¿Cómo funciona Google Voice? Resumen de características & costes

RESUMEN RÁPIDO

Hoy analizamos Google Voice, incluyendo sus funciones, costes y beneficios. Y lo más importante, respondemos a la pregunta: ¿merece la pena?

¿Qué es Google Voice?

Lanzado por primera vez en 2009, Google Voice es una de las plataformas de llamadas VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) más antiguas del mercado actual. En otras palabras, te permite realizar llamadas y enviar mensajes a través de internet desde cualquier dispositivo inteligente compatible.

Al igual que otras soluciones en el ámbito del software para centros de llamadas, no requiere un plan de operador ni hardware especial para ser utilizado. En su página, Google presume de soluciones para startups, pymes, grandes empresas y otras industrias más específicas. 

Sin embargo, considerando su fácil incorporación, precios asequibles y número limitado de funciones, es más adecuado para satisfacer las necesidades de empresas más pequeñas con requisitos relativamente bajos para operaciones entrantes (soporte y servicio) y salientes (ventas). 

Si te preguntas exactamente cómo Google Voice funciona para equipos en crecimiento, esencialmente transforma tus dispositivos conectados a internet existentes en una línea de negocio unificada, aunque carece del enrutamiento avanzado que requieren los departamentos modernos de ventas y soporte.

¿Para qué utilizan las empresas Google Voice?

Aquí tienes los 6 principales casos de uso:

#1 Gestión de un alto volumen de llamadas

#2 Mensajes SMS y CRM

#3 Obtener diferentes prefijos telefónicos

#4 Separar la privacidad de las interacciones comerciales

#5 Mensajería instantánea y videollamadas

#6 Redirección de llamadas a otros números

Ahora, hablemos de estos puntos con más detalle.

Gestión de un alto volumen de llamadas 

Ninguna empresa puede permitirse perder llamadas importantes. Esto resulta en una pérdida de clientes, y perder clientes significa perder dinero. Aquí es donde los servicios VoIP, incluyendo Google Voice, son de gran ayuda. 

Si no estás disponible —en otra llamada o fuera de la oficina—, un buzón de voz puede ser fácilmente redirigido a una dirección de correo electrónico. Google Voice envía entonces toda la información sobre las llamadas perdidas, así como transcripciones de los buzones de voz por correo electrónico, a tu equipo correspondiente. Esto puede ahorrarte horas de tu valioso tiempo.

Mensajería

Las empresas utilizan la mensajería más a menudo de lo que parece. Google Voice te permite enviar y recibir SMS a tu cuenta. Puedes hacerlo desde la página de Google Voice, pero también directamente desde tu smartphone o aplicaciones de portátil. Estos funcionan como mensajería de front-end. 

Todos los mensajes son entonces guardados en el sitio web y cargados en un formato bien organizado a Gmail, lo que los hace fáciles de buscar. 

Varios prefijos telefónicos

Durante el registro en Google Voice, puedes seleccionar tu nuevo número, incluyendo una amplia gama de prefijos telefónicos. No tiene por qué ser uno que se corresponda con tu región. Puedes elegir cualquier zona que necesites para tu negocio. Por ejemplo 212 para Nueva York o 415 para San Francisco. 

Gracias a los prefijos telefónicos, tus clientes actuales pueden llamarte directamente a tu teléfono móvil o contactarte en el mismo teléfono a través de Google Voice. 

Protege tu privacidad 

Una gran ventaja de muchos sistemas VoIP es que te permiten ocultar tu número de teléfono personal de tus contactos comerciales. Gracias al número de Google Voice, puedes tener todas las llamadas reenviadas automáticamente a tu teléfono móvil personal sin perder privacidad. 

Puedes evitar fácilmente que personas no deseadas accedan a tu número personal, así como regular cuándo recibes llamadas de negocios. Con un número de teléfono de Google Voice, también puedes elegir el período de tiempo en el que se reenvían las llamadas. Las llamadas que llegan  fuera de este período, por ejemplo, después del horario laboral, son redirigidas al buzón de voz. 

Mensajería instantánea y videollamadas

Debido a la integración de Google Voice y Google Hangouts, Google Voice adquirió capacidades de mensajería instantánea y chat de vídeo. Estos servicios se ofrecen de forma gratuita en varios países, aunque con varias restricciones. Por ejemplo, las llamadas a un número determinado pueden incurrir en una pequeña tarifa, como €0.01 por minuto. 

Los usuarios de Hangouts pueden realizar videoconferencias gratuitas con otros usuarios de Hangouts. Sin embargo, para que la llamada sea gratuita, está restringida a un máximo de 10 participantes. Si tienes una cuenta de Google Apps for Work, el límite aumenta a 15 personas. 

Por lo tanto, si quieres una herramienta para un público más amplio, puedes considerar una solución VoIP más compleja para videoconferencias. Una que sea adecuada para empresas medianas y grandes. Por ejemplo, echa un vistazo a nuestro CloudTalk Software de llamadas en conferencia. 

Redirigir llamadas a otros números

Aunque tu equipo sea actualmente pequeño, existe, por supuesto, la posibilidad de que crezca mucho más. Esto puede ocurrir más rápido de lo que esperas. Tener la capacidad de distribuir tus llamadas entrantes es algo que puede volverse muy importante para ti en el futuro. 

Al igual que muchas soluciones VoIP, Google Voice te permite redirigir llamadas a varios números de teléfono. Por lo tanto, puedes compartir el mismo número de teléfono en varias plataformas y dejar que tu equipo comparta la responsabilidad de responder llamadas telefónicas con sus propios dispositivos separados. 

Sin embargo, hay un inconveniente. Configurar esta función puede llevar tiempo. Se gestiona a través del panel de administración de Google Workspace. Además, un administrador de TI tiene que configurar los números vinculados, así como verificarlos con un código de 6 dígitos. 

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¿Cómo funciona Google Voice?

Google Voice funciona a través de internet, sin necesidad de hardware. Puedes hacer llamadas, enviar mensajes de texto y gestionar el buzón de voz desde cualquier dispositivo con Wi-Fi o datos.

Ahora veamos en profundidad cómo funciona Google Voice.

Conceptos básicos

Para usar Google Voice, necesitarás un dispositivo con una conexión a internet estable, como un smartphone, tablet, portátil u ordenador de escritorio. Funciona a través de Wi-Fi y plan de datos, por lo que puedes conectarte mientras te desplazas. No es necesario hardware, aunque puedes usar auriculares.

Además de las funciones mencionadas, Google Voice para empresas puede darte un nuevo número, pero también ofrece portabilidad numérica. 

Integraciones

En comparación con otros softwares SaaS, la paleta de integración de Google Voice no es tan rica. Mientras que CloudTalk se integra con casi 40 soluciones líderes en la industria (HubSpot, Salesforce, Zapier y más), Google Voice se combina principalmente con otros servicios de Google, como Calendar, Gmail, Drive o el mencionado Hangouts. También es compatible con un sistema de hardware de videoconferencia de escritorio basado en ordenador personal de Polycom.

Además, también puedes usar el software Smith, que ofrece la opción de tener chat en vivo o un recepcionista virtual.

Google Voice: Uso personal vs. empresarial

Estos dos difieren enormemente. El plan personal de Google Voice es completamente gratuito, pero «obtienes lo que pagas». No es adecuado para una empresa que tenga más de 2 personas, ya que las funciones son muy limitadas. 

Adquirir más de un número es un proceso complicado. Básicamente, todo lo que Google Voice para uso personal te ofrece es un número de teléfono gratuito adecuado para llamar, enviar mensajes de texto y usar el buzón de voz. Eso es todo. 

A diferencia de Google Voice para empresas, no hay funciones de productividad, automatización o colaboración en equipo, como el reenvío de llamadas, transcripciones de buzones de voz a correo electrónico o prefijo telefónico.

Mientras que un número estándar de Google Voice es suficiente para mensajes de texto básicos y llamadas ocasionales, los equipos de alto volumen se encuentran rápidamente con limitaciones debido a su conjunto de funciones restringido.

¿Es Google Voice gratuito para empresas?

Google Voice para empresas no es gratuito. Aunque la versión personal ofrece un número gratuito de EE. UU. para uso básico, los equipos empresariales deben adquirir una suscripción a Google Workspace (a partir de €6/usuario/mes) además de un plan de Google Voice para empresas dedicado (a partir de €10/usuario/mes).

Google Voice: Personal vs. empresarial

Haz clic en cada sección para explorar las diferencias entre los planes Personal y Empresarial de Google Voice.

Google Voice Personal

Google Voice Empresas

Usuarios máximos

1

Ilimitados

Número local

Solo EE. UU.

14 países/regiones

Números internacionales

Ninguno

Ilimitados

Múltiples números

Hasta 2

Ilimitados

Llamadas ilimitadas

Solo EE. UU. y Canadá

Solo EE. UU. y Canadá

Reenvío de llamadas

Sí

Transcripciones de buzón de voz

Sí

Aplicaciones móviles

Sí

Verificación requerida

–

Horas de «no molestar»

–

Identificador de llamadas entrantes

–

Contactos corporativos

–

Compatible con teléfono de escritorio

–

Operadoras automáticas

–

Grupos de timbrado (llama a diferentes empleados hasta que uno conteste)

–

Sí (en beta)

Precios

Gratis

Desde €10/usuario/mes

Tarifas de portabilidad

€20 de entrada
€3 de salida

Gratis

Precios detallados de Google Voice Business

Expande las secciones que te resulten relevantes para entender cómo funciona la fijación de precios de Google Voice para los planes Business.

Starter

Standard

Premier

Número de usuarios

Hasta 10

Ilimitado

Ilimitado

Ubicación regional

Ninguna

Ilimitada

Ilimitada

Ubicación nacional

Hasta 10

Ilimitada

Ilimitada

Ubicaciones internacionales

Ninguna

Ninguna

Ilimitadas

Llamadas de Google Voice a Google Voice

Llamadas a EE. UU., Canadá y la mayoría de países europeos

Enlace SIP (Session Initiation Protocol)

Mensajes SMS ilimitados en EE. UU.

Integración con Calendar y Meet

Atención al cliente

24/7

24/7

24/7

Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)

Informes de uso y actividad

Soporte para teléfonos de escritorio

–

Informes avanzados con BigQuery

–

–

Grabación de llamadas ad-hoc

–

Automático

Requisitos técnicos

Google Voice para empresas es compatible con 3 sistemas operativos:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Puede que esté disponible en otras plataformas, pero su funcionalidad será limitada. 

Los navegadores web compatibles son:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilidad por regiones

Google Voice para empresas solo está disponible en algunos países de Norteamérica y Europa. La versión gratuita solo está disponible en EE. UU. 

Países compatibles (del centro de ayuda de Google): 

• Bélgica
• Canadá
• Dinamarca
• Francia
• Alemania
• Irlanda
• Italia
• Países Bajos
• Portugal
• España
• Suecia (disponible para números de Estocolmo, Malmö y Gotemburgo)
• Suiza
• Reino Unido
• EE. UU. (excluyendo Alaska, Hawái, los territorios de EE. UU. de Samoa Americana, Guam, Islas Marianas del Norte, Puerto Rico e Islas Vírgenes de EE. UU.)

Otra información útil

Google Voice, por supuesto, tiene sus características de seguridad, aunque estas no son las más avanzadas. Un ejemplo sería que los mensajes de texto y los archivos adjuntos siempre se cifran antes de ser transferidos al centro de datos de Google. 

Google Voice ofrece servicio de atención al cliente 24/7, aunque el tipo de soporte que puedes obtener varía según tu plan de suscripción. También puedes recopilar información en un centro comunitario o en artículos de la base de conocimientos.

Por último, una información muy importante es que Google Voice no es compatible con las llamadas de emergencia. No puedes usarlo para contactar con el 911 (o los números de emergencia correspondientes según tu región).

Cómo configurar Google Voice en 10 pasos

Si obtienes un nuevo número de Google Voice para Google Workspace, la configuración requiere bastante tiempo y energía. 

Así es como puedes hacerlo:

 #1 Ve al sitio web de Google Voice en tu ordenador y haz clic en «Empezar». 

 #2 Inicia sesión en tu cuenta de Google Workspace. Sin esta cuenta, no puedes usar la extensión de Google Voice para empresas. 

Si aún no tienes una cuenta de Google Workspace, crea una. Pero ten en cuenta que los planes de Google Workspace son de pago. Empiezan en €6 por usuario. Este es un coste adicional aparte de tu plan de Google Voice. 

#3 Después de iniciar sesión, tienes que hacer clic en «Añadir o actualizar suscripción».

#4 En la barra lateral izquierda, haz clic en «Google Voice». Elige entre los planes Starter, Standard o Premier mencionados. 

#5 Ahora haz clic en «Empezar» – «Finalizar compra» – «Realizar pedido».

#6 En este punto, eliges una ubicación principal o secundaria. 

#7 Antes de usar Google Voice para empresas, tienes que asignar licencias a cada miembro de tu equipo.

#8 Ahora hemos llegado al punto en el que tienes que asignar códigos de área y números de teléfono a tus empleados. Ellos pueden elegir quedarse con su propio número o tú puedes proporcionarles uno nuevo. 

#9 Ten en cuenta que, como mencionamos anteriormente, no todos los planes ofrecen la opción de asignar un número fuera de tu región de origen. Solo un plan Premium permite esto.

En caso de que quieras mantener tu antiguo número, tienes que portarlo tú mismo. Inicia una orden de portabilidad y rellena los detalles para comenzar una solicitud. 

#10 Tu cuenta y número de Google Voice ya están listos. Puedes configurar funciones adicionales según tu plan. 

Después, puedes empezar a usar tu nuevo sistema VoIP. 

¿Cuál es la principal desventaja de Google Voice?

La principal desventaja de Google Voice es su falta de enrutamiento avanzado de llamadas, análisis en tiempo real e integraciones nativas fuera del ecosistema de Google. Está diseñado para una comunicación básica, no para ventas o soporte de alto volumen, lo que significa que los equipos en crecimiento lo superan rápidamente debido a la falta de características como el enrutamiento basado en habilidades y la inteligencia conversacional.

Las limitaciones más significativas de Google Voice

La alternativa n.º 1 a Google Voice: CloudTalk

Al comparar Google Voice con un software de llamadas con IA dedicado, los responsables deben sopesar el ahorro de costes inmediato frente a las fugas de ingresos a largo plazo causadas por las llamadas perdidas y la falta de análisis. Seamos francos. Google Voice puede tener dificultades para seguir el ritmo de las empresas que crecen rápidamente. Está diseñado para microempresas que no tienen previsto expandirse. Afortunadamente, hay muchas otras alternativas de alta calidad a Google Voice en el mercado.

Si tienes la ambición de crecer, quizás quieras buscar sistemas VoIP más complejos. A diferencia de Google Voice, CloudTalk crece con tu empresa. Te permite escalar tus actividades adaptándose a tus necesidades de negocio.

Por lo tanto, no hay necesidad de perder tiempo y recursos cambiando de soluciones cada vez que tu negocio supera la anterior.

Google Voice para empresas vs. CloudTalk: Comparativa de costes

Google Voice

CloudTalk

Starter vs. Starter

Clic para llamar

Grabación de llamadas

—

Transcipción de llamadas

—

Buzón de voz

Cola de llamadas

—

SMS

Campañas de SMS

—

Marcador predictivo

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Respuesta de voz interactiva

—

Automatización de flujos de trabajo

—

Análisis

—

Números internacionales

14 países

Más de 160 países

Integraciones

Limitado a las aplicaciones de Google + API abierta

Más de 40 integraciones para CRMs, servicios de asistencia y más + API abierta

Prueba gratuita

No

14 días gratis

Precios

€10 por usuario

€25 por usuario

Standard vs. Essential

Clic para llamar

Grabación de llamadas

Transcipción de llamadas

—

Buzón de voz

Cola de llamadas

SMS

Campañas

—

Marcador predictivo

—

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Respuesta de voz interactiva

Automatización de flujos de trabajo

—

Análisis

—

Números internacionales

14 países

Más de 160 países

Integraciones

Limitado a las aplicaciones de Google + API abierta

Más de 40 integraciones para CRMs, servicios de asistencia y más + API abierta

Prueba gratuita

No

14 días gratis

Precios

€20 por usuario

€30 por usuario

Plus vs. Expert

Clic para llamar

Grabación de llamadas

Transcipción de llamadas

—

Buzón de voz

Cola de llamadas

SMS

Campañas

—

Marcador automático

—

Diseñador de flujo de llamadas

—

Respuesta de voz interactiva

Automatización de flujos de trabajo

—

Análisis

Números internacionales

14 países

Más de 160 países

Integraciones

Limitado a Google Apps + API abierta

Más de 40 integraciones para CRMs, servicios de asistencia y más + API abierta

Prueba gratuita

No

14 días gratis

Precios

€30 por usuario

€50 por usuario

Cómo cambiar de Google Voice a CloudTalk

Si estás convencido de que quieres que CloudTalk sea tu herramienta de llamadas preferida, simplemente puedes elegir un plan, contactar con nuestro equipo de ventas, cancelar tu suscripción anterior (si utilizabas otra herramienta) y dejar que nosotros nos encarguemos del resto. Así es como funciona el proceso:

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