De realiteit van Google Voice in :Overzicht van functies, kosten en voordelen

Kort samengevat

Vandaag bekijken we Google Voice, inclusief de functies, kosten en voordelen. En het allerbelangrijkste: we geven antwoord op de vraag of het uw geld wel waard is.

Wat is Google Voice?

Google Voice werd gelanceerd in 2009 en is een van de oudste VoIP-platforms (Voice over Internet Protocol) op de huidige markt. Met andere woorden: u kunt er mee bellen en berichten mee versturen via internet vanaf elk compatibel smart-apparaat.

Net als andere oplossingen voor callcenter software, heeft u geen mobiel abonnement of speciale hardware nodig om het te gebruiken. Google prijst op haar website oplossingen aan voor startups, mkb'ers, grote ondernemingen en andere, meer specifieke sectoren.

Gezien de eenvoudige ingebruikname, betaalbare prijzen en het beperkte aantal functies, is het echter vooral geschikt voor kleinere bedrijven die weinig eisen stellen aan hun inkomende (support en service) en uitgaande (sales) telefonie.

Als u zich afvraagt hoe Google Voice precies werkt voor groeiende teams: het transformeert uw bestaande apparaten met internetverbinding in feite tot één zakelijke lijn, hoewel het de geavanceerde routering mist die moderne sales- en supportafdelingen nodig hebben.

Waarvoor gebruiken bedrijven Google Voice?

Dit zijn de 6 belangrijkste toepassingen:

#1 Grote hoeveelheden oproepen afhandelen

#2 Sms'en en CRM

#3 Verschillende netnummers gebruiken

#4 Privacy en zakelijke interacties scheiden

#5 Instant messaging en videobellen

#6 Oproepen doorschakelen naar andere nummers

Laten we deze punten nu eens nader bekijken.

Grote hoeveelheden oproepen afhandelen

Geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven om belangrijke oproepen te missen. Het leidt tot verlies van klanten, en dat betekent omzetverlies. Dit is waar VoIP-diensten, waaronder Google Voice, uitstekend bij kunnen helpen.

Als u momenteel niet bereikbaar bent — omdat u in gesprek bent of niet op kantoor — kan een voicemail eenvoudig worden doorgestuurd naar een e-mailadres. Google Voice stuurt dan alle informatie over gemiste oproepen, evenals e-mailtranscripties van voicemails, naar het juiste team. Dit kan u uren aan kostbare tijd besparen.

Berichten verzenden

Bedrijven gebruiken vaker berichten dan u denkt. Met Google Voice kunt u sms-berichten verzenden en ontvangen via uw account. Dit kan vanaf de Google Voice-pagina, maar ook rechtstreeks via uw smartphone of desktop-apps. Deze dienen als de interface voor uw berichten.

Alle berichten worden vervolgens opgeslagen op de website en overzichtelijk geüpload naar Gmail, waardoor ze gemakkelijk terug te vinden zijn.

Verschillende netnummers

Tijdens het aanmelden voor Google Voice kunt u uw nieuwe nummer kiezen, inclusief een breed scala aan netnummers. Het hoeft niet het netnummer van uw eigen regio te zijn. U kunt elk netnummer kiezen dat u nodig heeft voor uw bedrijf. Bijvoorbeeld 212 voor New York of 415 voor San Francisco.

Dankzij deze netnummers kunnen uw huidige klanten u rechtstreeks op uw mobiele telefoon bellen of contact met u opnemen op dezelfde telefoon via Google Voice.

Uw privacy beschermen

Een groot voordeel van veel VoIP-systemen is dat u uw persoonlijke telefoonnummer kunt verbergen voor uw zakelijke contacten. Dankzij uw Google Voice-nummer kunt u alle oproepen automatisch laten doorschakelen naar uw persoonlijke mobiele telefoon zonder dat dit ten koste gaat van uw privacy.

Zo voorkomt u eenvoudig dat ongewenste personen toegang krijgen tot uw persoonlijke nummer en kunt u bepalen wanneer u zakelijke oproepen ontvangt. Met een Google Voice-telefoonnummer kunt u ook de uren instellen waarop oproepen worden doorgeschakeld. Oproepen die buiten deze tijden binnenkomen, bijvoorbeeld na werktijd, worden doorgestuurd naar de voicemail.

Instant messaging en videobellen

Dankzij de integratie tussen Google Voice en Google Hangouts heeft Google Voice functies voor instant messaging en videochat gekregen. Deze diensten worden in verschillende landen gratis aangeboden, maar wel met enkele beperkingen. Zo kunnen oproepen naar bepaalde nummers een klein tarief kosten, zoals €0.01 per minuut.

Hangouts-gebruikers kunnen gratis videovergaderingen opzetten met andere Hangouts-gebruikers. Om gratis te blijven, is de oproep wel beperkt tot maximaal 10 deelnemers. Als u een Google Apps for Work-account heeft, stijgt de limiet naar 15 personen.

Als u dus een tool zoekt voor een grotere groep, kunt u een complexere VoIP-oplossing voor videovergaderingen overwegen. Een oplossing die geschikt is voor het mkb en grotere bedrijven. Bekijk bijvoorbeeld de conference call software van CloudTalk.

Oproepen doorschakelen naar andere nummers

Zelfs als uw team nu nog klein is, bestaat natuurlijk de kans dat u flink gaat groeien. Dit kan sneller gaan dan u verwacht. De mogelijkheid om uw inkomende oproepen te verdelen is iets wat op den duur heel belangrijk voor u kan worden.

Net als veel andere VoIP-oplossingen biedt Google Voice de mogelijkheid om oproepen door te schakelen naar verschillende telefoonnummers. U kunt dus hetzelfde telefoonnummer op meerdere platforms delen en uw team de verantwoordelijkheid laten delen om telefoontjes te beantwoorden met hun eigen apparaten.

Er is echter één nadeel. Het instellen van deze functie kan tijdrovend zijn. Dit wordt beheerd via het Google Workspace-beheerdersdashboard. Bovendien moet een IT-beheerder de gekoppelde nummers instellen en deze verifiëren met een 6-cijferige code.

Hoe werkt Google Voice?

Google Voice werkt via internet — er is geen hardware nodig. U kunt bellen, sms'en en voicemail beheren vanaf elk apparaat met wifi of mobiele data.

Laten we nu eens in detail bekijken hoe Google Voice werkt.

De basis

Om Google Voice te gebruiken, heeft u een apparaat met een stabiele internetverbinding nodig, zoals een smartphone, tablet, laptop of desktopcomputer. Het werkt via wifi en uw mobiele data-abonnement, zodat u ook onderweg verbinding kunt maken. Er is geen speciale hardware nodig, al kunt u natuurlijk wel een hoofdtelefoon gebruiken.

Naast de genoemde functies kan Google Voice voor zakelijk gebruik u voorzien van een nieuw nummer, maar het biedt ook nummerbehoud aan.

Integraties

In vergelijking met andere SaaS-software is het aanbod van integraties bij Google Voice niet zo uitgebreid. Waar CloudTalk integreert met bijna 40 toonaangevende oplossingen (zoals HubSpot, Salesforce, Zapier en meer), koppelt Google Voice voornamelijk met andere Google-diensten, zoals Agenda, Gmail, Drive of het eerder genoemde Hangouts. Het is ook compatibel met de op pc gebaseerde desktop-hardware voor videovergaderingen van Polycom.

Daarnaast kunt u ook software van Smith gebruiken, die de mogelijkheid biedt om een live chat of een virtuele receptionist te hebben.

Google Voice: persoonlijk vs. zakelijk gebruik

Deze twee verschillen enorm van elkaar. Het persoonlijke abonnement van Google Voice is volledig gratis, maar hierbij geldt: alle waar is naar zijn geld. Het is niet geschikt voor een bedrijf met meer dan 2 personen, omdat de functies zeer beperkt zijn.

Het verkrijgen van meer dan één nummer is een ingewikkeld proces. In wezen is alles wat Google Voice voor persoonlijk gebruik u biedt een gratis telefoonnummer waarmee u kunt bellen, sms'en en voicemail kunt gebruiken. Meer niet.

In tegenstelling tot Google Voice voor bedrijven zijn er geen functies voor productiviteit, automatisering of teamsamenwerking, zoals het doorschakelen van oproepen, voicemail-transcripties naar e-mail of netnummers.

Hoewel een standaard Google Voice-nummer voldoende is voor basis-sms'jes en incidentele telefoontjes, lopen teams met veel belverkeer al snel tegen de grenzen van de beperkte functies aan.

Is Google Voice gratis voor zakelijk gebruik?

Google Voice voor bedrijven is niet gratis. Hoewel de persoonlijke versie een gratis Amerikaans nummer biedt voor basisgebruik, moeten zakelijke teams een Google Workspace-abonnement aanschaffen (vanaf €6/gebruiker/maand) naast een specifiek Google Voice-bedrijfsabonnement (vanaf €10/gebruiker/maand).

Google Voice: persoonlijk vs. zakelijk

Klik op elk gedeelte om de verschillen tussen de persoonlijke en zakelijke abonnementen van Google Voice te bekijken.

Google Voice voor bedrijven: de tarieven in detail

Klap de onderdelen uit die voor u relevant zijn om te zien hoe de tarieven van de zakelijke abonnementen van Google Voice zijn opgebouwd.

Technische vereisten

Google Voice voor bedrijven wordt ondersteund op 3 besturingssystemen:

• Chrome OS
• macOS
• Microsoft Windows

De dienst werkt mogelijk ook op andere platforms, maar de functionaliteit is dan beperkt. 

Ondersteunde webbrowsers:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Beschikbaarheid per regio

Google Voice voor bedrijven is slechts in een beperkt aantal landen in Noord-Amerika en Europa beschikbaar. De gratis versie is alleen beschikbaar in de VS. 

Ondersteunde landen (bron: Google Helpcentrum): 

• België
• Canada
• Denemarken
• Frankrijk
• Duitsland
• Ierland
• Italië
• Nederland
• Portugal
• Spanje
• Zweden (beschikbaar voor nummers in Stockholm, Malmö en Göteborg)
• Zwitserland
• Verenigd Koninkrijk
• Verenigde Staten (met uitzondering van Alaska, Hawaï, de Amerikaanse territoria Amerikaans-Samoa, Guam, de Noordelijke Marianen, Puerto Rico en de Amerikaanse Maagdeneilanden)

Andere nuttige informatie

Uiteraard beschikt Google Voice over beveiligingsfuncties, hoewel deze niet tot de meest geavanceerde op de markt behoren. Sms-berichten en bijlagen worden bijvoorbeeld altijd versleuteld voordat ze naar het datacenter van Google worden verzonden. 

Google Voice biedt 24/7 klantenservice, maar het type ondersteuning dat u krijgt hangt af van uw abonnement. Daarnaast kunt u informatie vinden in de community of de kennisbank.

Tot slot is een belangrijk minpunt dat Google Voice geen noodnummers ondersteunt. U kunt het platform dus niet gebruiken om 112 bellen (of het lokale noodnummer in uw regio).

In 10 stappen Google Voice instellen

Als u een nieuw Google Voice-nummer aanvraagt voor Google Workspace, kost de installatie behoorlijk wat tijd en moeite. 

Dit is hoe u te werk gaat:

 #1 Ga op uw computer naar de website van Google Voice en klik op „Aan de slag”. 

 #2 Log in op uw Google Workspace-account. Zonder dit account kunt u de zakelijke uitbreiding van Google Voice niet gebruiken. 

Als u nog geen Google Workspace-account heeft, moet u er eerst een aanmaken. Houd er wel rekening mee dat Google Workspace-abonnementen betaald zijn. Ze beginnen bij €6 per gebruiker. Dit zijn extra kosten die losstaan van uw Google Voice-abonnement. 

#3 Zodra u bent ingelogd, klikt u op „Abonnement toevoegen of upgraden”.

#4 Klik in het linkermenu op „Google Voice”. Kies een van de genoemde abonnementen: Starter, Standard of Premier. 

#5 Klik vervolgens op „Aan de slag” – „Afrekenen” – „Bestelling plaatsen”.

#6 Kies nu een primaire of secundaire locatie. 

#7 Voordat u Google Voice voor uw bedrijf kunt gebruiken, moet u licenties toewijzen aan elk lid van uw team.

#8 Nu is het tijd om netnummers en telefoonnummers toe te wijzen aan uw medewerkers. Zij kunnen ervoor kiezen hun eigen nummer te behouden, of u kunt ze een nieuw nummer geven. 

#9 Houd er rekening mee dat, zoals hierboven vermeld, niet elk abonnement de mogelijkheid biedt om een nummer buiten uw eigen regio toe te wijzen. Dit kan alleen met een Premier-abonnement.

Als u uw bestaande nummer wilt behouden, moet u dit zelf overzetten. Start een aanvraag voor nummerbehoud en vul de gegevens in om de procedure te starten. 

#10 Uw Google Voice-account en -nummer zijn nu klaar voor gebruik. U kunt nu extra functies instellen die bij uw abonnement horen. 

Hierna kunt u aan de slag met uw nieuwe VoIP-systeem. 

Wat is het grootste nadeel van Google Voice?

Het grootste nadeel van Google Voice is het ontbreken van geavanceerde functies voor oproeproutering, realtime analyses en ingebouwde integraties buiten het Google-ecosysteem. Het is ontworpen voor basiscommunicatie en niet voor drukke verkoop- of supportafdelingen. Groeiende teams lopen daarom al snel tegen de grenzen van het systeem aan door het ontbreken van functies zoals routering op basis van vaardigheden en gespreksondersteunende AI.

De belangrijkste beperkingen van Google Voice

Hét Google Voice-alternatief: CloudTalk

Bij het vergelijken van Google Voice met specifieke AI-bellerssoftware moeten beslissers de directe kostenbesparingen afwegen tegen de omzetverliezen op de lange termijn door gemiste oproepen en ontbrekende analyses. Laten we eerlijk zijn. Google Voice heeft soms moeite om snelgroeiende bedrijven bij te houden. Het is gebouwd voor micro-ondernemingen die niet van plan zijn uit te breiden. Gelukkig zijn er tal van andere hoogwaardige Google Voice-alternatieven op de markt.

Als u de ambitie heeft om flink te groeien, kunt u beter kijken naar complexere VoIP-systemen. In tegenstelling tot Google Voice groeit CloudTalk met uw bedrijf mee. Hiermee kunt u uw activiteiten opschalen door u aan te passen aan uw zakelijke behoeften.

Zo verspilt u geen tijd en middelen aan het overstappen op een andere oplossing telkens wanneer uw bedrijf de oude ontgroeit.

Google Voice voor bedrijven vs. CloudTalk: kostenvergelijking

Hoe u overstapt van Google Voice naar CloudTalk

Als u ervan overtuigd bent dat u van CloudTalk uw vaste belfunctie wilt maken, kunt u gewoon een abonnement kiezen, neem contact op met sales, uw oude abonnement opzeggen (als u een andere tool gebruikte) en de rest aan ons overlaten. Zo werkt het proces:

1. Start met strategie: Plan een kort strategisch gesprek van 15 minuten met ons team om uw bedrijf en specifieke usecase te introduceren.
2. Bekijk de demo: Volg een productdemo waarin onze experts het product in grote lijnen laten zien, evenals de functies die specifiek voor u geschikt zijn.
3. Profiel instellen: Ons team helpt u bij het instellen van uw eerste profiel en bereidt u voor op de onboarding van de software.
4. Download de app: Download de CloudTalk-telefoonapp op uw favoriete apparaat (Windows, Android, iOS), log in en ontdek het systeem.
5. Migreren: In de dagen daarna stelt CloudTalk profielen in voor uw managers, supervisors en agenten. Ook migreren we de bestaande informatie van uw vorige tool (contacten, nummers, statistieken van het callcenter, enzovoort).
6. Tevredenheidsgarantie: Start met de onboarding van uw gebruikers in CloudTalk met volledige, 24/7 ondersteuning van onze experts en begin direct met bellen! 

Als alternatief kunt u CloudTalk eerst zelf ervaren via onze gratis proefperiode. Deze is 14 dagen lang volledig gratis. U kunt elk abonnement proberen om de software van binnen en van buiten te leren kennen. Na twee weken beslist u of u klant wordt of dat u verder zoekt – heel eenvoudig!