Google Voice : Fonctionnalités essentielles, coûts et avantages

Selon American Express, 75 % des gens pensent que les appels téléphoniques sont le meilleur moyen de joindre une entreprise. Google Voice est ce que vous obtenez lorsqu’un géant de la technologie tente de répondre à ce besoin. La question est de savoir s’il y parvient.

Au cours des dernières années, le marché des logiciels pour centres d’appels s’est considérablement développé, devenant non seulement très sophistiqué mais aussi très encombré. Il est donc naturel pour quelqu’un qui commence à naviguer dans cet espace de se tourner vers un nom qu’il connaît.

Aujourd’hui, nous nous penchons sur Google Voice, notamment sur ses caractéristiques, ses coûts et ses avantages. Et surtout, nous répondons à la question suivante : le jeu en vaut-il la chandelle ?

Principaux enseignements :

• À qui s’adresse Google Voice ?
  Conçu principalement pour les petites entreprises, Google Voice simplifie le lancement de vos opérations d’appel grâce à des tarifs abordables, une prise en main facile et des fonctionnalités VoIP de base, notamment les appels, les réunions vidéo, la messagerie texte et la messagerie vocale.
• À quoi devez-vous faire attention ?
  Google Voice est dépourvu de plusieurs aspects essentiels pour les entreprises en croissance, notamment l’automatisation, les intégrations de tiers et les numéros internationaux. Si vous souhaitez vous développer à l’échelle locale ou mondiale, il vaut mieux regarder ailleurs.
• Pourquoi envisager d’autres solutions ?
  Les solutions d’appel comme CloudTalk sont peut-être plus chères, mais elles offrent beaucoup plus d’options qui vous permettront d’automatiser les flux de travail, d’évaluer efficacement les performances, d’optimiser l’expérience client et d’augmenter votre chiffre d’affaires.

Lancé pour la première fois en 2009, Google Voice est l’une des plus anciennes plateformes d’appel VoIP (Voice over Internet Protocol) sur le marché aujourd’hui. En d’autres termes, elle vous permet de passer des appels et d’envoyer des messages par internet à partir de n’importe quel appareil intelligent compatible.

Comme d’autres solutions dans le domaine des logiciels pour centres d’appels, il ne nécessite pas de plan d’opérateur ni de matériel spécial pour être utilisé. Sur sa page, Google propose des solutions pour les startups, les PME, les entreprises et d’autres secteurs plus spécifiques.

Toutefois, compte tenu de sa facilité d’intégration, de sa tarification abordable et de son nombre limité de fonctionnalités, il est surtout adapté aux besoins des petites entreprises dont les exigences en matière d’opérations entrantes (support et service) et sortantes (ventes) sont relativement faibles.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles Google Voice ? Voici les 6 principaux cas d’utilisation :

#1Gestion de gros volumes d’appels

#2 SMS et CRM

#3Obtention de codes de différentes régions

#4 Distinction entre les interaction privées et professionnelles

#5 Messagerie instantanée et appels vidéo

#6Transfert des appels vers un autre numéro

A présent, parlons de ces points plus en détails.

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Gestion de Gros Volumes d’Appels

Aucune entreprise ne peut se permettre de manquer des appels importants. Cela se traduit par une perte de clients, et perdre des clients, c’est perdre de l’argent. C’est là que les services VoIP, y compris Google Voice, sont d’une aide précieuse.

Si vous n’êtes pas disponible – sur un autre appel ou en déplacement – un message vocal peut facilement être redirigé vers une adresse électronique. Google Voice envoie alors toutes les informations sur les appels manqués, ainsi que les transcriptions des messages vocaux par courriel, à votre équipe correspondante. Cela peut vous faire gagner des heures de votre précieux temps.

SMS

Les entreprises utilisent la messagerie plus souvent qu’il n’y paraît. Google Voice vous permet d’envoyer et de recevoir des SMS sur votre compte. Vous pouvez le faire à partir de la page Google Voice, mais aussi directement à partir des applications de votre smartphone ou de votre ordinateur portable. Celles-ci servent de messagerie frontale.

Tous les messages sont ensuite enregistrés sur le site Web et téléchargés dans un format bien organisé sur Gmail, ce qui facilite leur recherche.

Codes Régions Variés

Lors de l’inscription à Google Voice, vous pouvez choisir votre nouveau numéro, y compris un large éventail d’indicatifs régionaux. Il n’est pas nécessaire qu’il corresponde à votre région. Vous pouvez choisir n’importe quelle zone dont vous avez besoin pour votre entreprise. Par exemple, le 212 pour la ville de New York ou le 415 pour San Francisco.

Grâce aux codes régions, vos clients actuels peuvent vous appeler directement sur votre mobile ou vous contacter sur le même téléphone via Google Voice.

Protégez Votre Vie Privée

L’un des grands avantages de nombreux systèmes VoIP est qu’ils vous permettent de cacher votre numéro de téléphone personnel à vos contacts professionnels. Grâce au numéro Google Voice, tous les appels sont automatiquement transférés vers votre téléphone portable personnel , sans perte de confidentialité.

Vous pouvez facilement éviter que des personnes indésirables n’aient accès à votre numéro personnel, et vous pouvez également déterminer quand vous recevez des appels professionnels. Avec le numéro Google Voice, vous pouvez également choisir la période pendant laquelle les appels sont renvoyés. Les appels qui arrivent en dehors de cette période, par exemple après les heures de travail, sont dirigés vers la messagerie vocale.

Messagerie Instantanée et Appels Vidéos

Grâce à l’intégration de Google Voice et de Google Hangouts, Google Voice a acquis des capacités de messagerie instantanée et de chat vidéo. Ces services sont proposés gratuitement dans plusieurs pays, mais avec plusieurs restrictions. Par exemple, les appels vers un certain numéro peuvent faire l’objet d’une miniature, par exemple 0,01 $ par minute.

Les utilisateurs de Hangouts peuvent passer des appels en vidéoconférence gratuits avec d’autres utilisateurs de Hangouts. Or, pour que l’appel soit gratuit, il est limité à 10 participants maximum. Si vous avez un compte sur Google Apps for Work, la limite passe à 15 personnes.

Par conséquent, si vous souhaitez disposer d’un outil destiné à un public plus large, vous pouvez envisager une solution VoIP plus complexe pour la vidéoconférence. Une solution adaptée aux moyennes et grandes entreprises. Consultez par exemple notre logiciel de conférence téléphonique CloudTalk.

Transfert d’Appels Vers d’Autres Numéros

Même si votre équipe est actuellement miniature, il est bien sûr possible qu’elle s’agrandisse considérablement. Cela peut se produire plus rapidement que vous ne le pensez. La possibilité de distribuer vos appels entrants est un élément qui peut s’avérer très important pour vous à l’avenir.

Comme de nombreuses solutions VoIP, Google Voice vous permet de rediriger les appels vers plusieurs numéros de téléphone. Vous pouvez donc partager le même numéro de téléphone sur plusieurs plateformes et laisser votre équipe se partager la responsabilité de répondre aux appels téléphoniques avec leurs propres appareils distincts.

Mais il y a un inconvénient. Le paramétrage de cette fonctionnalité peut prendre du temps. Elle est gérée via le tableau de bord d’administration de Google Workspace. En outre, un administrateur informatique doit configurer les numéros liés et les vérifier à l’aide d’un code à six chiffres.

Comment Google Voice Fonctionne ?

Pour prendre une décision éclairée, il est essentiel de comprendre comment fonctionne le système VoIP que vous souhaitez. C’est pourquoi nous allons maintenant examiner en détail le fonctionnement de Google Voice.

Les basiques

Pour utiliser Google Voice, vous devez disposer d’un appareil doté d’une connexion internet stable, tel qu’un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau. Ce service fonctionne via le wi-fi et le plan de données, ce qui vous permet de vous connecter pendant vos trajets domicile-travail. Aucun matériel n’est nécessaire, mais vous pouvez utiliser des écouteurs.

Outre les fonctionnalités mentionnées, Google Voice pour entreprises peut vous attribuer un nouveau numéro, mais propose également un portage de numéro.

Intégrations

Par rapport à d’autres logiciels SaaS, la palette d’intégration de Google Voice n’est pas très riche. Alors que CloudTalk s’intègre à près de 40 solutions de pointe (HubSpot, Salesforce, Zapier, etc.), Google Voice s’associe principalement à d’autres services Google, tels que Calendar, Gmail, Drive ou Hangouts, mentionné plus haut. Il est également compatible avec un système matériel de vidéoconférence de bureau sur ordinateur personnel Polycom.

De plus, vous pouvez également utiliser le logiciel Smith, qui offre une option de tchat en direct ou un réceptionniste virtuel.

Il convient de préciser que Google Voice propose également une application mobile qui peut être synchronisée entre les différents appareils. Par conséquent, vous et votre équipe pouvez accéder à Google Voice depuis n’importe quel endroit où vous vous trouvez. L’application est compatible avec les systèmes d’exploitation iOS et Android.

Google Voice: Utilisation Personnelle vs Professionnelle

Ces deux offres sont très différentes. Le plan personnel de Google Voice est entièrement gratuit, mais vous« en avez pour votre argent ». Il ne convient pas aux entreprises de plus de deux personnes, car les fonctionnalités sont très limitées.

L’acquisition de plusieurs numéros est un processus compliqué. En fait, tout ce que Google Voice pour un usage personnel vous donne, c’est un numéro de téléphone gratuit qui vous permet d’appeler, d’envoyer des SMS et d’utiliser la messagerie vocale. C’est tout.

Contrairement à Google Voice pour entreprises, il n’y a pas de fonctionnalités de productivité, d’automatisation ou de collaboration en équipe, telles que le transfert d’appels, les transcriptions de messages vocaux vers des e-mails ou l’indicatif régional.

Tarification détaillée de Google Voice Business

Paramètres

Starter

Forfait Standard

Plus

Entreprise

Meet Video & Voice Conferencing

100 participants

150 participants

500 participants

1000 participants

le temps d’abandon Durée de la réunion

24 heures

24 heures

24 heures

24 heures

Numérotation aux États-Unis ou à l’étranger

Tableau blanc numérique

Annulation du bruit

—

Enregistrement de la réunion

—

Sondage et assurance qualité

—

Contrôles de la modération

—

Levée de main

—

Salles de réunion

—

Suivi des présences

—

—

Diffusion en direct à l’intérieur du domaine

—

—

—

Tarification

6 $ par utilisateur

12 $ par utilisateur

18 $ par utilisateur

Par demande

Pré-requis Techniques

Google Voice pour entreprises est pris en charge par 3 systèmes d’exploitation informatiques :

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Il peut être disponible sur d’autres plateformes, mais sa fonctionnalité sera limitée.

Les navigateurs Web pris en charge sont :

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilité par régions

Google Voice pour Google Workspace n’est pas disponible dans tous les pays. Toutefois, si vous n’avez pas trouvé le vôtre, vous pouvez toujours contacter votre administrateur pour obtenir des informations sur les autres possibilités.

Pays pris en charge :

• Belgique
• Canada
• Danemark
• France
• Allemagne
• Irelande
• Italie
• Pays-Bas
• Portugal
• Espagne
• Suède (disponible pour les numéros de Stockholm, Malmö et Göteborg)
• Suisse
• Royaume-Uni
• États-Unis (à l’exception de l’Alaska, d’Hawaï, des territoires américains des Samoa américaines, de Guam, des îles Mariannes du Nord, de Porto Rico et des îles Vierges américaines)

Autres Informations Utiles

Google Voice dispose bien sûr de ses propres fonctions de sécurité, même si elles ne sont pas les plus avancées. Par exemple, les messages texte et les pièces jointes sont toujours cryptés avant d’être transférés au centre de données de Google.

Google Voice propose un service clientèle 24/7, mais le type d’assistance dont vous pouvez bénéficier varie en fonction de votre formule d’abonnement. Vous pouvez également trouver des informations dans un centre communautaire ou des articles de la base de connaissances.

Enfin, une information très importante : Google Voice ne prend pas en charge les appels d’urgence. Vous ne pouvez pas l’utiliser pour contacter le 911 (ou les numéros d’urgence correspondants selon votre région).

10 Etapes pour Configurer Google Voice

Si vous obtenez un nouveau numéro Google Voice pour Google Workspace, la configuration demande beaucoup de temps et d’énergie.

Voici comment faire :

#1 Allez sur le site Web de Google Voice sur votre ordinateur et cliquez sur « Démarrer ».

# 2 Connectez-vous à votre compte Google Workspace. Sans ce compte, vous ne pouvez pas utiliser Google Voice pour un poste professionnel.

Si vous n’avez pas encore de compte Google Workspace, créez-en un. Mais n’oubliez pas que les plans Google Workspace sont payants. Ils commencent à 6 $ par utilisateur. Il s’agit d’un coût supplémentaire, distinct de votre forfait Google Voice.

#3 Après vous être connecté, vous devez cliquez sur « Ajouter ou optimiser un abonnement ».

#4 Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Google Voice ». Choisissez parmi les plans Starter, Standard ou Premier mentionnés.

#5Maintenant, cliquez sur « démarrer » – « Paiement » – « Commander »

#6 A ce stade, vous choisissez un emplacement principal ou secondaire.

#7Avant d’utiliser Google Voice pour entreprise, vous devez attribuer des licences à chaque membre de votre équipe.

#8 Nous en sommes maintenant au stade où vous devez attribuer des indicatifs régionaux et des numéros de téléphone à vos employés. Ils peuvent choisir de conserver leur propre numéro ou vous pouvez leur en attribuer un nouveau.

#9 N ‘oubliez pas que, comme nous l’avons mentionné ci-dessus, tous les plans n’offrent pas la possibilité d’attribuer un numéro en dehors de votre région d’origine. Seul un plan Premium le permet.

Si vous souhaitez conserver votre ancien numéro, vous devez le porter vous-même. Lancez une commande de portage et remplissez les détails pour lancer une demande.

#10 Votre compte et votre numéro Google Voice sont maintenant prêts. Vous pouvez configurer des fonctions supplémentaires en fonction de votre plan.

Ensuite, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau système VoIP.

L’alternative n°1 à Google Voice

Soyons francs. Google Voice a du mal à suivre les entreprises qui se développent rapidement. Il est conçu pour les micro-entreprises qui n’ont pas l’intention de se développer. Heureusement, il existe de nombreuses alternatives de qualité à Google Voice sur le marché.

Si vous avez l’ambition de vous développer, vous pouvez rechercher des systèmes VoIP plus complexes. Contrairement à Google Voice, CloudTalk évolue avec votre entreprise. Il vous permet de faire évoluer vos activités en s’adaptant aux besoins de votre entreprise.

Ainsi, il n’est pas nécessaire de perdre du temps et des ressources à changer de solution chaque fois que votre entreprise se développe à partir de l’ancienne.

Google Voice for Business versus CloudTalk : Comparaison des coûts

Paramètres

Google Voice

CloudTalk

Démarrage versus démarrage

Click-to-call

—

Enregistrement des appels

—

Transcription des appels

—

Messagerie vocale

File d’attente d’appels

—

SMS

—

Campagnes

—

—

Power Dialer

—

—

Call Flow Designer

—

Serveur Vocal Interactif

—

—

Automatisation du flux de travail

—

—

Statistiques

—

—

Numéros internationaux

14 pays

160+ pays

Intégrations

limité à Google Apps + Open API

100+ intégrations pour les CRM, Helpdesks et autres + API ouverte

Essai gratuit

14 jours gratuits

14 jours gratuits

Tarification

6 $ par utilisateur

25 $ par utilisateur

Standard versus Essentiel

Click-to-call

—

Enregistrement des appels

Transcription des appels

—

Messagerie vocale

File d’attente d’appels

—

SMS

Campagnes

—

Power Dialer

—

—

Call Flow Designer

—

Serveur Vocal Interactif

—

Automatisation du flux de travail

—

Statistiques

—

Numéros internationaux

14 pays

160+ pays

Intégrations

limité à Google Apps + Open API

100+ intégrations pour les CRM, Helpdesks et autres + API ouverte

Essai gratuit

14 jours gratuits

14 jours gratuits

Tarification

12 $ par utilisateur

30 $ par utilisateur

Plus versus Expert

Click-to-call

—

Enregistrement des appels

Transcription des appels

—

Messagerie vocale

File d’attente d’appels

—

SMS

Campagnes

—

Power Dialer

—

Call Flow Designer

—

Serveur Vocal Interactif

—

Automatisation du flux de travail

—

Statistiques

—

Numéros internationaux

14 pays

160+ pays

Intégrations

limité à Google Apps + Open API

100+ intégrations pour les CRM, Helpdesks et autres + API ouverte

Essai gratuit

14 jours gratuits

14 jours gratuits

Tarification

18 $ par utilisateur

50 $ par utilisateur

Comment passer de Google Voice à CloudTalk ?

Si vous êtes convaincu que vous voulez faire de CloudTalk votre outil d’appel privilégié, vous pouvez simplement choisir un plan, contacter notre équipe de vente, d’annuler votre ancien abonnement (si vous utilisiez un autre outil) et de nous laisser nous occuper du reste. Voici comment se déroule la procédure :

1. Commencez par la stratégie : Planifiez un appel stratégique rapide de 15 minutes avec notre équipe pour nous présenter votre entreprise et votre cas d’utilisation spécifique.
   
2. Voyez-le en action : Assistez à une démonstration du produit, au cours de laquelle nos experts présenteront le produit dans son ensemble, ainsi que les caractéristiques qui vous conviennent le mieux.
   
3. Établir un profil : Notre équipe vous aidera à configurer votre premier profil et vous préparera à l’intégration dans le logiciel.
   
4. Téléchargez l’application : Téléchargez l’application téléphonique de CloudTalk sur l’appareil de votre choix (Windows, Android, iOS), connectez-vous et commencez à explorer la solution.
   
5. Migrer : Au cours des jours suivants, CloudTalk créera les profils de vos managers, superviseurs et agents, et migrera toutes les informations existantes de votre ancien outil (contacts, numéros, statistiques du centre d’appels, etc.)
   
6. Satisfaction garantie : Commencez à intégrer vos utilisateurs dans CloudTalk avec une assistance complète, 24/7 de la part de nos experts et commencez à appeler !

Vous pouvez également découvrir CloudTalk par vous-même grâce à notre essai gratuit. Pendant 14 jours, il est entièrement gratuit. Vous pouvez utiliser n’importe quel plan de tarification et apprendre à connaître le système de fond en comble. Ensuite, après deux semaines, vous pouvez choisir d’acheter ou de passer à autre chose – c’est simple !