Was ist ein Sales Dialer und warum brauchen Sie einen?

Telefonische Kommunikation ist für viele Unternehmen einer der Schlüsselfaktoren. Tatsächlich finden mehr als 92 % der Kundeninteraktionen am Telefon statt. Ein durchschnittlicher Vertriebs- oder Kundendienstmitarbeiter führt etwa 52 Anrufe pro Tag. Meistens ist auch viel Aufwand nötig, um ein Geschäft abzuschließen. Vertriebsmitarbeiter unternehmen im Schnitt acht Kaltakquise-Versuche, bevor sie einen Interessenten erreichen. Unter diesen Umständen wird das manuelle Wählen jeder einzelnen Nummer frustrierend und zeitraubend.

Um effizient zu sein und Ergebnisse zu erzielen, benötigen Sie Automatisierung. Ein Sales Dialer macht das Anrufen einfach, zugänglich, günstiger und viel effektiver. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche Optionen Sie haben und welche am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. 

Was sind Sales Dialer und wie funktionieren sie? 

Der Name ist im Grunde selbsterklärend. Ein Sales Dialer ist eine Softwareplattform, die Nummern automatisch auf Basis verschiedener Algorithmen wählt. Seine Rolle besteht darin, herkömmliche, fest verkabelte Telefonsysteme in Contact Centern vollständig zu ersetzen. 

Sales Dialer sind keine neue Erfindung. Doch im Laufe der Zeit hat sich ihr Zweck weiterentwickelt, da immer neue Funktionen hinzukamen. Die ersten Sales Dialer konnten nur eine Liste von Telefonnummern abarbeiten, die manuell geändert werden musste. Vorhersagen wie heute gab es noch nicht. Das einzige Ziel bestand darin, Vertriebsmitarbeiter für Telemarketing-Aktivitäten mit Interessenten zu verbinden.

Heutige Dialer sind darauf programmiert, riesige Datenmengen zu speichern und zu verarbeiten. Sie können eine Namensliste laden und die Nummern im Handumdrehen automatisch wählen, sodass Sie keine Zeit verlieren. Moderne Sales Dialer springen zum nächsten Namen auf der Liste, sobald Sie das vorherige Telefonat beenden.

Im folgenden Video stellen wir die verschiedenen Sales Dialer vor und zeigen, wofür sie sich am besten eignen:

Wie funktioniert ein Sales Dialer?

Da Sales Dialer cloudbasiert sind, benötigen Sie lediglich eine stabile Internetverbindung und ein Mikrofon. Das ist das einzige Hardwareteil, das erforderlich ist. 

Agenten können sich über das Web oder auch über eine App beim virtuellen Telefon anmelden. Das System ermöglicht es Ihnen, verschiedene Daten zu importieren, wie zum Beispiel die Kontaktinformationen von Kunden. Anrufe werden über VoIP (Voice-over-IP) getätigt, also durch die Übertragung von Sprache über das Internet vom Anrufer zum Empfänger. Einfach gesagt handelt es sich um ein Internet-Telefon.

Sales Dialer bieten zwar die Möglichkeit, eine Nummer manuell zu wählen, aber die Funktion zur automatischen Wahl ist die nützlichste Funktion. Wenn Sie Ihren Sales Dialer in ein CRM integrieren, können Sie VoIP-Anrufe direkt aus den Profilen der Leads heraus tätigen. 

Moderne Sales Dialer, wie in unserer CloudTalk-Software, bieten eine Reihe nützlicher Funktionen, die herkömmliche Hardware-Lösungen nicht bieten können. Zum Beispiel ein IVR (Interactive Voice Response), ein Anruffluss-Designer oder eine automatische ausgehende Rufnummernanzeige, um nur einige zu nennen.

Arten von Sales Dialern

Wir haben erwähnt, dass die Fähigkeiten von Sales Dialern auf verschiedenen Algorithmen basieren. Das bedeutet, dass der Markt eine Reihe von Wählprodukten für Ihre Vertriebs- oder Supportteams anbietet. Obwohl der Zweck derselbe bleibt, geht jedes Produkt das Wählen auf eine etwas andere Weise an. 

Werfen wir einen genaueren Blick auf die gängigsten Typen. 

#1 Preview-Dialer

Mit einem Preview-Dialer kann Ihr Agent wichtige Informationen über Kunden prüfen, bevor Sie den Anruf tätigen. Dadurch können Agenten im Vorfeld wertvolle Erkenntnisse gewinnen. 

Ein Preview-Dialer ist nützlich, wenn sich Agenten in gewisser Weise vorbereiten müssen. Auf diese Weise können sie ein besseres Kundenerlebnis bieten oder die Chancen auf einen Geschäftsabschluss erhöhen. 

Allerdings haben Preview-Dialer auch einen Nachteil. Agenten müssen eventuell mit vielen erfolglosen Anrufen aufgrund von Besetztzeichen oder getrennten Leitungen rechnen.

#2 Progressive-Dialer

Progressive-Dialer funktionieren ganz ähnlich wie Preview-Dialer, gelten jedoch als personalisierter und effizienter. 

Sie zeigen mehr Informationen über den Kunden als Preview-Dialer und haben ein ruhigeres Tempo. Agenten können sich daher mehr Zeit für jeden Anruf nehmen und stehen nicht unter dem Druck, eine große Anzahl von Anrufen abzuwickeln. 

Es wird immer nur eine Nummer auf einmal angerufen und das System erkennt automatisch, wenn ein Agent ein Gespräch beendet hat. Folglich wählt ein Progressive-Dialer sofort die nächste Nummer auf Ihrer Kontaktliste.  

 #3 Power-Dialer

Er wählt automatisch und verteilt Anrufe. Sobald ein Kontakt erreichbar ist, wird der Anruf an einen Agenten übergeben. Ein Power-Dialer wählt, wie der Progressive-Dialer, ebenfalls nur eine Nummer auf einmal. 

Er verbindet jedoch nur solche Anrufe, die von echten Personen entgegengenommen werden. Er leitet keine unerwünschten Anrufe weiter, wie etwa Besetztzeichen, ungültige Nummern oder Mailboxen. Dadurch geht keine Zeit verloren. 

Nach Beendigung des Telefonats wählt der Power-Dialer automatisch die nächste Person auf der Liste, bis er einen passenden Kontakt findet.

Sie können die Wählraten anpassen, basierend auf der Anzahl der Agenten und den Zielen. Bei einer Integration mit dem CRM bietet der Power-Dialer die Verlaufshistorie jedes Kontakts.  

Er hat zudem den Vorteil, Verzögerungen beim Verbinden zu vermeiden. Wenn der Anruf entgegengenommen wird, hören die Agenten den Empfänger sofort und können ohne Zeitverzögerung antworten. 

#4 Predictive-Dialer

Ein Predictive-Dialer wählt die Nummern auf der Liste nacheinander an, sobald ein Vertriebsmitarbeiter verfügbar ist. Er kann mehrere Telefonnummern pro Agent gleichzeitig wählen, was ihn zu einer äußerst leistungsstarken Funktion macht. Wie funktioniert das? 

Wie der Name vermuten lässt, prognostiziert ein Predictive-Dialer die durchschnittliche Zeit, bis Anrufe entgegengenommen werden, und gleicht diese Information mit der Anzahl der Agenten ab. Der Algorithmus basiert auf historischen Statistiken, wie der Verfügbarkeit von Vertriebsmitarbeitern oder der Annahmequote. Auf dieser Grundlage weiß er, wie viele Anrufe getätigt werden müssen. 

Ein Predictive-Dialer wählt mehr Anrufe, als Agenten zur Verfügung stehen. Er geht davon aus, dass ein bestimmter Prozentsatz der Anrufe nicht zustande kommt, und berechnet die richtige Anzahl an Wählversuchen für jeden Agenten. Wenn die Callcenter-Daten beispielsweise zeigen, dass ein durchschnittliches Telefonat etwa 50 Sekunden dauert, kann ein Predictive-Dialer bereits nach 40 Sekunden mit dem nächsten Wählvorgang beginnen. 

Bei dieser Art von Sales Dialer können Sie jedoch auch die Zeit zwischen den einzelnen Anrufen für jeden Agenten konfigurieren, um administrative Aufgaben ohne Hektik zu erledigen. Nach Ablauf dieser Zeit wählt die Software wieder automatisch die nächste Nummer auf der Kontaktliste.

Auf diese Weise müssen Vertriebsmitarbeiter nicht erst Kontaktlisten in der aktiven Kampagne durchsuchen und manuell Leads auswählen, die noch nicht kontaktiert wurden.

Dadurch können Predictive-Dialer die Leerlaufzeit mühelos reduzieren, sogar von 30 % auf 5 %, und die Produktivität der Agenten um 80 % oder mehr steigern. Das liegt vor allem daran, dass Predictive-Dialer die Zeit des Agenten priorisieren.

#5 Smart-Dialer

Smart-Dialer scannen automatisch den bereitgestellten Inhalt und suchen nach Telefonnummern, die mit einem einzigen Klick zur Anrufwarteschlange hinzugefügt werden können. Branchenexperten schätzen, dass diese Art von Sales Dialer dazu beiträgt, die Anrufzeit um 20 bis 50 % zu verkürzen. 

Es handelt sich dabei um das Flaggschiff-Produkt von CloudTalk, das nicht bei Standard-Websites haltmacht – es identifiziert auch Nummern in Ihrem CRM, Helpdesk oder jedem über den Browser geöffneten Inhalt. 

Warum sollten Sie einen Sales Dialer nutzen? 

Unabhängig von der heutigen Technologie ist das persönliche Gespräch nach wie vor führend beim Aufbau von Kundenbeziehungen und dem Vorantreiben qualifizierter Leads durch die Sales Pipeline. Ohne dieses Gespräch kann es schwierig sein, Ihre Ziele zu erreichen. Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, sich auf die richtigen Gespräche zur richtigen Zeit zu konzentrieren. 

Hier sind die 4 wichtigsten Gründe, warum Sie einen Sales Dialer definitiv in Ihre Geschäftsstrategie integrieren sollten.

#1 Er erhöht die Konversionsrate 

Menschen nehmen in der Regel keine Anrufe mit unbekannten Vorwahlen an. Aus diesem Grund bieten Sales Dialer internationale Telefonnummern an – eine Option, um die lokale Nummer des Landes eines Interessenten zu verwenden, während die ausgehenden Anrufe aus dem Ausland getätigt werden. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Anruf entgegengenommen wird, um bis zu 40 %. Folglich steigen auch die Chancen auf eine Konversion.

Für Inbound-Callcenter bieten Sales Dialer eine effiziente Möglichkeit, Kunden zu kontaktieren, die Sie beim ersten Mal nicht erreichen konnten. Callback ist beispielsweise eine praktische Funktion, die entgangene Anrufe automatisch zurückruft, sobald ein Agent verfügbar ist. 

Die Möglichkeit für Kunden, eine Voicemail zu hinterlassen, ist ebenfalls ein hervorragender Weg, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten. 

#2 Er minimiert menschliche Fehler

Stellen Sie sich vor, Sie führen hunderte Telefonate pro Tag. Jedes Mal müssen Sie den Anruf protokollieren und die nächste Nummer manuell wählen. Das erfordert ein hohes Maß an Geduld und Aufmerksamkeit. Indem Sie den Anrufvorgang automatisieren und diese Routineaufgaben dem Sales Dialer überlassen, eliminieren Sie potenzielle Fehler, wie das Wählen einer falschen Nummer, das Vergessen einer zu wählenden Nummer oder den doppelten Anruf bei derselben Person.

Der Ersatz manueller Prozesse durch die automatisierte Erfassung von Kundeninteraktionsdaten reduziert menschliche Fehler fast auf ein Minimum und sorgt für ein reibungsloses Kundenerlebnis und einen effizienten Workflow.

#3 Er kann in das CRM integriert werden 

Um so effektiv wie möglich zu sein, sollte jeder Sales Dialer mit einer CRM-Software (Customer Relationship Management) integriert sein. Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie einen zentralen Ort für die Verwaltung aller Daten und Interaktionen mit Interessenten oder Kunden schaffen. 

Ein Sales Dialer stellt sicher, dass alle im CRM synchronisierten Daten korrekt sind, was Ihnen wertvolle Erkenntnisse über Ihre Kunden liefert. Sie können diese nutzen, um Ihre Vertriebsstrategien zu verbessern, indem Sie beispielsweise Statistiken verfolgen und Ihr Callcenter in Echtzeit überwachen. 

All diese Funktionen führen zu einer höheren Anzahl von Anrufen, Konversionen und Verkäufen. Zudem sorgt dies für einen schnelleren ROI (Return on Investment). 

Und ein weiterer Vorteil von CRM-Integrationen – sie helfen dabei, gesperrte und ungültige Telefonnummern herauszufiltern. Auf diese Weise sprechen Sie nur die richtigen Leads zur richtigen Zeit an.

#4 Er steigert die Produktivität

Zeitverschwendung ist einer der Hauptgründe, warum Vertriebsmitarbeiter scheitern. Ein Sales Dialer spart pro Anruf vielleicht nur wenige Sekunden, aber zusammengerechnet führt dies zu einer erheblichen Verzögerung. Die Automatisierung verkürzt die Wählzeit auf Millisekunden. Tatsächlich legt eine Studie nahe, dass Dialer täglich etwa 45 Minuten einsparen können, nur weil das manuelle Wählen von Nummern entfällt. 

Daher tragen Sales Dialer dazu bei, die Produktivität Ihres Teams zu steigern und Zeit für komplexe und wichtige Aufgaben freizusetzen. So haben Sie mehr Raum für Konversionen. Und mit mehr Konversionen steigt die Wahrscheinlichkeit von Verkäufen rasant, was zu höheren Umsätzen und attraktiven Provisionen führt. 

Um die Produktivität bei eingehenden Anrufen zu steigern, können Sales Dialer Anrufe automatisch an andere Agenten weiterleiten, wenn eine Leitung besetzt ist. Sie können den Anruf auch an den kompetentesten Agenten für ein bestimmtes Problem leiten. Auf diese Weise wird eine Anfrage viel schneller gelöst. Und je schneller der Service, desto zufriedener ist der Kunde. 

Welcher Sales Dialer ist der richtige für Ihr Unternehmen? 

Sie sind sich immer noch nicht sicher, welcher Sales Dialer am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist? Berücksichtigen Sie Folgendes: 

• Preview-Dialer sind vor allem für Outbound-Callcenter praktisch, da sie dem Agenten die Möglichkeit bieten, sich vor der Kontaktaufnahme mit Kunden vorzubereiten. Das erhöht die Chancen auf einen Geschäftsabschluss. Sie eignen sich jedoch auch für Inbound-Callcenter, insbesondere für Rückrufe. 
• Smart-Dialer eignen sich perfekt zum Scannen von Telefonnummern, zum Erstellen von Kontaktlisten, zur automatischen Erstellung von Anrufwarteschlangen und zum schnellen Wählen nacheinander.
• Progressive-, Power- und Predictive-Dialer ermöglichen das einfache Erstellen von Anrufkampagnen und deren Zuweisung an bestimmte Agenten, das automatische Wählen der nächsten Kontakte sowie das Überprüfen der Statistiken nach Abschluss einer Kampagne. 

Power- / Progressive-Dialer vs. Predictive-Dialer

Noch einmal zur Erinnerung: Der Unterschied besteht darin, dass Power-Dialer für jeden verfügbaren Agenten eine Nummer nach der anderen wählen – der nächste Kontakt wird erst angewählt, wenn das vorherige Gespräch beendet ist.

Im Gegensatz dazu wählen Predictive-Dialer mehrere Telefonnummern pro Agent. Es liegt an Ihnen, die Kapazität der einzelnen Agenten zu bestimmen und die Einstellungen des Dialers entsprechend anzupassen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie einen Power-Dialer oder einen Predictive-Dialer wählen sollen, werfen Sie am besten einen Blick auf die Qualität der Kontaktliste. Ein Predictive-Dialer ist besser, wenn die Datenqualität gering ist, beispielsweise wenn sie von Drittanbietern stammt, und die erwartete Verbindungsquote ebenfalls niedrig ist – weniger als 20 bis 30 %.

Power-Dialer sind immer dann praktisch, wenn Sie über eine sorgfältig erstellte Kontaktliste verfügen und erwarten, mindestens die Hälfte der Kontakte zu erreichen. 

Denken Sie daran, dass es absolut keinen Grund gibt, nicht beide Lösungen zu nutzen. Je nach Kampagne, Anrufvolumen, Datenbankqualität sowie der Größe Ihres Teams möchten Sie vielleicht unterschiedliche Sales Dialer einsetzen. Das ist absolut möglich. 

Um dies zu tun, müssen Sie sich für eine Callcenter-Software mit mehreren integrierten Sales Dialern entscheiden. 

Wie auch immer Sie sich entscheiden, bleiben Sie einfach nicht beim manuellen Wählen. 

Steigern Sie die Produktivität Ihres Vertriebsteams und erhöhen Sie die Konversionen mit Smart-, Predictive- und Power-Dialern, wie wir sie bei CloudTalk anbieten. 

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