¿Qué es un marcador de ventas y por qué necesitas uno?
La comunicación telefónica es uno de los factores clave para muchas empresas. De hecho, más del 92 % de las interacciones con los clientes se realizan por teléfono. Un representante de ventas o de atención al cliente promedio realiza alrededor de 52 llamadas al día. También suele requerir mucho esfuerzo cerrar un trato. El personal de ventas realiza aproximadamente ocho intentos de llamadas en frío antes de llegar a un cliente potencial. En estas circunstancias, marcar cada número manualmente se vuelve frustrante y requiere mucho tiempo.
Para ser eficiente y lograr resultados, necesitas automatización. Un marcador de ventas hace que las llamadas sean sencillas, accesibles, más baratas y mucho más efectivas. Sigue leyendo para descubrir cuáles son tus opciones y cuál es la más adecuada para tu negocio.
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¿Qué son los marcadores de ventas y cómo funcionan?
El nombre lo dice casi todo. Un marcador de ventas es una plataforma de software que marca números automáticamente basándose en diferentes tipos de algoritmos. Su función es eliminar por completo la necesidad de los sistemas telefónicos tradicionales cableados en los centros de contacto.
Los marcadores de ventas no son un invento reciente. Pero con el tiempo, su propósito evolucionó, a medida que aparecían nuevas y nuevas funciones. Los primeros marcadores de ventas solo podían funcionar a través de una lista de números de contacto que debían cambiarse manualmente. No había predicciones como las de hoy. El único objetivo era conectar a los representantes de ventas con los clientes potenciales para las labores de telemarketing.
Los marcadores actuales están programados para almacenar y procesar grandes cantidades de datos. Pueden cargar una lista de personas y marcar automáticamente su número en un abrir y cerrar de ojos, para que no tengas que perder tu tiempo. Los marcadores de ventas modernos pasan al siguiente nombre de la lista en el momento en que cuelgas tu llamada anterior.
En el siguiente video, desglosamos los diferentes marcadores de ventas y para qué son mejores:
¿Cómo funciona un marcador de ventas?
Dado que los marcadores de ventas son basados en la nube, solo necesitas una conexión a internet estable y un micrófono. Ese es el único hardware que se requiere.
Los agentes pueden iniciar sesión en el teléfono virtual a través de la web o también mediante una aplicación. El sistema te permite importar varios datos, como la información de contacto de los clientes. Las llamadas se realizan a través de VoIP – Protocolo de Voz sobre Internet, que es una transmisión de sonido a través de la web desde un emisor a un receptor. En pocas palabras, es un teléfono por internet.
Los marcadores de ventas ofrecen la opción de marcar un número manualmente, pero la capacidad de hacerlo automáticamente es la función más útil. En caso de que integres tu marcador de ventas con un CRM, podrás realizar llamadas VoIP directamente dentro de los perfiles de los leads.
Los marcadores de ventas modernos, como en nuestro software CloudTalk, ofrecen una serie de características útiles que las soluciones de hardware tradicionales no pueden proporcionar. Por ejemplo, un IVR – respuesta de voz interactiva, diseñador de flujo de llamadas o identificador automático de llamadas salientes, solo por nombrar algunas.
Tipos de marcadores de ventas
Mencionamos que las capacidades de los marcadores de ventas se basan en varios algoritmos. Esto significa que el mercado ofrece una gama de productos de marcación para tus equipos de ventas o soporte. Aunque el propósito sigue siendo el mismo, cada uno de ellos aborda la marcación de una manera ligeramente diferente.
Echemos un vistazo más de cerca a los más comunes.
#1 Marcador de vista previa
Con un marcador de vista previa, tu agente puede verificar información clave sobre los clientes antes de realizar la llamada. Por lo tanto, los agentes pueden obtener valiosos conocimientos previos.
Un marcador de vista previa es útil cuando los agentes necesitan algún tipo de preparación de antemano. De esta manera, pueden proporcionar una mejor experiencia al cliente o aumentar la posibilidad de cerrar el trato.
Sin embargo, los marcadores de vista previa también tienen una desventaja. Los agentes pueden enfrentarse a muchas llamadas sin éxito con señales de ocupado o líneas desconectadas.
#2 Marcador progresivo
Los marcadores progresivos funcionan de manera muy similar a los marcadores de vista previa, pero se consideran más personalizados y eficientes.
Muestran más información sobre el cliente que los marcadores de vista previa y tienen un ritmo más lento. Los agentes pueden, por lo tanto, tomarse más tiempo en cada llamada y no sentir la presión de manejar una gran cantidad de llamadas.
Siempre llama a un solo número a la vez y es capaz de detectar automáticamente cuándo un agente ha terminado una llamada. En consecuencia, un marcador progresivo marca el siguiente número de tu lista de contactos de inmediato.
#3 Marcador automático (Power dialer)
Marca automáticamente y distribuye las llamadas telefónicas. En caso de que el contacto esté disponible, la llamada se entrega a un agente. Un marcador automático, como el marcador progresivo, también marca un número a la vez.
Sin embargo, solo conecta aquellas llamadas contestadas por personas. No entrega llamadas no deseadas, como señales de ocupado, números inválidos o buzones de voz. Por lo tanto, no hay pérdida de tiempo.
Una vez finalizada la llamada, el marcador automático marca automáticamente a la siguiente persona de la lista, hasta que encuentra un contacto adecuado.
Puedes ajustar las tasas de marcación, según el número de agentes y los objetivos. Si está integrado con un CRM, el marcador automático ofrece el historial de información de cada contacto.
También tiene la ventaja de evitar el retraso del teleoperador. Cuando se contesta la llamada, los agentes escuchan al receptor inmediatamente y pueden responder sin ningún lapso de tiempo.
#4 Marcador predictivo
Un marcador predictivo marca los números de la lista, uno tras otro, cuando un agente de ventas está disponible. Es capaz de marcar múltiples números de teléfono por agente, lo que lo convierte en una potente función para aprovechar. ¿Cómo funciona?
Como su nombre indica, un marcador predictivo predice el tiempo promedio para que las llamadas sean contestadas y cruza esta información con el número de agentes. El algoritmo se basa en estadísticas pasadas, como la disponibilidad del representante de ventas o la tasa de respuesta. Según esto, sabe cuántas llamadas deben realizarse.
El marcador predictivo marca más llamadas que el número de agentes. Anticipa que un cierto número de llamadas no serán válidas y calcula la cantidad correcta de marcaciones para cada agente. Por ejemplo, si los datos del centro de llamadas muestran que una llamada promedio dura alrededor de 50 segundos, un marcador predictivo puede comenzar a marcar a los 40 segundos.
Sin embargo, con este tipo de marcador de ventas, también puedes configurar el tiempo entre cada llamada para que cada agente finalice las tareas administrativas sin complicaciones. Después de que transcurra el tiempo, el software volverá a marcar automáticamente el siguiente número de la lista de contactos.
De esta manera, los representantes de ventas no tienen que buscar en las listas de contactos de la campaña activa y seleccionar manualmente a los prospectos que aún no han sido contactados.
Como resultado, los marcadores predictivos pueden reducir fácilmente el tiempo de inactividad, incluso del 30% al 5%, y aumentar la productividad del agente en un 80% o más. Esto se debe principalmente a que los marcadores predictivos priorizan el tiempo del agente.
#5 Marcador inteligente
Los marcadores inteligentes escanean automáticamente el contenido proporcionado y buscan números de teléfono que se pueden añadir a la cola de llamadas con un solo clic. Los expertos de la industria estiman que este tipo de marcador de ventas ayuda a acortar el tiempo de llamada hasta en un 20 al 50 %.
En realidad, es el producto estrella de CloudTalk que no se limita a los sitios web estándar: también identifica números dentro de tu CRM, mesa de ayuda o cualquier contenido abierto con tu navegador.
¿Por qué deberías usar un marcador de ventas?
Cualquiera que sea la tecnología que tengamos hoy, la conversación en vivo sigue siendo líder en la construcción de relaciones con los clientes y en el impulso de prospectos calificados a través del proceso de ventas. Sin ella, lograr tus metas y objetivos puede ser un desafío. La automatización te permite concentrarte en las conversaciones correctas, en el momento adecuado.
Aquí tienes las 4 principales razones por las que definitivamente deberías incorporar un marcador de ventas en tu estrategia de negocio.
#1 Aumenta la tasa de conversión
La gente normalmente no contesta números con prefijos desconocidos. Por eso, los marcadores de ventas ofrecen números de teléfono internacionales – una opción para usar el número local del país de un cliente potencial mientras las llamadas salientes se realizan desde el extranjero. Esto aumenta la probabilidad de que una llamada sea contestada hasta en un 40 %. Por lo tanto, también aumenta la probabilidad de una conversión.
Para los centros de llamadas entrantes, los marcadores de ventas ofrecen una forma eficiente de contactar a los clientes que no pudieron comunicarse contigo la primera vez. La devolución de llamada, por ejemplo, es una función útil que marca automáticamente las llamadas perdidas una vez que un agente está disponible.
La capacidad de los clientes para dejar un mensaje de buzón de voz también es una excelente manera de asegurar una comunicación efectiva.
#2 Minimiza los errores humanos
Imagina que tienes cientos de llamadas telefónicas al día. Cada vez, tienes que registrar la llamada y marcar el siguiente número manualmente. Esto requiere una gran dosis de paciencia y atención. Al automatizar el proceso de llamadas y dejar que los marcadores de ventas gestionen estas tareas rutinarias, estás eliminando posibles errores, como marcar un número de teléfono equivocado, omitir un número que se suponía que debía marcarse o llamar a la misma persona dos veces.
Reemplazar los procesos manuales junto con la captura automatizada de datos de interacción con el cliente reduce los errores humanos casi al mínimo, asegurando una experiencia del cliente fluida y un flujo de trabajo eficiente.
#3 Puede integrarse con un CRM
Para ser lo más efectivo posible, cada marcador de ventas debe integrarse con el software de CRM (Customer Relationship Management). Facilita el trabajo al proporcionar un único lugar para gestionar todos los datos y las interacciones con prospectos o clientes.
El marcador de ventas asegura que todos los datos sincronizados en el CRM sean precisos, lo que te proporciona información valiosa sobre tus clientes. Puedes usarla para mejorar tus estrategias de ventas, por ejemplo, siguiendo las estadísticas y monitorizando tu centro de llamadas en tiempo real.
Todas estas características dan como resultado un aumento en el número de llamadas telefónicas, conversiones y ventas. También asegura un ROI más rápido – retorno de la inversión.
Y una ventaja más de las integraciones con CRM – ayuda a filtrar los números de teléfono en listas negras y los números inexactos. De esta manera, solo te diriges a los leads correctos en el momento adecuado.
#4 Aumenta la productividad
El tiempo perdido es una de las principales razones por las que los vendedores fracasan. Un marcador de ventas puede ahorrar solo unos segundos, pero si los sumas, resulta en un retraso bastante significativo. La automatización reduce el tiempo de marcación a milisegundos. De hecho, un estudio sugiere que los marcadores pueden ahorrar alrededor de 45 minutos al día solo con la eliminación de la necesidad de marcar números manualmente.
Por lo tanto, los marcadores de ventas ayudan a aumentar la productividad de tu equipo y a liberar tiempo para tareas complejas e importantes. De esta manera, tienes más espacio para generar conversiones. Y con más conversiones, la probabilidad de realizar ventas crece rápidamente, lo que resulta en un aumento de ingresos y altas comisiones.
Para impulsar la productividad de las llamadas entrantes, los marcadores de ventas tienen la capacidad de asignar llamadas automáticamente a otros agentes mientras la línea está ocupada. También pueden dirigir la llamada al agente más cualificado para un problema determinado. De esa manera, una consulta se resuelve mucho más rápido. Y cuanto más rápido el servicio, más satisfecho el cliente.
¿Qué marcador de ventas es el adecuado para tu negocio?
¿Aún no estás seguro de qué marcador de ventas es el mejor para tu negocio? Considera lo siguiente:
- Los marcadores de vista previa son útiles principalmente para centros de llamadas salientes, ya que proporcionan una forma para que un agente se prepare antes de contactar a los clientes. Esto aumenta la posibilidad de cerrar tratos. Aunque también es adecuado para centros de llamadas entrantes, especialmente para el propósito de las devoluciones de llamada.
- Los marcadores inteligentes son perfectos para escanear números de teléfono y crear listas de contactos, la creación automática de colas de llamadas y la marcación rápida, uno por uno.
- Los marcadores progresivos, automáticos y predictivos crean fácilmente campañas de llamadas y las asignan a agentes específicos, marcan automáticamente los siguientes contactos y verifican las estadísticas de cada campaña una vez finalizada.
Marcador automático / progresivo vs marcador predictivo
Una vez más, la diferencia es que los marcadores automáticos marcan un número tras otro para cada agente disponible; el siguiente contacto se marca solo después de que el anterior ha terminado.
Por el contrario, los marcadores predictivos marcan múltiples números de teléfono por agente. Depende de ti determinar la capacidad de cada agente y ajustar la configuración del marcador en consecuencia.
Si no estás seguro de si deberías elegir un marcador automático o un marcador predictivo, lo mejor es echar un vistazo a la calidad de la lista de contactos. Un marcador predictivo es mejor cuando la calidad de los datos es baja, por ejemplo, obtenida de un tercero, y también lo es la proporción de conexión esperada – menos del 20 – 30%.
Los marcadores automáticos son útiles siempre que tengas una lista de contactos cuidadosamente creada y esperes contactar al menos a la mitad de ellos.
Ten en cuenta que no hay absolutamente ninguna razón para que no aproveches ambas soluciones. Dependiendo de la campaña, el volumen de llamadas, la calidad de la base de datos, así como el tamaño de tu equipo, es posible que desees utilizar diferentes marcadores de ventas. Es totalmente posible.
Para hacerlo, tienes que elegir un software para centros de llamadas con múltiples marcadores de ventas incorporados.
Decidas lo que decidas, simplemente no te quedes con un proceso de marcación manual.
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