إذا كنت تدير مركز اتصال ، فأنت تعلم أن الوقت ثمين. كل ثانية مهمة وتؤثر على أدائك العام. ميزة الرد التلقائي هنا للمساعدة. فهي تساعدك في التعامل مع أحجام المكالمات الكبيرة ، والتي بدورها تمكنك من تنمية عملك بشكل أسرع وزيادة السعة وتحسين تجربة العملاء.
الرد التلقائي هو نظام رد متقدم يعمل بالذكاء الاصطناعي. يسمح بالرد على المكالمات تلقائيًا وتوجيهها إلى أول وكيل متاح في الخط. يحدث هذا بعد فترة محددة مسبقًا من الثواني ، دون أن يضطر المندوب إلى النقر فوق زر “القبول”.
لتعزيز كفاءة الرد التلقائي ، يمكنك إعدادالرد الصوتي التفاعلي متعدد المستويات قائمة (الاستجابة الصوتية التفاعلية). في CloudTalk ، يعد جزءًا من نظام ACD(التوزيع التلقائي للمكالمات).
بدلاً من تحويل المكالمات الى وكيل عشوائي متاح ، يمكنه أنيضمن أن العميل سيصل بالضبط إلى من يحتاج إلى التحدث معه. يرحب نظام IVR بالمتصل برسائل مسجلة مسبقًا ، ويوجههم من خلال مجموعة من الخيارات (للطلبات ، اضغط على 1. للفواتير ، اضغط 2 …) بحيث يتم في النهاية توجيه المكالمة إلى الوكيل الأنسب أو الأقسام.
في CloudTalk ، نقدم الكثير من خيارات التوجيه المتقدمة ، مثل التوجيه القائم على المهارات أو المتصل. يمكنك قراءة المزيد عن ذلك في قائمة تضم أكثر من 70 أداة.
يمكن أيضًا ضبط الإجابات التلقائية للمكالمات الصادرة. عندما يقوم مندوبو المبيعات بإجراء مكالمة ويقوم الشخص الموجود في جانب الطلب بالرد ، لم يعد المندوبون بحاجة للتأكيد يدويًا على رغبتهم في متابعة المكالمة.
كيف يمكنك جعل هاتف شخص ما يرد على المكالمات تلقائيًا؟ يعد إعداد الرد التلقائي داخل CloudTalk أمرًا بسيطًا في الواقع ، إنها طريقة سهلة ولا تتطلب سوى بضع نقرات.
ربما تفكر الآن في أن شيئًا بهذه البساطة لا يمكن أن يحدث فرقًا. حسنًا ، ذلك ممكن وإليكم السبب:
هل تعلم أن معظم الناس يغلقون الهاتف بعد حوالي 3 رنات؟ لذلك ، فإن إعداد نظام الرد التلقائي في عملك يمكن أن يكون منقذًا حقيقيًا. من خلال توصيل مكالماتك تلقائيًا ، يمكنك دائمًا التأكد من تلبية احتياجات العملاء في الوقت المناسب.
باستخدام الرد التلقائي ، يمكنك تقليل أوقات الانتظار والوصول إلى معدلات استجابة أعلى وتقليل عدد المكالمات التي توجه إلى البريد الصوتي.
في حالة المكالمات الصادرة ، فإنك تقلل من احتمال فقدان العملاء المتوقعين قبل أن يوافق مندوبك على التفاعل.
فيما يتعلق بالمكالمات الواردة ، يقدرك العملاء كثيرًا عندما يشعرون أنك مهتم بهم. الإظهار للعملاء أن هناك دائمًا شخص ما لمساعدتهم لا يجعلك تبدو أكثر احترافًا وموثوقية فحسب ، بل إنه يعزز أيضًا كفاءة عملك.
كيف؟ توفر أوقات الرد السريع مساحة للتفاعل مع المزيد من العملاء.
لا يلزم بالضرورة توجيه المكالمات إلى العميل. وفقًا لاستطلاع أجرته شركة Microsoft ، يتوقع 86٪ من العملاء الآن أن الشركات لديها خيارات الخدمة الذاتية.
لذلك ، إذا كنت تستخدم الرد الصوتي التفاعلي ،فيمكنك تعيين خيار للرسائل التلقائية المسجلة مسبقًا للإجابة على أسئلة بسيطة. على سبيل المثال ، إذا أدخل أحد العملاء رقم طلب ، فيمكن للنظام إبلاغه بالحالة الحالية.
بهذه الطريقة ، يمكن لخط دعم العملاء الخاص بك ، إلى حد ما ، أن يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
إليك مقطع فيديو حيث يمكنك معرفة كيفية تعيين الإجابات المسجلة مسبقًا في قائمة CloudTalk IVR:
تعمل كل شركة بشكل أفضل عندما يعرف عمالها ما يمكن توقعه. تجلب الإجابة التلقائية النظام إلى عملياتك اليومية. إنه يلغي الحاجة إلى إدارة دقيقة لوكلائك ، ويتتبع باستمرار ما إذا كانوا سيستقبلون المكالمات في الوقت المحدد أم لا.
تدعم أداة الرد التلقائي أيضًا إنتاجية الوكلاء ،حيث لا يتوفر لديهم الوقت للتأجيل. فقط تأكد من أنك لا تربك موظفيك. يمكن أن يؤدي ذلك بسهولة إلى الإرهاق.
الغرض من الرد التلقائي بسيط. إذا كنت تتلقى عددًا كبيرًا من المكالمات كل يوم ، فإن ذلك يزيل عبئًا عن كتفيك ويقلل من عبء عمل وكلائك.
إنها في الأساس ميزة صغيرة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. من خلال أتمتة الرد على المكالمات في عملك ، يمكنك خفض معدل التخلي عن المكالمات والتفاعل مع المزيد من العملاء وبناء علاقات أقوى. أنت أيضًا تعزز إنتاجية الوكلاء.
وأفضل جزء؟ مع CloudTalk ، لا تحتاج سوى دقيقة واحدة فقط لإعداده.
الدعم والمبيعات
واردة
الصادرة
نظام الأعمال
فرق بعيدة
تكنولوجيا المعلومات IT
الخدمات المالية
مَشرُوع
متوسط وكبير
صغير
HubSpot
Zendesk
Pipedrive
Salesloft
