¿Qué es un marcador de ventas y por qué necesitas uno?

La comunicación telefónica es uno de los factores clave para muchas empresas. De hecho, más del 92 % de las interacciones con los clientes se realizan por teléfono. Un representante medio de ventas o de atención al cliente realiza unas 52 llamadas al día. Además, cerrar un trato suele requerir mucho esfuerzo. El personal de ventas realiza unos ocho intentos de llamada en frío antes de contactar con un cliente potencial. En estas circunstancias, marcar cada número manualmente resulta frustrante y consume mucho tiempo.

Para ser eficiente y lograr resultados, necesitas automatización. Un marcador de ventas hace que llamar sea sencillo, accesible, más barato y mucho más eficaz. Sigue leyendo para descubrir cuáles son tus opciones y cuál es la más adecuada para tu negocio. 

¿Qué son los marcadores de ventas y cómo funcionan? 

El nombre habla por sí solo. Un marcador de ventas es una plataforma de software que marca números automáticamente basándose en diferentes tipos de algoritmos. Su función es eliminar por completo la necesidad de los sistemas telefónicos tradicionales por cable en los centros de contacto. 

Los marcadores de ventas no son un invento reciente. Pero con el tiempo, su propósito ha evolucionado, a medida que aparecían nuevas funciones. Los primeros marcadores de ventas solo eran capaces de funcionar a través de una lista de números de contacto que debían cambiarse manualmente. No existían las predicciones como las de hoy en día. El único objetivo era conectar a los representantes de ventas con los clientes potenciales para las iniciativas de telemarketing.

Los marcadores actuales están programados para almacenar y procesar enormes cantidades de datos. Pueden cargar una lista de personas y marcar su número automáticamente en un abrir y cerrar de ojos, para que no pierdas el tiempo. Los marcadores de ventas modernos pasan al siguiente nombre de la lista en el momento en que cuelgas tu llamada anterior.

En el siguiente vídeo desglosamos los diferentes marcadores de ventas y para qué son mejores:

¿Cómo funciona un marcador de ventas?

Dado que los marcadores de ventas están basados en la nube, solo necesitas una conexión a internet estable y un micrófono. Ese es el único hardware que se requiere. 

Los agentes pueden iniciar sesión en el teléfono virtual a través de la web o también mediante una aplicación. El sistema te permite importar diversos datos, como la información de contacto de los clientes. Las llamadas se realizan a través de VoIP (protocolo de voz sobre internet), que es una transmisión de sonido a través de la web de un emisor a un receptor. En pocas palabras, es un teléfono por internet.

Los marcadores de ventas ofrecen la opción de marcar un número manualmente, pero la capacidad de hacerlo de forma automática es la función más útil. En caso de que integres tu marcador de ventas con un CRM, podrás realizar llamadas VoIP directamente desde los perfiles de los clientes potenciales. 

Los marcadores de ventas modernos, como los de nuestro software CloudTalk, ofrecen un puñado de funciones útiles que las soluciones de hardware tradicionales no pueden proporcionar. Por ejemplo, una Respuesta de voz interactiva, un Diseñador de flujo de llamadas o un Número saliente automático, por nombrar solo algunas.

Tipos de marcadores de ventas

Hemos mencionado que las capacidades de los marcadores de ventas se basan en varios algoritmos. Esto significa que el mercado ofrece una gama de productos de marcación para tus equipos de ventas o soporte. Aunque el propósito sigue siendo el mismo, cada uno de ellos aborda la marcación de una manera un poco diferente. 

Echemos un vistazo más de cerca a los más comunes. 

#1 Marcador con vista previa

Con un marcador con vista previa, tu agente puede revisar información clave sobre los clientes antes de realizar la llamada. Por lo tanto, los agentes pueden obtener información valiosa previamente. 

Un marcador con vista previa es útil cuando los agentes necesitan algún tipo de preparación previa. De este modo, pueden ofrecer una mejor experiencia al cliente o aumentar las posibilidades de cerrar el trato. 

Sin embargo, los marcadores con vista previa también tienen una desventaja. Los agentes pueden enfrentarse a muchas llamadas fallidas con señales de ocupado o líneas desconectadas.

#2 Marcador progresivo

Los marcadores progresivos funcionan de forma muy similar a los marcadores con vista previa, pero se consideran más personalizados y eficientes. 

Muestran más información sobre el cliente que los marcadores con vista previa y tienen un ritmo más lento. Por lo tanto, los agentes pueden dedicar más tiempo a cada llamada y no sienten la presión de gestionar un gran volumen de llamadas. 

Siempre llama solo a un número a la vez y es capaz de detectar automáticamente cuándo un agente ha terminado una llamada. En consecuencia, el marcador progresivo marca el siguiente número de tu lista de contactos de inmediato.  

 #3 Marcador automático

Marca y distribuye llamadas telefónicas automáticamente. Si el contacto está disponible, la llamada se entrega a un agente. El Marcador automático, al igual que el marcador progresivo, también marca un número a la vez. 

Sin embargo, solo conecta aquellas llamadas respondidas por personas. No entrega llamadas no deseadas, como señales de ocupado, números no válidos o buzones de voz. Por lo tanto, no se pierde el tiempo. 

Una vez terminada la llamada, el marcador automático marca de inmediato a la siguiente persona de la lista, hasta encontrar un contacto disponible.

Puedes ajustar las tasas de marcación en función del número de agentes y los objetivos. Si se integra con un CRM, el marcador automático ofrece el historial de información de cada contacto.  

También tiene la ventaja de evitar el retraso del telemarketing. Cuando se responde a la llamada, los agentes escuchan al receptor de inmediato y pueden responder sin ningún desfase de tiempo.  

#4 Marcador predictivo

El marcador predictivo marca los números de la lista, uno tras otro, cuando un agente de ventas está disponible. Es capaz de marcar varios números de teléfono por agente, lo que lo convierte en una función muy potente que aprovechar. ¿Cómo funciona? 

Como su nombre indica, un marcador predictivo predice el tiempo medio que tardan en responder las llamadas y cruza esta información con el número de agentes. El algoritmo se basa en estadísticas pasadas, como la disponibilidad de los representantes de ventas o la tasa de respuesta. De acuerdo con esto, sabe cuántas llamadas deben realizarse. 

El marcador predictivo realiza más llamadas que el número de agentes. Anticipa que un determinado número de llamadas no serán válidas y calcula la cantidad correcta de marcaciones para cada agente. Por ejemplo, si los datos del centro de llamadas muestran que una llamada promedio dura alrededor de 50 segundos, un marcador predictivo puede comenzar a marcar a los 40 segundos. 

Sin embargo, con este tipo de marcador de ventas, también puedes configurar el tiempo entre cada llamada para que cada agente pueda finalizar las tareas administrativas sin ninguna complicación. Una vez transcurrido el tiempo, el software volverá a marcar automáticamente el siguiente número de la lista de contactos.

De esta forma, los representantes de ventas no tienen que buscar en las listas de contactos de la campaña activa y seleccionar manualmente a los clientes potenciales que aún no han sido contactados.

Como resultado, los marcadores predictivos pueden reducir fácilmente el tiempo de inactividad, incluso del 30 % al 5 %, y aumentar la productividad de los agentes en un 80 % o más. Esto se debe principalmente a que los marcadores predictivos priorizan el tiempo del agente.

#5 Marcador inteligente

Los Marcadores inteligentes escanean automáticamente el contenido proporcionado y buscan números de teléfono que puedan añadirse a la cola de llamadas con un solo clic. Los expertos del sector estiman que este tipo de marcador de ventas ayuda a acortar el tiempo de llamada hasta en un 20 a 50 %. 

En realidad, es el producto estrella de CloudTalk que no se detiene en los sitios web estándar, sino que también identifica números dentro de tu CRM, helpdesk o cualquier contenido abierto con tu navegador. 

¿Por qué deberías utilizar un marcador de ventas? 

Independientemente de la tecnología de la que dispongamos hoy en día, la conversación en directo sigue siendo clave para entablar relaciones con los clientes y hacer avanzar a los clientes potenciales cualificados a lo largo del proceso de venta. Sin ella, alcanzar tus metas y objetivos puede ser todo un reto. La automatización te permite centrarte en las conversaciones adecuadas, en el momento oportuno. 

Aquí tienes las 4 razones principales por las que sin duda deberías incorporar un marcador de ventas a tu estrategia empresarial.

#1 Aumenta la tasa de conversión 

La gente no suele responder a números con prefijos desconocidos. Por eso los marcadores de ventas ofrecen Números internacionales, una opción para utilizar el número local del país del cliente potencial mientras las llamadas salientes se realizan desde el extranjero. Esto aumenta la posibilidad de que se responda a la llamada hasta en un 40 %. Por lo tanto, también aumenta la posibilidad de conversión.

Para los centros de llamadas entrantes, los marcadores de ventas ofrecen una forma eficaz de contactar con los clientes que no pudieron comunicarse contigo la primera vez. La Devolución de llamada, por ejemplo, es una función muy útil que marca automáticamente las llamadas perdidas en cuanto un agente está disponible. 

La posibilidad de que los clientes dejen un mensaje en el Buzón de voz es también una excelente manera de garantizar una comunicación eficaz. 

#2 Minimiza los errores humanos

Imagina que tienes cientos de llamadas telefónicas al día. Cada vez, tienes que registrar la llamada y marcar el siguiente número manualmente. Esto requiere una gran dosis de paciencia y atención. Al automatizar el proceso de llamada y dejar que los marcadores de ventas se encarguen de estas tareas rutinarias, estás eliminando posibles errores, como marcar un número de teléfono incorrecto, omitir un número que debía marcarse o llamar dos veces a la misma persona.

Sustituir los procesos manuales por la captura automatizada de los datos de interacción con los clientes reduce los errores humanos casi al mínimo, garantizando una experiencia de cliente fluida y un flujo de trabajo eficiente.

#3 Se puede integrar con el CRM 

Para ser lo más eficaz posible, cada marcador de ventas debe estar integrado con un software CRM (gestión de relaciones con los clientes). Facilita el trabajo proporcionando un único lugar para gestionar todos los datos e interacciones con clientes potenciales o clientes. 

El marcador de ventas se asegura de que todos los datos sincronizados en el CRM sean precisos, lo que te proporciona información valiosa sobre tus clientes. Puedes utilizarlos para mejorar tus estrategias de ventas, por ejemplo, siguiendo las Análisis y Monitorización de llamadas en tiempo real. 

Todas estas funciones se traducen en un mayor volumen de llamadas telefónicas, conversiones y ventas. También garantiza un retorno de la inversión (ROI) más rápido. 

Y una ventaja más de las integraciones con CRM: ayuda a filtrar los números de teléfono incorrectos y los que están en la lista negra. De este modo, solo te diriges a los clientes potenciales adecuados en el momento oportuno.

#4 Aumenta la productividad

El tiempo perdido es una de las razones principales por las que fracasan los vendedores. Puede que un marcador de ventas solo ahorre unos segundos por llamada, pero cuando lo sumas todo, representa un retraso bastante importante. La automatización reduce el tiempo de marcación a milisegundos. De hecho, un estudio sugiere que los marcadores pueden ahorrar unos 45 minutos al día solo con eliminar la necesidad de marcar números manualmente. 

Por lo tanto, los marcadores de ventas ayudan a aumentar la productividad de tu equipo y liberan tiempo para tareas complejas e importantes. De este modo, dispones de más espacio para conseguir conversiones. Y con más conversiones, la probabilidad de realizar ventas crece rápidamente, lo que se traduce en mayores ingresos y altas comisiones. 

Para aumentar la productividad de las llamadas entrantes, los marcadores de ventas tienen la capacidad de asignar llamadas automáticamente a otros agentes cuando la línea está ocupada. También pueden dirigir la llamada al Enrutamiento basado en habilidades para un problema determinado. De este modo, la consulta se resuelve mucho más rápido. Y cuanto más rápido es el servicio, más satisfecho queda el cliente. 

¿Qué marcador de ventas es el adecuado para tu negocio? 

¿Aún no tienes claro qué marcador de ventas es mejor para tu negocio? Ten en cuenta lo siguiente: 

• Los marcadores con vista previa son útiles principalmente para los centros de llamadas salientes, ya que permiten al agente prepararse antes de contactar con los clientes. Eso aumenta la posibilidad de cerrar acuerdos. Aunque también es adecuado para centros de llamadas entrantes, especialmente para devoluciones de llamadas. 
• Los marcadores inteligentes son perfectos para escanear números de teléfono y crear listas de contactos, crear colas de llamadas automáticas y realizar marcaciones rápidas, una a una.
• Los marcadores progresivos, automáticos y predictivos permiten crear fácilmente campañas de llamadas y asignarlas a agentes específicos, marcar automáticamente los siguientes contactos y comprobar las estadísticas de cada campaña una vez finalizada. 

Marcador automático / progresivo frente a marcador predictivo

Una vez más, la diferencia es que los marcadores automáticos marcan un número tras otro para cada agente disponible; el siguiente contacto se marca únicamente después de finalizar el anterior.

Por el contrario, los marcadores predictivos marcan varios números de teléfono por agente. Depende de ti determinar la capacidad de cada agente y ajustar la configuración del marcador en consecuencia.

Sin embargo, si no estás seguro de si elegir un marcador automático o uno predictivo, lo mejor es que eches un vistazo a la calidad de la lista de contactos. Un marcador predictivo es mejor cuando la calidad de los datos es baja, por ejemplo procedentes de terceros, y por tanto el porcentaje de conexión esperado es bajo: menos del 20-30 %.

Los marcadores automáticos resultan muy útiles cuando se dispone de una lista de contactos cuidadosamente creada y se espera contactar al menos con la mitad de ellos. 

Ten en cuenta que no hay ninguna razón para no aprovechar ambas soluciones. Dependiendo de la campaña, el volumen de llamadas, la calidad de la base de datos y el tamaño de tu equipo, es posible que quieras utilizar diferentes marcadores de ventas. Es totalmente posible. 

Para ello, tienes que elegir un software para centros de llamadas que incluya varios marcadores de ventas. 

Decidas lo que decidas, no te quedes estancado en un proceso de marcación manual. 

Impulsa la productividad de tu equipo de ventas y aumenta la conversión con marcadores inteligentes, predictivos y automáticos, como los que ofrecemos en CloudTalk. 

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