Google Voice para Empresas: como usar?

Se tem algo que sua empresa precisa, é de uma solução de chamadas VoIP realmente forte. Um estudo da American Express afirma que 75% dos clientes consideram as ligações telefônicas a maneira mais rápida de obter uma resposta das empresas. Escolher o sistema telefônico certo pode, portanto, fazer uma diferença significativa no seu desempenho. Existem muitas soluções no mercado, sendo uma delas o Google Voice. Neste artigo, apresentaremos todos os fundamentos do Google Voice para Workspace. Desde como funciona e como usá-lo até se é realmente o melhor sistema que você pode escolher.

Como usar o Google Voice para empresas

Vamos começar com uma breve introdução. O Google Voice é um serviço de telefonia VoIP. Você pode usá-lo para fazer e receber chamadas ou mensagens de negócios pela internet.

Este serviço foi lançado em 2009, por isso tem uma história bastante rica.

Mas vamos nos concentrar em como você pode usar o Google Voice para sua empresa. Como a solução é fácil de usar, é ideal para empresas menores. Se você possui uma, é uma maneira sólida de lidar com grandes volumes de chamadas e adicionar uma linha telefônica comercial à sua linha pessoal. Também não é necessário ter planos de operadora ou um hardware especial.

Além disso, o Google Voice se integra a várias plataformas úteis. Existem várias opções de interação disponíveis, mas, como você verá mais adiante, elas têm suas limitações.

Aqui estão 6 pontos sobre os motivos das empresas costumarem usar o Google Voice:

1 – Lidar com um grande volume de chamadas

2 – SMS e CRM

3 – Obter códigos de área diferentes

4 – Separar a privacidade das interações comerciais

5 – Mensagens instantâneas e chamadas de vídeo

6 – Redirecionando de chamadas para outro número

Agora, vamos falar sobre esses pontos com mais profundidade.

Lidando com um alto volume de chamadas

Nenhuma empresa pode se dar ao luxo de perder chamadas importantes. Isso resulta em perda de clientes, e perder clientes significa perder dinheiro. É aqui que os serviços VoIP, incluindo o Google Voice, são uma excelente ajuda.

Se você estiver indisponível no momento – em outra chamada ou fora do escritório – uma mensagem de voz pode ser facilmente redirecionada para um endereço de e-mail. O Google Voice envia todas as informações sobre as chamadas perdidas, bem como transcrições de mensagens de voz por e-mail, para a sua equipe correspondente. Isso pode economizar horas do seu valioso tempo.

Mensagens

As empresas usam mensagens com mais frequência do que você pode pensar. O Google Voice permite que você envie e receba SMS na sua conta. Você pode fazer isso na página do Google Voice, mas também diretamente nos aplicativos do seu smartphone ou laptop. Esses servem como mensagens de front-end.

Todas as mensagens são salvas no site e carregadas em um formato bem organizado no Gmail, o que facilita a pesquisa.

Vários códigos de área

Durante a inscrição no Google Voice, você pode selecionar seu novo número, incluindo uma ampla variedade de códigos de área. Não precisa ser um que corresponda à sua região. Você pode escolher qualquer área que você precisa para o seu negócio. Por exemplo, 212 para Nova York ou 415 para São Francisco.

Graças aos códigos de área, seus clientes atuais podem ligar para você diretamente no seu celular ou contatá-lo no mesmo telefone via Google Voice.

Proteja sua privacidade

Uma grande vantagem de muitos sistemas VoIP é que eles permitem que você oculte seu número de telefone pessoal dos seus contatos comerciais. Graças ao número do Google Voice, você pode ter todas as chamadas encaminhadas automaticamente para o seu celular pessoal sem perder a privacidade.

Você pode facilmente evitar que pessoas indesejadas tenham acesso ao seu número pessoal, bem como regular quando você recebe chamadas de negócios. Com o número do Google Voice, você também pode escolher o período de tempo em que as chamadas serão encaminhadas. As chamadas que chegam fora desse horário, por exemplo, fora do horário de funcionamento, são direcionadas para a mensagem de voz.

Mensagens instantâneas e chamadas de vídeo

Devido à integração do Google Voice e do Google Hangouts, o Google Voice adquiriu recursos de mensagens instantâneas e chamadas de vídeo. Esses serviços são oferecidos gratuitamente em vários países, porém com diversas restrições. Por exemplo, as chamadas para um determinado número podem incorrer em uma pequena taxa, como 0,01 USD por minuto.

Os usuários do Hangout podem fazer videoconferências gratuitascom outros usuários do Hangouts. No entanto, para que a chamada seja gratuita, ela é restrita a um máximo de 10 participantes. Se você tiver uma conta do Google Apps para Workspace, o limite aumenta para 15 pessoas.

Portanto, se você deseja uma ferramenta para um público maior, você pode considerar uma solução VoIP mais complexa para videoconferência. Uma que seja adequada para empresas de médio e grande porte. Por exemplo, confira nosso Software de Teleconferência CloudTalk.

Redirecionar chamadas para outros números

Mesmo que sua equipe atualmente seja pequena, é claro que existe a possibilidade de você crescer muito. Isso pode acontecer mais rápido do que você espera. Ter a capacidade de distribuir suas chamadas recebidas é algo que pode se tornar muito importante para você no futuro.

Como muitas soluções VoIP, o Google Voice permite redirecionar chamadas para vários números de telefone. Você pode, portanto, compartilhar o mesmo número de telefone em várias plataformas e permitir que sua equipe compartilhe a responsabilidade de atender chamadas telefônicas com seus próprios dispositivos separados.

No entanto, há uma desvantagem. Configurar esse recurso pode ser demorado. Ele é gerenciado por meio do dashboard de admin do Google Workspace. Além disso, um administrador de TI precisa configurar números vinculados e verificá-los com um código de 6 dígitos.

Como o Google Voice funciona?

Entender como o sistema VoIP desejado funciona é crucial para tomar uma decisão informada. É por isso que agora analisaremos detalhadamente como o Google Voice funciona.

Fundamentos

Para usar o Google Voice, você precisará de um dispositivo com conexão estável à internet, como um smartphone, tablet, laptop ou computador de mesa. Funciona através de wi-fi e plano de dados, para que você possa se conectar enquanto está fora de casa ou do trabalho. Nenhum hardware é necessário, embora você possa usar fones de ouvido.

Além dos recursos mencionados, o Google Voice para empresas pode fornecer um novo número, mas também oferece a portabilidade de número.

Integrações

Em comparação com outros softwares SaaS, a paleta de integração do Google Voice não é tão rica. Enquanto o CloudTalk se integra a quase 40 soluções líderes do setor (HubSpot, Salesforce, Zapier e mais), o Google Voice combina principalmente com outros serviços do Google, como Calendário, Gmail, Drive ou o Hangouts mencionado acima. Também é compatível com um sistema de hardware de videoconferência de desktop baseado em computador pessoal da Polycom.

Além disso, você também pode usar o software Smith, que oferece uma opção de bate-papo ao vivo ou uma recepcionista virtual.

Devemos mencionar que o Google Voice também oferece um aplicativo mobile que pode ser sincronizado entre dispositivos. Portanto, você e sua equipe podem acessar o Google Voice de qualquer lugar. O aplicativo é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android.

Google Voice: uso pessoal vs. comercial

Esses dois diferem tremendamente. O plano pessoal do Google Voice é totalmente gratuito, mas você “recebe pelo que paga”. Não é adequado para uma empresa com mais de 2 pessoas, pois os recursos são altamente limitados.

Adquirir mais de um número é um processo complicado. Basicamente, tudo o que o Google Voice para uso pessoal oferece é um número de telefone gratuito adequado para ligar, enviar mensagens de texto e usar a mensagem de voz. É isso.

Ao contrário do Google Voice para empresas, não há recursos de produtividade, automação ou colaboração em equipe, como encaminhamento de chamadas, transcrições de mensagens de voz para e-mail ou código de área.

Planos e preços

O Google Voice para Empresas oferece três planos pagos.

Aqui está uma visão geral:

Iniciante

Preço: 10 USD por usuário/por mês

Este plano suporta até 10 usuários e até 10 locais domésticos.

Não há locais internacionais envolvidos no preço.

Recursos suportados:

• Chamadas gratuitas para os EUA de qualquer país
• Chamadas gratuitas para o Canadá dos EUA
• SMS ilimitado nos EUA
• Compatibilidade com Google Fi
• Transcrição de mensagens de voz
• Suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Integração com o Google Agenda
• Integração com o Google Meet
• Aplicativos mobile: Android & iOS
• Aplicativo da Web
• Acordo de Nível de Serviço (SLA)
• Relatórios de uso e atividade
• Encaminhamento de chamadas

Standard

Preço: 20 USD por usuário/por mês

O plano Standard envolve um número ilimitado de usuários, bem como localizações domésticas ilimitadas.

Não há locais internacionais envolvidos neste plano.

Recursos suportados:

• Chamadas gratuitas para os EUA de qualquer país
• Chamadas gratuitas para o Canadá dos EUA
• SMS ilimitado nos EUA
• Compatibilidade com Google Fi
• Transcrição de mensagens de voz
• Suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Integração com o Google Agenda
• Integração com o Google Meet
• Aplicativos mobile: Android & iOS
• Aplicativo da Web
• Acordo de Nível de Serviço (SLA)
• Relatórios de uso e atividade
• Encaminhamento de chamadas

+

• Atendente automático multinível
• Grupos de toque
• Suporte telefônico de mesa
• eDiscovery para registros de chamadas, mensagens de voz e SMS

Premier

Preço: 30 USD por usuário/por mês

Como o plano mais caro, o premier oferece um número ilimitado de usuários, locais domésticos e internacionais.

Recursos suportados:

• Chamadas gratuitas para os EUA de qualquer país
• Chamadas gratuitas para o Canadá dos EUA
• SMS ilimitado nos EUA
• Compatibilidade com Google Fi
• Transcrição de mensagens de voz
• Suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Integração com o Google Agenda
• Integração com o Google Meet
• Aplicativos mobile: Android & iOS
• Aplicativo da Web
• Acordo de Nível de Serviço (SLA)
• Relatórios de uso e atividade
• Encaminhamento de chamadas
• Atendente automático multinível
• Grupos de toque
• Suporte telefônico de mesa
• eDiscovery para registros de chamadas, mensagens de voz e SMS

+

• Relatórios avançados (BigQuery)
• Regiões de dados (em breve)

Requisitos técnicos

O Google Voice para empresas é compatível com três sistemas operacionais de computador:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Pode estar disponível em outras plataformas, mas sua funcionalidade será limitada.

Os navegadores da web suportados são:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilidade por regiões

O Google Voice para Google Workspace não está disponível em todos os países. No entanto, se você não encontrou o seu, ainda pode entrar em contato com seu administrador para obter informações sobre outras possibilidades.

Países suportados:

• Bélgica
• Canadá
• Dinamarca
• França
• Alemanha
• Irlanda
• Itália
• Holanda
• Portugal
• Espanha
• Suécia (disponível para números de Estocolmo, Malmö e Göteborg)
• Suíça
• Reino Unido
• Estados Unidos (excluindo Alasca, Havaí, territórios americanos da Samoa Americana, Guam, Ilhas Marianas do Norte, Porto Rico e Ilhas Virgens Americanas)

Outras informações úteis

O Google Voice, é claro, tem seus recursos de segurança, embora não sejam os mais avançados. Um exemplo seria que as mensagens de texto e anexos são sempre criptografados antes de serem transferidos para o data center do Google.

O Google Voice oferece atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, mas o tipo de suporte que você pode obter varia de acordo com seu plano de assinatura. Você também pode coletar informações em um hub da comunidade ou em artigos da base de conhecimento.

Por último, uma informação muito importante é que o Google Voicenão suporta chamadas de emergência. Você não pode usá-lo para entrar em contato com o 911 (ou números de emergência correspondentes com base na sua região).

10 passos para configurar o Google Voice

Se você obtiver um novo número do Google Voice para o Google Workspace, a configuração exigirá bastante tempo e energia.

Aqui está como fazer:

1 – Acesse o site do Google Voice no seu computador e clique em “Começar”.

2 – Faça login na sua conta do Google Workspace. Sem essa conta, você não pode usar a extensão do Google Voice para empresas.

Se você ainda não tem uma conta do Google Workspace, crie uma. Mas lembre-se de que os planos do Google Workspace são pagos. Eles começam em 6 USD por usuário. Este é um custo adicional separado do seu plano do Google Voice.

3 – Depois de fazer login, você precisa clicar em “Adicionar ou fazer upgrade da assinatura”.

4 – Na barra lateral esquerda, clique em “Google Voice”. Escolha entre os planos Starter, Standard ou Premier mencionados.

5 – Agora clique em “Começar” – “Checkout” – “Fazer pedido”.

6 – Neste ponto, você escolhe um local primário ou secundário.

7 – Antes de usar o Google Voice para empresas, você precisa atribuir licenças a cada membro da sua equipe.

8 – Agora chegamos ao ponto em que você precisa atribuir códigos de área e números de telefone aos seus funcionários. Eles podem optar por manter seu próprio número ou você pode fornecer um novo.

9 – Lembre-se de que, como mencionamos acima, nem todos os planos oferecem a opção de atribuir um número fora da sua região de origem. Apenas um plano Premium permite isso.

Caso você queira manter seu número antigo, você mesmo precisa fazer a portabilidade. Inicie um pedido de portabilidade e preencha os detalhes para iniciar uma solicitação.

10 – Sua conta e número do Google Voice estão prontos. Você pode configurar recursos adicionais de acordo com seu plano.

Depois, você pode começar a usar seu novo sistema VoIP.

5 limitações mais significativas do Google Voice

Neste ponto, você provavelmente já entendeu que o Google Voice é uma solução decente, utilizável para pequenas equipes em pequenas empresas que não exigem sistemas VoIP robustos. No entanto, também tem limitações significativas.

Ele não tem necessariamente o que é crítico para administrar um negócio estabelecido, e aqui está o motivo.

1 – Identificação de chamadas não confiável

O Google Voice possui um recurso de identificação de chamadas, mas também é uma das ferramentas que a maioria das pessoas relatou como problemática. Por quê? As chamadas discadas do touchpad do telefone usam seu ID pessoal. Se você quiser mostrar seu número do Google Voice, precisa fazê-lo estritamente por meio do aplicativo.

Outro problema pode ser a sincronização de contatos com outros sistemas, como o Hangouts. Pode acontecer que as chamadas recebidas de contatos pessoais não apareçam como tal. Isso pode causar confusão entre chamadas comerciais e privadas.

2 – Qualidade da chamada

O áudio do Google Voice não é o melhor do setor. Não tem qualidade HD e depende extremamente de uma conexão com a internet.

Se você estiver em um local com uma rede forte, não deve haver problemas e as chamadas geralmente são claras. No entanto, a qualidade da chamada difere de local para local. Você pode enfrentar problemas de latência e conectividade.

3 – Falta de otimização do número de telefone

Mencionamos acima que, embora exista a opção de escolher códigos de área, obter números de telefone internacionais é um negócio complicado. Depende muito da sua localização e do plano que você escolher.

Outro recurso importante que falta ao Google Voice são os números mobile gratuitos (1-800). Estes recursos são importantes, principalmente para pequenas empresas que desejam permitir que seus clientes os alcancem sem pagar uma taxa de longa distância.

4 – Nenhuma opção para lançar campanhas de mensagens de texto

Se você deseja executar uma campanha de marketing por SMS, provavelmente não terá sucesso usando o Google Voice. O serviço de mensagens de texto destina-se exclusivamente a conversas entre duas pessoas.

Se você precisar enviar mensagens de texto 1-on-1, o Google Voice não terá problemas. No entanto, você não pode usar textos mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Portanto, lançar promoções ou ofertas especiais por meio de campanhas de SMS distribuídas em massa não é uma opção.

5 – Falta de integrações avançadas de gerenciamento de negócios

Ao administrar uma empresa, você certamente está gerenciando muitas tarefas diferentes. Ter seus sistemas de gestão de negócios integrados em uma plataforma é uma grande vantagem.

O Google Voice tem um certo nível de integração, mas é muito limitado. Portanto, é provável que, para muitas tarefas, você precise usar outros aplicativos. Exemplos de tais tarefas seriam gerenciar pedidos de clientes, armazenar informações de clientes ou processamento de pagamentos.

Isso torna seu trabalho ineficiente, cansativo e difícil, pois você precisa fazer muitas coisas manualmente que poderiam ser automatizadas.

Melhor alternativa ao Google Voice para Empresas

Existem muitas alternativas de qualidade para o Google Voice no mercado. Gostaríamos de apresentá-lo ao nosso favorito.

Altere do Google Voice para o CloudTalk

Sejamos sinceros. O Google Voicesimplesmente não é suficiente para empresas que estão crescendo rapidamente. Ele foi desenvolvido para microempresas que não planejam se expandir.

Se você tem a ambição de se tornar grande, talvez queira procurar por sistemas VoIP mais complexos. Ao contrário do Google Voice, o CloudTalk cresce com sua empresa. Ele permite que você dimensione suas atividades adaptando-se às suas necessidades de negócios.

Assim, não tem necessidade de perder tempo e recursos em soluções de mudançacada vez que seu negócio crescer.

Os superpoderes do CloudTalk:

Mais de 40 integrações avançadas: enquanto o Google Voice se integra apenas com aplicativos e sistemas básicos do Google, o CloudTalk colabora com as principais plataformas do setor.

Nosso CRM, Helpdesk, E-commerce, Automação de Vendas, Business Intelligence e outras integrações incluem HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk ou Zapier.

Ferramentas de automação: CloudTalk elimina tarefas repetitivas por recursos de primeira linha que automatizam suas tarefas diárias.

As opções avançadas de roteamento permitem que você roteie suas chamadas de acordo com os requisitos predefinidos. Por exemplo, o roteamento baseado em habilidades envia automaticamente uma chamada para um atendente específico com base na sua adequação e habilidades exigidas por quem ligou.

CloudTalk também oferece ferramentas como retorno de chamada automático. Se houver chamadas telefônicas não atendidas, o CloudTalk pode ligar automaticamente de volta para seus clientes.

Além disso, você pode ler sobre nosso complexo menu URA multinível abaixo.

O Google oferece software de chamadas — CloudTalk é um software de chamadas: a principal fonte de receita do Google vem da publicidade e da monetização de aplicativos mobile. Sistemas como o Google Voice para Empresa não são, portanto, seu foco principal.

No entanto, CloudTalk não vende apenas um produto. CloudTalk é um produto. O software é o que nosso negócio vive e respira. Assim, continuamos constantemente nutrindo-o com perfeição.

Nossos recursos mais fortes:

Números de telefone

• Números internacionais: com o recurso de números internacionais do CloudTalk, você pode adquirir números de telefone de mais de 140 países ao redor do mundo. Se a sua empresa opera em vários países, cada um pode ter seu próprio número de telefone (por exemplo, números dos EUA nos EUA, números britânicos no Reino Unido, etc.). Isso permite que você forneça aos seus clientes com serviços de números familiares.
• Toll-free numbers: CloudTalk offers a green toll-free number (0800) or a blue number (0850). With toll-free numbers, your clients can call you for free or at very low rates, which gives you a significant competitive advantage.
• Portabilidade de número: CloudTalk permite que você use seus números de telefone existentes ao fazer a portabilidade para o CloudTalk de maneira rápida e fácil (incluindo números internacionais).

Discadores avançados

• Discador preditivo: aumenta a eficiência e o número de chamadas que você faz. Quando um atendente está disponível, o CloudTalk disca automaticamente a próxima chamada da fila.
• Power dialer: crie campanhas facilmente com scripts de chamada e pesquisas. Deixe seus atendentes se concentrarem nos seus clientes em potencial.
• Discador inteligente: o principal recurso do CloudTalk compila automaticamente uma lista de números e permite que você ligue para eles com um único clique.

Outros recursos avançados

• URA: com o CloudTalk, você pode criar um menu complexo de Unidades de Respostas Audíveis (URA) de vários níveis para orientar quem ligou por diferentes opções. Certifique-se de que eles sejam sempre direcionados ao departamento, atendente ou grupo de atendentes correto e que estejam recebendo informações relevantes por meio de mensagens personalizadas.
• Recurso SMS: você pode automatizar seu fluxo de mensagens de texto. Economiza tempo e facilita o trabalho dos seus atendentes. Envie mensagens SMS pessoais ou notificações gerais aos seus clientes.

Você acha que o CloudTalk se adapta melhor às suas necessidades, mas ainda não tem certeza?

Agende uma demo individual. Você receberá um tour totalmente personalizado pelo sistema com um de nossos especialistas em sucesso do cliente.