電話溝通是許多企業成功的關鍵因素之一。事實上，超過 92 % 的客戶互動都是透過電話進行。一名普通的銷售或客服代表每天大約要打 52 通電話。而且，要達成交易通常需要付出極大的努力。銷售人員在成功聯絡到潛在客戶之前，平均需要進行大約 8 次冷不防撥號（Cold Call）。在這種情況下，手動輸入每個號碼會讓人感到沮喪且浪費時間。
要想提高效率並取得成果，您需要 自動化。銷售撥號系統讓打電話變得 簡單、 易用、 更便宜 而且 更有效率。請繼續閱讀，了解有哪些選擇，以及哪一種最適合您的企業。
了解更多關於冷不防撥號的技巧
什麼是銷售撥號系統？它是如何運作的？
顧名思義，銷售撥號系統 是一款能根據不同演算法 自動撥打電話 的軟體平台。它的角色是完全取代聯絡中心傳統的實體電話系統。
銷售撥號系統並非新發明。但隨著時間推移，以及越來越多新 功能 的出現， 它們的用途也隨之演進。第一代銷售撥號系統只能處理 必須手動更換 的聯絡電話清單。當時並沒有像今天這樣的預測功能，唯一的目的只是將銷售代表與潛在客戶連線以進行電話行銷。
如今的撥號系統經過程式設定，可以 儲存和處理龐大的數據。它們能載入名單並在眨眼之間自動撥打號碼，因此您不必浪費時間。現代銷售撥號系統會在您 掛斷上一通電話的瞬間，立刻移至名單上的下一個名字。
在下方的影片中，我們將為您解析不同的銷售撥號系統，以及它們最適合哪些應用場景：
銷售撥號系統是如何運作的？
由於銷售撥號系統是 雲端化 的，您只需要 穩定的網路連線 和 麥克風。這是唯一需要的硬體設備。
專員可以 透過網頁 或 應用程式 登入虛擬電話。系統允許您匯入各種數據，例如客戶的聯絡資訊。通話是透過 VoIP（網路電話技術）進行的，這是一種透過網路將聲音從發話端傳輸到收話端的方法。簡單來說，它就是網路電話。
銷售撥號系統確實提供了手動撥號的選項，但自動撥號的能力才是 最實用的功能。如果您將銷售撥號系統與 CRM 整合，您將能 直接在潛在客戶的個人資料中 撥打 VoIP 電話。
現代銷售撥號系統（例如我們的 CloudTalk 軟體）提供了許多傳統硬體解決方案無法提供的實用功能。例如 IVR（互動式語音應答）、 通話流程設計器 或 自動外撥顯示號碼 等等。
銷售撥號系統的類型
我們提到銷售撥號系統的能力是基於各種演算法。這意味著市場上為您的銷售或客服團隊提供了 一系列撥號產品。雖然目的相同，但每種產品的撥號方式都有些許不同。
讓我們來仔細了解最常見的幾種。
#1 預覽撥號（Preview dialer）
使用預覽撥號，您的專員可以在撥打電話之前 查看客戶的關鍵資訊。因此，專員可以 提前獲得有價值的洞察。
當專員需要事前做些準備時，預覽撥號非常實用。透過這種方式，他們可以提供 更好的客戶體驗 或提高 達成交易 的機率。
不過，預覽撥號也有一個 缺點。專員可能會遇到許多未接通的電話、電話忙線或電話已斷線的情況。
#2 漸進式撥號（Progressive dialer）
漸進式撥號的運作方式與預覽撥號非常相似，但它們被認為 更具個人化 且 更有效率。
它們比預覽撥號 顯示更多關於客戶的資訊，而且 節奏較慢。因此，專員在每通電話中可以 花更多時間，而不會面臨處理大量電話的壓力。
它每次只會 撥打一個號碼，並且能夠自動偵測專員何時結束通話。隨之，漸進式撥號會 立刻 撥打聯絡人清單上的下一個號碼。
#3 強力撥號（Power dialer）
它會 自動撥打 並 分配 電話。如果聯絡人有空，通話就會被送到專員手中。 Power dialer（強力撥號）與漸進式撥號一樣，每次也只撥打一個號碼。
然而，它只會連接那些 由真人接聽的電話。它不會傳送 無效通話，例如忙線、空號或語音信箱。因此，完全不會浪費時間。
通話結束後，強力撥號會自動 撥打名單上的下一個人，直到找到 合適的聯絡人。
您可以根據專員人數和目標來 調整撥號速率。如果與 CRM 整合，強力撥號還能提供每個聯絡人的 歷史資訊。
它還具有 避免電話行銷延遲 的優勢。當電話被接聽時，專員可以立刻聽到對方的聲音，並能 毫無時間差地 進行回應。
#4 預測撥號（Predictive dialer）
預測撥號（Predictive dialer） 會在 銷售專員有空時，依序撥打名單上的號碼。它能為每位專員撥打多個電話號碼，這使它成為一項強大的功能。它是如何運作的？
顧名思義，預測撥號系統會預測電話被接聽的平均時間，並將此資訊與專員人數進行交叉比對。該演算法是 基於過去的統計數據， 例如銷售代表的可用性或接聽率。根據這些數據，它知道應該撥打多少通電話。
預測撥號撥打的 電話數量會多於專員人數。它預期會有一定比例的電話無法接通，並為每位專員計算出合適的撥號數量。例如，如果客服中心的數據顯示平均通話時間約為 50 秒，預測撥號系統可以在 40 秒 時就開始撥號。
然而，使用這種銷售撥號系統，您也可以為 每位專員 設定每次通話之間的間隔時間，讓他們能毫無壓力地完成行政工作。時間過後，軟體將再次 自動撥打 聯絡人名單上的下一個號碼。
這樣一來，銷售代表 就不需要在進行中的行銷活動中手動搜尋聯絡人名單，也不需要手動篩選尚未聯絡的潛在客戶。
因此，預測撥號系統可以輕鬆 減少閒置時間， 甚至從 30% 降至 5%，並將專員的生產力提高 80% 以上。這主要是因為預測撥號系統 優先考慮了專員的時間價值。
#5 智慧撥號（Smart dialer）
智慧撥號系統 會自動掃描提供的內容，尋找可以 一鍵加入撥號佇列 的電話號碼。業界專家估計，這種銷售撥號系統有助於將通話時間縮短高達 20 到 50 %。
這實際上是 CloudTalk 的旗艦產品，它不僅適用於一般網站，還能識別您的 CRM、客服中心或任何使用瀏覽器開啟的內容中的電話號碼。
為什麼您應該使用銷售撥號系統？
無論我們今天擁有什麼技術，即時對話在 建立客戶關係 以及將合格的潛在客戶推向銷售管道方面依然 居於領先地位。沒有它，要實現您的目標可能會具有挑戰性。自動化讓您能夠在 正確的時間 專注於 正確的對話。
以下是您絕對應該將銷售撥號系統納入企業策略的 4 大原因。
#1 提高轉換率
人們通常 不會接聽帶有未知區碼的電話。這就是為什麼銷售撥號系統提供 國際電話號碼 — 讓您在從國外撥打電話時，能顯示潛在客戶當地的號碼。這能將 電話被接聽的機率提高 高達 40 %。因此，它也提高了轉換的機會。
對於接聽型客服中心，銷售撥號系統提供了一種有效的方式來 聯絡那些第一時間未能聯絡到您 的客戶。例如 電話回撥（Callback） 就是一項便利的功能，一旦專員有空，系統就會自動撥打未接來電。
讓客戶能夠留下 語音信箱 留言也是 確保有效溝通的絕佳方式。
#2 減少人為錯誤
想像一下，您每天有數百通電話要打。每次您都必須手動記錄通話並撥打下一個號碼。這需要 極大的耐心 與 專注力。透過將撥號流程自動化，讓銷售撥號系統處理這些例行任務，您就能 消除可能的錯誤，例如撥錯電話號碼、漏掉原本該撥打的號碼，或重複撥打給同一個人。
以自動擷取客戶互動數據來取代手動流程，能將人為錯誤降至最低，確保 順暢的客戶體驗 與 高效的工作流程。
#3 可與 CRM 整合
為了發揮最大效用，每個銷售撥號系統都應該與 CRM （客戶關係管理） 軟體進行整合。藉由提供 單一平台來管理所有數據 以及與潛在客戶或客戶的 互動，讓工作變得更簡單。
銷售撥號系統能確保同步到 CRM 中的所有數據都是 準確的，進而為您提供關於客戶的 有價值洞察。您可以使用這些資訊來改善您的銷售策略，例如透過即時追蹤 統計數據 與 監控您的客服中心。
所有這些功能都能帶來 電話量、 轉換率 和 銷售額的 增加。它還能確保 更快的投資報酬率（ROI）。
而 CRM 整合 的另一個優勢在於：它 有助於過濾黑名單 和 不準確的電話號碼。這樣一來，您就能在正確的時間只鎖定正確的潛在客戶。
#4 提升生產力
浪費時間是銷售人員失敗的最大原因之一。銷售撥號系統每次可能只幫您節省幾秒鐘，但累積起來， 就會變成相當可觀的延遲。自動化將撥號時間縮短至毫秒級。事實上，研究指出，單是消除手動撥號的必要性，撥號系統每天就能 節省大約 45 分鐘。
因此，銷售撥號系統有助於 提高您團隊的生產力，並騰出時間來處理 複雜 且 重要工作。這樣一來，您就有更多空間來進行轉換。隨著轉換次數增加，成交的機率也會 迅速增長，進而帶來 營收增加 和 高額佣金。
為了 提升來電的生產力，銷售撥號系統能夠在線路忙碌時 自動將通話指派 給其他專員。它們還可以將電話路由至針對該問題 最專業的專員。這樣一來，客戶的詢問就能 更快得到解決。而服務越快，客戶就越滿意。
哪種銷售撥號系統適合您的企業？
仍不確定哪種 銷售撥號系統最適合 您的企業嗎？請考慮以下幾點：
- 預覽撥號（Preview dialers） 主要適用於外撥型客服中心，因為它們為專員在聯絡客戶之前提供了準備的方式，這提高了成交的機率。不過，它也適用於來電型客服中心，特別是用於電話回撥的目的。
- 智慧撥號（Smart dialers） 非常適合用於掃描電話號碼與建立聯絡人清單、自動建立通話佇列，以及快速依序撥號。
- 漸進式、強力 和 預測撥號系統 可以輕鬆建立通話活動並將其指派給特定專員、自動撥打下一個聯絡人，並在活動結束後查看統計數據。
強力 / 漸進式撥號 vs 預測撥號
兩者的差別在於， 強力撥號（Power dialers） 會為每位可接聽的專員依序撥打一個號碼 — 只有在上一個通話結束後，才會撥打下一個聯絡人。
相反地， 預測撥號（Predictive dialers） 會為每位專員撥打多個電話號碼。這取決於您如何決定每位專員的容量，並相應地調整撥號系統的設定。
如果您不確定 應該選擇強力撥號還是預測撥號，最好的方法是 查看聯絡人清單的品質。當數據品質較低時（例如來自第三方來源），且預期接通率較低（ 低於 20 - 30%）時，預測撥號會是更好的選擇。
當您擁有 精心建立的聯絡人名單 ，且預期能接通其中至少一半的電話時，強力撥號就會派上用場。
請記住， 您完全沒有理由不同時使用這兩種解決方案。 根據行銷活動、通話量、資料庫品質以及團隊規模，您可能會想使用不同的銷售撥號系統。這完全是可行的。
為了做到這一點，您必須選擇一款 內建多種銷售撥號系統的 客服中心軟體。
無論您如何決定，請 不要再堅持手動撥號。
使用 智慧、 預測 和 強力撥號系統來提升您銷售團隊的生產力並增加轉換率，例如我們在 CloudTalk 中提供的解決方案。
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