La realtà di Google Voice nel :panoramica di funzionalità, costi e vantaggi

RIASSUNTO RAPIDO

Oggi analizziamo Google Voice, incluse le sue funzionalità, i costi e i vantaggi. E soprattutto, rispondiamo alla domanda: vale davvero la pena spendere questi soldi?

Cos'è Google Voice?

Lanciato per la prima volta nel 2009, Google Voice è una delle piattaforme di chiamata VoIP (Voice over Internet Protocol) più datate sul mercato. In altre parole, ti permette di effettuare chiamate e inviare messaggi via internet da qualsiasi dispositivo smart compatibile.

Come altre soluzioni nel settore dei software per call center, non richiede un piano telefonico o hardware speciali per essere utilizzato. Sul suo sito, Google propone soluzioni per startup, PMI, grandi aziende e altri settori specifici.

Tuttavia, considerando la sua semplicità di configurazione, i prezzi convenienti e il numero limitato di funzionalità, è più adatto a soddisfare le esigenze di piccole imprese con requisiti relativamente bassi per le operazioni inbound (supporto e assistenza) e outbound (vendite).

Se ti stai chiedendo esattamente come funziona Google Voice per i team in crescita, in sostanza trasforma i tuoi dispositivi connessi a internet in una linea aziendale unificata, anche se manca del routing avanzato richiesto dai moderni reparti di vendita e supporto.

Per cosa usano Google Voice le aziende?

Ecco i 6 principali casi d'uso:

#1 Gestione di un volume elevato di chiamate

#2 Messaggi SMS e CRM

#3 Ottenere prefissi diversi

#4 Separare la privacy dalle interazioni di lavoro

#5 Messaggistica istantanea e videochiamate

#6 Reindirizzare le chiamate verso altri numeri

Ora approfondiamo questi punti nel dettaglio.

Gestione di un volume elevato di chiamate

Nessuna azienda può permettersi di perdere chiamate importanti. Questo si traduce in una perdita di clienti, e perdere clienti significa perdere denaro. È qui che i servizi VoIP, incluso Google Voice, sono di grande aiuto.

Se al momento non sei disponibile (perché sei impegnato in un'altra chiamata o fuori ufficio), un messaggio vocale può essere facilmente reindirizzato a un indirizzo email. Google Voice invia quindi tutte le informazioni sulle chiamate perse, insieme alle trascrizioni via email dei messaggi vocali, al tuo team. Questo può farti risparmiare ore di tempo prezioso.

Messaggistica

Le aziende usano i messaggi più spesso di quanto sembri. Google Voice ti permette di inviare e ricevere SMS sul tuo account. Puoi farlo dalla pagina di Google Voice, ma anche direttamente dal tuo smartphone o dalle app per laptop. Queste fungono da interfaccia per la messaggistica.

Tutti i messaggi vengono poi salvati sul sito web e caricati in un formato ben organizzato su Gmail, il che rende facile cercarli.

Prefissi diversi

Durante la registrazione a Google Voice, puoi scegliere il tuo nuovo numero, inclusa un'ampia gamma di prefissi. Non deve essere necessariamente quello della tua regione. Puoi scegliere qualsiasi prefisso ti serva per la tua attività. Ad esempio 212 per New York o 415 per San Francisco.

Grazie ai prefissi, i tuoi attuali clienti possono chiamarti direttamente sul tuo cellulare o contattarti sullo stesso telefono tramite Google Voice.

Proteggere la tua privacy

Un grande vantaggio di molti sistemi VoIP è che ti permettono di nascondere il tuo numero di telefono personale ai tuoi contatti di lavoro. Grazie al numero di Google Voice, puoi fare in modo che tutte le chiamate vengano inoltrate automaticamente al tuo cellulare personale senza rinunciare alla privacy.

Puoi facilmente evitare che persone indesiderate abbiano accesso al tuo numero personale, oltre a regolare quando ricevere le chiamate di lavoro. Con il numero di Google Voice, puoi anche scegliere la fascia oraria in cui inoltrare le chiamate. Le chiamate che arrivano al di fuori di questa fascia oraria, ad esempio dopo l'orario di lavoro, vengono indirizzate alla segreteria telefonica.

Messaggistica istantanea e videochiamate

Grazie all'integrazione tra Google Voice e Google Hangouts, Google Voice ha acquisito funzionalità di messaggistica istantanea e videochat. Questi servizi sono offerti gratuitamente in diversi paesi, sebbene con alcune limitazioni. Ad esempio, le chiamate verso determinati numeri possono comportare un piccolo costo, come €0.01 al minuto.

Gli utenti di Hangouts possono fare videochiamate gratuite di conferenza verso altri utenti Hangouts. Tuttavia, affinché la chiamata sia gratuita, è limitata a un massimo di 10 partecipanti. Se hai un account Google Apps for Work, il limite sale a 15 persone.

Pertanto, se desideri uno strumento per un pubblico più vasto, potresti valutare una soluzione VoIP più complessa per le videoconferenze, adatta alle medie e grandi imprese. Ad esempio, dai un'occhiata al nostro software per conferenze telefoniche CloudTalk.

Reindirizzare le chiamate verso altri numeri

Anche se il tuo team al momento è piccolo, c'è ovviamente la possibilità che cresca molto. Questo può accadere più velocemente di quanto ti aspetti. Avere la possibilità di distribuire le chiamate in entrata è un aspetto che potrebbe rivelarsi molto importante in futuro.

Come molte soluzioni VoIP, Google Voice ti consente di reindirizzare le chiamate a diversi numeri di telefono. Puoi quindi condividere lo stesso numero di telefono su più piattaforme e permettere al tuo team di dividersi la responsabilità di rispondere alle chiamate con i propri dispositivi.

Tuttavia, c'è un inconveniente. Configurare questa funzione può richiedere tempo. Si gestisce tramite la dashboard di amministrazione di Google Workspace. Inoltre, un amministratore IT deve configurare i numeri collegati e verificarli con un codice a 6 cifre.

Come funziona Google Voice?

Google Voice funziona via internet, senza bisogno di hardware. Puoi effettuare chiamate, inviare messaggi e gestire la segreteria telefonica da qualsiasi dispositivo dotato di Wi-Fi o connessione dati.

Diamo ora un'occhiata approfondita a come funziona Google Voice.

Le basi

Per utilizzare Google Voice, avrai bisogno di un dispositivo con una connessione internet stabile, come uno smartphone, un tablet, un laptop o un computer fisso. Funziona tramite Wi-Fi e piano dati, così puoi connetterti anche durante gli spostamenti. Non è necessario alcun hardware, anche se puoi usare le cuffie.

Oltre alle funzionalità menzionate, Google Voice per le aziende può assegnarti un nuovo numero, ma offre anche la portabilità del numero.

Integrazioni

Rispetto ad altri software SaaS, la gamma di integrazioni di Google Voice non è così ricca. Mentre CloudTalk si integra con quasi 40 soluzioni leader di settore (HubSpot, Salesforce, Zapier e altre), Google Voice si associa principalmente con altri servizi Google, come Calendar, Gmail, Drive o il già citato Hangouts. È anche compatibile con i sistemi hardware per videoconferenze Polycom basati su PC desktop.

Inoltre, puoi utilizzare anche il software Smith, che offre l'opzione di avere una live chat o una reception virtuale.

Google Voice: uso personale vs. aziendale

Questi due piani differiscono enormemente. Il piano personale di Google Voice è completamente gratuito, ma si ha solo quello per cui si paga. Non è adatto a un'azienda con più di 2 persone, poiché le funzionalità sono estremamente limitate.

Ottenere più di un numero è un processo complicato. In pratica, tutto ciò che Google Voice per uso personale ti offre è un numero di telefono gratuito adatto per chiamare, inviare messaggi e usare la segreteria telefonica. Tutto qui.

A differenza di Google Voice per le aziende, non ci sono funzionalità di produttività, automazione o collaborazione di team, come l'inoltro di chiamata, la trascrizione dei messaggi vocali via email o il prefisso telefonico.

Mentre un numero standard di Google Voice è sufficiente per messaggi di testo di base e chiamate occasionali, i team con volumi elevati si scontrano rapidamente con i limiti del suo set di funzionalità ridotto.

Google Voice è gratuito per le aziende?

Google Voice per le aziende non è gratuito. Sebbene la versione personale offra un numero statunitense gratuito per un uso di base, i team aziendali devono acquistare un abbonamento a Google Workspace (a partire da €6/utente/mese) oltre a un piano aziendale Google Voice dedicato (a partire da €10/utente/mese).

Google Voice: personale vs. aziendale

Clicca su ogni sezione per esplorare le differenze tra i piani personale e aziendale di Google Voice.

Analisi dettagliata dei prezzi di Google Voice Business

Espandi le sezioni che ritieni rilevanti per capire come funzionano i prezzi dei piani Business di Google Voice.

Requisiti tecnici

Google Voice per le aziende è supportato da 3 sistemi operativi per computer:

• Chrome OS
• macOS
• Microsoft Windows

Potrebbe essere disponibile su altre piattaforme, ma le sue funzionalità saranno limitate. 

I browser web supportati sono:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilità geografica

Google Voice per le aziende è disponibile solo in alcuni paesi del Nord America e dell'Europa. La versione gratuita è disponibile solo negli Stati Uniti. 

Paesi supportati (dal centro di assistenza Google): 

• Belgio
• Canada
• Danimarca
• Francia
• Germania
• Irlanda
• Italia
• Paesi Bassi
• Portogallo
• Spagna
• Svezia (disponibile per i numeri di Stoccolma, Malmö e Göteborg)
• Svizzera
• Regno Unito
• Stati Uniti (esclusi l'Alaska, le Hawaii, i territori statunitensi di Samoa Americane, Guam, Isole Marianne Settentrionali, Porto Rico e le Isole Vergini americane)

Altre informazioni utili

Google Voice, naturalmente, offre delle funzionalità di sicurezza, anche se non sono le più avanzate. Ad esempio, i messaggi di testo e gli allegati vengono sempre crittografati prima di essere trasferiti al data center di Google. 

Google Voice fornisce assistenza clienti 24/7, ma il tipo di supporto che puoi ricevere varia a seconda del tuo piano di abbonamento. Puoi trovare informazioni anche nella community o negli articoli della knowledge base.

Infine, un'informazione molto importante è che Google Voice non supporta le chiamate di emergenza. Non puoi usarlo per contattare il 112 o il 911 (o i numeri di emergenza corrispondenti alla tua area geografica).

Come configurare Google Voice in 10 passaggi

Se decidi di attivare un nuovo numero Google Voice per Google Workspace, la configurazione richiede un po' di tempo ed energia. 

Ecco come fare:

 #1 Vai sul sito web di Google Voice dal computer e clicca su «Inizia». 

 #2 Accedi al tuo account Google Workspace. Senza questo account, non puoi utilizzare Google Voice come estensione aziendale. 

Se non hai ancora un account Google Workspace, creane uno. Ricorda però che i piani Google Workspace sono a pagamento. Partono da €6 per utente. Si tratta di un costo aggiuntivo, separato dal tuo piano Google Voice. 

#3 Dopo aver effettuato l'accesso, devi cliccare su «Aggiungi o aggiorna abbonamento».

#4 Nella barra laterale sinistra, clicca su «Google Voice». Scegli uno dei piani indicati: Starter, Standard o Premier. 

#5 Ora clicca su «Inizia» – «Procedi al pagamento» – «Invia ordine».

#6 A questo punto, seleziona una sede principale o secondaria. 

#7 Prima di utilizzare Google Voice per la tua attività, devi assegnare le licenze a ciascun membro del tuo team.

#8 Siamo arrivati al punto in cui devi assegnare i prefissi e i numeri di telefono ai tuoi dipendenti. Possono scegliere di mantenere il proprio numero attuale oppure puoi fornirne uno nuovo. 

#9 Tieni a mente che, come accennato in precedenza, non tutti i piani offrono l'opzione di assegnare un numero al di fuori della tua area geografica di origine. Questa opzione è consentita solo con il piano Premium.

Se desideri mantenere il tuo vecchio numero, dovrai richiederne il trasferimento. Avvia un ordine di portabilità e compila i dettagli richiesti per inoltrare la richiesta. 

#10 Il tuo account e il tuo numero Google Voice sono ora pronti. Puoi configurare le funzionalità aggiuntive in base al tuo piano. 

Dopodiché, potrai iniziare a utilizzare il tuo nuovo sistema VoIP. 

Qual è il principale svantaggio di Google Voice?

Il limite principale di Google Voice è la mancanza di funzionalità avanzate per l'instradamento delle chiamate, di analisi in tempo reale e di integrazioni native al di fuori dell'ecosistema Google. È pensato per comunicazioni di base piuttosto che per vendite o assistenza ad alto volume; questo significa che i team in crescita finiscono presto per trovarlo limitato a causa della mancanza di funzioni come l'instradamento basato sulle competenze e la conversational intelligence.

I limiti più significativi di Google Voice

La migliore alternativa a Google Voice: CloudTalk

Quando si valuta google voice rispetto a un software di chiamata dedicato basato sull’intelligenza artificiale, chi prende le decisioni deve soppesare il risparmio immediato rispetto alle perdite di ricavi a lungo termine causate dalle chiamate perse e dalla mancanza di analisi. Siamo franchi. Google Voice può fare fatica a stare al passo con le aziende che crescono rapidamente. È pensato per le microimprese che non hanno intenzione di espandersi. Fortunatamente, sul mercato esistono molte altre valide alternative a Google Voice.

Se hai l’ambizione di crescere molto, potresti voler cercare sistemi VoIP più complessi. A differenza di Google Voice, CloudTalk si espande insieme alla tua azienda. Ti consente di scalare le tue attività adattandosi alle tue esigenze aziendali.

In questo modo, non dovrai sprecare tempo e risorse per cambiare soluzione ogni volta che la tua azienda supera i limiti della vecchia.

Google Voice per il business vs. CloudTalk: confronto dei costi

Come passare da Google Voice a CloudTalk

Se hai deciso di fare di CloudTalk il tuo strumento di chiamata di riferimento, ti basta scegliere un piano, contattare il nostro team vendite, disdire il tuo vecchio abbonamento (se usavi un altro strumento) e lasciare che ci occupiamo noi di tutto il resto. Ecco come funziona il processo:

1. Si parte dalla strategia: programma una breve chiamata strategica di 15 minuti con il nostro team per presentarci la tua azienda e le tue esigenze specifiche.
2. Scoprilo in azione: partecipa a una demo del prodotto, dove i nostri esperti ti mostreranno la piattaforma e le funzionalità più adatte a te.
3. Configura un profilo: il nostro team ti aiuterà a configurare il tuo primo profilo e a prepararti all’attivazione del software.
4. Scarica l’app: scarica l’app telefonica di CloudTalk sul dispositivo che preferisci (Windows, Android, iOS), accedi e inizia a esplorare la soluzione.
5. Migrazione dei dati: nei giorni successivi, CloudTalk configurerà i profili per manager, supervisori e agenti, e migrerà tutte le informazioni esistenti dal tuo vecchio strumento (contatti, numeri, statistiche del call center, ecc.).
6. Soddisfazione garantita: inizia a inserire i tuoi utenti in CloudTalk con il supporto completo 24/7 dei nostri esperti e comincia a telefonare! 

In alternativa, puoi provare CloudTalk in prima persona con la nostra prova gratuita. Per 14 giorni è completamente gratis. Potrai usare qualsiasi piano tariffario e conoscere il sistema in ogni dettaglio. Poi, dopo due settimane, potrai decidere se acquistare o meno: semplicissimo!