Google Voice for Business: Comment l’utiliser ?

S’il y a quelque chose dont votre entreprise a besoin, c’est une solution d’appel VoIP vraiment puissante. Une étude d’American Express déclare que 75% des clients considèrent les appels téléphoniques comme étant le moyen le plus rapide pour obtenir une réponse des entreprises. Choisir le bon système de téléphonie peut toutefois faire une différence significative dans vos performances. Il existe beaucoup de solutions sur le marché, l’une d’elle étant Google Voice. Dans ce blog, nous vous présenterons tous les fondamentaux de Google Voice for Workspace. De son fonctionnement et de son utilisation à la question de savoir s’il s’agit vraiment du meilleur système que vous puissiez choisir.

Comment Utiliser Google Voice For Business

Commençons par une brève présentation. Google Voice est un service de téléphonie VoIP. Vous pouvez l’utiliser pour passer et recevoir des appels professionnels ou des messages par Internet.

Ce service a été lancé en 2009, il a donc une histoire assez riche.

Mais concentrons-nous sur la façon dont vous pouvez utiliser Google Voice pour votre entreprise. Étant donné que la solution est simple à utiliser, elle est idéale pour les petites entreprises. Si vous en possédez un, c’est un moyen sûr pour vous de gérer de gros volumes d’appels et d’ajouter une ligne téléphonique professionnelle à votre ligne personnelle. Il ne nécessite pas non plus de transport ou de matériel spécial.

De plus, Google Voice s’intègre avec plusieurs plateformes utiles. Plusieurs options d’interaction sont disponibles, mais comme vous le verrez plus tard, elles ont leurs limites.

Voici 6 raisons pour lesquelles les entreprises utilisent souvent Google Voice :

#1Gestion de gros volumes d’appels

#2 SMS et CRM

#3Obtention de codes de différentes régions

#4 Distinction entre les interaction privées et professionnelles

#5 Messagerie instantanée et appels vidéo

#6Transfert des appels vers un autre numéro

A présent, parlons de ces points plus en détails.

Gestion de Gros Volumes d’Appels

Aucune entreprise ne peut se permettre de manquer des appels importants. Cela se résulte par la perte de clients, et perdre des clients signifie perdre de l’argent. C’est là où les services VoIP, dont Google Voice, sont d’une aide précieuse.

Si vous êtes actuellement indisponible – sur un autre appel ou absent du bureau – un message vocal peut facilement être transféré vers une adresse email. Google Voice envoie alors toutes les informations sur les appels manqués, ainsi que les transcriptions par mail des messages vocaux, à votre équipe correspondante. Cela peut vous faire gagner des heures de votre temps précieux.

SMS

Les entreprises utilisent les SMS plus souvent qu’il n’y paraît. Google Voice vous permet d’envoyer et de recevoir des SMS sur votre compte. Vous pouvez également le faire depuis la page Google Voice, mais également directement depuis votre smartphone ou vos applis d’ordinateur portable. Ceux-ci servent de messagerie prioritaire.

Tous les messages sont ensuite enregistrés sur le site Web et téléchargés dans un format bien organisé sur Gmail, ce qui facilite leur recherche.

Codes Régions Variés

Pendant l’inscription à Google Voice, vous pouvez choisir votre nouveau numéro en incluant une large game de codes régions. Il ne doit pas forcément correspondre à votre région. Vous pouvez choisir n’importe quelle région dont vous avez besoin pour votre entreprise. Par exemple, 212 pour New York ou 415 pour San Francisco.

Grâce aux codes régions, vos clients actuels peuvent vous appeler directement sur votre mobile ou vous contacter sur le même téléphone via Google Voice.

Protégez Votre Vie Privée

Un gros avantage de nombreux systèmes VoIP est qu’ils vous permettent de cacher votre numéro de téléphone personnel à vos contacts professionnels. Grâce au numéro de Google Voice, tous les appels que vous recevez peuvent être automatiquement transférés vers votre téléphone mobile sans dévoiler votre vie privée.

Vous pouvez facilement éviter que des personnes indésirables aient accès à votre numéro personnel, ainsi que réglementer le moment où vous recevez des appels professionnels. Avec le numéro Google Voice, vous pouvez également choisir le délai dans lequel les appels sont transférés. Les appels qui arrivent en dehors de cette plage horaire, par exemple après les heures de travail, sont dirigés vers la messagerie vocale.

Messagerie Instantanée et Appels Vidéos

Grâce à l’intégration de Google Voice et de Google Hangouts, Google Voice a acquis des fonctionnalités de messagerie instantanée et de tchat vidéo. Ces services sont offerts gratuitement dans plusieurs pays, mais avec certaines restrictions. Par exemple, les appels vers un certain numéro peuvent entraîner des frais minimes, tels que $0,01 par minute.

Les utilisateurs de Hangouts peuvent passer des appels en vidéoconférence gratuits avec d’autres utilisateurs de Hangouts. Or, pour que l’appel soit gratuit, il est limité à 10 participants maximum. Si vous avez un compte sur Google Apps for Work, la limite passe à 15 personnes.

Par conséquent, si vous souhaitez un outil destiné à un public plus large, vous pouvez envisager une solution VoIP plus complexe pour la visioconférence. Celle qui convient aux moyennes et grandes entreprises. Par exemple, découvrez notre Logiciel de Conférence Téléphonique CloudTalk.

Transfert d’Appels Vers d’Autres Numéros

Même si votre équipe est actuellement petite, il est bien sûr possible qu’elle se développe à l’avenir. Cela peut arriver plus vite que vous ne le pensez. Avoir la possibilité de distribuer vos appels entrants est quelque chose qui peut devenir très important pour vous sur toute la ligne.

Comme beaucoup de solutions VoIP, Google Voice vous permet de transférer les appels vers plusieurs numéros de téléphone. Vous pouvez donc partager le même numéro de téléphone sur plusieurs plateformes et laisser votre équipe partager la responsabilité de répondre aux appels téléphoniques avec leurs propres appareils distincts.

Pourtant, il y a un inconvénient. Configurer cette fonction peut prendre du temps. Elle est gérée dans le tableau de bord administrateur de Google Workspace. De plus, un administrateur informatique doit configurer des numéros liés et les vérifier avec un code à 6 chiffres.

Comment Google Voice Fonctionne ?

Comprendre comment votre système VoIP souhaité fonctionne est important pour prendre une décision éclairée. C’est pourquoi nous allons maintenant regarder plus en détail comment Google Voice fonctionne.

Les basiques

Pour utiliser Google Voice, vous aurez besoin d’un appareil avec une connexion Internet stable, comme un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou un PC fixe. Il fonctionne via le Wi-Fi et un plan de données, vous pouvez donc vous connecter pendant vos déplacements. Aucun matériel n’est nécessaire, cependant vous devrez utiliser des écouteurs.

Outre les fonctionnalités mentionnées, Google Voice pour entreprises peut vous attribuer un nouveau numéro, mais propose également un portage de numéro.

Intégrations

Comparé à d’autres logiciels SaaS, la palette d’intégrations de Google Voice n’est pas tellement riche. Alors que CloudTalk s’intègre à près de 40 solutions leaders du secteur (HubSpot, Salesforce, Zapier, etc.), Google Voice s’associe principalement à d’autres services Google, tels que Calendar, Gmail, Drive ou les Hangouts mentionnés ci-dessus. Il est également compatible avec un système de visioconférence de bureau basé sur un ordinateur personnel Polycom.

De plus, vous pouvez également utiliser le logiciel Smith, qui offre une option de tchat en direct ou un réceptionniste virtuel.

Il convient de mentionner que Google Voice propose également une application mobilequi peut être synchronisée sur tous les appareils. Par conséquent, vous et votre équipe pouvez accéder à Google Voice de n’importe où. Cette appli est compatible avec les systèmes opérateurs iOS et Android.

Google Voice: Utilisation Personnelle vs Professionnelle

Les deux diffèrent énormément. Le plan personnel de Google Voice est entièrement gratuit, mais vous « obtenez ce que vous payez ». Ce n’est pas adapté à une entreprise qui compte plus de 2 personnes, car les fonctionnalités sont très limitées.

Obtenir plus d’un numéro est un procédé compliqué. Fondamentalement, tout ce que Google Voice pour une utilisation personnelle vous offre est un numéro de téléphone gratuit adapté pour appeler, envoyer des SMS et utiliser la messagerie vocale. C’est tout.

Contrairement à Google Voice pour entreprises, il n’y a pas de fonctionnalités de productivité, d’automatisation ou de collaboration en équipe, telles que le transfert d’appels, les transcriptions de messages vocaux vers des e-mails ou l’indicatif régional.

Forfaits et Tarifs

Google Voice pour Entreprises propose trois forfaits payants.

Voici un aperçu :

Starter

Tarif : $10 par utilisateur/par mois

Ce forfait prend en charge jusqu’à 10 utilisateurs et jusqu’à 10 emplacements nationaux.

Les emplacements internationaux ne sont pas inclus dans le prix.

Fonctions prises en charges :

• Appels gratuits vers les USA depuis n’importe quel pays
• Appels gratuits vers le Canada depuis les USA
• SMS illimités aux USA
• Compatible avec Google Fi
• Transcription des messages vocaux
• Support client 24/7
• Intégration de Google Calendar
• Intégration de Google Meet
• Applis mobile : Android & iOS
• Application Web
• Accord de Niveau de Service (SLA)
• Rapport d’utilisation et d’activité
• Renvoi d’appel

Forfait Standard

Tarif : $20 par utilisateur/par mois

Le forfait standard inclut un nombre illimité d’utilisateurs et d’emplacements nationaux.

Les emplacements internationaux ne sont pas inclus dans ce forfait.

Fonctions prises en charges :

• Appels gratuits vers les USA depuis n’importe quel pays
• Appels gratuits vers le Canada depuis les USA
• SMS illimités aux USA
• Compatible avec Google Fi
• Transcription des messages vocaux
• Support client 24/7
• Intégration de Google Calendar
• Intégration de Google Meet
• Applis mobile : Android & iOS
• Application Web
• Accord de Niveau de Service (SLA)
• Rapport d’utilisation et d’activité
• Renvoi d’appel

+

• Standard automatique à plusieurs niveaux
• Groupes de sonneries
• Assistance en téléphonie de bureau
• eDiscovery pour enregistrer les appels, les messages vocaux et les SMS

Forfait Premium

Tarifs : $30 par utilisateur/par mois

Etant le plus cher, le forfait premium propose un nombre illimité d’utilisateurs, d’emplacements nationaux et internationaux.

Fonctions prises en charges :

• Appels gratuits vers les USA depuis n’importe quel pays
• Appels gratuits vers le Canada depuis les USA
• SMS illimités aux USA
• Compatible avec Google Fi
• Transcription des messages vocaux
• Support client 24/7
• Intégration de Google Calendar
• Intégration de Google Meet
• Applis mobile : Android & iOS
• Application Web
• Accord de Niveau de Service (SLA)
• Rapport d’utilisation et d’activité
• Renvoi d’appel
• Standard automatique à plusieurs niveaux
• Groupes de sonneries
• Assistance en téléphonie de bureau
• eDiscovery pour enregistrer les appels, les messages vocaux et les SMS

+

• Rapport avancé (BigQuery)
• Régions de données (bientôt disponible)

Pré-requis Techniques

Google Voice pour entreprises est pris en charge par 3 systèmes d’exploitation informatiques :

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Il peut être disponible sur d’autres plateformes, mais sa fonctionnalité sera limitée.

Les navigateurs Web pris en charge sont :

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilité par régions

Google Voice pour Google Workspace n’est pas disponible dans tous les pays. Cependant, si vous n’avez pas trouvé le vôtre, vous pouvez toujours contacter votre administrateur pour obtenir des informations sur d’autres possibilités.

Pays pris en charge :

• Belgique
• Canada
• Danemark
• France
• Allemagne
• Irelande
• Italie
• Pays-Bas
• Portugal
• Espagne
• Suède (disponible pour les numéros de Stockholm, Malmö et Göteborg)
• Suisse
• Royaume-Uni
• États-Unis (à l’exception de l’Alaska, d’Hawaï, des territoires américains des Samoa américaines, de Guam, des îles Mariannes du Nord, de Porto Rico et des îles Vierges américaines)

Autres Informations Utiles

Bien sûr, Google Voice a ses fonctions de sécurité, cependant elles ne sont pas les plus avancées. Un exemple serait que les messages texte et les pièces jointes sont toujours cryptés avant d’être transférés au centre de données de Google.

Google Voice offre un service client 24/7, mais le type d’assistance dont vous pouvez bénéficier varie en fonction de votre forfait. Vous pouvez également recueillir des informations sur une plateforme communautaire ou des articles de la base de connaissances.

Enfin, une information très importante est que Google Voice ne prend pas en charge les appels d’urgence. Vous ne pouvez pas l’utiliser pour contacter le 911 (ou les numéros d’urgence correspondants en fonction de votre région).

10 Etapes pour Configurer Google Voice

Si vous obtenez un nouveau numéro Google Voice pour Google Workspace, la configuration demande beaucoup de temps et d’énergie.

Voici comment faire :

#1 Allez sur le site Web de Google Voice sur votre ordinateur et cliquez sur « Démarrer ».

#2 Connectez-vous à votre compte Google Workspace. Sans ce compte, vous ne pouvez pas utiliser l’extension Google Voice pour entreprise.

Si vous n’avez pas encore de compte Google Workspace, créez-en un. Mais gardez à l’esprit que les forfaits Google Workspace sont payants. Ils démarrent à $6 par utilisateur. C’est un coût supplémentaire distint de votre forfait Google Voice.

#3 Après vous être connecté, vous devez cliquez sur « Ajouter ou optimiser un abonnement ».

#4Dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Google Voice ». Choisissez parmi les forfaits de Base, Standard ou Premium.

#5Maintenant, cliquez sur « démarrer » – « Paiement » – « Commander »

#6 A ce stade, vous choisissez un emplacement principal ou secondaire.

#7Avant d’utiliser Google Voice pour entreprise, vous devez attribuer des licences à chaque membre de votre équipe.

#8 Nous en sommes maintenant au point où vous devez attribuer des indicatifs régionaux et des numéros de téléphone à vos employés. Ils peuvent choisir de garder leur propre numéro ou vous pouvez leur en fournir un nouveau.

#9Gardez à l’esprit que, comme mentionné ci-dessus, tous les forfaits de proposent pas d’option pour attribuer un numéro en dehors de votre région. Seul le forfait Premium le permet.

Dans le cas où vous voulez garder votre ancien numéro, vous devez en faire le portage vous-même. Passez une commande de portage et remplissez les détails pour lancer une demande.

#10Vos compte et numéro Google Voice sont à présent prêts. Vous pouvez installer des fonctions supplémentaires selon votre forfait.

Ensuite, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau système VoIP.

Les 5 Limitations Principales de Google Voice

À présent, vous comprenez probablement que Google Voice est une solution décente, utilisable par les petites équipes dans les petites entreprises qui ne nécessitent pas de systèmes VoIP robustes. Mais il a également des limitations significatives.

Il n’a pas nécessairement ce qui est essentiel pour gérer une entreprise établie, et voici pourquoi.

#1 Identification de l’Appelant non fiable

Google Voice dispose d’une fonction d’Identification de l’Appelant, mais c’est aussi l’un des outils que la plupart des gens ont signalé comme problématique. Pourquoi ? Les appels composés depuis le pavé tactile de votre téléphone utilisent votre identifiant personnel. Si vous voulez montrer votre numéro Google Voice, vous devez le faire strictement via l’application.

Un autre problème peut être la synchronisation des contacts avec d’autres systèmes, comme Hangouts. Il peut arriver que des appels entrants de contacts personnels n’apparaissent pas en tant que tels. Cela peut causer une confusion entre les appels professionnels et privés.

#2 Qualité d’Appel

La qualité audio de Google Voice n’est pas vraiment la meilleure du secteur. Il n’y a pas de qualité HD et l’audio dépend énormément d’une connexion Internet.

Si vous vous trouvez dans un endroit doté d’un réseau puissant, il ne devrait y avoir aucun problème et les appels sont généralement limpides. Mais la qualité des appels diffère d’un emplacement à un autre. Vous pouvez rencontrer des latences et des problèmes de connectivité.

#3 Manque d’Optimisation des Numéros de Téléphone

Nous avons mentionné ci-dessus que malgré le fait qu’il y ait une option pour choisir les codes indicatifs, obtenir des numéros de téléphone internationaux est assez délicat. Cela dépend énormément de votre emplacement et du forfait que vous choisissez.

Une autre fonction clé qui manque à Google Voice sont les numéros de téléphone gratuits (1-800). Ils sont importants, surtout pour les petites entreprises qui veulent permettre à leurs clients de les joindre sans payer des frais longue distance.

#4 Aucune Option Pour Lancer des Campagnes par SMS

Si vous voulez gérer une campagne marketing par SMS, vous ne réussirez probablement pas en utilisant Google Voice. Le service de messagerie texte est destiné uniquement aux conversations entre deux personnes.

Si vous avez besoin d’envoyer des SMS à une seule personne, Google Voice ne pose aucun problème. Mais vous ne pouvez pas envoyer des messages texte à plusieurs personnes en même temps. Par conséquent, lancer des promos ou des offres spéciales via des campagnes envoyées en masse par SMS n’est pas une option.

#5 Manque d’Intégrations Avancées de Gestion d’Entreprise

Lorsque vous gérez une entreprise, vous gérez sûrement beaucoup de tâches différentes. L’intégration de vos systèmes de gestion d’entreprise au sein d’une seule plateforme est un énorme avantage.

Google Voice a un certain niveau d’intégration, mais il est très limité. Il est par conséquent probable que pour beaucoup de tâches, vous devrez utiliser d’autres applications. Des exemples de telles tâches serait la gestion des commandes clients, le stockage d’informations clients ou les processus de paiement.

Cela rend votre travail inefficace, fastidieux et difficile, car vous devez faire beaucoup de choses manuellementqui pourraient autrement être automatisées.

Meilleure Alternative à Google Voice pour Entreprise

Il existe de nombreuses alternatives de qualité à Google Voice sur le marché. Nous aimerions vous présenter notre préférée.

Passez de Google Voice à CloudTalk

Soyons francs. Google Voice n’est tout simplement pas suffisant pour les entreprises qui se développent rapidement. Il est conçu pour les micro-entreprises qui ne prévoient pas de se développer.

Si vous avez pour ambition de grandir, vous devriez chercher des systèmes VoIP plus complets. Contrairement à Google Voice, CloudTalk grandit avec votre entreprise. Il vous permet de faire évoluer vos activités en s’adaptant aux besoins de votre entreprise.

Ainsi, il n’est pas nécessaire de perdre du temps et des ressources à changer de solution chaque fois que votre entreprise se développe à partir de l’ancienne.

Les super pouvoirs de CloudTalk :

Plus de 40 intégrations avancées : Alors que Google Voice n’intègre que les applis Google et les systèmes de base, CloudTalk collabore avec les meilleures plateformes de l’industrie.

Nos intégrations CRM, Helpdesk, E-commerce, Sales Automation, Business Intelligence et autres intégrations incluent HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk ou Zapier.

Outils d’automatisation : CloudTalk élimine les tâches répétitives grâce à des fonctionnalités de premier plan qui automatisent vos tâches quotidiennes.

Les options de routage avancées vous permettent de transférer vos appels selon des exigences prédéfinies. Par exemple, le routage automatique basé sur les compétences envoie un appel à un agent en particulier en fonction de son adéquation et de ces compétences requises par l’appelant.

CloudTalk offre aussi des outils comme le rappel automatique. S’il y a des appels téléphoniques sans réponse, CloudTalk peut rappeler automatiquement vos clients.

De plus, vous pouvez en savoir plus sur notre menu IVR complet à plusieurs niveaux ci-dessous.

Google propose un logiciel d’appel — CloudTalk est un logiciel d’appel : la principale source de revenus de Google provient de la publicité et de la monétisation des applications mobiles. Des systèmes comme Google Voice pour Entreprise ne sont donc pas leur objectif principal.

Mais CloudTalk ne vend pas seulement un produit. CloudTalk est un produit. Le logiciel est ce pour quoi notre entreprise vit et respire. Ainsi, nous l’entretenons constamment à la perfection.

Nos fonctions les plus puissantes :

Numéros de téléphone

• Numéros internationaux : Avec la fonction de numéros internationaux de CloudTalk, vous pouvez acquérir des numéros de téléphones de plus de 140 pays du monde. Si votre entreprise intervient dans plusieurs pays, chacun peut avoir son propre numéro (par ex. numéros américains pour les USA, numéros britaniques pour le Royaume-Uni, etc.). Cela vous permet de fournir à vos clients des services à partir de numéros familiers.
• Toll-free numbers: CloudTalk offers a green toll-free number (0800) or a blue number (0850). With toll-free numbers, your clients can call you for free or at very low rates, which gives you a significant competitive advantage.
• Portage de numéro : CloudTalk vous permet d’utiliser vos numéros de téléphone existants en les transférant vers CloudTalk rapidement et facilement (y compris les numéros internationaux).

Composeurs avancés

• Numéroteur intuitif : Cela augmente l’efficacité et le nombre d’appels que vous effectuez. Lorsqu’un agent est disponible, CloudTalk compose automatiquement le prochain appel en ligne.
• Numéroteur puissant :Créez des campagnes facilement avec les scripts d’appels et des sondages. Laissez vos agents se concentrer sur leurs prospects.
• Numéroteur intelligent : La fonction principale de CloudTalk crée automatiquement une liste de numéros et vous permet de tous les appeler en un clic.

Autres fonctions avancées

• IVR : Avec CloudTalk, vous pouvez créer un menu complet de Serveur Vocal Interactif (IVR) à multi-niveaux pour guider l’appelant à travers différentes options. Assurez-vous qu’ils sont toujours dirigés vers le bon service, agent ou groupe d’agents et qu’ils reçoivent des informations pertinentes par le biais de messages personnalisés.
• Fonction SMS : Vous pouvez automatiser votre flux de messages texte. Cela fait gagner du temps et facilite le travail de vos agents. Envoyez à vos client des messages SMS personnels ou des notifications générales.

Vous pensez que CloudTalk répond mieux à vos besoins, mais vous n’êtes toujours pas sûr ?

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