Sales dialer nedir ve neden bir tanesine ihtiyacınız var?

Telefonla iletişim, birçok işletme için en önemli faktörlerden biridir. Hatta müşteri etkileşimlerinin %92’sinden fazlası telefon üzerinden gerçekleşir. Ortalama bir satış veya müşteri destek temsilcisi günde yaklaşık 52 arama yapar. Bir anlaşmayı kapatmak da genellikle büyük çaba gerektirir. Satış personeli, bir potansiyel müşteriye ulaşmadan önce ortalama sekiz soğuk arama denemesi yapar. Bu şartlar altında, her numarayı manuel olarak çevirmek hem sinir bozucu hem de zaman alıcı hale gelir.

Verimli olmak ve sonuç almak için otomasyona ihtiyacınız var. Bir satış arama motoru (sales dialer), aramayı basit, erişilebilir, daha ucuz ve çok daha etkili hale getirir. Seçeneklerinizin neler olduğunu ve işletmeniz için en uygun olanını bulmak için okumaya devam edin. 

Sales dialer nedir ve nasıl çalışır? 

Adı aslında her şeyi açıklıyor. Sales dialer, farklı algoritmalara dayanarak numaraları otomatik olarak çeviren bir yazılım platformudur. Rolü, iletişim merkezlerindeki geleneksel kablolu telefon sistemlerine olan ihtiyacı tamamen ortadan kaldırmaktır. 

Sales dialer’lar yeni bir icat değil. Ancak zamanla, yeni özellikler ortaya çıktıkça amaçları da gelişti. İlk satış arama motorları, yalnızca manuel olarak değiştirilmesi gereken bir iletişim numaraları listesi üzerinden çalışabiliyordu. Bugün olduğu gibi tahminleme özellikleri yoktu. Tek amaç, telemarketing çalışmaları için satış temsilcilerini potansiyel müşterilere bağlamaktır.

Günümüzün arama motorları, büyük miktarda veriyi depolamak ve işlemek üzere programlanmıştır. Bir insan listesini yükleyebilir ve numaralarını göz açıp kapayıncaya kadar otomatik olarak çevirebilirler, böylece zaman kaybetmezsiniz. Modern satış arama motorları, önceki aramanızı kapattığınız anda listedeki bir sonraki isme geçer.

Aşağıdaki videoda, farklı satış arama motorlarını ve hangisinin ne için en iyisi olduğunu açıklıyoruz:

Sales dialer nasıl çalışır?

Sales dialer’lar bulut tabanlı olduğundan, yalnızca stabil bir internet bağlantısına ve mikrofona ihtiyacınız vardır. Gerekli olan tek donanım parçası budur. 

Temsilciler sanal telefona web üzerinden veya bir uygulama aracılığıyla giriş yapabilirler. Sistem, müşterilerin iletişim bilgileri gibi çeşitli verileri içe aktarmanıza olanak tanır. Aramalar, VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) aracılığıyla yapılır; bu, sesin web üzerinden arayandan alıcıya iletilmesidir. Basitçe söylemek gerekirse, internet telefonudur.

Sales dialer’lar bir numarayı manuel olarak çevirme seçeneği sunar, ancak bunu otomatik olarak yapabilme yeteneği en yararlı özelliktir. Satış arama motorunuzu bir CRM ile entegre etmeniz durumunda, VoIP aramalarını doğrudan potansiyel müşterilerin profilleri içinden yapabilirsiniz. 

CloudTalk yazılımımızda olduğu gibi modern satış arama motorları, geleneksel donanım çözümlerinin sağlayamadığı bir dizi yararlı özellik sunar. Örneğin, IVR (etkileşimli sesli yanıt), arama akışı tasarlayıcısı veya otomatik giden arayan kimliği bunlardan sadece birkaçıdır.

Sales dialer türleri

Sales dialer’ların yeteneklerinin çeşitli algoritmalara dayandığından bahsetmiştik. Bu, pazarın satış veya destek ekipleriniz için bir dizi arama ürünü sunduğu anlamına gelir. Amaç aynı kalsa da, her biri aramaya biraz daha farklı bir şekilde yaklaşır. 

En yaygın olanlarına daha yakından bakalım. 

#1 Ön izlemeli arama (preview dialer)

Ön izlemeli arama ile temsilciniz, aramayı yapmadan önce müşteriler hakkındaki önemli bilgileri kontrol edebilir. Bu sayede temsilciler arama öncesinde değerli bilgiler edinebilirler. 

Ön izlemeli arama, temsilcilerin önceden bir tür hazırlık yapması gerektiğinde kullanışlıdır. Bu sayede daha iyi bir müşteri deneyimi sunabilir veya anlaşmayı kapatma şansını artırabilirler. 

Ancak, ön izlemeli aramaların bir dezavantajı da vardır. Temsilciler meşgul sinyalleri veya kesilmiş hatlar nedeniyle birçok başarısız aramayla karşılaşabilirler.

#2 Kademeli arama (progressive dialer)

Kademeli aramalar, ön izlemeli aramalara çok benzer şekilde çalışır, ancak daha kişiselleştirilmiş ve verimli kabul edilirler. 

Müşteri hakkında ön izlemeli aramalara göre daha fazla bilgi gösterirler ve daha yavaş bir tempoya sahiptirler. Bu nedenle temsilciler her aramada daha fazla zaman ayırabilir ve büyük miktarda aramayı yönetme baskısı hissetmezler. 

Her zaman sadece tek seferde bir numara arar ve bir temsilcinin aramayı ne zaman bitirdiğini otomatik olarak tespit edebilir. Sonuç olarak, kademeli arama kişi listenizdeki bir sonraki numarayı hemen çevirir.  

 #3 Güçlü arama (power dialer)

Telefon aramalarını otomatik olarak çevirir ve dağıtır. Bağlantı kurulabilir durumdaysa arama bir temsilciye aktarılır. Power dialer da kademeli arama gibi tek seferde tek numara çevirir. 

Ancak, yalnızca insanlar tarafından yanıtlanan aramaları bağlar. Meşgul sinyalleri, geçersiz numaralar veya telesekreterler gibi istenmeyen aramaları aktarmaz. Bu sayede zaman kaybı yaşanmaz. 

Arama bittikten sonra, power dialer listedeki bir sonraki kişiyi uygun bir bağlantı bulana kadar otomatik olarak arar.

Temsilci sayısına ve hedeflere göre arama oranlarını ayarlayabilirsiniz. CRM ile entegre edildiğinde, power dialer her bir kişinin bilgi geçmişini sunar.  

Ayrıca telepazarlama gecikmesini önleme avantajına da sahiptir. Arama yanıtlandığında, temsilciler alıcıyı hemen duyar ve herhangi bir zaman boşluğu olmadan yanıt verebilirler. 

#4 Tahminleyici arama (predictive dialer)

Predictive dialer, bir satış temsilcisi müsait olduğunda listedeki numaraları birbiri ardına çevirir. Temsilci başına birden fazla telefon numarası arayabilir, bu da onu yararlanılması gereken güçlü bir özellik haline getirir. Peki nasıl çalışır? 

Adından da anlaşılacağı gibi, tahminleyici arama, aramaların yanıtlanması için geçen ortalama süreyi tahmin eder ve bu bilgiyi temsilci sayısıyla eşleştirir. Algoritma, geçmiş istatistiklere dayanır; örneğin satış temsilcisinin müsaitliği veya yanıt verme oranı gibi. Buna göre, kaç arama yapılması gerektiğini bilir. 

Tahminleyici arama, temsilci sayısından daha fazla arama yapar. Belirli sayıda aramanın geçersiz olacağını öngörür ve her temsilci için doğru arama miktarını hesaplar. Örneğin, çağrı merkezi verileri ortalama bir aramanın yaklaşık 50 saniye sürdüğünü gösteriyorsa, tahminleyici arama 40. saniyede çevirmeye başlayabilir. 

Ancak bu tür bir satış arama motoruyla, her temsilcinin idari görevleri sorunsuz bir şekilde bitirebilmesi için her arama arasındaki süreyi de yapılandırabilirsiniz. Süre dolduktan sonra yazılım, kişi listesindeki bir sonraki numarayı otomatik olarak tekrar arayacaktır.

Bu sayede satış temsilcileri, aktif kampanyadaki kişi listelerinde arama yapmak ve henüz iletişime geçilmemiş potansiyel müşterileri manuel olarak seçmek zorunda kalmazlar.

Sonuç olarak, tahminleyici aramalar boşta kalma süresini kolayca %30’dan %5’e bile düşürebilir ve temsilci üretkenliğini %80 veya daha fazla artırabilir. Bunun temel nedeni, tahminleyici aramaların temsilcinin zamanına öncelik vermesidir.

#5 Akıllı arama (smart dialer)

Smart dialer, sağlanan içeriği otomatik olarak tarar ve tek bir tıklama ile arama kuyruğuna eklenebilecek telefon numaralarını arar. Sektör uzmanları, bu tür satış arama motorlarının arama süresini %20 ila %50 oranında kısaltmaya yardımcı olduğunu tahmin ediyor. 

Bu aslında CloudTalk’un amiral gemisi ürünüdür ve standart web siteleriyle sınırlı kalmaz; CRM’iniz, yardım masanız veya tarayıcınızla açtığınız herhangi bir içerik içindeki numaraları da tanımlar. 

Neden bir sales dialer kullanmalısınız? 

Bugün hangi teknolojiye sahip olursak olalım, canlı görüşme müşteri ilişkileri kurmada ve nitelikli potansiyel müşterileri satış hunisinde ilerletmede hala lider konumdadır. Bu olmadan hedeflerinize ve hedeflerinize ulaşmak zor olabilir. Otomasyon, doğru zamanda doğru konuşmalara odaklanmanızı sağlar. 

İşte iş stratejinize kesinlikle bir satış arama motoru eklemeniz için en önemli 4 neden.

#1 Dönüşüm oranını artırır 

İnsanlar genellikle bilinmeyen alan kodlarına sahip numaraları açmazlar. Bu nedenle satış arama motorları uluslararası telefon numaraları sunar; yani giden aramalar yurt dışından yapılırken potansiyel müşterinin ülkesindeki yerel numarayı kullanma seçeneği sağlar. Bu, bir aramanın yanıtlanma şansını %40’a varan oranda artırır. Dolayısıyla dönüşüm şansını da yükseltir.

Gelen çağrı merkezleri için satış arama motorları, size ilk seferde ulaşamayan müşterilerle iletişime geçmek için etkili bir yol sunar. Örneğin, geri arama (callback), bir temsilci müsait olduğunda cevapsız aramaları otomatik olarak çeviren kullanışlı bir özelliktir. 

Müşterilerin bir sesli mesaj bırakabilmesi de etkili iletişimi sağlamanın harika bir yoludur. 

#2 İnsan hatalarını en aza indirir

Günde yüzlerce telefon araması yaptığınızı hayal edin. Her seferinde aramayı kaydetmeniz ve bir sonraki numarayı manuel olarak çevirmeniz gerekir. Bu, büyük bir sabır ve dikkat gerektirir. Arama sürecini otomatikleştirmek ve bu rutin görevleri satış arama motorlarının halletmesine izin vermek suretiyle, yanlış bir telefon numarası çevirmek, aranması gereken bir numarayı kaçırmak veya aynı kişiyi iki kez aramak gibi olası hataları ortadan kaldırmış olursunuz.

Manuel süreçlerin yerini müşteri etkileşim verilerinin otomatik olarak yakalanmasıyla değiştirmek, insan hatalarını neredeyse minimuma indirerek sorunsuz bir müşteri deneyimi ve verimli bir iş akışı sağlar.

#3 CRM ile entegre edilebilir 

Mümkün olduğunca etkili olmak için, her satış arama motoru bir CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) yazılımı ile entegre edilmelidir. Potansiyel müşteriler veya mevcut müşterilerle yapılan tüm verileri ve etkileşimleri yönetmek için tek bir yer sağlayarak işinizi kolaylaştırın. 

Sales dialer, CRM’de senkronize edilen tüm verilerin doğru olmasını sağlar, bu da size müşterileriniz hakkında anlamlı bilgiler sunar. Bunları satış stratejilerinizi geliştirmek için kullanabilirsiniz; örneğin istatistikleri takip ederek ve çağrı merkezinizi gerçek zamanlı olarak izleyerek. 

Tüm bu özellikler telefon aramalarında, dönüşümlerde ve satışlarda artış sağlar. Ayrıca daha hızlı bir ROI (yatırım getirisi) sağlar. 

Ve CRM entegrasyonlarının bir avantajı daha var; listeye alınmış kara listedeki ve hatalı telefon numaralarını filtrelemeye yardımcı olur. Bu sayede yalnızca doğru zamanda doğru potansiyel müşterileri hedeflersiniz.

#4 Üretkenliği artırır

Boşa harcanan zaman, satış görevlilerinin başarısız olmasının en büyük nedenlerinden biridir. Satış arama motoru yalnızca birkaç saniye kazandırabilir, ancak hesapladığınızda, oldukça önemli bir gecikmeye yol açar. Otomasyon, arama süresini milisaniyelere indirir. Hatta bir araştırma, arama motorlarının sadece numaraları manuel olarak çevirme zorunluluğunu ortadan kaldırarak günde yaklaşık 45 dakika tasarruf sağlayabileceğini gösteriyor. 

Bu nedenle, satış arama motorları ekibinizin üretkenliğini artırmaya ve karmaşık ve önemli görevler için zaman yaratmaya yardımcı olur. Bu sayede dönüşüm yapmak için daha fazla alanınız olur. Ve daha fazla dönüşümle, satış yapma olasılığı hızla artar; bu da gelir artışı ve yüksek komisyonlar sağlar. 

Gelen aramaların üretkenliğini artırmak için, satış arama motorları hat meşgulken aramaları otomatik olarak diğer temsilcilere atama yeteneğine sahiptir. Ayrıca aramayı belirli bir sorun için en yetenekli temsilciye yönlendirebilirler. Bu sayede, bir talep çok daha hızlı çözülür. Hizmet ne kadar hızlı olursa, müşteri o kadar memnun kalır. 

İşletmeniz için hangi sales dialer doğru? 

Hala hangi sales dialer’ın işletmeniz için en iyisi olduğundan emin değil misiniz? Şunları göz önünde bulundurun: 

• Ön izlemeli aramalar (preview dialer), temsilcinin müşterilerle iletişime geçmeden önce hazırlanmasına olanak tanıdığından, esas olarak giden çağrı merkezleri için kullanışlıdır. Bu, anlaşmaları kapatma şansını artırır. Bununla birlikte, özellikle geri aramalar amacıyla gelen çağrı merkezleri için de uygundur. 
• Akıllı aramalar (smart dialer); telefon numarası tarama ve kişi listesi oluşturma, otomatik arama sırası oluşturma ve hızlı arama (tek tek) için mükemmeldir.
• Kademeli, güçlü ve tahminleyici aramalar kolayca arama kampanyaları oluşturur ve bunları belirli temsilcilere atar, sonraki kişileri otomatik olarak arar ve bittikten sonra her kampanyanın istatistiklerini kontrol eder. 

Güçlü / Kademeli Arama ve Tahminleyici Arama Karşılaştırması

Bir kez daha belirtmek gerekirse, fark şudur; güçlü aramalar (power dialer), her müsait temsilci için listedeki numaraları birbiri ardına arar; bir sonraki kişi ancak önceki arama bittikten sonra aranır.

Buna karşılık, tahminleyici aramalar (predictive dialer) temsilci başına birden fazla telefon numarası arar. Her temsilcinin kapasitesini belirlemek ve arama motorunun ayarlarını buna göre düzenlemek size kalmıştır.

Ancak güçlü arama mı yoksa tahminleyici arama mı seçmeniz gerektiğinden emin değilseniz, kişi listesinin kalitesine bakmanız en iyisidir. Örneğin üçüncü bir taraftan alınan veri kalitesi düşük olduğunda ve beklenen bağlantı oranı %20 - %30’dan az olduğunda tahminleyici arama daha iyidir.

Özenle oluşturulmuş bir kişi listeniz olduğunda ve bunların en az yarısına ulaşmayı beklediğinizde güçlü aramalar (power dialer) kullanışlı olur. 

Unutmayın ki her iki çözümü de kullanmamanız için hiçbir neden yoktur. Kampanyaya, arama hacmine, veri tabanının kalitesine ve ekibinizin büyüklüğüne bağlı olarak farklı satış arama motorları kullanmak isteyebilirsiniz. Bu tamamen mümkündür. 

Bunu yapmak için, bünyesinde birden fazla satış arama motoru barındıran bir çağrı merkezi yazılımı seçmelisiniz. 

Kararınız ne olursa olsun, sadece manuel arama sürecine bağlı kalmayın. 

CloudTalk’ta sunduğumuz akıllı, tahminleyici ve güçlü arama motorları ile satış ekibinizin üretkenliğini artırın ve dönüşümleri yükseltin. 

Şimdi ücretsiz deneyin veya kişiselleştirilmiş bir bire bir demo planlayın!