Realita Google Voice v roku :Prehľad funkcií, cien a výhod

RÝCHLE ZHRNUTIE

Dnes sa pozrieme na službu Google Voice vrátane jej funkcií, cien a výhod. A čo je najdôležitejšie, odpovieme na otázku – oplatí sa za ňu platiť?

Čo je Google Voice?

Služba Google Voice, ktorá bola prvýkrát spustená v roku 2009, je jednou z najstarších platforiem na volanie cez VoIP (Voice over Internet Protocol) na súčasnom trhu. Inými slovami, umožňuje vám uskutočňovať hovory a posielať správy cez internet z akéhokoľvek kompatibilného inteligentného zariadenia.

Podobne ako iné riešenia v oblasti softvéru pre kalcentrá, nevyžaduje na svoje používanie paušál u operátora ani špeciálny hardvér. Google na svojej stránke prezentuje riešenia pre startupy, malé a stredné podniky, korporácie a iné, špecifickejšie odvetvia.

Vzhľadom na jednoduché sprevádzkovanie, dostupnú cenu a obmedzený počet funkcií je však najvhodnejší pre potreby menších spoločností s relatívne nízkymi nárokmi na prichádzajúce (podpora a servis) a odchádzajúce (predaj) operácie.

Ak vás zaujíma, ako presne funguje Google Voice pre rastúce tímy, v podstate premení vaše existujúce zariadenia pripojené k internetu na jednotnú firemnú linku, hoci mu chýba pokročilé smerovanie, ktoré moderné oddelenia predaja a podpory vyžadujú.

Na čo firmy využívajú Google Voice?

Tu je 6 hlavných prípadov použitia:

#1 Spracovanie vysokého objemu hovorov

#2 SMS správy a CRM

#3 Získanie rôznych predvolieb oblastí

#4 Oddelenie súkromia od pracovnej komunikácie

#5 Instant messaging a videohovory

#6 Presmerovanie hovorov na iné čísla

Teraz si o týchto bodoch povieme podrobnejšie.

Spracovanie vysokého objemu hovorov

Žiadna firma si nemôže dovoliť zmeškať dôležité hovory. Vedie to k strate zákazníkov a strata zákazníkov znamená stratu peňazí. V tomto smere sú VoIP služby, vrátane Google Voice, skvelým pomocníkom.

Ak ste momentálne nedostupný – telefonujete na inej linke alebo ste mimo kancelárie – hlasovú schránku možno jednoducho presmerovať na e-mailovú adresu. Google Voice potom odošle všetky informácie o zmeškaných hovoroch, ako aj e-mailové prepisy hlasových správ, vášmu tímu. To vám môže ušetriť hodiny drahocenného času.

Posielanie správ

Firmy využívajú posielanie správ častejšie, než sa na prvý pohľad zdá. Google Voice vám umožňuje prijímať a odosielať SMS na váš účet. Môžete tak robiť zo stránky Google Voice, ale aj priamo zo svojho smartfónu alebo aplikácií v notebooku. Tie slúžia ako klientske rozhranie pre správy.

Všetky správy sa potom ukladajú na webovej stránke a v dobre organizovanom formáte sa nahrávajú do Gmailu, vďaka čomu sa v nich ľahko vyhľadáva.

Rôzne predvoľby oblastí

Počas registrácie do Google Voice si môžete vybrať svoje nové číslo vrátane širokej škály predvolieb. Nemusí to byť predvoľba, ktorá zodpovedá vášmu regiónu. Môžete si vybrať akúkoľvek oblasť, ktorú potrebujete pre svoje podnikanie. Napríklad 212 pre New York alebo 415 pre San Francisco.

Vďaka predvoľbám vám môžu vaši súčasní zákazníci volať priamo na váš mobilný telefón alebo vás kontaktovať na tom istom telefóne cez Google Voice.

Chráňte svoje súkromie

Veľkou výhodou mnohých VoIP systémov je, že vám umožňujú skryť vaše osobné telefónne číslo pred vašimi obchodnými kontaktmi. Vďaka číslu Google Voice môžete mať všetky hovory automaticky presmerované na osobný mobil bez straty súkromia.

Môžete sa tak ľahko vyhnúť tomu, aby neželané osoby získali prístup k vášmu osobnému číslu, a zároveň môžete regulovať, kedy budete prijímať pracovné hovory. S telefónnym číslom Google Voice si môžete vybrať aj časový rámec, v ktorom sa hovory presmerujú. Hovory, ktoré prichádzajú mimo tohto časového rámca, napríklad po pracovnej dobe, sú smerované do hlasovej schránky.

Instant messaging a videohovory

Vďaka integrácii služieb Google Voice a Google Hangouts získala služba Google Voice možnosti okamžitých správ a videochatu. Tieto služby sú v niekoľkých krajinách ponúkané bezplatne, avšak s viacerými obmedzeniami. Napríklad hovory na určité čísla môžu byť spoplatnené malým poplatkom, napríklad €0.01 za minútu.

Používatelia služby Hangouts môžu uskutočňovať bezplatné videokonferencie s ostatnými používateľmi Hangouts. Aby však bol hovor bezplatný, je obmedzený na maximálne 10 účastníkov. Ak máte účet Google Apps for Work, limit sa zvyšuje na 15 osôb.

Ak teda chcete nástroj pre väčšie publikum, mali by ste zvážiť komplexnejšie VoIP riešenie pre videokonferencie. Také, ktoré je vhodné pre stredné a väčšie firmy. Pozrite si napríklad náš CloudTalk softvér pre konferenčné hovory.

Presmerovanie hovorov na iné čísla

Aj keď je váš tím momentálne malý, existuje samozrejme možnosť, že sa časom výrazne rozrastie. Môže sa to stať rýchlejšie, než očakávate. Možnosť distribúcie prichádzajúcich hovorov je niečo, čo pre vás môže byť v budúcnosti veľmi dôležité.

Podobne ako mnohé iné VoIP riešenia, aj Google Voice umožňuje presmerovať hovory na viacero telefónnych čísel. Môžete tak zdieľať rovnaké telefónne číslo na viacerých platformách a nechať svoj tím zdieľať zodpovednosť za prijímanie hovorov na ich vlastných samostatných zariadeniach.

Má to však jednu nevýhodu. Nastavenie tejto funkcie môže byť časovo náročné. Spravuje sa cez administračný panel Google Workspace. Správca IT navyše musí nastaviť prepojené čísla a overiť ich pomocou 6-miestneho kódu.

Ako funguje Google Voice?

Google Voice funguje cez internet – nepotrebujete žiadny hardvér. Môžete uskutočňovať hovory, posielať správy a spravovať hlasovú schránku z akéhokoľvek zariadenia s Wi-Fi alebo dátami.

Pozrime sa teraz podrobne na to, ako Google Voice funguje.

Základy

Na používanie Google Voice budete potrebovať zariadenie so stabilným internetovým pripojením, napríklad smartfón, tablet, notebook alebo stolný počítač. Funguje cez Wi-Fi a dátový paušál, takže sa môžete pripojiť aj počas dochádzania do práce. Nie je potrebný žiadny hardvér, hoci môžete používať slúchadlá.

Okrem spomínaných funkcií vám môže Google Voice pre firmy poskytnúť nové číslo, ale ponúka aj prenos čísla.

Integrácie

V porovnaní s inými SaaS softvérmi nie je ponuka integrácií Google Voice taká bohatá. Zatiaľ čo CloudTalk sa integruje s takmer 40 poprednými riešeniami v odvetví (HubSpot, Salesforce, Zapier a ďalšie), Google Voice sa páruje najmä s inými službami Google, ako sú Kalendár, Gmail, Disk alebo spomínaný Hangouts. Je tiež kompatibilný s hardvérovým systémom pre videokonferencie Polycom pre stolné počítače.

Okrem toho môžete využiť aj softvér Smith, ktorý ponúka možnosť živého chatu alebo virtuálnej recepčnej.

Google Voice: Osobné vs. firemné použitie

Tieto dve verzie sa nesmierne líšia. Osobný plán Google Voice je úplne zadarmo, avšak platí tu pravidlo, že „dostanete to, za čo si zaplatíte“. Pre firmu, ktorá má viac ako dvoch ľudí, nie je vhodný, keďže jeho funkcie sú výrazne obmedzené.

Získanie viac než jedného čísla je komplikovaný proces. V podstate všetko, čo vám Google Voice na osobné účely poskytne, je bezplatné telefónne číslo vhodné na volanie, písanie správ a používanie hlasovej schránky. To je všetko.

Na rozdiel od Google Voice pre firmy tu nie sú žiadne funkcie pre produktivitu, automatizáciu ani tímovú spoluprácu, ako napríklad presmerovanie hovorov, prepis hlasových správ do e-mailu alebo voľba predvoľby oblasti.

Zatiaľ čo štandardné číslo Google Voice postačuje na základné textové správy a občasné volania, vyťažené tímy rýchlo narazia na limity jeho obmedzeného súboru funkcií.

Je Google Voice pre firmy zadarmo?

Google Voice pre firmy nie je zadarmo. Zatiaľ čo osobná verzia ponúka bezplatné americké číslo na základné použitie, firemné tímy si musia zakúpiť predplatné služby Google Workspace (od €6/používateľ/mesiac) spolu s vyhradeným biznis plánom Google Voice (od €10/používateľ/mesiac).

Google Voice: Osobné vs. firemné

Kliknutím na jednotlivé sekcie preskúmajte rozdiely medzi osobnými a firemnými plánmi Google Voice.

Podrobný cenník Google Voice Business

Rozbaľte sekcie, ktoré vás zaujímajú, aby ste pochopili, ako funguje oceňovanie služby Google Voice pre firemné plány.

Technické požiadavky

Službu Google Voice pre firmy podporujú 3 počítačové operačné systémy:

• Chrome OS
• macOS
• Microsoft Windows

Môže byť dostupná aj na iných platformách, ale jej funkčnosť bude obmedzená. 

Podporované webové prehliadače sú:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Dostupnosť podľa regiónov

Google Voice pre firmy je k dispozícii len v niekoľkých krajinách Severnej Ameriky a Európy. Bezplatná verzia je dostupná iba v USA. 

Podporované krajiny (z centra podpory Google): 

• Belgicko
• Kanada
• Dánsko
• Francúzsko
• Nemecko
• Írsko
• Taliansko
• Holandsko
• Portugalsko
• Španielsko
• Švédsko (dostupné pre čísla v Štokholme, Malmö a Göteborgu)
• Švajčiarsko
• Veľká Británia
• USA (okrem Aljašky, Havaja, amerických území Americká Samoa, Guam, Severné Mariány, Portoriko a Americké Panenské ostrovy)

Ďalšie užitočné informácie

Google Voice, samozrejme, má svoje bezpečnostné funkcie, hoci tie nepatria medzi najpokročilejšie. Príkladom je, že textové správy a prílohy sú pred prenosom do dátového centra spoločnosti Google vždy šifrované. 

Google Voice ponúka zákaznícky servis 24/7, no typ podpory, ktorú môžete získať, sa líši v závislosti od vášho plánu predplatného. Informácie môžete čerpať aj z komunitného fóra alebo článkov v databáze znalostí.

Na záver jedna veľmi dôležitá informácia – Google Voice nepodporuje tiesňové volania. Nemôžete ho použiť na kontaktovanie linky 911 (alebo príslušných tiesňových čísiel podľa vášho regiónu).

Ako nastaviť Google Voice v 10 krokoch

Ak si zaobstaráte nové číslo Google Voice pre Google Workspace, nastavenie si vyžaduje pomerne veľa času a energie. 

Tu je návod, ako na to:

 #1 Prejdite na webovú stránku Google Voice v počítači a kliknite na „Get Started“ (Začať). 

 #2 Prihláste sa do svojho účtu Google Workspace. Bez tohto účtu nemôžete používať Google Voice ako firemné rozšírenie. 

Ak ešte nemáte účet Google Workspace, vytvorte si ho. Majte však na pamäti, že plány Google Workspace sú spoplatnené. Začínajú na sume €6 na používateľa. Ide o dodatočný náklad, ktorý je oddelený od vášho plánu Google Voice. 

#3 Po prihlásení musíte kliknúť na „Add or upgrade subscription“ (Pridať alebo inovovať predplatné).

#4 V ľavom bočnom paneli kliknite na „Google Voice“. Vyberte si zo spomínaných plánov Starter, Standard alebo Premier. 

#5 Teraz kliknite na „get started“ (začať) – „Checkout“ (Pokladňa) – „Place Order“ (Odoslať objednávku).

#6 V tomto kroku si vyberiete primárnu alebo sekundárnu polohu. 

#7 Pred spustením služby Google Voice pre firmy musíte priradiť licencie jednotlivým členom svojho tímu.

#8 Teraz sme sa dostali k bodu, kedy musíte priradiť predvoľby a telefónne čísla svojim zamestnancom. Môžu sa rozhodnúť ponechať si svoje vlastné číslo, alebo im môžete poskytnúť nové. 

#9 Majte na pamäti, že ako sme uviedli vyššie, nie každý plán ponúka možnosť priradiť číslo mimo vášho domovského regiónu. Umožňuje to iba plán Premier.

V prípade, že si chcete ponechať staré číslo, musíte si ho preniesť sami. Vytvorte objednávku na prenos a vyplňte potrebné údaje na odoslanie žiadosti. 

#10 Váš účet a číslo Google Voice sú teraz pripravené. Môžete si nastaviť ďalšie funkcie podľa svojho plánu. 

Následne môžete začať používať svoj nový VoIP systém. 

Čo je najväčšou nevýhodou Google Voice?

Hlavnou nevýhodou Google Voice je absencia pokročilého smerovania hovorov, analýz v reálnom čase a natívnych integrácií mimo ekosystému Google. Je navrhnutý skôr pre základnú komunikáciu než pre veľkoobjemový predaj alebo podporu, čo znamená, že rastúcim tímom rýchlo prestane stačiť kvôli chýbajúcim funkciám, ako je smerovanie na základe zručností či konverzačná inteligencia.

Najvýznamnejšie obmedzenia Google Voice

Najlepšia alternatíva ku Google Voice: CloudTalk

Pri porovnávaní služby Google Voice so špecializovaným softvérom na telefonovanie s umelou inteligenciou musia rozhodujúce osoby zvážiť okamžitú úsporu nákladov oproti dlhodobým únikom výnosov spôsobeným zmeškanými hovormi a chýbajúcou analytikou. Povedzme si to na rovinu. Google Voice môže mať problém udržať krok s firmami, ktoré rýchlo rastú. Je navrhnutý pre mikropodniky, ktoré neplánujú expandovať. Našťastie je na trhu k dispozícii dostatok iných vysokokvalitných alternatív ku Google Voice.

Ak máte ambíciu rásť, mali by ste sa poobzerať po komplexnejších VoIP systémoch. Na rozdiel od Google Voice sa CloudTalk rozvíja spolu s vašou spoločnosťou. Umožňuje vám škálovať vaše aktivity prispôsobením sa vašim obchodným potrebám.

Vďaka tomu nemusíte strácať čas a prostriedky na zmenu riešenia zakaždým, keď vaša firma vyrastie z toho starého.

Google Voice pre firmy vs. CloudTalk: Porovnanie cien

Ako prejsť z Google Voice na CloudTalk

Ak ste sa rozhodli, že CloudTalk bude vaším hlavným nástrojom na telefonovanie, stačí si vybrať plán, kontaktovať náš sales tím, zrušiť staré predplatné (ak ste používali iný nástroj) a o zvyšok sa postaráme my. Celý proces prebieha takto:

1. Začnite stratégiou: Naplánujte si krátky, 15-minútový strategický hovor s naším tímom, kde nám predstavíte svoju spoločnosť a konkrétne potreby.
2. Pozrite si ho v akcii: Zúčastnite sa na ukážke produktu (demo), kde vám naši odborníci predstavia celý systém, ako aj funkcie špeciálne prispôsobené pre vás.
3. Nastavte si profil: Náš tím vám pomôže nastaviť váš prvý profil a pripraví vás na implementáciu softvéru.
4. Stiahnite si aplikáciu: Stiahnite si aplikáciu CloudTalk Phone do vybraného zariadenia (Windows, Android, iOS), prihláste sa a začnite objavovať riešenie.
5. Migrácia dát: Počas nasledujúcich dní CloudTalk nastaví profily pre vašich manažérov, supervízorov a operátorov a takisto prenesie všetky existujúce dáta z predchádzajúceho nástroja (kontakty, čísla, štatistiky call centra atď.).
6. Záruka spokojnosti: Začnite zaškoľovať svojich používateľov do systému CloudTalk s plnou podporou našich expertov 24/7 a začnite telefonovať! 

Prípadne si môžete CloudTalk najskôr sami vyskúšať vďaka našej bezplatnej skúšobnej verzii. Na 14 dní je úplne zadarmo. Môžete si vyskúšať akýkoľvek balík služieb a spoznať systém dopodrobna. Po dvoch týždňoch sa jednoducho rozhodnete, či si ho zakúpite, alebo pôjdete ďalej – je to jednoduché!