Sanningen om Google Voice under :En översikt av funktioner, kostnader och fördelar

SNABB SAMMANFATTNING

Idag tittar vi närmare på Google Voice, inklusive dess funktioner, kostnader och fördelar. Och viktigast av allt, vi besvarar frågan: är det värt pengarna?

Vad är Google Voice?

Google Voice lanserades första gången 2009 och är en av de äldsta VoIP-plattformarna (Voice over Internet Protocol) på marknaden idag. Det innebär att du kan ringa samtal och skicka meddelanden över internet från valfri kompatibel smart enhet.

Precis som andra lösningar inom callcenter-mjukvara krävs inget mobilabonnemang eller speciell hårdvara för att använda det. På sin webbplats lyfter Google fram lösningar för startup-bolag, små och medelstora företag, storföretag och andra specifika branscher.

Med tanke på den enkla installationen, det överkomliga priset och det begränsade antalet funktioner passar det dock bäst för mindre företag med relativt enkla behov för inkommande (support och kundtjänst) och utgående (försäljning) samtal.

Om du undrar exakt hur Google Voice fungerar för växande team, så förvandlar det i princip dina befintliga internetanslutna enheter till en gemensam företagstelefon, även om det saknar den avancerade samtalsstyrning som moderna sälj- och supportavdelningar kräver.

Vad använder företag Google Voice till?

Här är de 6 vanligaste användningsområdena:

#1 Hantera stora samtalsvolymer

#2 Sms-meddelanden och CRM

#3 Skaffa olika riktnummer

#4 Skilja på privatliv och jobbkontakter

#5 Snabbmeddelanden och videosamtal

#6 Vidarekoppla samtal till andra nummer

Låt oss titta närmare på dessa punkter.

Hantera stora samtalsvolymer

Inget företag har råd att missa viktiga samtal. Det leder till förlorade kunder, och att förlora kunder innebär förlorade intäkter. Här är VoIP-tjänster som Google Voice till stor hjälp.

Om du för tillfället inte är tillgänglig – till exempel sitter i ett annat samtal eller inte är på kontoret – kan ett röstmeddelande enkelt vidarebefordras till en e-postadress. Google Voice skickar då information om missade samtal samt transkriberingar av röstmeddelanden till ditt team. Detta kan spara dig timmar av värdefull tid.

Meddelanden

Företag använder meddelanden mer än man kan tro. Med Google Voice kan du skicka och ta emot sms på ditt konto. Du kan göra detta från Google Voice-webbplatsen, men också direkt från appar på din smartphone eller dator.

Alla meddelanden sparas sedan på webbplatsen och laddas upp i ett välorganiserat format till Gmail, vilket gör dem enkla att söka efter.

Olika riktnummer

När du registrerar dig för Google Voice kan du välja ditt nya nummer, inklusive ett brett utbud av riktnummer. Det behöver inte stämma överens med regionen du befinner dig i. Du kan välja vilket område du vill som passar din verksamhet. Till exempel 212 för New York eller 415 för San Francisco.

Tack vare riktnumren kan dina befintliga kunder ringa dig direkt på din mobil eller kontakta dig på samma telefon via Google Voice.

Skydda ditt privatliv

En stor fördel med många VoIP-system är att de låter dig dölja ditt privata telefonnummer för dina jobbkontakter. Med ett Google Voice-nummer kan du få alla samtal automatiskt vidarekopplade till din privata mobil utan att kompromissa med din integritet.

Du slipper enkelt att obehöriga får tillgång till ditt privata nummer och kan dessutom styra när du tar emot arbetssamtal. Med ett Google Voice-nummer kan du också välja under vilka tider samtalen ska vidarekopplas. Samtal som kommer in utanför dessa tider, till exempel efter arbetstid, styrs direkt till röstbrevlådan.

Snabbmeddelanden och videosamtal

Tack vare integreringen mellan Google Voice och Google Hangouts har Google Voice fått funktioner för snabbmeddelanden och videochatt. Dessa tjänster erbjuds gratis i flera länder, men med vissa begränsningar. Exempelvis kan samtal till vissa nummer kosta en mindre avgift, som €0.01 per minut.

Hangouts-användare kan ringa kostnadsfria video-konferenssamtal till andra Hangouts-användare. För att samtalet ska vara gratis är det dock begränsat till högst 10 deltagare. Om du har ett Google Apps for Work-konto höjs gränsen till 15 personer.

Om du vill ha ett verktyg för en större publik bör du därför överväga en mer avancerad VoIP-lösning för videokonferenser – en som passar för medelstora och större företag. Kolla till exempel in vår CloudTalk-programvara för konferenssamtal.

Vidarekoppla samtal till andra nummer

Även om ditt team är litet just nu finns det förstås en möjlighet att ni växer betydligt framöver. Det kan gå snabbare än du tror. Att kunna fördela inkommande samtal är något som kan bli väldigt viktigt för er längre fram.

Precis som många andra VoIP-lösningar låter Google Voice dig vidarekoppla samtal till flera telefonnummer. Ni kan därför dela samma telefonnummer på flera plattformar och låta teamet dela på ansvaret att svara på samtal med sina egna enheter.

Det finns dock en nackdel. Att ställa in denna funktion kan vara tidskrävande. Det hanteras via administratörspanelen i Google Workspace. Dessutom måste en IT-administratör konfigurera de länkade numren och verifiera dem med en sexsiffrig kod.

Hur fungerar Google Voice?

Google Voice fungerar över internet – ingen hårdvara behövs. Du kan ringa samtal, skicka sms och hantera röstmeddelanden från vilken enhet som helst med wifi eller mobildata.

Låt oss nu titta närmare på hur Google Voice fungerar.

Grunderna

För att kunna använda Google Voice behöver du en enhet med en stabil internetanslutning, som en smartphone, surfplatta, bärbar dator eller stationär dator. Det fungerar via wifi och mobildata, så att du kan koppla upp dig under pendlingen. Ingen hårdvara krävs, även om du kan använda hörlurar.

Förutom de nämnda funktionerna kan Google Voice för företag ge dig ett nytt nummer, men erbjuder också nummerflytt.

Integrationer

Jämfört med andra SaaS-programvaror är Google Voice utbud av integrationer inte särskilt stort. Medan CloudTalk kan integreras med nästan 40 branschledande lösningar (HubSpot, Salesforce, Zapier med flera), kopplas Google Voice främst ihop med andra Google-tjänster, som Kalender, Gmail, Drive eller tidigare nämnda Hangouts. Det är också kompatibelt med Polycoms hårdvarusystem för videokonferenser på datorn.

Du kan också använda Smith-programvara, som erbjuder möjligheten att ha en livechatt eller en virtuell receptionist.

Google Voice: Privat vs. Företag

Dessa två skiljer sig enormt mycket åt. Privatversionen av Google Voice är helt gratis, men man får vad man betalar för. Det passar inte för ett företag med fler än två personer, eftersom funktionerna är mycket begränsade.

Att skaffa mer än ett nummer är en komplicerad process. I princip är allt du får med Google Voice för privat bruk ett gratis telefonnummer som fungerar för att ringa, skicka sms och använda röstbrevlåda. Det är allt.

Till skillnad från Google Voice för företag finns det inga funktioner för produktivitet, automatisering eller teamsamarbete, såsom vidarekoppling av samtal, transkribering av röstmeddelanden till e-post eller riktnummer.

Även om ett vanligt Google Voice-nummer räcker för grundläggande sms och enstaka samtal, slår team med stora samtalsvolymer snabbt i taket på grund av det begränsade funktionsutbudet.

Är Google Voice gratis för företag?

Google Voice för företag är inte gratis. Medan privatversionen erbjuder ett kostnadsfritt amerikanskt nummer för enklare bruk, måste företagskunder köpa en Google Workspace-prenumeration (från €6/användare/månad) utöver ett dedikerat företagspaket för Google Voice (från €10/användare/månad).

Google Voice: Privat kontra Företag

Klicka på varje avsnitt för att utforska skillnaderna mellan privat- och företagspaketen för Google Voice.

Prisplaner för Google Voice Business på djupet

Fäll ut de avsnitt som är relevanta för dig för att förstå hur Google Voices prissättning fungerar för företag.

Tekniska krav

Google Voice för företag stöds av 3 operativsystem för datorer:

• Chrome OS
• macOS
• Microsoft Windows

Det kan vara tillgängligt på andra plattformar, men funktionaliteten är då begränsad. 

Webbläsare som stöds är:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Tillgänglighet per region

Google Voice för företag är endast tillgängligt i ett fåtal länder i Nordamerika och Europa. Den kostnadsfria versionen är endast tillgänglig i USA. 

Länder som stöds (från Googles supportcenter): 

• Belgien
• Kanada
• Danmark
• Frankrike
• Tyskland
• Irland
• Italien
• Nederländerna
• Portugal
• Spanien
• Sverige (tillgängligt för nummer i Stockholm, Malmö och Göteborg)
• Schweiz
• Storbritannien
• USA (exklusive Alaska, Hawaii samt de amerikanska territorierna Amerikanska Samoa, Guam, Nordmarianerna, Puerto Rico och Amerikanska Jungfruöarna)

Annan användbar information

Google Voice har naturligtvis sina säkerhetsfunktioner, även om dessa inte är de mest avancerade. Till exempel krypteras alltid textmeddelanden och bilagor innan de överförs till Googles datacenter. 

Google Voice erbjuder kundtjänst dygnet runt, men vilken typ av support du får beror på din prenumerationsplan. Du kan också hitta information i deras hjälpforum eller kunskapsdatabas.

Slutligen är det mycket viktigt att veta att Google Voice inte har stöd för nödsamtal. Du kan inte använda tjänsten för att ringa 112 (eller motsvarande nödnummer i din region).

Så installerar du Google Voice i 10 steg

Om du skaffar ett nytt Google Voice-nummer för Google Workspace kräver installationen en hel del tid och energi. 

Så här gör du:

 #1 Gå till Google Voices webbplats på din dator och klicka på „Kom igång”. 

 #2 Logga in på ditt Google Workspace-konto. Utan detta konto kan du inte använda Google Voice som företagstillägg. 

Om du inte har ett Google Workspace-konto ännu måste du skapa ett. Tänk dock på att Google Workspace-planerna är avgiftsbelagda. De börjar på €6 per användare. Detta är en extra kostnad utöver din Google Voice-plan. 

#3 När du har loggat in klickar du på „Lägg till eller uppgradera prenumeration”.

#4 Klicka på „Google Voice” i det vänstra sidofältet. Välj mellan planerna Starter, Standard eller Premier. 

#5 Klicka sedan på „Kom igång” – „Till kassan” – „Gör beställning”.

#6 Nu väljer du en primär eller sekundär plats. 

#7 Innan du kan använda Google Voice för företag måste du tilldela licenser till varje medlem i ditt team.

#8 Nu har vi kommit till den punkt där du behöver tilldela riktnummer och telefonnummer till dina anställda. De kan välja att behålla sina egna nummer eller så kan du ge dem nya. 

#9 Tänk på att, som nämnts ovan, inte alla planer erbjuder möjligheten att tilldela ett nummer utanför din hemregion. Detta är endast möjligt med Premier-planen.

Om du vill behålla ditt gamla nummer måste du flytta det själv. Starta en nummerflytt och fyll i uppgifterna för att skicka en begäran. 

#10 Ditt Google Voice-konto och nummer är nu redo. Du kan ställa in ytterligare funktioner baserat på din plan. 

Därefter kan du börja använda ditt nya VoIP-system. 

Vad är den största nackdelen med Google Voice?

Den största nackdelen med Google Voice är avsaknaden av avancerad samtalsstyrning, realtidsanalys och inbyggda integrationer utanför Googles ekosystem. Det är byggt för enkel kommunikation snarare än storskalig försäljning eller support, vilket gör att växande team snabbt växer ur det på grund av saknade funktioner som kompetensbaserad samtalsstyrning och samtalsanalys.

De största begränsningarna med Google Voice

Det bästa alternativet till Google Voice: CloudTalk

När beslutsfattare jämför google voice med dedikerad AI-programvara för samtal, måste de överväga omedelbara kostnadsbesparingar gentemot långsiktigt inkomstbortfall orsakat av missade samtal och bristande analys. Låt oss vara ärliga. Google Voice kan ha svårt att hänga med när företag växer snabbt. Det är byggt för mikroföretag som inte planerar att expandera. Som tur är finns det gott om andra högkvalitativa alternativ till Google Voice på marknaden.

Om du har ambitionen att växa dig stor, bör du leta efter mer avancerade VoIP-system. Till skillnad från Google Voice expanderar CloudTalk i takt med ditt företag. Det låter dig skala upp din verksamhet genom att anpassa sig efter dina behov.

Därför slipper du slösa tid och resurser på att byta lösning varje gång ditt företag växer ur den gamla.

Google Voice för företag mot CloudTalk: Kostnadsjämförelse

Så byter du från Google Voice till CloudTalk

Om du är redo att göra CloudTalk till ditt nya telefoniverktyg behöver du bara välja ett abonnemang, kontakta sälj, säga upp din gamla prenumeration (om du använde ett annat verktyg) och låta oss sköta resten. Så här fungerar processen:

1. Börja med strategi: Boka ett snabbt strategisamtal på 15 minuter med vårt team för att berätta mer om ert företag och era specifika behov.
2. Se det live: Få en produktdemonstration där våra experter visar systemet och de funktioner som passar just er.
3. Skapa en profil: Vårt team hjälper dig att konfigurera din första profil och förbereda onboarding-processen.
4. Ladda ner appen: Ladda ner CloudTalk-appen till valfri enhet (Windows, Android, iOS), logga in och börja utforska verktyget.
5. Migrera: Under de närmaste dagarna sätter CloudTalk upp profiler för chefer, ledare och agenter, samt flyttar över all befintlig data från ditt tidigare system (kontakter, nummer, historik m.m.).
6. Helt tryggt: Börja introducera dina användare till CloudTalk med full support dygnet runt från våra experter och kom igång med samtalen! 

Du kan också prova CloudTalk själv med vår kostnadsfria testperiod. Det är helt gratis i 14 dagar. Du kan testa vilket abonnemang som helst och lära känna systemet ordentligt. Efter två veckor väljer du om du vill köpa eller gå vidare – enkelt!