Cos'è un sales dialer e perché ne hai bisogno?

La comunicazione telefonica è uno dei fattori chiave per molte aziende. Infatti, oltre il 92% delle interazioni con i clienti avviene al telefono. Un addetto alle vendite o al supporto clienti effettua in media circa 52 chiamate al giorno. Inoltre, di solito ci vuole molto sforzo per chiudere una trattativa. Il personale di vendita effettua circa otto tentativi di chiamata a freddo prima di raggiungere un potenziale cliente. In queste circostanze, comporre ogni numero manualmente diventa frustrante e fa perdere tempo.

Per essere efficiente e ottenere risultati, hai bisogno di automazione. Un sales dialer rende le chiamate semplici, accessibili, più economiche e molto più efficaci. Continua a leggere per scoprire quali sono le tue opzioni e qual è la più adatta alla tua attività. 

Cosa sono i sales dialer e come funzionano? 

Il nome si spiega praticamente da solo. Un sales dialer è una piattaforma software che compone automaticamente i numeri in base a diversi tipi di algoritmi. Il suo ruolo è quello di eliminare completamente la necessità dei tradizionali sistemi telefonici cablati nei contact center. 

I sales dialer non sono un'invenzione recente. Ma nel tempo, il loro scopo si è evoluto, con la comparsa di sempre nuove funzionalità. I primi sales dialer erano in grado di funzionare solo attraverso un elenco di numeri di contatto che dovevano essere modificati manualmente. Non c'erano funzioni predittive come quelle di oggi. L'unico scopo era quello di connettere i rappresentanti di vendita ai potenziali clienti per le attività di telemarketing.

I dialer di oggi sono programmati per memorizzare ed elaborare enormi quantità di dati. Possono caricare un elenco di persone e comporre automaticamente il loro numero in un batter d'occhio, così non devi perdere tempo. I moderni sales dialer passano al nome successivo sulla lista nel momento stesso in cui riagganci la chiamata precedente.

Nel video qui sotto analizziamo i diversi sales dialer e per cosa sono più indicati:

Come funziona un sales dialer?

Poiché i sales dialer sono basati sul cloud, hai solo bisogno di una connessione internet stabile e di un microfono. Questo è l'unico componente hardware richiesto. 

Gli agenti possono accedere al telefono virtuale tramite web o anche attraverso un'applicazione. Il sistema ti consente di importare vari dati, come le informazioni di contatto dei clienti. Le chiamate vengono effettuate tramite VoIP - Voice-over Internet Protocol, ovvero una trasmissione di audio attraverso il web da un chiamante a un ricevente. In parole povere, è un telefono internet.

I sales dialer offrono l'opzione di comporre un numero manualmente, ma la capacità di farlo in modo automatico è la funzione più utile. Se integri il tuo sales dialer con un CRM, potrai effettuare chiamate VoIP direttamente all'interno dei profili dei lead. 

I moderni sales dialer, come nel caso del nostro software CloudTalk, offrono una serie di utili funzionalità che le soluzioni hardware tradizionali non possono fornire. Ad esempio, un IVR (risposta vocale interattiva), un progettista di flussi di chiamata o l' ID chiamante in uscita automatico, solo per citarne alcuni.

Tipi di sales dialer

Abbiamo menzionato che le capacità dei sales dialer si basano su vari algoritmi. Ciò significa che il mercato offre una gamma di prodotti di composizione per i tuoi team di vendita o di supporto. Sebbene lo scopo rimanga lo stesso, ciascuno di essi affronta la composizione in modo leggermente diverso. 

Diamo un'occhiata più da vicino ai più comuni. 

#1 Preview dialer

Con un preview dialer, il tuo agente può verificare le informazioni chiave sui clienti prima di effettuare la chiamata. Pertanto, gli agenti possono ottenere utili informazioni in anticipo. 

Un preview dialer è utile quando gli agenti hanno bisogno di una sorta di preparazione preliminare. In questo modo, possono fornire un'opinione e una migliore esperienza cliente o aumentare le possibilità di chiudere la trattativa. 

Tuttavia, i preview dialer presentano anche uno svantaggio. Gli agenti potrebbero dover affrontare molte chiamate andate a vuoto a causa di segnali di occupato o linee disconnesse.

#2 Progressive dialer

I progressive dialer funzionano in modo molto simile ai preview dialer, ma sono considerati più personalizzati ed efficienti. 

Mostrano più informazioni sul cliente rispetto ai preview dialer e hanno un ritmo più lento. Gli agenti possono quindi prendersi più tempo per ogni chiamata e non subiscono pressioni per gestire una grande quantità di telefonate. 

Chiama sempre solo un numero alla volta ed è in grado di rilevare automaticamente quando un agente ha terminato una chiamata. Di conseguenza, un progressive dialer compone il numero successivo sulla lista dei contatti immediatamente.  

 #3 Power dialer

Questo strumento compone e distribuisce automaticamente le chiamate telefoniche. Nel caso in cui il contatto sia disponibile, la chiamata viene passata a un agente. Il power dialer, come il progressive dialer, compone un solo numero alla volta. 

Tuttavia, collega solo quelle chiamate a cui risponde una persona. Non trasferisce chiamate indesiderate, come segnali di occupato, numeri non validi o segreterie telefoniche. Pertanto, non si perde tempo. 

Al termine della chiamata, il power dialer compone automaticamente il numero della persona successiva sulla lista, finché non trova un contatto idoneo.

Puoi regolare i tassi di composizione, in base al numero di agenti e agli obiettivi. Se integrato con il CRM, il power dialer offre la cronologia delle informazioni di ciascun contatto.  

Ha anche il vantaggio di evitare il tipico ritardo del telemarketing. Quando si risponde alla chiamata, gli agenti sentono immediatamente l'interlocutore e possono rispondere senza alcun intervallo di tempo.  

#4 Predictive dialer

Il predictive dialer compone i numeri della lista, uno dopo l'altro, quando un agente di vendita è disponibile. È in grado di comporre più numeri di telefono per agente, il che lo rende una potente funzionalità da sfruttare. Come funziona? 

Come suggerisce il nome, un predictive dialer prevede il tempo medio di risposta alle chiamate e incrocia queste informazioni con il numero di agenti. L'algoritmo si basa su statistiche passate, come la disponibilità dei rappresentanti di vendita o il tasso di risposta. In base a questo, sa quante chiamate devono essere effettuate. 

Il predictive dialer compone più chiamate rispetto al numero di agenti. Prevede che un certo numero di chiamate non sarà valido e calcola la giusta quantità di composizioni per ogni agente. Ad esempio, se i dati del call center mostrano che una chiamata media dura circa 50 secondi, un predictive dialer può iniziare a comporre a 40 secondi. 

Tuttavia, con questo tipo di sales dialer, puoi anche configurare il tempo tra ogni chiamata per ciascun agente, consentendogli di completare le attività amministrative senza problemi. Trascorso il tempo, il software comporrà di nuovo automaticamente il numero successivo sulla lista dei contatti.

In questo modo, i rappresentanti di vendita non devono cercare tra gli elenchi di contatti nella campagna attiva e selezionare manualmente i potenziali clienti che non sono ancora stati contattati.

Di conseguenza, i predictive dialer possono facilmente ridurre i tempi di inattività, anche dal 30% al 5%, e aumentare la produttività degli agenti dell' 80% o più. Questo accade principalmente perché i predictive dialer ottimizzano il tempo dell'agente.

#5 Smart dialer

I smart dialer scansionano automaticamente il contenuto fornito e cercano i numeri di telefono che possono essere aggiunti alla coda di chiamata con un singolo clic. Gli esperti del settore stimano che questo tipo di sales dialer aiuti a ridurre i tempi di chiamata fino al 20-50%. 

In realtà si tratta del prodotto di punta di CloudTalk che non si limita ai siti web standard: identifica anche i numeri all'interno del tuo CRM, helpdesk o qualsiasi contenuto aperto con il tuo browser. 

Perché dovresti usare un sales dialer? 

Qualunque sia la tecnologia di cui disponiamo oggi, la conversazione dal vivo è ancora fondamentale per costruire relazioni con i clienti e spingere i lead qualificati lungo la pipeline di vendita. Senza di essa, raggiungere i tuoi obiettivi potrebbe essere difficile. L'automazione ti consente di concentrarti sulle conversazioni giuste, al momento giusto. 

Ecco i 4 motivi principali per cui dovresti assolutamente integrare un sales dialer nella tua strategia aziendale.

#1 Aumenta il tasso di conversione 

Le persone di solito non rispondono a numeri con prefissi sconosciuti. Ecco perché i sales dialer offrono numeri di telefono internazionali – un'opzione per utilizzare il numero locale del Paese di un potenziale cliente mentre le chiamate in uscita vengono effettuate dall'estero. Questo aumenta la possibilità che si risponda alla chiamata fino al 40%. Di conseguenza, aumenta anche la possibilità di una conversazione.

Per i call center inbound, i sales dialer offrono un modo efficiente per contattare i clienti che non sono riusciti a raggiungerti la prima volta. Callback, ad esempio, è una comoda funzione che compone automaticamente le chiamate perse non appena un agente è disponibile. 

La possibilità per i clienti di lasciare un messaggio in segreteria telefonica è anche un ottimo modo per garantire una comunicazione efficace. 

#2 Minimizza gli errori umani

Immagina di dover gestire centinaia di chiamate al giorno. Ogni volta devi registrare la chiamata e comporre il numero successivo manualmente. Questo richiede una grande pazienza e attenzione. Automatizzando il processo di chiamata e lasciando che i sales dialer gestiscano queste attività di routine, stai eliminando possibili errori, come comporre un numero errato, saltare un numero che doveva essere chiamato o contattare la stessa persona due volte.

Sostituire i processi manuali con l'acquisizione automatizzata dei dati di interazione con i clienti riduce gli errori umani quasi a zero, garantendo una fluida esperienza cliente e un flusso di lavoro efficiente.

#3 Può essere integrato con il CRM 

Per essere il più efficace possibile, ogni sales dialer dovrebbe essere integrato con un software CRM (customer relationship management). Rendi il lavoro più semplice fornendo un unico punto per gestire tutti i dati e le interazioni con potenziali clienti o clienti. 

Il sales dialer si assicura che tutti i dati sincronizzati nel CRM siano accurati, fornendoti utili approfondimenti sui tuoi clienti. Puoi usarli per migliorare le tue strategie di vendita, ad esempio seguendo le statistiche e monitorando il tuo call center in tempo reale. 

Tutte queste funzionalità si traducono in un maggiore volume di chiamate telefoniche, conversioni e vendite. Inoltre, garantiscono un ROI (ritorno sull'investimento) più rapido. 

E un altro vantaggio delle integrazioni CRM – aiuta a filtrare i numeri di telefono in blacklist e inaccurati. In questo modo, ti rivolgi solo ai lead giusti al momento giusto.

#4 Aumenta la produttività

Il tempo perso è uno dei motivi principali per cui i venditori falliscono. Un sales dialer potrebbe farti risparmiare solo pochi secondi a chiamata, ma se fai i conti, il risparmio totale è notevole. L'automazione riduce il tempo di composizione a millisecondi. Infatti, uno studio suggerisce che i dialer possono far risparmiare circa 45 minuti al giorno solo eliminando la necessità di comporre i numeri manualmente. 

Pertanto, i sales dialer aiutano a aumentare la produttività del tuo team e liberano tempo per attività complesse e importanti. In questo modo hai più spazio per generare conversioni. E con più conversioni, la probabilità di concludere vendite cresce rapidamente, con un conseguente aumento dei ricavi e provvigioni elevate. 

Per aumentare la produttività delle chiamate in entrata, i sales dialer hanno la capacità di assegnare automaticamente le chiamate ad altri agenti mentre la linea è occupata. Possono anche instradare la chiamata all'agente più qualificato per un determinato problema. In questo modo, una richiesta viene risolta molto più velocemente. E più veloce è il servizio, più soddisfatto sarà il cliente. 

Quale sales dialer è giusto per la tua attività? 

Non hai ancora deciso quale sales dialer sia il migliore per la tua attività? Considera quanto segue: 

• I preview dialer sono utili soprattutto per i call center outbound, poiché consentono all'agente di prepararsi prima di contattare i clienti. Ciò aumenta le possibilità di chiudere le trattative. Tuttavia, sono adatti anche per i call center inbound, in particolare per i callback. 
• I smart dialer sono perfetti per la scansione dei numeri di telefono, la creazione di elenchi di contatti, la creazione automatica di code di chiamata e la composizione rapida, uno dopo l'altro.
• I progressive, power e predictive dialer consentono di creare facilmente campagne di chiamata e assegnarle ad agenti specifici, comporre automaticamente i contatti successivi e controllare le statistiche di ogni campagna al suo termine. 

Power / progressive dialer vs predictive dialer

Ancora una volta, la differenza è che i power dialer compongono un numero dopo l'altro per ciascun agente disponibile: il contatto successivo viene composto solo al termine di quello precedente.

Al contrario, i predictive dialer compongono più numeri di telefono per agente. Sta a te determinare la capacità di ciascun agente e regolare di conseguenza le impostazioni del dialer.

Se non sai con certezza se scegliere un power dialer o un predictive dialer, tuttavia, la cosa migliore è valutare la qualità della lista contatti. Un predictive dialer è preferibile quando la qualità dei dati è bassa, ad esempio se provengono da terze parti, e quindi il tasso di connessione previsto è basso (inferiore al 20-30%).

I power dialer sono utili ogni volta che hai una lista di contatti accuratamente selezionata e prevedi di raggiungerne almeno la metà. 

Ricorda che non c'è assolutamente alcun motivo per non sfruttare entrambe le soluzioni. A seconda della campagna, del volume di chiamate, della qualità del database e delle dimensioni del tuo team, potresti voler utilizzare diversi sales dialer. È assolutamente possibile. 

Per fare questo, devi scegliere un software per call center che includa più tipi di sales dialer. 

Qualunque sia la tua decisione, evita di rimanere ancorato alla composizione manuale. 

Migliora la produttività del tuo team di vendita e aumenta le conversioni con i dialer smart, predictive e power, come quelli che offriamo su CloudTalk. 

Provalo gratis ora o prenota una demo personalizzata 1-to-1!