La realidad de Google Voice en :análisis de funciones, costes y ventajas

RESUMEN RÁPIDO

Hoy analizamos Google Voice, incluyendo sus funciones, costes y ventajas. Y, lo más importante, respondemos a la pregunta: ¿merece la pena pagar por él?

¿Qué es Google Voice?

Lanzado por primera vez en 2009, Google Voice es una de las plataformas de llamadas VoIP (protocolo de voz sobre internet) más antiguas del mercado actual. En otras palabras, te permite hacer llamadas y enviar mensajes a través de internet desde cualquier dispositivo inteligente compatible.

Al igual que otras soluciones en el ámbito del software para call center, no requiere un plan de telefonía móvil ni hardware especial para utilizarse. En su página, Google presume de ofrecer soluciones para empresas emergentes, pymes, grandes empresas y otros sectores más específicos.

Sin embargo, teniendo en cuenta su sencillo proceso de configuración, su precio asequible y su limitado número de funciones, se adapta mejor a las necesidades de empresas más pequeñas con requisitos relativamente bajos para operaciones entrantes (soporte y servicio) y salientes (ventas).

Si te preguntas exactamente cómo funciona Google Voice para equipos en crecimiento, básicamente transforma tus dispositivos actuales conectados a internet en una línea comercial unificada, aunque carece del enrutamiento avanzado que requieren los departamentos modernos de ventas y soporte.

¿Para qué utilizan las empresas Google Voice?

Aquí tienes los 6 principales casos de uso:

#1 Gestionar un gran volumen de llamadas

#2 Mensajes SMS y CRM

#3 Obtener diferentes prefijos locales

#4 Separar la privacidad de las interacciones comerciales

#5 Mensajería instantánea y videollamadas

#6 Desviar llamadas a otros números

Ahora, analicemos estos puntos en mayor profundidad.

Gestionar un gran volumen de llamadas

Ninguna empresa puede permitirse perder llamadas importantes. Esto se traduce en una pérdida de clientes, y perder clientes significa perder dinero. Aquí es donde los servicios de VoIP, incluido Google Voice, resultan de gran ayuda.

Si no estás disponible en ese momento —porque estás en otra llamada o fuera de la oficina—, un mensaje del buzón de voz se puede desviar fácilmente a una dirección de correo electrónico. Google Voice envía toda la información sobre las llamadas perdidas, así como las transcripciones por correo de los mensajes del buzón de voz, al equipo correspondiente. Esto puede ahorrarte horas de tu valioso tiempo.

Mensajería

Las empresas utilizan la mensajería más a menudo de lo que parece. Google Voice te permite enviar y recibir SMS en tu cuenta. Puedes hacerlo desde la página de Google Voice, pero también directamente desde tu smartphone o aplicaciones de ordenador. Estas funcionan como interfaz de mensajería.

Todos los mensajes se guardan en el sitio web y se suben con un formato bien organizado a Gmail, lo que facilita su búsqueda.

Varios prefijos locales

Durante el registro en Google Voice, puedes seleccionar tu nuevo número, incluyendo una amplia gama de prefijos locales. No tiene por qué ser uno que corresponda a tu región. Puedes elegir cualquier zona que necesites para tu negocio. Por ejemplo, el 212 para Nueva York o el 415 para San Francisco.

Gracias a los prefijos locales, tus clientes actuales pueden llamarte directamente a tu teléfono móvil o ponerse en contacto contigo en el mismo teléfono a través de Google Voice.

Proteger tu privacidad

Una gran ventaja de muchos sistemas VoIP es que te permiten ocultar tu número de teléfono personal de tus contactos comerciales. Gracias al número de Google Voice, puedes hacer que todas las llamadas se desvíen automáticamente a tu móvil personal sin perder privacidad.

Puedes evitar fácilmente que personas no deseadas tengan acceso a tu número personal, así como regular cuándo recibes llamadas de trabajo. Con el número de teléfono de Google Voice, también puedes elegir la franja horaria en la que se desvían las llamadas. Las llamadas que entran fuera de este horario, por ejemplo después de la jornada laboral, se desvían al buzón de voz.

Mensajería instantánea y videollamadas

Debido a la integración de Google Voice y Google Hangouts, Google Voice adquirió funciones de mensajería instantánea y chat de vídeo. Estos servicios se ofrecen de forma gratuita en varios países, aunque con algunas restricciones. Por ejemplo, las llamadas a ciertos números pueden conllevar un pequeño coste, como €0.01 por minuto.

Los usuarios de Hangouts pueden realizar videollamadas gratuitas a través de conferencias telefónicas a otros usuarios de Hangouts. Sin embargo, para que la llamada sea gratuita, está restringida a un máximo de 10 participantes. Si tienes una cuenta de Google Apps for Work, el límite aumenta a 15 personas.

Por lo tanto, si buscas una herramienta para un público más amplio, puedes considerar una solución VoIP más compleja para videoconferencias, una que sea adecuada para medianas y grandes empresas. Por ejemplo, echa un vistazo a nuestro software de conferencias telefónicas de CloudTalk.

Desviar llamadas a otros números

Aunque tu equipo sea pequeño en la actualidad, existe por supuesto la posibilidad de que crezca mucho más. Esto puede suceder más rápido de lo que esperas. Contar con la capacidad de distribuir tus llamadas entrantes es algo que puede llegar a ser muy importante para ti en el futuro.

Al igual que muchas soluciones VoIP, Google Voice te permite desviar llamadas a varios números de teléfono. Por lo tanto, puedes compartir el mismo número de teléfono en varias plataformas y dejar que tu equipo comparta la responsabilidad de responder a las llamadas telefónicas con sus propios dispositivos independientes.

Sin embargo, hay un inconveniente. Configurar esta función puede llevar mucho tiempo. Se gestiona a través de la consola de administración de Google Workspace. Además, un administrador de TI tiene que configurar los números vinculados y verificarlos con un código de 6 dígitos.

¿Cómo funciona Google Voice?

Google Voice funciona a través de internet, sin necesidad de hardware. Puedes realizar llamadas, enviar mensajes de texto y gestionar el buzón de voz desde cualquier dispositivo con wifi o datos.

Veamos ahora en profundidad cómo funciona Google Voice.

Aspectos básicos

Para utilizar Google Voice, necesitarás un dispositivo con una conexión a internet estable, como un smartphone, una tableta, un ordenador portátil o de sobremesa. Funciona a través de wifi y planes de datos, por lo que puedes conectarte durante tus trayectos diarios. No es necesario ningún hardware, aunque puedes usar auriculares.

Además de las funciones mencionadas, Google Voice para empresas puede proporcionarte un número nuevo, pero también ofrece portabilidad numérica.

Integraciones

En comparación con otros softwares SaaS, la gama de integraciones de Google Voice no es muy rica. Mientras que CloudTalk se integra con casi 40 soluciones líderes del sector (HubSpot, Salesforce, Zapier y más), Google Voice se vincula principalmente con otros servicios de Google, como Calendar, Gmail, Drive o el mencionado Hangouts. También es compatible con sistemas de hardware de videoconferencia de sobremesa basados en ordenadores personales Polycom.

Además, también puedes utilizar el software Smith, que ofrece la opción de contar con chat en vivo o una recepcionista virtual.

Google Voice: uso personal frente a uso comercial

Estos dos difieren enormemente. El plan personal de Google Voice es completamente gratuito, pero se cumple eso de que «recibes lo que pagas». No es adecuado para una empresa que tenga más de 2 personas, ya que las funciones son muy limitadas.

Adquirir más de un número es un proceso complicado. Básicamente, todo lo que te ofrece Google Voice para uso personal es un número de teléfono gratuito adecuado para llamar, enviar mensajes de texto y usar el buzón de voz. Eso es todo.

A diferencia de Google Voice para empresas, no existen funciones de productividad, automatización o colaboración en equipo, como el desvío de llamadas, las transcripciones de buzón de voz a correo electrónico o los prefijos locales.

Aunque un número de Google Voice estándar es suficiente para el envío básico de mensajes de texto y llamadas ocasionales, los equipos con un gran volumen de trabajo se topan rápidamente con un muro debido a su restringido conjunto de funciones.

¿Es Google Voice gratuito para empresas?

Google Voice para empresas no es gratuito. Aunque la versión personal ofrece un número gratuito de EE. UU. para uso básico, los equipos empresariales deben adquirir una suscripción a Google Workspace (desde €6/usuario/mes) además de un plan de Google Voice para empresas dedicado (desde €10/usuario/mes).

Google Voice: Personal vs. Business

Haz clic en cada sección para explorar las diferencias entre los planes Personal y Business de Google Voice.

Precios detallados de Google Voice para empresas

Despliega las secciones que consideres relevantes para entender cómo funcionan las tarifas de Google Voice para los planes de empresa.

Requisitos técnicos

Google Voice para empresas es compatible con 3 sistemas operativos de ordenador:

• Chrome OS
• macOS
• Microsoft Windows

Puede estar disponible en otras plataformas, pero su funcionalidad será limitada. 

Los navegadores web compatibles son:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilidad por regiones

Google Voice para empresas solo está disponible en unos pocos países de América del Norte y Europa. La versión gratuita solo está disponible en EE. UU. 

Países admitidos (según el centro de asistencia de Google): 

• Bélgica
• Canadá
• Dinamarca
• Francia
• Alemania
• Irlanda
• Italia
• Países Bajos
• Portugal
• España
• Suecia (disponible para números de Estocolmo, Malmö y Gotemburgo)
• Suiza
• Reino Unido
• EE. UU. (excluyendo Alaska, Hawái, los territorios estadounidenses de Samoa Americana, Guam, las Islas Marianas del Norte, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de los EE. UU.)

Otra información útil

Google Voice, por supuesto, cuenta con sus propias funciones de seguridad, aunque estas no son las más avanzadas. Un ejemplo es que los mensajes de texto y los archivos adjuntos siempre se cifran antes de ser transferidos al centro de datos de Google. 

Google Voice ofrece atención al cliente 24/7, pero el tipo de soporte que puedes recibir varía según tu plan de suscripción. También puedes recopilar información en un foro de la comunidad o en artículos de la base de conocimientos.

Por último, un dato muy importante es que Google Voice no admite llamadas de emergencia. No puedes usarlo para contactar con el 112 (o los números de emergencia correspondientes a tu región).

Cómo configurar Google Voice en 10 pasos

Si adquieres un nuevo número de Google Voice para Google Workspace, la configuración requiere bastante tiempo y energía. 

Así es como debes hacerlo:

 #1 Entra en el sitio web de Google Voice en tu ordenador y haz clic en «Comenzar». 

 #2 Inicia sesión en tu cuenta de Google Workspace. Sin esta cuenta, no puedes usar la extensión empresarial de Google Voice. 

Si aún no tienes una cuenta de Google Workspace, crea una. Ten en cuenta que los planes de Google Workspace son de pago: empiezan en €6 por usuario. Este es un coste adicional e independiente de tu plan de Google Voice. 

#3 Una vez que hayas iniciado sesión, debes hacer clic en «Añadir o actualizar suscripción».

#4 En la barra lateral izquierda, haz clic en «Google Voice». Elige entre los planes Starter, Standard o Premier mencionados. 

#5 Ahora haz clic en «Comenzar» - «Pagar» - «Realizar pedido».

#6 En este punto, debes elegir una ubicación principal o secundaria. 

#7 Antes de utilizar Google Voice para empresas, debes asignar licencias a cada miembro de tu equipo.

#8 Ahora llegamos al punto en el que debes asignar prefijos locales y números de teléfono a tus empleados. Pueden elegir mantener su propio número o puedes proporcionarles uno nuevo. 

#9 Ten en cuenta que, como hemos mencionado antes, no todos los planes ofrecen la opción de asignar un número fuera de tu región de origen. Solo el plan Premier lo permite.

En caso de que quieras conservar tu número antiguo, tendrás que realizar la portabilidad tú mismo. Inicia una solicitud de portabilidad y rellena los datos para comenzar el proceso. 

#10 Tu cuenta y tu número de Google Voice ya están listos. Puedes configurar funciones adicionales según tu plan. 

Después, ya podrás empezar a utilizar tu nuevo sistema VoIP. 

¿Cuál es el principal inconveniente de Google Voice?

El principal inconveniente de Google Voice es su falta de enrutamiento avanzado de llamadas, análisis en tiempo real e integraciones nativas fuera del ecosistema de Google. Está diseñado para una comunicación básica más que para ventas o soporte de gran volumen, lo que significa que los equipos en crecimiento se quedan pequeños rápidamente debido a la falta de funciones como el enrutamiento basado en habilidades y la inteligencia conversacional.

Las limitaciones más significativas de Google Voice

La alternativa nº1 a Google Voice: CloudTalk

Al evaluar Google Voice frente a un software de llamadas con IA dedicado, los responsables de la toma de decisiones deben sopesar el ahorro inmediato de costes frente a las pérdidas de ingresos a largo plazo causadas por las llamadas perdidas y la falta de análisis. Seamos francos. Google Voice puede tener dificultades para mantener el ritmo de las empresas que crecen rápidamente. Está diseñado para microempresas que no tienen previsto expandirse. Por suerte, hay muchas otras alternativas a Google Voice de gran calidad en el mercado.

Si tu objetivo es crecer a lo grande, puede que te interese buscar sistemas VoIP más avanzados. A diferencia de Google Voice, CloudTalk crece con tu empresa y te permite escalar tus actividades adaptándose a tus necesidades comerciales.

Así, no tendrás que perder tiempo ni recursos cambiando de solución cada vez que a tu empresa se le quede pequeña la anterior.

Google Voice para empresas frente a CloudTalk: comparación de costes

Cómo cambiar de Google Voice a CloudTalk

Si te has convencido de que quieres hacer de CloudTalk tu herramienta de llamadas de referencia, solo tienes que elegir un plan, contactar con nuestro equipo de Ventas, cancelar tu antigua suscripción (si utilizabas otra herramienta) y dejar que nosotros nos encarguemos del resto. Así funciona el proceso:

1. Empieza con la estrategia: programa una breve llamada estratégica de 15 minutos con nuestro equipo para presentarnos tu empresa y tu caso de uso específico.
2. Velo en acción: asiste a una demostración del producto, donde nuestros expertos te mostrarán la plataforma en general, así como las funciones que mejor se adaptan a tus necesidades específicas.
3. Configura un perfil: nuestro equipo te ayudará a configurar tu primer perfil y te preparará para el proceso de implementación del software.
4. Descarga la aplicación: descarga la aplicación telefónica de CloudTalk en el dispositivo que prefieras (Windows, Android, iOS), inicia sesión y empieza a explorar la solución.
5. Migra los datos: durante los días siguientes, CloudTalk configurará los perfiles para tus mánagers, supervisores y agentes, además de migrar toda la información existente de tu herramienta anterior (contactos, números, estadísticas del centro de llamadas, etc.).
6. Satisfacción garantizada: ¡empieza a incorporar a tus usuarios a CloudTalk con el soporte completo 24/7 de nuestros expertos y comienza a llamar! 

Como alternativa, primero puedes probar CloudTalk por ti mismo con nuestra prueba gratuita. Es completamente gratis durante 14 días. Puedes utilizar cualquier plan de precios y conocer el sistema a fondo. Después de dos semanas, tú decides si comprarlo o no. ¡Así de fácil!