Automatischer Wähler – Überblick und Einrichtung

Wenn ein fleißiger Callcenter-Agent Telefonnummern manuell wählt, kann er im Durchschnitt nicht mehr als 20 Minuten pro Stunde sprechen. In einer solchen Situation würde er die restliche Zeit damit verbringen, Nummern zu wählen, langen Pieptönen im Hörer zuzuhören oder besetzte Nummern zurückzurufen.

Hier kommen Automatische Wähler ins Spiel, die den Callcenter-Agenten das Leben leichter machen. In diesem Blog-Artikel geht es darum, was Automatische Wähler sind, welche Arten es gibt und was sie tun.

Was ist ein Automatischer Wähler?

Ein automatischer Wähler ist eine Software, die automatisch Telefonnummern wählt. Das System ruft den Kunden von der Basis der Nummer aus an und verbindet ihn mit dem IVR oder einem Agenten.

Mit der ständig wachsenden Leistung moderner Computer können automatische Wählhilfen und Software, die VoIP nutzen, sehr gut skaliert werden.

Das Hauptziel eines automatischen Wählsystems ist es, so viele Anrufe wie möglich zu tätigen. Außerdem liefert das System den Kunden wichtige Informationen oder verbindet sie mit einem Agenten, wenn sie einen Anruf entgegennehmen.

Wenn in Ihrem Unternehmen viele abgehende Anrufe getätigt werden, kann die Einführung eines automatischen Wählgeräts die Effizienz der Mitarbeiter steigern. Mit einem automatischen Wählgerät muss der Mitarbeiter keine Nummern manuell wählen, nicht auf das Freizeichen hören und nicht auf eine Antwort warten.

Ein Auto-Dialer führt ausgehende Anrufe auf einer geplanten Basis durch und verwendet dabei Informationen aus einer vorbereiteten Datenbank. Auf diese Weise wählt die Funktion der automatischen Wahlwiederholung eine Telefonnummer aus und wählt sie an.

Arten von automatischen Wählern

Es gibt drei Haupttypen von Telefonwählern für Call Center: Vorschauwähler, prädiktive Wähler und progressive Wähler.

Mit dem Vorschauwähler können die Call Center-Agenten selbst bestimmen, wann sie einen Anruf annehmen, je nachdem, welche Informationen sie über den Anruf haben.

Und hier kommt der Vorschauwähler ins Spiel, der die Agenten mit Informationen und Details über einen möglichen Anruf versorgt, bevor dieser stattfindet. Mit diesem Wähler können die Agenten den Kunden einen individuelleren Service bieten.

Bei prädiktiven Wählern ruft das System mehrere Telefonnummern an. Telefonnummern an. Mithilfe eines Algorithmus wird ermittelt, wann ein Agent verfügbar ist, und ein Anruf an ihn weitergeleitet, den er annehmen kann. Mit diesem automatischen Wähler wird ein Anruf nach dem anderen getätigt. Die Anwahl mit einem prädiktiven Wähler beginnt, wenn der Agent frei ist, und normalerweise hängt die Anzahl der Anrufe von der Anzahl der Agenten ab.

Beim prädiktiven Wählen rufen die Agenten niemanden selbst an – stattdessen ruft das System Kunden an, und diejenigen, die sich melden, werden mit den verfügbaren Agenten verbunden.

Ein progressiver Wähler ist ein System, das mit Hilfe einzigartiger Algorithmen so viele Anrufe tätigt, dass alle Agenten an Gesprächen teilnehmen können. Diese Methode wird in großen Call-Centern eingesetzt, um die Wartezeit der Agenten bei ausgehenden Anrufen zu verkürzen.

Das System ermöglicht es den Agenten, mit Hilfe von progressiven Wählern so viele Kunden wie möglich zu erreichen, wobei die Gesamtzahl der Anrufe im Vordergrund steht.

Wie funktioniert ein Wähler?

Die automatische Wählsoftware bestimmt auch die Anzahl der Agenten, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, und berücksichtigt dabei die durchschnittliche Gesprächsgeschwindigkeit der Agenten und die Zeit, die für die Suche nach den Telefonnummern benötigt wird. Suche nach den Telefonnummern benötigt wird. Nach all diesen Angaben kann sie die Kunden mit einem Agenten verbinden.

Anhand all dieser Informationen kann das System vorhersagen, wie viele Telefonnummern es zu einem bestimmten Zeitpunkt anwählen muss, um sie mit den verfügbaren Agenten zu verbinden.

Das System ist auch hilfreich, um Situationen zu vermeiden, in denen ein Kunde einen Anruf entgegennimmt und es keinen freien Agenten gibt, der den Anruf entgegennimmt. Wähler sind auch dafür ausgelegt, viele Aufgaben zu erledigen und mit einer großen Anzahl von Agenten zu arbeiten. So kann das System genügend statistische Daten sammeln, um nachfolgende Anrufe vorherzusagen.

Wählsysteme können auch mit CRM-Systemen integriert werden, die Zeitzone und die Anwesenheit von Agenten am Arbeitsplatz bestimmen und die optimale Anzahl von Anrufversuchen und Wartezeiten vorschlagen.

Wer nutzt automatische Wählsoftware?

Automatische Wählsysteme sind in Arbeitsumgebungen mit sich wiederholenden Anrufen effizient, z. B. in Call-Centern, im Vertrieb, im Gastgewerbe usw.

Call-Center-Agenten verbringen viel Zeit damit, Telefonnummern zu wählen, die sich nicht melden, und es kostet zusätzliche Zeit, Notizen zu machen, um sie an einen späteren Rückruf zu erinnern. Es kostet auch zusätzliche Zeit, diese Anrufe erneut zu tätigen.

In den meisten Call-Centern haben die Agenten keine Zeit für manuelle Anrufe. An ihrer Stelle wählt ein automatisiertes System bereits eine Nummer und wartet auf eine Antwort oder ein Besetztzeichen.

Der Agent muss nur noch den Kunden annehmen, der den Anruf entgegengenommen hat, was die Produktivität des Agenten bei Kundengesprächen erhöht.

Die Optimierung der Arbeit des Agenten ist ein notwendiger Schritt in jedem Call-Center. Dies wiederum bedeutet, dass die Gewinne gesteigert werden, die Agenten von monotoner oder überflüssiger Arbeit befreit werden und sich nur auf das Wesentliche konzentrieren.

Nach Schätzungen von Ameyo kann zum Beispiel ein prädiktiver Wähler die Effizienz der Agenten um bis zu 350% steigern, verglichen mit manuellen Anrufen.

So sorgt beispielsweise die prädiktive Wählfunktion von CloudTalk dafür, dass mehr Anrufe in kürzerer Zeit getätigt werden, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Wenn ein Agent einen Anruf tätigt und die Zeit des Gesprächs abläuft, ruft CloudTalk automatisch den nächsten Kunden auf der Kampagnenliste an. Ein Agent muss also nicht mehr manuell durch Kontaktlisten gehen und suchen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Predictive Dialer-Funktion in CloudTalk einrichten können:

#1 Importieren Sie einen Kontakt über Integrationen oder importieren Sie ihn aus einer Datei oder Google Contacts

#2Hinzufügen eines Anrufskripts oder einer Umfrage

#3Einrichten einer Kampagne

#4 Verwendung des prädiktiven Wählers

#5Prüfen Sie die Kampagnenstatistiken

Automatische Wähler und Konformität

Ein erheblicher Nachteil von automatischen Wählern und automatischen Wähl-Apps besteht darin, dass sich die Leute oft beschweren, dass sie spammig sind Aus diesem Grund unterliegen sie oft diversen Vorschriften. Da automatische Wähler in erster Linie zum Cold Calling verwendet werden, müssen sie sich an bestimmte Gesetze halten.

In den meisten Fällen müssen automatische Wähler den TCPA oder den Telefon Verbraucherschutz Act einhalten.

Der TCPA wurde 1991 in den USA erlassen, um automatische Wählsysteme einzuschränken. Das Gesetz zielt darauf ab, Anrufe zu verhindern, die als aufdringlich oder wiederholend empfunden werden.

Seitdem haben die Regulierungsbehörden weitere Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass Verbraucher automatische Anrufe und andere automatisierte Anrufe blockieren können. Manchmal müssen die Kunden auch schriftlich ihr Einverständnis geben, dass sie über das Telefon Marketing- und ähnliche Anfragen erhalten. Wenn Sie also ein automatisches Wählsystem einsetzen, sollten Sie immer bedenken, welcher Typ am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist, und gleichzeitig den rechtlichen Rahmen für seine Verwendung beachten.

Fazit

Bei moderner Wähltechnologie geht es nicht nur darum, die Produktivität zu steigern und Informationen zu verwalten. Sie zielt auch darauf ab, Call-Center-Teams aktiv zu unterstützen, ihnen die Arbeit zu erleichtern und sie in die Lage zu versetzen, die beste Qualität zu erreichen. Genau das leistet ein automatischer Wähler, der zusätzliche, unnötige und sich wiederholende Arbeit abnimmt.

Sie müssen sich also nur noch entscheiden, welcher automatische Wähler der richtige für Ihr Call Center ist. Diese Entscheidung hängt oft von der Arbeitsdynamik Ihrer Agenten und Ihres Verkaufsteams ab, also stellen Sie sicher, dass es die Lösung ist, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

es die Lösung ist, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Dies wiederum erleichtert Ihren Agenten das Leben, steigert ihre Effizienz und hilft Ihnen, Ihr Geschäft auszubauen.