Google Voice para negocios: ¿Cómo se utiliza?

Si hay algo que tu negocio necesita, es una solución de llamadas VoIP verdaderamente sólida. Un estudio de American Express proclama que el 75% de los clientes consideran las llamadas telefónicas el modo más rápido de conseguir una respuesta por parte de las compañías. Elegir el sistema de teléfono adecuado puede, por lo tanto, crear una diferencia significativa en tu rendimiento. Existen muchas soluciones en el mercado, una de ellas es Google Voice. En este blog, vamos a presentarte todas las opciones de Google Voice basadas en los espacios de trabajo. Desde cómo funciona y cómo se utiliza hasta saber si verdaderamente es el mejor sistema que puedes elegir.

Cómo utilizar Google Voice para los negocios

Comencemos con una breve introducción. Google Voice es un servicio telefónico VoIP. Puedes utilizarlo para hacer y recibir llamadas o mensajes a través de internet.

Este servicio se lanzó en 2009, por lo que posee una historia muy rica.

Pero vamos a centrarnos en cómo puedes utilizar Google Voice para tu negocio. Como la solución es muy fácil de utilizar, es ideal para compañías más pequeñas. Si este es tu caso, es un modo sólido de gestionar altos volúmenes de llamadas y agregar una línea de teléfono profesional a la tuya personal. Además, no requiere planes con proveedores o un hardware especial.

Además, Google Voice se integra con varias plataformas útiles. Existen varias opciones de interacción disponibles, pero, como veremos más tarde, tiene también sus limitaciones.

A continuación exponemos 6 puntos que explican por qué los negocios a menudo eligen Google Voice:

Nº1 Gestión de un gran volumen de llamadas

Nº2 Mensajes de texto SMS y CRM

Nº3 Conseguir diferentes códigos de área

Nº4 Separación de las interacciones profesionales y las privadas

Nº5 Mensajes instantáneos y video llamadas

Nº6 Redirigir llamadas a otro número

Ahora, vamos a hablar sobre estos puntos con más profundidad.

Gestionar un alto volumen de llamadas

Ninguna compañía se puede permitir perder llamadas importantes. Esto da como resultado la pérdida de clientes, lo que a su vez conlleva la pérdida de dinero. Aquí es donde los servicios VoIP, incluyendo Google Voice, son una ayuda excelente.

Si actualmente no estás disponible, o con otra llamada o fuera de la oficina, un mensaje de voz puede ser redirigido fácilmente a una dirección de correo electrónico. Google Voice, entonces, envía toda la información sobre las llamadas pérdidas, así como las transcripciones de los mensajes de voz a el correo electrónico al equipo correspondiente. Esto podría ahorrarte horas de un tiempo valioso.

Mensajes

Las compañías utilizan los mensajes actualmente con mayor frecuencia que verse presencialmente. Google Voice te permite enviar y recibir SMS a tu cuenta. Puedes hacerlo desde la página de Google Voice, y también directamente desde tu smartphone o aplicaciones del portátil. Estos sirven como interfaz de los mensajes.

Todos los mensajes se guardan entonces en la página web y cargados en un formato bien organizado a Gmail, lo que hace más sencillo buscarlos.

Varios códigos de área

Durante el registro en Google Voice, puedes seleccionar un número nuevo, incluyendo una amplia gama de códigos de área. No tiene que ser uno que se corresponda con tu región. Puedes elegir cualquier área que necesites para tu negocio. Por ejemplo, 212 para Nueva York o 415 para San Francisco.

Gracias a los códigos de área, tus clientes actuales pueden llamarte directamente a tu teléfono móvil o ponerse en contacto contigo en el mismo teléfono a través de Google Voice.

Protege tu privacidad

Una gran ventaja de muchos de los sistemas VoIP es que te permiten ocultar tu número de teléfono personal a tus contactos profesionales. Gracias a Google Voice, puedes reenviar automáticamente todas tus llamadas a tu teléfono móvil sin perder la privacidad.

Puedes evitar fácilmente que personas no deseadas accedan a tu número personal, así como controlarlas cuando recibes llamadas profesionales. Con el número de Google Voice puedes además elegir el periodo de tiempo en el que estas llamadas serán redirigidas. Las llamadas que se registren fuera de este periodo de tiempo, por ejemplo, fuera del horario laboral, se redirigirán al buzón de voz.

Mensajes instantáneos y video llamadas

Debido a la integración de Google Voice y Google Hangouts, Google Voice adquirió la capacidad para desarrollar mensajes instantáneos y video chats. Estos servicios se ofrecen gratuitamente en algunos países, pero con algunas restricciones. Por ejemplo, las llamadas a un número en particular pueden incurrir en una pequeña tarifa, como $0.01 por minuto.

Los usuarios de Hangout pueden hacer video llamadas gratis con otros usuarios de Hangout. Pero para que la llamada sea gratis, se restringe a un máximo de 10 participantes. Si tienes una cuenta Google Apps for Work, el límite aumenta a 15 personas.

Por lo tanto, si necesitas una herramienta para una audiencia mayor,deberías considerar una solución VoIP más compleja para las videoconferencias. Una que sea adecuada para las compañías medianas o más grandes. Por ejemplo, consulta nuestro software para videoconferencias de CloudTalk.

Redirigir llamadas a otros números

Incluso aunque tu equipo sea ahora mismo pequeño, existe, por supuesto la posibilidad de que se vaya ampliando. Esto podría pasar más rápido de lo que te esperas. Tener la capacidad de distribuir tu llamadas entrantes es algo que podría volverse verdaderamente importante en un futuro.

Como muchas soluciones VoIP, Google Voice te permite redirigir las llamadas a varios números de teléfono. Por lo tanto, puedes compartir el mismo número de teléfono en varias plataformas y permitir a tu equipo compartir la responsabilidad de contestar a las llamadas con su propio dispositivo por separado.

De todos modos, también existe una desventaja. Configurar esta función puede consumir mucho tiempo. Se gestiona a través del panel de control administrativo de Google Workspace. Es más, un administrador IT tiene que establecer los números vinculados, así como verificarlo con un código de 6 dígitos.

¿Cómo funciona Google Voice?

Entender cómo tu sistema VoIP funciona es crucial para tomar una decisión documentada. Por eso vamos a analizar en profundidad cómo funciona Google Voice.

Fundamentos

Con el fin de utilizar Google Voice, necesitarás un dispositivo con una conexión a internet estable, como un smartphone, tableta, portátil u ordenador de sobremesa. Trabaja a través de wi-fi y planes de datos, por lo que puedes conectarte incluso sobre la marcha. No es necesario hardware, aunque es probable que utilices auriculares.

Además de las funciones mencionadas, Google Voice para negocios te puede proporcionar un número nuevo, o la portabilidad del tuyo.

Integraciones

En comparación con otros softwares SaaS, la paleta de integración de Google Voice no es muy rica. Minetras que CloudTalk se integra con casi 40 soluciones líderes en la industria (HubSpot, Salesforce, Zapier, y más), Google Voice se sincroniza mayoritariamente con otros servicios de Google, como Calendar, Gmail, Drive o los Hangouts mencionados anteriormente. Es, además, compatible con un sistema de hardware de videoconferencia para ordenadores de sobremesa personales Polycom.

Además, puedes utilizar el software Smith que ofrece una opción de chat en directo o una recepcionista virtual.

Debemos mencionar que Google Voice ofrece también una aplicación móvilque puede sincronizarse con otros dispositivos. Por lo tanto, tú y tu equipo podéis acceder a Google Voice desde cualquier lugar en el que te encuentres. La aplicación es compatible copn los sistemas operativos iOS y Android.

Google Voice: Uso profesional frente al uso personal

Ambos difieren enormemente. El plan personal de Google Voice es completamente gratuito, pero «obtienes lo que pagas». No es adecuado para una compañía que tiene más de dos peresonas, porque sus funciones son altamente limitadas.

Adquirir más de un número es un proceso complicado. Básicamente, todo lo que Google Voice personal te proporciona es un número de teléfono gratisadecuado para llamar, enviar mensajes y utilizar el buzón de voz. Eso es todo.

Por el contrario, Google Voice para profesionales, posee funciones debaja productividad, automatización o colaboración de equipos, como el reenvío de llamadas, transcripción de buzones de voz a correos electrónicos o código de área.

Planes y precios

Google Voice profesional ofrece tres planes de pago.

A continuación, mostramos una visión general:

Starter

Precio: $10 por usuario/al mes

Este plan acepta hasta 10 usuarios y hasta 10 ubicaciones nacionales.

Este precio no posee ubicaciones internacionales.

Funciones compatibles:

• Llamadas gratuitas a EE.UU. desde cualquier país
• Llamadas gratuitas a Canadá desde EE.UU.
• SMS ilimitados en EE.UU.
• Compatibilidad con Google Fi
• Transcripción de buzones de voz
• Atención al cliente las 24/7
• Integración en Google Calendar
• Integración en Google Meet
• Aplicaciones móviles: Android & iOS
• Aplicación web
• Acuerdo de prestación de servicios (SLA, por sus siglas en inglés)
• Informes de actividad y uso
• Desvío de llamadas

Estándar

Precio: $20 por usuario/al mes

El plan estándar abarca un número de usuarios ilimitado, así como ubicaciones nacionales ilimitadas.

Este plan no posee ubicaciones internacionales.

Funciones compatibles:

• Llamadas gratuitas a EE.UU. desde cualquier país
• Llamadas gratuitas a Canadá desde EE.UU.
• SMS ilimitados en EE.UU.
• Compatibilidad con Google Fi
• Transcripción de buzones de voz
• Atención al cliente las 24/7
• Integración en Google Calendar
• Integración en Google Meet
• Aplicaciones móviles: Android & iOS
• Aplicación web
• Acuerdo de prestación de servicios (SLA, por sus siglas en inglés)
• Informes de actividad y uso
• Desvío de llamadas

+

• Asistente automático en niveles múltiples
• Grupos de llamadas
• Soporte con teléfono de escritorio
• eDiscovery para llamadas, buzones de voz y registros de SMS

Premier

Precio: $30 por usuario/al mes

Con el plan más costoso, el plan premier ofrece un número de usuarios ilimitado, ubicaciones domésticas, así como internacionales.

Funciones compatibles:

• Llamadas gratuitas a EE.UU. desde cualquier país
• Llamadas gratuitas a Canadá desde EE.UU.
• SMS ilimitados en EE.UU.
• Compatibilidad con Google Fi
• Transcripción de buzones de voz
• Atención al cliente las 24/7
• Integración en Google Calendar
• Integración en Google Meet
• Aplicaciones móviles: Android & iOS
• Aplicación web
• Acuerdo de prestación de servicios (SLA, por sus siglas en inglés)
• Informes de actividad y uso
• Desvío de llamadas
• Asistente automático en niveles múltiples
• Grupos de llamadas
• Soporte con teléfono de escritorio
• eDiscovery para llamadas, buzones de voz y registros de SMS

+

• Informes avanzados (BigQuery)
• Datos por regiones (próximamente)

Requisitos técnicos

Google Voice profesional es compatible con 3 sistemas operativos:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Podría estar disponible en otras plataformas, pero su funcionalidad estará limitada.

Los navegadores web compatibles son:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilidad por regiones

Google Voice para Google Workspace no está disponible en todos los países. Si todavía no has encontrado el tuyo, puedes ponerte en contacto con tu administrador para obtener más información sobre otras posibilidades.

Países compatibles:

• Bélgica
• Canadá
• Dinamarca
• Francia
• Alemania
• Irlanda
• Italia
• Países Bajos
• Portugal
• España
• Suecia (disponible en números de Estocolmo, Malmö, y Göteborg)
• Suiza
• Reino Unido
• EE.UU. (excluyendo Alaska, Hawai, los territorios de Samoa americana, Islas Marianas del Norte, Puerto Rico y las Islas Vírgenes americanas.)

Otra información útil

Google Voice, por supuesto, posee funciones de seguridad,aunque no son las más avanzadas. Un ejemplo sería que los mensajes de texto y los documentos adjuntos se encriptan siempre antes de ser transferidos al centro de datos de Google.

Google Voice proporciona un servicio de atención al cliente las 24/7, pero el tipo de soporte que obtienes varía según tu plan de suscripción. También puedes recoger información en una comunidad o en artículos de conocimiento.

Por último, una información importante es que Google Voice no es compatible con llamadas de emergencia. No puedes utilizarlo para llamar al 911 o al 112 ( o el número de emergencia correspondiente en tu región).

10 pasos para configurar Google Voice

Si consigues un número nuevo Google Voice para Google Workspace, el proceso de configuración requiere bastante tiempo y energía.

A continuación, explicamos cómo hacerlo:

Nº1 Visita la página web de Google Voice en tu ordenador y haz clic en «Empezar».

Nº2 Inicia sesión en tu cuenta Google Workspace. Sin esta cuenta, no puedes utilizar Google Voice con una extensión profesional.

Si todavía no posee una cuenta Google Workspace, crea una. Pero ten en cuenta que los planes de Google Workspace son de pago. A partir de $6 por usuario. Este es un coste adicional separado de tu plan de Google Voice.

Nº3 Después de abrir sesión, necesitas hacer clic en «agregar o mejorar suscripción».

Nº4 En la barra lateral izquierda, haz clic en “Google Voice”. Elige entre los planes ya mencionados Principiante, Estándar o Premier.

Nº5 Ahora haz clic en «Comenzar» – «Pasar por caja» – «Hacer un pedido».

Nº6 En este punto, eliges una ubicación principal o secundaria.

Nº7 Antes de utilizar Google Voice profesional, necesitas asignar licencias a cada miembro de tu equipo.

Nº8 Ahora hemos llegado al punto donde necesitas asignar códigos de área y números de teléfono a tus empleados. Pueden elegir, o bien mantener su propio número o proporcionarles uno nuevo.

Nº9 Ten en cuenta que, como hemos mencionado anteriormente, no todos los planes ofrecen la asignación de un número fuera de la región local. Solo el plan Premier lo permite.

En caso de que desee mantener tu número antiguo, necesitas cambiarlo tú mismo. Comienza la orden de portabilidad y completa la información para comenzar la solicitud.

Nº10 Tu cuenta y número de Google Voice están listos. Puedes configurar funciones adicionales de acuerdo con tu plan.

Después, ya puedes empezar a utilizar tu nuevo sistema VoIP.

Las 5 limitaciones de Google Voice más significativas

Por el momento, seguro que has comprendido que Google Voice es una solución decente, útil para equipos pequeños en negocios de menor tamaño que no requieren sistemas VoIP robustos. Pero, aún así, posee limitaciones significativas.

No contiene necesariamente lo que es crítico para ejecutar un negocio establecido, y a continuación explicamos por qué.

Nº1 Identidad de la llamada entrante poco fiable

Google Voice no tiene una función de identificacién de la llamada entrante, por lo que es una de las herramientas que la mayoría del público ha reclamado como algo problemático. ¿Por qué? Las llamadas marcadas desde tu teclado táctil utilizan tu identidad personal. Si deseas mostrar tu número de Google Voice, debes hacerlo estrictamente a través de la aplicación.

Otro problema podría ser la sincronización con los contactos de otros sistemas, como Hangouts. Puede ocurrir que las llamadas entrantes de contactos personales no aparezcan como tal. Esto podría causar confusión entre las llamadas privadas y las profesionales.

Nº2 Calidad de la llamada

El audio de Google Voice no es, con mucho, el mejor de la industria. No posee calidad HD y depende mucho de la conexión de internet.

Si estás en un lugar con una red sólida, no debería haber ningún problema y las llamadas deberían tener un sonido claro. No obstante, la calidad de la llamada difiere de ubicación a ubicación. Podrías experimentar latenciao problemas de conectividad.

Nº3 Falta de optimización del número de teléfono

Ya hemos mencionado anteriormente que aunque existe la opción de utilizar códigos de área, obtener números de teléfono internacionales es bastante complicado. Depende en gran medida de tu ubicación y el plan que elijas.

Otra función clave que Google Voice no posee son los números de teléfonos móviles gratuitos(1-800). Estos son importantes, especialmente para los negocios pequeños que desean que sus clientes se puedan poner en contacto con ellos sin tener que pagar precios de llamadas internacionales, por ejemplo.

Nº4 No tiene la opción de lanzar campañas de mensajes de texto

Si quieres ejecutar una campaña de marketing por SMS, probablemente no tengas mucho éxito al utilizar Google Voice. El servicio de mensajes de texto está destinado exclusivamente a una conversación entre dos personas.

Si necesitas enviar mensajes a 1 sola persona, Google Voice no tiene ningún problema. Pero no puedes utilizarlo de uno a una gran cantidad de mensajes. Por lo tanto, lanzar promociones u ofertas especiales a través de campañas masivas de distribución a través de SMS no es una opción.

Nº5 Falta de integraciones avanzadas de gestión del negocio

Mientras diriges una compañía seguramente gestionas muchas tareas diferentes. Tener tus sistemas de gestión del negocio integrados dentro de una sola plataforma es una ventaja enorme.

Google Voice tiene un cierto nivel de integración, pero es muy limitado. Por lo tanto, es muy probable que para muchas tareas, tengas que utilizar otras aplicaciones. Ejemplos de dichas tareas puede ser gestionar los pedidos de los clientes, guardar la información del cliente o el procesamiento de pagos.

Esto provoca que tu trabajo no sea eficiente, cansado y difícil, ya que necesitas hacer muchas cosas manualmente, que de otro modo, podrían estar automatizadas.

Mejores alternativas a Google Voice profesional

Existen muchas alternativas de calidad a Google Voiceen el mercado. Nos gustaría presentarte la nuestra personalmente favorita.

Cambia de Google Voice a CloudTalk

Seamos sinceros. Google Voice simplemente no es suficiente para las compañías que crecen rápidamente. Esta creada para negocios pequeños que no tienen planeado expandirse.

Si tienes la ambición de desarrollarte, tal vez busques sistemas VoIP más complejos. En contraste con Google Voice, CloudTalk crece con tu compañía. Te permite escalar tus actividades adaptándose a las necesidades de tu negocio.

Por lo tanto, no es necesario malgastar el tiempo en cambiar solucionescada vez que tu negocio necesita ampliarse.

Súper poderes de CloudTalk:

Más de 40 integraciones avanzadas: Mientras que Google Voice solo se integra con aplicaciones Google y sistemas básicos, CloudTalk colabora con las mayores plataformas de la industria.

Nuestro CRM, servicio de atención al cliente, comercio electrónico, automatización de ventas, inteligencia empresarial y otras integraciones incluyen HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk o Zapier.

Herramientas de automatización: CloudTalk elimina las tareas repetitivas con funciones de primera categoría que automatizan las tareas cotidianas.

Opciones de enrutamiento avanzadas te permiten dirigir tus llamadas de acuerdo a requisitos predeterminados. Por ejemplo, el enrutamiento basado en el conocimiento dirige automáticamente la llamada a un agente específico según las necesidades y habilidades requeridas por la llamada entrante.

CloudTalk también ofrece herramientas como la devolución de llamada automática. Si tienes llamadas telefónicas sin contestar, CloudTalk puede devolver la llamada a tus clientes automáticamente.

Además, puedes obtener más información a continuación sobre nuestro menú IVR complejo de niveles múltiples.

Google ofrece un software de llamadas — CloudTalk es ya un software de llamadas: La principal fuente de ingresos de Google procede de la publicidad y la rentabilidad de las aplicaciones móviles. Por lo tanto, los sistemas como Google Voice para profesionales no son su plato fuerte principal.

En el caso de CloudTalk, no vende solo un producto. CloudTalk es un producto. El software es con lo vive y respira nuestro negocio. Por lo que, estamos constantemente enriqueciéndole para llegar a la perfección.

Nuestras características más sólidas:

Números de teléfono

• Números internacionales: Con la función de números internacionales de CloudTalk, puedes adquirir números de teléfono de más de 140 países en todo el mundo. Si tu compañía opera en varios países, cada uno puede tener su propio número (es decir, los números de EE.UU. con los códigos de su país o los números británicos con los códigos del Reino Unido, etc.). Esto te permite proporcionar servicios a tus clientes desde números que les son familiares.
• Toll-free numbers: CloudTalk offers a green toll-free number (0800) or a blue number (0850). With toll-free numbers, your clients can call you for free or at very low rates, which gives you a significant competitive advantage.
• Portabilidad del número: CloudTalk te permite utilizar tus números de teléfono existentes al cambiarlos fácil y rápidamente a CloudTalk (incluyendo los números internacionales).

Marcadores avanzados

• Marcadores predictivos: Incrementa la eficacia y el número de llamadas que realizas. Cuando un agente está disponible, CloudTalk marca automáticamente la siguiente llamada en cola.
• Marcador Power: Crea campañas fácilmente con guiones de llamadas y encuestas. Deja que tus agentes se centren en sus clientes potenciales.
• Marcador inteligente: lLa función insignia de CoudTalk recoge automáticaemtne una lista de números y te permite llamarlos con un simple clic.

Otras funciones avanzadas

• IVR: Con CloudTalk, puedes crear un menú de Respuesta de Voz Interactiva compleja de niveles múltiples (IVR) para guiar a la llamada entrante a través de diferentes opciones. Asegúrate de que siempre se dirigen al departamento, agente o grupo de agentes adecuados y de que reciben información relevante mediante mensajes personalizados.
• Función de SMS: Puedes automatizar tu flujo de mensajes de texto. Ahorra tiempo y facilita el trabajo de tus agentes. Envía a tus clientes mensajes personales SMS o notificaciones generales.

¿Parece que CloudTalk se ajusta mejor a tus necesidades pero todavía no estás seguro?

Pide una cita para una demo personalizada. Obtendrás un trayecto completamente personalizado a través del sistema con uno de nuestros especialistas de atención al cliente.