i tuoi dipendenti non siano troppo stressati. Potrebbero facilmente andare incontro a un esaurimento.
L’obiettivo della Risposta Automatica è semplice. Se devi gestire grandi volumi di chiamate quotidianamente, ti libera di un peso e diminuisce il carico di lavoro degli operatori.
È una semplice funzione che può davvero fare la differenza. Grazie alla Risposta Automatica, puoi diminuire il tasso di abbandono delle chiamate, interagire con più clienti e creare rapporti più solidi. Inoltre, migliori la produttività dei tuoi operatori.
Sai qual è la parte migliore? Con CloudTalk, ti basta un minuto per installare questa funzione.
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