Wat is een sales dialer en waarom heeft u er een nodig?

Telefonische communicatie is een van de belangrijkste factoren voor veel bedrijven. Sterker nog, meer dan 92 % van de klantinteracties vindt telefonisch plaats. Een gemiddelde sales- of supportmedewerker voert zo’n 52 gesprekken per dag. Bovendien kost het sluiten van een deal meestal veel moeite. Salesmedewerkers moeten gemiddeld acht koude acquisitiepogingen doen voordat ze een prospect bereiken. Onder deze omstandigheden is het handmatig intoetsen van elk nummer frustrerend en tijdrovend.

Om efficiënt te werken en resultaten te behalen, heeft u automatisering nodig. Een sales dialer maakt bellen eenvoudig, toegankelijk, goedkoper en veel effectiever. Lees verder om te ontdekken wat uw opties zijn en welke oplossing het beste bij uw bedrijf past. 

Wat zijn sales dialers en hoe werken ze? 

De naam spreekt eigenlijk voor zich. Een sales dialer is een softwareplatform dat automatisch nummers belt op basis van verschillende algoritmen. Het doel ervan is om traditionele, bekabelde telefoonsystemen in contact centers volledig overbodig te maken. 

Sales dialers zijn geen recente uitvinding. Maar in de loop der tijd is hun doel geëvolueerd, naarmate er steeds meer nieuwe functies bijkwamen. De eerste sales dialers konden alleen een lijst met contactnummers afwerken die handmatig moest worden aangepast. Van voorspellingen zoals we die nu kennen, was toen nog geen sprake. Het enige doel was om salesmedewerkers in contact te brengen met prospects voor telemarketingdoeleinden.

De huidige dialers zijn geprogrammeerd om enorme hoeveelheden gegevens op te slaan en te verwerken. Ze kunnen in een oogwenk een lijst met contacten laden en automatisch hun nummer bellen, zodat u geen tijd verliest. Moderne sales dialers gaan direct door naar de volgende naam op de lijst zodra u het vorige gesprek beëindigt.

In de onderstaande video leggen we de verschillende sales dialers uit en waarvoor ze het meest geschikt zijn:

Hoe werkt een sales dialer?

Omdat sales dialers cloud-based zijn, heeft u alleen een stabiele internetverbinding en een microfoon nodig. Dat is de enige hardware die vereist is. 

Agenten kunnen inloggen op de virtuele telefoon via het web of via een applicatie. Met het systeem kunt u verschillende gegevens importeren, zoals de contactgegevens van klanten. Gesprekken worden gevoerd via VoIP - Voice-over Internet Protocol, oftewel de overdracht van geluid via het internet van een beller naar een ontvanger. Simpel gezegd is het een internettelefoon.

Sales dialers bieden de optie om handmatig een nummer te bellen, maar de mogelijkheid om dit automatisch te doen is de meest nuttige functie. Als u uw sales dialer integreert met een CRM, kunt u VoIP-gesprekken voeren rechtstreeks vanuit de profielen van leads. 

Moderne sales dialers, zoals in onze CloudTalk-software, bieden een reeks handige functies die traditionele hardware-oplossingen niet kunnen leveren. Denk bijvoorbeeld aan een IVR (interactive voice response), een call flow designer of een automatische nummerweergave voor uitgaande oproepen, om er maar een paar te noemen.

Soorten sales dialers

We gaven al aan dat de mogelijkheden van sales dialers gebaseerd zijn op verschillende algoritmen. Dit betekent dat de markt een scala aan belsystemen biedt voor uw sales- of supportteams. Hoewel het doel hetzelfde blijft, pakt elk systeem het bellen net even anders aan. 

Laten we de meest voorkomende types eens van dichterbij bekijken. 

#1 Preview dialer

Met een preview dialer kan uw agent belangrijke informatie over klanten bekijken voordat het gesprek wordt gestart. Hierdoor kunnen agenten vooraf waardevolle inzichten opdoen. 

Een preview dialer is handig wanneer agenten enige voorbereiding nodig hebben. Op deze manier kunnen ze een betere klantervaring bieden of de kans op het sluiten van de deal vergroten. 

Toch hebben preview dialers ook een nadeel. Agenten kunnen te maken krijgen met veel onsuccesvolle oproepen door bezettoon-signalen of afgesloten nummers.

#2 Progressive dialer

Progressive dialers werken vrijwel hetzelfde als preview dialers, maar worden als persoonlijker en efficiënter beschouwd. 

Ze tonen meer informatie over de klant dan preview dialers en werken in een rustiger tempo. Agenten kunnen daardoor meer tijd nemen per gesprek en ervaren geen druk om een enorme hoeveelheid telefoontjes af te handelen. 

Het systeem belt altijd slechts één nummer tegelijk en kan automatisch detecteren wanneer een agent een gesprek heeft beëindigd. Vervolgens kiest een progressive dialer meteen het volgende nummer op uw contactlijst.  

 #3 Power dialer

Dit systeem belt en distribueert automatisch telefoongesprekken. Zodra een contactpersoon opneemt, wordt het gesprek doorverbonden met een agent. Power dialers, net als de progressive dialer, bellen ook één nummer tegelijk. 

Het verbindt echter alleen de gesprekken door die door mensen worden beantwoord. Het filtert ongewenste oproepen, zoals bezettoon-signalen, ongeldige nummers of voicemails, eruit. Hierdoor gaat er geen tijd verloren. 

Zodra het gesprek is beëindigd, belt de power dialer automatisch de volgende persoon op de lijst, totdat er een beschikbare contactpersoon is gevonden.

U kunt de belsnelheid aanpassen op basis van het aantal agenten en de doelstellingen. Bij integratie met een CRM biedt de power dialer de historische informatie van elk contact.  

Het heeft ook het voordeel dat de telemarketingvertraging wordt vermeden. Wanneer de oproep wordt beantwoord, horen agenten de ontvanger onmiddellijk en kunnen ze zonder vertraging reageren. 

#4 Predictive dialer

Een predictive dialer belt de nummers van de lijst, de een na de ander, zodra er een salesmedewerker beschikbaar is. Het kan meerdere telefoonnummers per agent tegelijk bellen, wat het een krachtige functie maakt om in te zetten. Hoe werkt het? 

Zoals de naam al doet vermoeden, voorspelt een predictive dialer de gemiddelde tijd die nodig is om oproepen te beantwoorden en combineert deze informatie met het aantal agenten. Het algoritme is gebaseerd op historische statistieken, zoals de beschikbaarheid van salesmedewerkers of het aantal beantwoorde oproepen. Op basis hiervan weet het systeem hoeveel oproepen er moeten worden geplaatst. 

Een predictive dialer belt meer nummers dan het aantal beschikbare agenten. Het houdt er rekening mee dat een bepaald aantal oproepen niet succesvol zal zijn en berekent de juiste hoeveelheid uitgaande oproepen per agent. Als uit gegevens van het callcenter bijvoorbeeld blijkt dat een gemiddeld gesprek zo’n 50 seconden duurt, kan een predictive dialer na 40 seconden al beginnen met bellen. 

Met dit type sales dialer kunt u echter ook de tijd tussen elk gesprek configureren voor elke agent, zodat zij hun administratieve taken zonder stress kunnen afronden. Zodra deze tijd is verstreken, belt de software weer automatisch het volgende nummer op de contactlijst.

Op deze manier hoeven salesmedewerkers niet handmatig door contactlijsten te zoeken in de actieve campagne om prospects te selecteren met wie nog geen contact is opgenomen.

Als gevolg hiervan kunnen predictive dialers de onproductieve tijd eenvoudig verminderen, zelfs van 30% naar 5%, en de productiviteit van agenten verhogen met 80% of meer. Dat komt vooral omdat predictive dialers prioriteit geven aan de tijd van de agent.

#5 Smart dialer

Smart dialers scannen automatisch de aangeboden content en zoeken naar telefoonnummers die met één klik aan de belwachtrij kunnen worden toegevoegd. Experts uit de sector schatten dat dit type sales dialer helpt om de beltijd met wel 20 tot 50 % te verkorten. 

Dit is overigens het vlaggenschip van CloudTalk en het stopt niet bij standaard websites — het identificeert ook nummers binnen uw CRM, helpdesk of andere content die in uw browser is geopend. 

Waarom zou u een sales dialer moeten gebruiken? 

Welke technologieën we vandaag de dag ook hebben, een live gesprek is nog steeds leidend bij het opbouwen van klantrelaties en het loodsen van gekwalificeerde prospects door de sales funnel. Zonder dit kan het behalen van uw doelstellingen een uitdaging zijn. Automatisering stelt u in staat om te focussen op de juiste gesprekken, op het juiste moment. 

Hier zijn de 4 belangrijkste redenen waarom u absoluut een sales dialer in uw bedrijfsstrategie moet opnemen.

#1 Het verhoogt het conversiepercentage 

Mensen nemen meestal niet op als ze een onbekend netnummer zien. Daarom bieden sales dialers internationale telefoonnummers - een optie om het lokale nummer van het land van de prospect te gebruiken terwijl de uitgaande gesprekken vanuit het buitenland worden gevoerd. Dit verhoogt de kans dat een gesprek wordt beantwoord met wel 40 %. Hierdoor stijgt uiteraard ook de kans op een conversie.

Voor inbound callcenters bieden sales dialers een efficiënte manier om contact op te nemen met klanten die u de eerste keer niet konden bereiken. Callback is bijvoorbeeld een handige functie die automatisch gemiste oproepen terugbelt zodra er een agent beschikbaar is. 

De mogelijkheid voor klanten om een voicemail achter te laten, is ook een uitstekende manier om effectieve communicatie te garanderen. 

#2 Het minimaliseert menselijke fouten

Stel u voor dat u honderden telefoontjes per dag heeft. Elke keer moet u het gesprek registreren en handmatig het volgende nummer intoetsen. Dit vraagt om veel geduld en concentratie. Door het belproces te automatiseren en sales dialers deze routinetaken te laten afhandelen, elimineert u mogelijke fouten, zoals het intoetsen van een verkeerd telefoonnummer, het missen van een nummer dat gebeld had moeten worden of het twee keer bellen van dezelfde persoon.

Het vervangen van handmatige processen door de automatische registratie van klantinteracties vermindert menselijke fouten tot een minimum, wat zorgt voor een soepele klantervaring en een efficiënte workflow.

#3 Het kan worden geïntegreerd met CRM 

Om zo effectief mogelijk te zijn, moet elke sales dialer worden geïntegreerd met CRM-software (customer relationship management). Maak het werk eenvoudiger door één centrale plek te bieden voor het beheren van alle gegevens en interacties met prospects of klanten. 

Een sales dialer zorgt ervoor dat alle gesynchroniseerde gegevens in het CRM nauwkeurig zijn, wat u waardevolle inzichten over uw klanten oplevert. U kunt deze gebruiken om uw salesstrategieën te verbeteren, bijvoorbeeld door statistieken te volgen en uw callcenter te monitoren in real-time. 

Al deze functies leiden tot een groter aantal telefoongesprekken, conversies, en omzet. Het zorgt ook voor een snellere ROI (return on investment). 

En nog een voordeel van CRM-integraties - het helpt om geblokkeerde en onjuiste telefoonnummers te filteren. Op deze manier richt u zich alleen op de juiste leads op het juiste moment.

#4 Het verhoogt de productiviteit

Verloren tijd is een van de belangrijkste redenen waarom verkopers hun doelen niet behalen. Een sales dialer bespaart misschien maar een paar seconden per gesprek, maar opgeteld leidt dat tot een aanzienlijk verlies. Automatisering verkort de beltijd tot milliseconden. Uit een onderzoek blijkt zelfs dat dialers zo’n 45 minuten per dag kunnen besparen, puur door het elimineren van het handmatig intoetsen van nummers. 

Daarom dragen sales dialers bij aan het verhogen van de productiviteit van uw team en maken ze tijd vrij voor complexe en belangrijke taken. Zo ontstaat er meer ruimte om conversies te genereren. En met meer conversies groeit de kans op deals snel, wat leidt tot meer omzet en hogere commissies. 

Om de productiviteit van inkomende gesprekken te verhogen, kunnen sales dialers oproepen automatisch toewijzen aan andere agenten wanneer de lijn bezet is. Ze kunnen de oproep ook doorverbinden naar de meest geschikte agent voor een specifiek probleem. Zo wordt een vraag veel sneller opgelost. En hoe sneller de service, hoe tevredener de klant. 

Welke sales dialer is geschikt voor uw bedrijf? 

Weet u nog niet zeker welke sales dialer het beste is voor uw bedrijf? Let dan op het volgende: 

• Preview dialers zijn vooral handig voor outbound callcenters, omdat ze agenten de kans geven zich voor te bereiden voordat ze contact opnemen met klanten. Dit vergroot de kans op het sluiten van deals. Ze zijn echter ook geschikt voor inbound callcenters, met name voor callbacks. 
• Smart dialers zijn perfect voor het scannen van telefoonnummers, het opbouwen van contactlijsten, het automatisch aanmaken van een belwachtrij en snel bellen — nummer voor nummer.
• Progressive, power en predictive dialers maken het eenvoudig om belcampagnes op te zetten en toe te wijzen aan specifieke agenten, automatisch de volgende contacten te bellen en de statistieken van elke campagne achteraf te analyseren. 

Power / Progressive Dialer vs Predictive Dialer

Nogmaals, het verschil is dat power dialers het ene nummer na het andere bellen voor elke beschikbare agent — het volgende contact wordt pas gebeld nadat het vorige gesprek is beëindigd.

Bij predictive dialers worden daarentegen meerdere telefoonnummers per agent tegelijk gebeld. Het is aan u om de capaciteit van elke agent te bepalen en de instellingen van de dialer hierop aan te passen.

Als u twijfelt tussen een power dialer en een predictive dialer, kunt u het beste kijken naar de kwaliteit van uw contactlijst. Een predictive dialer is beter wanneer de datakwaliteit laag is, bijvoorbeeld bij lijsten van derden, en de verwachte responssnelheid laag is - minder dan 20 - 30%.

Power dialers zijn juist handig wanneer u beschikt over een zorgvuldig opgestelde contactlijst en u verwacht minstens de helft van de contacten te bereiken. 

Onthoud dat er absoluut geen reden is om niet beide oplossingen te gebruiken. Afhankelijk van de campagne, het belvolume, de kwaliteit van de database en de grootte van uw team, wilt u wellicht verschillende sales dialers inzetten. Dat is heel goed mogelijk. 

Hiervoor moet u kiezen voor callcenter software met meerdere soorten sales dialers in het pakket. 

Wat u ook beslist, stap in ieder geval af van handmatig bellen. 

Verhoog de productiviteit van uw salesteam en verbeter de conversie met smart, predictive, en power dialers, zoals de dialers die we aanbieden bij CloudTalk. 

Probeer nu gratis of plan een persoonlijke 1-op-1 demo!