La réalité de Google Voice en :présentation des fonctionnalités, des coûts et des avantages

EN BREF

Aujourd'hui, nous analysons Google Voice, notamment ses fonctionnalités, ses coûts et ses avantages. Et surtout, nous répondons à la question suivante : vaut-il vraiment votre argent ?

Qu'est-ce que Google Voice ?

Lancé en 2009, Google Voice est l'une des plus anciennes plateformes d'appel VoIP (voix sur IP) du marché. En d'autres termes, il vous permet de passer des appels et d'envoyer des messages sur Internet depuis n'importe quel appareil connecté compatible.

Comme d'autres solutions du secteur des logiciels de centre d'appels, il ne nécessite aucun forfait d'opérateur ni matériel spécifique. Sur son site, Google vante ses solutions pour les start-ups, les PME, les grandes entreprises et d'autres secteurs plus spécifiques.

Cependant, compte tenu de sa prise en main simple, de ses tarifs abordables et de son nombre limité de fonctionnalités, il convient mieux aux petites entreprises ayant des besoins modérés en matière de d'appels entrants (support et service client) et sortants (ventes).

Si vous vous demandez comment Google Voice fonctionne pour les équipes en pleine croissance, sachez qu'il transforme vos appareils connectés en une ligne professionnelle unique, bien qu'il ne dispose pas du routage avancé requis par les services de vente et de support modernes.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles Google Voice ?

Voici les 6 principaux cas d'usage :

#1 Gérer un volume d'appels élevé

#2 SMS et intégration CRM

#3 Obtenir différents indicatifs régionaux

#4 Séparer vie privée et vie professionnelle

#5 Messagerie instantanée et appels vidéo

#6 Rediriger les appels vers d'autres numéros

Examinons maintenant ces points plus en détail.

Gérer un volume d'appels élevé

Aucune entreprise ne peut se permettre de manquer des appels importants. Cela entraîne une perte de clients, et perdre des clients signifie perdre de l'argent. C'est là que les services VoIP, y compris Google Voice, s'avèrent d'une aide précieuse.

Si vous êtes indisponible (en ligne ou hors du bureau), un message vocal peut facilement être redirigé vers une adresse e-mail. Google Voice envoie ensuite toutes les informations sur les appels manqués, ainsi que les transcriptions des messages vocaux par e-mail, à l'équipe concernée. Cela peut vous faire gagner un temps précieux.

Messagerie

Les entreprises utilisent la messagerie bien plus souvent qu'on ne le pense. Google Voice vous permet d'envoyer et de recevoir des SMS sur votre compte. Vous pouvez le faire depuis la page Google Voice, mais aussi directement depuis votre smartphone ou vos applications pour ordinateur.

Tous les messages sont ensuite sauvegardés sur le site et importés dans un format bien organisé dans Gmail, ce qui facilite leur recherche.

Différents indicatifs régionaux

Lors de votre inscription à Google Voice, vous pouvez choisir votre nouveau numéro, parmi un large choix d'indicatifs régionaux. Il n'est pas nécessaire qu'il corresponde à votre région actuelle. Vous pouvez choisir l'indicatif dont vous avez besoin pour votre activité. Par exemple, le 212 pour New York ou le 415 pour San Francisco.

Grâce aux indicatifs régionaux, vos clients actuels peuvent vous appeler directement sur votre téléphone portable ou vous contacter sur le même appareil via Google Voice.

Protéger votre vie privée

L'un des grands avantages de nombreux systèmes VoIP est qu'ils vous permettent de masquer votre numéro personnel de vos contacts professionnels. Grâce au numéro Google Voice, vous pouvez faire transférer automatiquement tous les appels vers votre téléphone portable personnel sans sacrifier votre confidentialité.

Vous évitez ainsi que des personnes indésirables aient accès à votre numéro personnel, tout en contrôlant les heures auxquelles vous recevez des appels professionnels. Avec Google Voice, vous pouvez également définir des plages horaires pour le transfert d'appels. Les appels reçus en dehors de ces heures, par exemple après la journée de travail, sont redirigés vers la messagerie vocale.

Messagerie instantanée et appels vidéo

Grâce à l'intégration entre Google Voice et Google Hangouts, Google Voice a bénéficié de fonctionnalités de messagerie instantanée et de visioconférence. Ces services sont proposés gratuitement dans plusieurs pays, mais avec certaines restrictions. Par exemple, les appels vers certains numéros peuvent entraîner de légers frais, comme €0.01 la minute.

Les utilisateurs de Hangouts peuvent passer des appels vidéo gratuits en conférence avec d'autres utilisateurs de Hangouts. Cependant, pour que l'appel soit gratuit, il est limité à un maximum de 10 participants. Si vous possédez un compte Google Apps for Work, la limite passe à 15 personnes.

Par conséquent, si vous recherchez un outil pour une audience plus large, vous devriez envisager une solution VoIP plus complète pour la visioconférence, adaptée aux moyennes et grandes entreprises. Découvrez par exemple notre logiciel de conférence téléphonique CloudTalk.

Redirection d'appels vers d'autres numéros

Même si votre équipe est petite aujourd'hui, elle est appelée à grandir. Cela peut arriver plus vite que prévu. Pouvoir répartir vos appels entrants est une fonctionnalité qui peut devenir essentielle à l'avenir.

Comme de nombreuses solutions VoIP, Google Voice vous permet de rediriger les appels vers plusieurs numéros de téléphone. Vous pouvez ainsi partager le même numéro de téléphone sur plusieurs plateformes et permettre à votre équipe de se répartir la responsabilité de répondre aux appels sur leurs propres appareils.

Cependant, il y a un inconvénient. La configuration de cette fonctionnalité peut prendre du temps. Elle se gère via la console d'administration Google Workspace. De plus, un administrateur informatique doit configurer les numéros associés et les valider à l'aide d'un code à 6 chiffres.

Comment fonctionne Google Voice ?

Google Voice fonctionne via Internet, sans aucun matériel requis. Vous pouvez passer des appels, envoyer des SMS et gérer votre messagerie vocale depuis n'importe quel appareil connecté en Wi-Fi ou en données mobiles.

Voyons maintenant plus en détail comment fonctionne Google Voice.

Les bases

Pour utiliser Google Voice, vous aurez besoin d'un appareil disposant d'une connexion Internet stable, comme un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Il fonctionne via le Wi-Fi et votre forfait de données, ce qui vous permet de rester connecté pendant vos trajets. Aucun matériel n'est nécessaire, même si vous pouvez utiliser des écouteurs.

En plus des fonctionnalités mentionnées, Google Voice pour les professionnels peut vous attribuer un nouveau numéro, mais propose également le portage de numéro.

Intégrations

Par rapport à d'autres logiciels SaaS, la palette d'intégrations de Google Voice n'est pas très riche. Alors que CloudTalk s'intègre à près de 40 solutions leaders du marché (HubSpot, Salesforce, Zapier, etc.), Google Voice s'associe principalement avec d'autres services Google, tels que Calendar, Gmail, Drive ou Hangouts. Il est également compatible avec le matériel de visioconférence Polycom.

De plus, vous pouvez utiliser le logiciel Smith, qui permet de disposer d'un chat en direct ou d'une réceptionniste virtuelle.

Google Voice : usage personnel ou professionnel

Ces deux versions diffèrent énormément. L'offre personnelle de Google Voice est totalement gratuite, mais vous en avez pour votre argent. Elle ne convient pas à une entreprise de plus de 2 personnes, car ses fonctionnalités sont très limitées.

Obtenir plus d'un numéro s'avère complexe. En résumé, Google Voice pour un usage personnel vous offre simplement un numéro de téléphone gratuit pour appeler, envoyer des SMS et utiliser la messagerie vocale. C'est tout.

Contrairement à la version professionnelle, elle ne propose aucune fonctionnalité de productivité, d'automatisation ou de collaboration d'équipe, telles que le transfert d'appels, la transcription des messages vocaux par e-mail ou le choix d'un indicatif régional.

Si un numéro Google Voice standard suffit pour l'envoi de SMS de base et les appels occasionnels, les équipes gérant de gros volumes d'appels se retrouvent vite limitées par ses fonctionnalités restreintes.

Google Voice est-il gratuit pour les professionnels ?

Google Voice pour les professionnels n'est pas gratuit. Alors que la version personnelle propose un numéro américain gratuit pour un usage basique, les équipes professionnelles doivent souscrire à un abonnement Google Workspace (dès €6/utilisateur/mois) en plus d'un forfait Google Voice professionnel dédié (dès €10/utilisateur/mois).

Google Voice : personnel vs professionnel

Cliquez sur chaque section pour explorer les différences entre les forfaits personnel et professionnel de Google Voice.

Tarifs détaillés de Google Voice pour les entreprises

Développez les sections qui vous intéressent pour comprendre le fonctionnement des tarifs des forfaits professionnels de Google Voice.

Configuration requise

Google Voice pour les professionnels est pris en charge par 3 systèmes d'exploitation informatiques :

• Chrome OS
• macOS
• Microsoft Windows

Il peut être disponible sur d'autres plateformes, mais ses fonctionnalités seront limitées. 

Les navigateurs web pris en charge sont :

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilité par région

Google Voice pour les professionnels est uniquement disponible dans quelques pays d'Amérique du Nord et d'Europe. La version gratuite est réservée aux États-Unis. 

Pays pris en charge (d'après le centre d'aide de Google) : 

• Belgique
• Canada
• Danemark
• France
• Allemagne
• Irlande
• Italie
• Pays-Bas
• Portugal
• Espagne
• Suède (disponible pour les numéros de Stockholm, Malmö et Göteborg)
• Suisse
• Royaume-Uni
• États-Unis (à l'exclusion de l'Alaska, de Hawaï, des territoires américains des Samoa américaines, de Guam, des îles Mariannes du Nord, de Porto Rico et des îles Vierges américaines)

Autres informations utiles

Google Voice dispose bien sûr de ses propres fonctions de sécurité, bien que celles-ci ne soient pas les plus avancées. Par exemple, les SMS et les pièces jointes sont toujours chiffrés avant d'être transférés vers le centre de données de Google. 

Google Voice propose un service client disponible 24h/24, 7j/7, mais le type d'assistance dont vous pouvez bénéficier varie selon votre abonnement. Vous pouvez également trouver des informations dans un centre communautaire ou des articles de la base de connaissances.

Enfin, une information très importante est que Google Voice ne prend pas en charge les appels d'urgence. Vous ne pouvez pas l'utiliser pour contacter le 112 ou le 911 (ou les numéros d'urgence correspondants selon votre région).

Comment configurer Google Voice en 10 étapes

Si vous obtenez un nouveau numéro Google Voice pour Google Workspace, la configuration demande pas mal de temps et d'énergie. 

Voici la marche à suivre :

 #1 Allez sur le site de Google Voice sur votre ordinateur et cliquez sur « Commencer ». 

 #2 Connectez-vous à votre compte Google Workspace. Sans ce compte, vous ne pouvez pas utiliser Google Voice pour les entreprises. 

Si vous n'avez pas encore de compte Google Workspace, créez-en un. Gardez en tête que les forfaits Google Workspace sont payants. Ils commencent à €6 par utilisateur. Il s'agit d'un coût supplémentaire distinct de votre forfait Google Voice. 

#3 Une fois connecté, vous devez cliquer sur « Ajouter ou mettre à niveau un abonnement ».

#4 Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Google Voice ». Choisissez parmi les forfaits mentionnés Starter, Standard ou Premier. 

#5 Cliquez maintenant sur « Commencer » – « Passer la commande » – « Commander ».

#6 À cette étape, vous choisissez un emplacement principal ou secondaire. 

#7 Avant d'utiliser Google Voice pour les entreprises, vous devez attribuer des licences à chaque membre de votre équipe.

#8 Nous en arrivons au point où vous devez attribuer des indicatifs régionaux et des numéros de téléphone à vos employés. Ils peuvent choisir de conserver leur propre numéro ou vous pouvez leur en fournir un nouveau. 

#9 Gardez en tête que, comme mentionné plus haut, tous les forfaits ne permettent pas d'attribuer un numéro en dehors de votre région d'origine. Seul le forfait Premium le permet.

Si vous souhaitez conserver votre ancien numéro, vous devez effectuer la portabilité vous-même. Lancez une demande de transfert de numéro et remplissez les détails pour faire votre demande. 

#10 Votre compte et votre numéro Google Voice sont maintenant prêts. Vous pouvez configurer des fonctionnalités supplémentaires selon votre forfait. 

Ensuite, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau système VoIP. 

Quel est le principal inconvénient de Google Voice ?

Le principal inconvénient de Google Voice réside dans son manque de fonctionnalités avancées de routage d'appels, d'analyses en temps réel et d'intégrations natives en dehors de l'écosystème Google. Il est conçu pour une communication de base plutôt que pour de la vente ou du support à fort volume, ce qui signifie que les équipes en croissance s'y sentent vite à l'étroit en raison de l'absence de fonctions comme le routage par compétences ou l'analyse conversationnelle.

Les limites les plus importantes de Google Voice

L'alternative n°1 à Google Voice : CloudTalk

Lors de l'évaluation de Google Voice par rapport à un logiciel d'appel dédié doté d'IA, les décideurs doivent peser les économies immédiates face aux pertes de revenus à long terme causées par les appels manqués et l'absence d'analyses. Soyons francs. Google Voice peut avoir du mal à suivre le rythme des entreprises en forte croissance. Il est conçu pour les micro-entreprises qui ne prévoient pas de se développer. Heureusement, il existe de nombreuses autres alternatives à Google Voice de grande qualité sur le marché.

Si vous avez l'ambition de vous développer, vous devriez plutôt rechercher des systèmes de VoIP plus complexes. Contrairement à Google Voice, CloudTalk évolue avec votre entreprise. Il vous permet de développer vos activités en s'adaptant à vos besoins professionnels.

Ainsi, pas besoin de perdre du temps et des ressources à changer de solution chaque fois que votre entreprise se sentira à l'étroit avec l'ancienne.

Google Voice pour les entreprises vs CloudTalk : comparaison des tarifs

Comment passer de Google Voice à CloudTalk

Si vous êtes convaincu de vouloir faire de CloudTalk votre outil d'appel privilégié, il vous suffit de choisir un forfait, contacter les ventes, résilier votre ancien abonnement (si vous utilisiez un autre outil) et de nous laisser nous occuper du reste. Voici comment se déroule le processus :

1. Commencez par la stratégie : planifiez un court appel stratégique de 15 minutes avec notre équipe pour nous présenter votre entreprise et votre cas d'usage spécifique.
2. Découvrez-le en action : participez à une démonstration du produit, au cours de laquelle nos experts vous présenteront la solution dans son ensemble, ainsi que les fonctionnalités adaptées à vos besoins spécifiques.
3. Configurez un profil : notre équipe vous aidera à configurer votre premier profil et vous préparera à l'intégration du logiciel.
4. Téléchargez l'application : téléchargez l'application téléphonique CloudTalk sur l'appareil de votre choix (Windows, Android, iOS), connectez-vous et commencez à explorer la solution.
5. Migrez : au cours des jours suivants, CloudTalk créera les profils de vos managers, superviseurs et agents, et migrera toutes les données existantes de votre ancien outil (contacts, numéros, statistiques du centre d'appels, etc.).
6. Satisfaction garantie : commencez à intégrer vos utilisateurs dans CloudTalk avec l'assistance complète de nos experts, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et commencez à passer vos appels ! 

Vous pouvez également tester CloudTalk par vous-même grâce à notre essai gratuit. C'est entièrement gratuit pendant 14 jours. Vous pouvez utiliser n'importe quel forfait et explorer le système en détail. Ensuite, après deux semaines, vous pouvez choisir d'acheter ou de passer à autre chose – c'est aussi simple que cela !