Google Voice for Business: Come usarlo?

Se c’è qualcosa di cui la tua azienda ha bisogno, è una soluzione di chiamata VoIP veramente forte. Uno studio dell’American Express sostiene che il 75% dei clienti considera le telefonate il modo più veloce per ottenere una risposta dalle aziende. La scelta del giusto sistema di telefonia può quindi fare una differenza significativa nelle vostre prestazioni. Ci sono molte soluzioni sul mercato, una di queste è Google Voice. In questo blog, vi presenteremo tutti i fondamenti di Google Voice for Workspace. Da come funziona e come usarlo a se è veramente il miglior sistema che si possa scegliere.

Come usare Google Voice per il business

Cominciamo con una breve introduzione. Google Voice è un servizio telefonico VoIP. Puoi usarlo per fare e ricevere chiamate di lavoro o messaggi su internet.

Questo servizio è stato lanciato nel 2009, quindi ha una storia piuttosto ricca.

Ma concentriamoci su come puoi usare Google Voice per il tuo business. Poiché la soluzione è facile da usare, è ideale per le piccole aziende. Se ne possiede uno, è un modo solido per gestire alti volumi di chiamate e aggiungere una linea telefonica aziendale a quella personale. Inoltre non richiede piani tariffari o hardware speciale.

Inoltre, Google Voice si integra con diverse piattaforme utili. Ci sono diverse opzioni di interazione disponibili, ma come vedrete più avanti, ha i suoi limiti.

Ecco 6 punti su ciò per cui le aziende usano spesso Google Voice:

#1Gestire un alto volume di chiamate

#2 SMS di testo e CRM

#3 Ottieni diversi codici di zona

#4 Separare la privacy dalle interazioni commerciali

#5 Messaggistica istantanea e videochiamate

#6 Reindirizzare le chiamate ad un altro numero

Ora, parliamo di questi punti in modo più approfondito.

Gestire un alto volume di chiamate

Nessun business può permettersi di perdere delle chiamate importanti. Si traduce in una perdita di clienti, e perdere clienti significa perdere denaro. È qui che i servizi VoIP, tra cui Google Voice, sono un ottimo aiuto.

Se al momento non sei disponibile – su un’altra chiamata o fuori ufficio – un messaggio vocale può essere facilmente reindirizzato a un indirizzo e-mail. Google Voice invia quindi tutte le informazioni sulle chiamate perse, così come le trascrizioni via e-mail dei messaggi vocali, al tuo team corrispondente. Questo può farti risparmiare ore del tuo tempo prezioso.

Messaggistica

Le imprese usano la messaggistica più spesso di quanto non sembri. Google Voice ti permette di inviare e ricevere SMS sul tuo account. Puoi farlo dalla pagina di Google Voice, ma anche direttamente dalle applicazioni deltuo smartphone o laptop. Questi servono come messaggistica front-end.

Tutti i messaggi vengono poi salvati sul sito web e caricati in un formato ben organizzato su Gmail, che li rende facili da cercare.

Vari codici di zona

Durante l’iscrizione a Google Voice, puoi selezionare il tuo nuovo numero, compresa una vasta gamma di codici di zona. Non deve essere uno che corrisponde alla tua regione. Puoi scegliere qualsiasi area di cui hai bisogno per il tuo business. Per esempio 212 per New York City o 415 per San Francisco.

Grazie ai prefissi, i tuoi clienti attuali possono chiamarti direttamente sul tuo cellulare o contattarti sullo stesso telefono tramite Google Voice.

Proteggi la tua privacy

Un grande vantaggio di molti sistemi VoIP è che ti permettono di nascondere il tuo numero di telefono personale dai tuoi contatti di lavoro. Grazie al numero di Google Voice, puoi avere tutte le chiamate inoltrate automaticamente al tuo cellulare personale senza perdere la privacy.

Puoi facilmente evitare che persone indesiderate abbiano accesso al tuo numero personale, oltre a regolare quando ricevi chiamate di lavoro. Con il numero di Google Voice, puoi anche scegliere il lasso di tempo in cui le chiamate vengono inoltrate. Le chiamate che arrivano al di fuori di questo lasso di tempo, per esempio dopo l’orario di lavoro, sono dirette alla casella vocale.

Messaggistica istantanea e videochiamate

A causa dell’integrazione di Google Voice e Google Hangouts, Google Voice ha acquisito capacità di messaggistica istantanea e chat video. Questi servizi sono offerti gratuitamente in diversi paesi, ma con diverse restrizioni. Per esempio, le chiamate a un certo numero possono essere soggette a una piccola tassa, come 0,01 dollari al minuto.

Gli utenti di Hangout sono in grado di effettuare chiamate gratuite in videoconferenza con altri utenti di Hangouts. Tuttavia, affinché la chiamata sia gratuita, è limitata a un massimo di 10 partecipanti. Se hai un account Google Apps for Work, il limite sale a 15 persone.

Pertanto, se si desidera uno strumento per un pubblico più grande, si può considerare una soluzione VoIP più complessa per la videoconferenza. Uno che è adatto alle imprese medie e grandi. Per esempio, date un’occhiata al nostro software per chiamate in conferenza CloudTalk.

Reindirizzare le chiamate ad altri numeri

Anche se il vostro team è attualmente piccolo, c’è naturalmente la possibilità che cresca molto di più. Questo può accadere più velocemente di quanto ci si aspetti. Avere la possibilità di distribuire le chiamate in entrata è qualcosa che può diventare molto importante per voi lungo la linea.

Come molte soluzioni VoIP, Google Voice permette di reindirizzare le chiamate a diversi numeri di telefono. Puoi quindi condividere lo stesso numero di telefono su diverse piattaforme e lasciare che il tuo team condivida la responsabilità di rispondere alle chiamate con i propri dispositivi separati.

Tuttavia, c’è un inconveniente. L’impostazione di questa funzione può richiedere molto tempo. È gestito attraverso il cruscotto di amministrazione di Google Workspace. Inoltre, un amministratore IT deve impostare i numeri collegati e verificarli con un codice di 6 cifre.

Come funziona Google Voice?

Capire come funziona il sistema VoIP desiderato è fondamentale per prendere una decisione informata. Ecco perché ora daremo uno sguardo approfondito a come funziona Google Voice.

Nozioni di base

Per utilizzare Google Voice, avrete bisogno di un dispositivo con una connessione internet stabile, come uno smartphone, un tablet, un computer portatile o un computer fisso. Funziona tramite wi-fi e piano dati, in modo da potersi collegare durante il pendolarismo. Non è necessario alcun hardware, anche se si possono usare le cuffie.

Oltre alle caratteristiche menzionate, Google Voice for business può darvi un nuovo numero, ma offre anche una portabilità del numero.

Integrazioni

In confronto ad altri software SaaS, la tavolozza di integrazione di Google Voice non è così ricca. Mentre CloudTalk si integra con quasi 40 soluzioni leader del settore (HubSpot, Salesforce, Zapier, e altro), Google Voice si accoppia principalmente con altri servizi di Google, come Calendar, Gmail, Drive o il già citato Hangouts. È anche compatibile con un sistema hardware di videoconferenzadesktop basato su personal computer Polycom.

Inoltre, si può anche utilizzare il software Smith, che offre un’opzione per avere una chat dal vivo o una receptionist virtuale.

Dobbiamo ricordare che Google Voice offre anche un’applicazione mobile che può essere sincronizzata tra i dispositivi. Pertanto, tu e il tuo team potete accedere a Google Voice da qualsiasi luogo in cui vi troviate. L’applicazione è compatibile con i sistemi operativi iOS e Android.

Google Voice: Uso personale o aziendale

Questi duedifferiscono enormemente. Il piano personale di Google Voice è completamente gratuito, ma si “ottiene ciò per cui si paga”. Non è adatto a un’azienda che ha più di 2 persone, poiché le caratteristiche sono molto limitate.

Acquisire più di un numero è un processo complicato. Fondamentalmente, tutto ciò che Google Voice per uso personale ti dà è un numero di telefono gratuito adatto a chiamare, inviare messaggi e utilizzare la casella vocale. Questo è tutto.

In contrasto con Google Voice for business, non ci sono funzioni di produttività, automazione o collaborazione di squadra, come l’inoltro delle chiamate, la trascrizione della segreteria telefonica su email o il prefisso.

Piani e prezzi

Google Voice for Business offre tre piani a pagamento.

Ecco una panoramica:

Avviamento

Prezzo: $10 per utente/al mese

Questo piano supporta fino a 10 utenti e fino a 10 sedi nazionali.

Non ci sono località internazionali coinvolte nel prezzo.

Caratteristiche supportate:

• Chiamata gratuita verso gli Stati Uniti da qualsiasi paese
• Chiamata gratuita in Canada dagli Stati Uniti
• SMS illimitati in USA
• Compatibilità con Google Fi
• Trascrizione della segreteria telefonica
• Assistenza clienti 24/7
• Integrazione con Google Calendar
• Integrazione di Google Meet
• Applicazioni mobili: Android e iOS
• Applicazione web
• Accordo di livello di servizio (SLA)
• Segnalazione dell’uso e dell’attività
• Inoltro di chiamata

Standard

Prezzo: $20 per utente/al mese

Il piano standard prevedeva un numero illimitato di utenti, così come un numero illimitato di sedi nazionali.

Non ci sono sedi internazionali coinvolte in questo piano.

Caratteristiche supportate:

• Chiamata gratuita verso gli Stati Uniti da qualsiasi paese
• Chiamata gratuita in Canada dagli Stati Uniti
• SMS illimitati in USA
• Compatibilità con Google Fi
• Trascrizione della segreteria telefonica
• Assistenza clienti 24/7
• Integrazione con Google Calendar
• Integrazione di Google Meet
• Applicazioni mobili: Android e iOS
• Applicazione web
• Accordo di livello di servizio (SLA)
• Segnalazione dell’uso e dell’attività
• Inoltro di chiamata

+

• Assistente automatico multilivello
• Chiamata multipla
• Supporto telefonico da scrivania
• eDiscovery per chiamate, messaggi vocali e SMS

Premier

Prezzo:$30 per utente/al mese

Come il piano più costoso, premier offre un numero illimitato di utenti, località nazionali e internazionali.

Caratteristiche supportate:

• Chiamata gratuita verso gli Stati Uniti da qualsiasi paese
• Chiamata gratuita in Canada dagli Stati Uniti
• SMS illimitati in USA
• Compatibilità con Google Fi
• Trascrizione della segreteria telefonica
• Assistenza clienti 24/7
• Integrazione con Google Calendar
• Integrazione di Google Meet
• Applicazioni mobili: Android e iOS
• Applicazione web
• Accordo di livello di servizio (SLA)
• Segnalazione dell’uso e dell’attività
• Inoltro di chiamata
• Assistente automatico multilivello
• Chiamata multipla
• Supporto telefonico da scrivania
• eDiscovery per chiamate, messaggi vocali e SMS

+

• Reporting avanzato(BigQuery)
• Regioni di dati (in arrivo)

Requisiti tecnici

Google Voice for business è supportato da 3 sistemi operativi per computer:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Potrebbe essere disponibile su altre piattaforme, ma la sua funzionalità sarà limitata.

I browser web supportati sono:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Disponibilità per regioni

Google Voice per Google Workspace non è disponibile in tutti i paesi. Tuttavia, se non hai trovato il tuo, puoi ancora contattare il tuo amministratore per informazioni su ulteriori possibilità.

Paesi supportati:

• Belgio
• Canada
• Danimarca
• Francia
• Germania
• Irlanda
• Italia
• Paesi bassi
• Portogallo
• Spagna
• Svezia (disponibile per i numeri di Stoccolma, Malmö e Göteborg)
• Svizzera
• REGNO UNITO
• Stati Uniti (esclusi Alaska, Hawaii, i territori USA di Samoa Americane, Guam, Isole Marianne Settentrionali, Porto Rico e Isole Vergini USA)

Altre informazioni utili

Google Voice, naturalmente, ha le sue caratteristiche di sicurezza, anche se queste non sono le più avanzate. Un esempio potrebbe essere che i messaggi di testo e gli allegati sono sempre criptati prima di essere trasferiti al centro dati di Google.

Google Voice presenta un servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ma il tipo di supporto che puoi ottenere varia in base al tuo piano di abbonamento. Si possono anche raccogliere informazioni in un hub della comunità o in articoli della base di conoscenza.

Infine, un’informazione molto importante è che Google Voice non supporta le chiamate di emergenza. Non puoi usarlo per contattare il 911 (o i numeri di emergenza corrispondenti in base alla tua regione).

10 passi per impostare Google Voice

Se si ottiene un nuovo numero di Google Voice per Google Workspace, la configurazione richiede molto tempo ed energia.

Ecco come fare:

#1 Vai al sito web di Google Voice sul tuo computer e clicca su ” Inizia “.

#2 Accedi al tuo account Google Workspace. Senza questo account, non è possibile utilizzare Google Voice per l’estensione aziendale.

Se non hai ancora un account Google Workspace, creane uno. Ma tieni presente che i piani di Google Workspace sono a pagamento. Partono da 6 dollari per utente. Questo è un costo aggiuntivo separato dal tuo piano Google Voice

#3 Dopo aver effettuato l’accesso, devi cliccare su “Aggiungi o aggiorna l’abbonamento”.

#4 Nella barra laterale sinistra, clicca su “Google Voice”. Scegli tra i piani Starter, Standard o Premier menzionati.

#5 Ora cliccate su ” inizia ” – ” Cassa ” – ” Effettua l’ordine “.

#6 A questo punto, si sceglie una posizione primaria o secondaria.

#7 Prima di usare Google Voice per il business, è necessario assegnare le licenze ad ogni membro del tuo team.

#8 Ora siamo arrivati al punto in cui devi assegnare i prefissi e i numeri di telefono ai tuoi dipendenti. Possono scegliere di mantenere il loro numero o voi potete fornirgliene uno nuovo.

#9 Tieni presente che, come abbiamo detto sopra, non tutti i piani offrono un’opzione per assegnare un numero al di fuori della tua regione d’origine. Solo un piano Premium lo permette.

Se vuoi mantenere il tuo vecchio numero, devi portarlo tu stesso. Inizia un ordine di porto e compila i dettagli per iniziare una richiesta.

#10 Il tuo account Google Voice e il tuo numero sono ora pronti. È possibile impostare funzioni aggiuntive in base al proprio piano.

In seguito, potrete iniziare a usare il vostro nuovo sistema VoIP.

5 limitazioni più significative di Google Voice

Ormai avrete probabilmente capito che Google Voice è una soluzione decente, utilizzabile per piccoli team in piccole imprese che non richiedono robusti sistemi VoIP. Tuttavia, ha anche dei limiti significativi.

Non ha necessariamente ciò che è fondamentale per gestire un’impresa affermata, ed ecco perché.

#1 ID chiamante inaffidabile

Google Voice ha una funzione di ID chiamante, ma è anche uno degli strumenti che la maggior parte delle persone ha segnalato come problematico. Perché? Le chiamate effettuate dal touchpad del telefono utilizzano il tuo ID personale. Se vuoimostrare il tuo numero di Google Voice, devi farlo rigorosamente attraverso l’applicazione.

Un altro problema può essere la sincronizzazione dei contatti con altri sistemi, come Hangouts. Può succedere che le chiamate in arrivo dai contatti personali non appaiano come tali. Questo può causare confusione tra le chiamate commerciali e quelle private.

#2 Qualità delle chiamate

L’audio di Google Voice non è assolutamente il migliore nel settorey. Non c’è qualità HD e dipende fortemente da una connessione internet.

Se sei in un posto con una rete forte, non ci dovrebbero essere problemi e le chiamate sono di solito cristalline. Eppure la qualità delle chiamate differisce da luogo a luogo. Si possono verificare problemi di latenza e connettività.

#3 Mancanza di ottimizzazione del numero di telefono.

Abbiamo detto sopra che anche se c’è un’opzione per scegliere i prefissi, ottenere numeri di telefono internazionali è un affare complicato. Dipende molto dalla tua posizione e dal piano che scegli.

Un’altra caratteristica chiave che manca a Google Voice sono i numeri verdi mobili (1-800). Questi sonoimportanti, specialmente per le piccole imprese che vogliono permettere ai loro clienti di raggiungerlisenza pagare una tassa di lunga distanza.

#4 Nessuna opzione per lanciare campagne di messaggi di testo

Se vuoi fare una campagna di marketing via SMS, probabilmente non avrai successo usando Google Voice. Il servizio di messaggi di testo del servizio è destinato esclusivamente alle conversazioni tra due persone.

Se hai bisogno di messaggiare 1-on-1, Google Voice non ha problemi. Eppure non si possono usare testi uno-a-molti. Pertanto,lanciare promozioni o offerte speciali tramite campagne SMS distribuite in massa non è un’opzione.

#5 Mancanza di integrazioni avanzate per la gestione del business.

Durante la gestione di un’azienda, stai sicuramente gestendo un sacco di compiti diversi. Avere i vostri sistemi di gestione aziendale integrati in un’unica piattaforma è un enorme vantaggio.

Google Voice ha un certo livello di integrazione, ma è molto limitato. È quindi probabile che per molti compiti, dovrete usare altre applicazioni. Esempi di tali compiti sarebbero la gestione degli ordini dei clienti, l’archiviazione delle informazioni dei clienti o l’elaborazione dei pagamenti.

Questo rende il tuo lavoro inefficiente, noioso e difficile, poiché devi fare molte cose manualmente che altrimenti potrebbero essere automatizzate.

Una migliore alternativa a Google Voice for Business

Ci sono molte alternative di qualità a Google Voicesul mercato. Vorremmo presentarvi il nostro preferito.

Passa da Google Voice a CloudTalk

Siamo franchi. Google Voice semplicemente non è sufficiente per le aziende che crescono rapidamente. È costruito per le microimprese che non hanno intenzione di espandersi.

Se hai l’ambizione di fare le cose in grande, potresti voler cercare sistemi VoIP più complessi. A differenza di Google Voice, CloudTalk cresce con la vostra azienda. Ti permette di scalare le tue attività adattandole alle tue esigenze aziendali.

Così, non c’è bisogno di sprecare tempo e risorse per cambiare soluzioni ogni volta che il vostro business cresce fuori da quello vecchio.

I superpoteri di CloudTalk:

40+ integrazioni avanzate: mentre Google Voice si integra solo con le app di Google e i sistemi di base, CloudTalk collabora con le migliori piattaforme del settore.

I nostri CRM, Helpdesk, E-commerce, Automazione delle vendite, Business Intelligence e altre integrazioni includono HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk o Zapier.

Strumenti di automazione: CloudTalk elimina i compiti ripetitivi con funzioni di alto livello che automatizzano i vostri compiti quotidiani.

Le opzioni avanzate di instradamento permettono di instradare le chiamate in base a requisiti predefiniti. Per esempio, il routing basato sulle competenze invia automaticamente una chiamata a un agente specifico in base alla sua idoneità e alle competenze richieste dal chiamante.

CloudTalk offre anche strumenti come il callback automatico. Se ci sono delle chiamate senza risposta, CloudTalk può richiamare automaticamente i clienti.

Inoltre, puoi leggere il nostro complesso menu RVI multilivello qui sotto.

Google offre un software di chiamata – CloudTalk è un software di chiamata: la principale fonte di reddito di Google proviene dalla pubblicità e dalla monetizzazione delle applicazioni mobili. Sistemi come Google Voice for Business non sono quindi il loro obiettivo principale.

Eppure CloudTalk non vende solo un prodotto. CloudTalk è un prodotto. Il software è ciò per cui il nostro business vive Così, continuiamo a coltivarlo costantemente fino alla perfezione.

I nostri punti di forza:

Numeri di telefono

• Numeri internazionali: Con la funzione numeri internazionali di CloudTalk, puoi acquisire numeri di telefono da più di 140 paesiin tutto il mondo. Se la tua azienda opera in diversi paesi, ognuno può avere il proprio numero di telefono (ad esempio, numeri statunitensi negli Stati Uniti, numeri britannici nel Regno Unito, ecc.) Questo ti permette di fornire ai tuoi clienti servizi da un numero familiarers.
• Toll-free numbers: CloudTalk offers a green toll-free number (0800) or a blue number (0850). With toll-free numbers, your clients can call you for free or at very low rates, which gives you a significant competitive advantage.
• Portabilità del numero: CloudTalk ti permette di utilizzare i tuoi numeri di telefono esistenti portandoli su CloudTalk in modo rapido e semplice (compresi i numeri internazionali).

Dialer avanzati

• Predictive dialer: Aumenta l’efficienza e il numero di chiamate che fai. Quando un agente è disponibile, CloudTalk compone automaticamente la prossima chiamata in linea.
• Power dialer: Crea facilmente campagne con script di chiamata e sondaggi. Lascia che i tuoi agenti si concentrino sulle loro prospettive.
• Smart dialer: La funzione di punta di CloudTalk compila automaticamente una lista di numeri e ti permette di chiamarli con un solo clic.

Altre caratteristiche avanzate

• RVI: Con CloudTalk, è possibile creare un complesso menu RVI ( Risposta Vocale Interattiva) multilivello per guidare il chiamante attraverso diverse opzioni. Assicurati che siano sempre indirizzati al giusto dipartimento, agente o gruppo di agenti e che ricevano delle informazioni pertinenti attraverso dei messaggi personalizzati.
• Funzione SMS: è possibile automatizzare il flusso dei messaggi di testo. Risparmia tempo e facilita il lavoro dei tuoi agenti. Invia ai vostri clienti messaggi SMS personali o notifiche generali.

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