Τι είναι το sales dialer και γιατί το χρειάζεστε;

Η τηλεφωνική επικοινωνία είναι ένας από τους βασικότερους παράγοντες για πολλές επιχειρήσεις. Μάλιστα, περισσότερο από το 92% των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες γίνεται μέσω τηλεφώνου. Ένας μέσος εκπρόσωπος πωλήσεων ή υποστήριξης πελατών πραγματοποιεί περίπου 52 κλήσεις την ημέρα. Επίσης, συνήθως απαιτείται μεγάλη προσπάθεια για να κλείσει μια συμφωνία. Το προσωπικό πωλήσεων κάνει περίπου οκτώ προσπάθειες για «κρύες» κλήσεις πριν προσεγγίσει έναν υποψήφιο πελάτη. Υπό αυτές τις συνθήκες, η χειροκίνητη πληκτρολόγηση κάθε αριθμού γίνεται κουραστική και χρονοβόρα.

Για να είστε αποτελεσματικοί και να πετύχετε αποτελέσματα, χρειάζεστε αυτοματοποίηση. Ένα sales dialer κάνει τις κλήσεις απλές, προσβάσιμες, φθηνότερες και πολύ πιο αποτελεσματικές. Συνεχίστε την ανάγνωση για να μάθετε ποιες είναι οι επιλογές σας και ποια είναι η πιο κατάλληλη για την επιχείρησή σας. 

Τι είναι τα sales dialers και πώς λειτουργούν; 

Το όνομα είναι αρκετά επεξηγηματικό. Το sales dialer είναι μια πλατφόρμα λογισμικού που πληκτρολογεί αυτόματα αριθμούς με βάση διάφορους αλγορίθμους. Ο ρόλος του είναι να εξαλείψει πλήρως την ανάγκη για παραδοσιακά ενσύρματα τηλεφωνικά συστήματα στα τηλεφωνικά κέντρα. 

Τα sales dialers δεν είναι πρόσφατη εφεύρεση. Ωστόσο, με την πάροδο του χρόνου, ο σκοπός τους εξελίχθηκε, καθώς εμφανίζονταν συνεχώς νέες λειτουργίες. Τα πρώτα sales dialers μπορούσαν να λειτουργήσουν μόνο με μια λίστα αριθμών επαφών που έπρεπε να αλλάζουν χειροκίνητα. Δεν υπήρχαν προβλέψεις όπως σήμερα. Μοναδικός στόχος ήταν η σύνδεση των εκπροσώπων πωλήσεων με υποψήφιους πελάτες για σκοπούς τηλεμάρκετινγκ.

Τα σημερινά dialers είναι προγραμματισμένα να αποθηκεύουν και να επεξεργάζονται τεράστιους όγκους δεδομένων. Μπορούν να φορτώσουν μια λίστα ατόμων και να καλέσουν αυτόματα τον αριθμό τους σε κλάσματα δευτερολέπτου, ώστε να μην χάνετε χρόνο. Τα σύγχρονα sales dialers προχωρούν στο επόμενο όνομα της λίστας τη στιγμή που κλείνετε την προηγούμενη κλήση σας.

Στο παρακάτω βίντεο αναλύουμε τα διάφορα sales dialers και για ποια χρήση ενδείκνυται το καθένα:

Πώς λειτουργεί ένα sales dialer;

Καθώς τα sales dialers είναι βασισμένα στο cloud, χρειάζεστε μόνο μια σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο και ένα μικρόφωνο. Αυτό είναι το μόνο υλικό που απαιτείται. 

Οι εκπρόσωποι μπορούν να συνδεθούν στο εικονικό τηλέφωνο μέσω διαδικτύου ή μέσω εφαρμογής. Το σύστημα σάς επιτρέπει να εισάγετε διάφορα δεδομένα, όπως στοιχεία επικοινωνίας πελατών. Οι κλήσεις πραγματοποιούνται μέσω VoIP - Voice-over Internet Protocol, δηλαδή μετάδοση ήχου μέσω διαδικτύου από έναν καλούντα σε έναν αποδέκτη. Απλά, είναι ένα τηλέφωνο μέσω διαδικτύου.

Τα sales dialers προσφέρουν την επιλογή χειροκίνητης πληκτρολόγησης αριθμού, αλλά η δυνατότητα αυτόματης κλήσης είναι η πιο χρήσιμη λειτουργία. Σε περίπτωση που συνδέσετε το sales dialer με ένα CRM, θα μπορείτε να πραγματοποιείτε κλήσεις VoIP απευθείας μέσα από τα προφίλ των υποψήφιων πελατών. 

Τα σύγχρονα sales dialers, όπως στο λογισμικό της CloudTalk, προσφέρουν μια σειρά από χρήσιμες λειτουργίες που οι παραδοσιακές λύσεις υλικού δεν μπορούν να παρέχουν. Για παράδειγμα, μια IVR - διαδραστική φωνητική απόκριση, το call flow designer ή το automatic outbound caller ID, για να αναφέρουμε μόνο μερικά.

Τύποι sales dialers

Αναφέραμε ότι οι δυνατότητες των sales dialers βασίζονται σε διάφορους αλγορίθμους. Αυτό σημαίνει ότι η αγορά προσφέρει μια γκάμα προϊόντων κλήσης για τις ομάδες πωλήσεων ή υποστήριξης. Αν και ο σκοπός παραμένει ο ίδιος, το καθένα προσεγγίζει την κλήση με ελαφρώς διαφορετικό τρόπο. 

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα πιο κοινά είδη. 

#1 Preview dialer

Με ένα preview dialer, ο εκπρόσωπός σας μπορεί να δει βασικές πληροφορίες για τους πελάτες πριν πραγματοποιήσει την κλήση. Έτσι, οι εκπρόσωποι μπορούν να αποκτήσουν πολύτιμα στοιχεία εκ των προτέρων. 

Ένα preview dialer είναι χρήσιμο όταν οι εκπρόσωποι χρειάζονται κάποιου είδους προετοιμασία πριν την κλήση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να προσφέρουν μια καλύτερη εμπειρία πελάτη ή να αυξήσουν τις πιθανότητες κλεισίματος της συμφωνίας. 

Ωστόσο, τα preview dialers έχουν και ένα μειονέκτημα. Οι εκπρόσωποι μπορεί να αντιμετωπίσουν πολλές ανεπιτυχείς κλήσεις με σήματα κατειλημμένου ή απενεργοποιημένες γραμμές.

#2 Progressive dialer

Τα progressive dialers λειτουργούν πολύ παρόμοια με τα preview dialers, ωστόσο θεωρούνται πιο εξατομικευμένα και αποτελεσματικά. 

Εμφανίζουν περισσότερες πληροφορίες για τον πελάτη σε σχέση με τα preview dialers και έχουν πιο αργό ρυθμό. Έτσι, οι εκπρόσωποι μπορούν να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο σε κάθε κλήση χωρίς να νιώθουν πίεση να διαχειριστούν μεγάλο όγκο κλήσεων. 

Καλεί πάντα μόνο έναν αριθμό τη φορά και μπορεί να ανιχνεύσει αυτόματα πότε ένας εκπρόσωπος ολοκλήρωσε μια κλήση. Κατά συνέπεια, ένα progressive dialer καλεί τον επόμενο αριθμό στη λίστα επαφών σας αμέσως.  

 #3 Power dialer

Πραγματοποιεί αυτόματες κλήσεις και τις διανέμει. Σε περίπτωση που η επαφή είναι διαθέσιμη, η κλήση παραδίδεται σε έναν εκπρόσωπο. Το power dialer, όπως και το progressive dialer, καλεί επίσης έναν αριθμό τη φορά. 

Ωστόσο, συνδέει μόνο εκείνες τις κλήσεις που απαντώνται από ανθρώπους. Δεν μεταφέρει ανεπιθύμητες κλήσεις, όπως σήματα κατειλημμένου, μη έγκυρους αριθμούς ή τηλεφωνητές. Έτσι, δεν χάνεται χρόνος. 

Αφού ολοκληρωθεί η κλήση, το power dialer καλεί αυτόματα το επόμενο άτομο στη λίστα, μέχρι να βρει μια κατάλληλη επαφή.

Μπορείτε να προσαρμόσετε τους ρυθμούς κλήσης, με βάση τον αριθμό των εκπροσώπων και τους στόχους σας. Εάν συνδεθεί με το CRM, το power dialer προσφέρει το ιστορικό πληροφοριών κάθε επαφής.  

Έχει επίσης το πλεονέκτημα ότι αποφεύγει την καθυστέρηση σύνδεσης. Όταν απαντηθεί η κλήση, οι εκπρόσωποι ακούν τον παραλήπτη αμέσως και μπορούν να απαντήσουν χωρίς καθυστέρηση.  

#4 Predictive dialer

Το predictive dialer καλεί τους αριθμούς από τη λίστα, τον έναν μετά τον άλλον, όταν ένας εκπρόσωπος πωλήσεων είναι διαθέσιμος. Μπορεί να καλέσει πολλούς τηλεφωνικούς αριθμούς ανά εκπρόσωπο, γεγονός που το καθιστά μια πανίσχυρη λειτουργία. Πώς λειτουργεί; 

Όπως υποδηλώνει το όνομά του, ένα predictive dialer προβλέπει τον μέσο χρόνο απάντησης των κλήσεων και διασταυρώνει αυτή την πληροφορία με τον αριθμό των εκπροσώπων. Ο αλγόριθμος βασίζεται σε στατιστικά στοιχεία του παρελθόντος, όπως η διαθεσιμότητα των εκπροσώπων πωλήσεων ή το ποσοστό απαντήσεων. Σύμφωνα με αυτά, γνωρίζει πόσες κλήσεις πρέπει να πραγματοποιηθούν. 

Το predictive dialer πραγματοποιεί περισσότερες κλήσεις από τον αριθμό των εκπροσώπων. Προβλέπει ότι ένας ορισμένος αριθμός κλήσεων δεν θα είναι έγκυρος και υπολογίζει τον σωστό αριθμό κλήσεων για κάθε εκπρόσωπο. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα του τηλεφωνικού κέντρου δείχνουν ότι μια μέση κλήση διαρκεί περίπου 50 δευτερόλεπτα, ένα predictive dialer μπορεί να ξεκινήσει να καλεί στα 40 δευτερόλεπτα. 

Ωστόσο, με αυτόν τον τύπο sales dialer, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τον χρόνο μεταξύ των κλήσεων για κάθε εκπρόσωπο, ώστε να ολοκληρώνει τις διοικητικές εργασίες χωρίς άγχος. Μόλις παρέλθει ο χρόνος, το λογισμικό θα καλέσει ξανά αυτόματα τον επόμενο αριθμό στη λίστα επαφών.

Με αυτόν τον τρόπο, οι εκπρόσωποι πωλήσεων δεν χρειάζεται να ψάχνουν σε λίστες επαφών στην ενεργή καμπάνια και να επιλέγουν χειροκίνητα υποψήφιους πελάτες με τους οποίους δεν έχουν επικοινωνήσει ακόμα.

Ως αποτέλεσμα, τα predictive dialers μπορούν εύκολα να μειώσουν τον χρόνο αδράνειας, ακόμα και από το 30% στο 5%, και να αυξήσουν την παραγωγικότητα των εκπροσώπων κατά 80% ή περισσότερο. Αυτό συμβαίνει κυρίως επειδή τα predictive dialers δίνουν προτεραιότητα στον χρόνο του εκπροσώπου.

#5 Smart dialer

Τα smart dialers σαρώνουν αυτόματα το παρεχόμενο περιεχόμενο και αναζητούν τηλεφωνικούς αριθμούς που μπορούν να προστεθούν στην ουρά κλήσεων με ένα μόνο κλικ. Οι ειδικοί του κλάδου εκτιμούν ότι αυτός ο τύπος sales dialer βοηθά στη μείωση του χρόνου κλήσης έως και 20 με 50 %. 

Πρόκειται ουσιαστικά για το κορυφαίο προϊόν της CloudTalk που δεν περιορίζεται σε τυπικούς ιστότοπους, καθώς εντοπίζει επίσης αριθμούς μέσα στο CRM, το helpdesk ή οποιοδήποτε περιεχόμενο είναι ανοιχτό στο πρόγραμμα περιήγησής σας. 

Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα sales dialer; 

Όποια τεχνολογία κι αν έχουμε σήμερα, η ζωντανή συνομιλία εξακολουθεί να πρωτοστατεί στη δημιουργία σχέσεων με τους πελάτες και στην προώθηση των κατάλληλων υποψήφιων πελατών στη διαδικασία πωλήσεων. Χωρίς αυτήν, η επίτευξη των στόχων σας μπορεί να είναι δύσκολη. Η αυτοματοποίηση σάς επιτρέπει να εστιάζετε στις σωστές συνομιλίες, τη σωστή στιγμή. 

Εδώ είναι οι 4 κυριότεροι λόγοι για τους οποίους πρέπει οπωσδήποτε να εντάξετε ένα sales dialer στην επιχειρηματική σας στρατηγική.

#1 Αυξάνει το ποσοστό μετατροπής 

Οι άνθρωποι συνήθως δεν απαντούν σε αριθμούς με άγνωστους κωδικούς περιοχής. Γι' αυτό τα sales dialers προσφέρουν διεθνείς τηλεφωνικούς αριθμούς - μια επιλογή χρήσης τοπικού αριθμού της χώρας του υποψήφιου πελάτη, ενώ οι εξερχόμενες κλήσεις πραγματοποιούνται από το εξωτερικό. Αυτό αυξάνει την πιθανότητα απάντησης μιας κλήσης έως και 40 %. Επομένως, αυξάνει και την πιθανότητα μετατροπής.

Για τα εισερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα, τα sales dialers προσφέρουν έναν αποτελεσματικό τρόπο για να επικοινωνήσετε με πελάτες που δεν μπόρεσαν να σας βρουν την πρώτη φορά. Η λειτουργία callback, για παράδειγμα, είναι μια χρήσιμη δυνατότητα που καλεί αυτόματα τις αναπάντητες κλήσεις μόλις ένας εκπρόσωπος είναι διαθέσιμος. 

Η δυνατότητα των πελατών να αφήνουν μήνυμα στον τηλεφωνητή είναι επίσης ένας εξαιρετικός τρόπος για να διασφαλιστεί η αποτελεσματική επικοινωνία. 

#2 Ελαχιστοποιεί τα ανθρώπινα λάθη

Φανταστείτε να έχετε εκατοντάδες τηλεφωνικές κλήσεις την ημέρα. Κάθε φορά, πρέπει να καταγράφετε την κλήση και να πληκτρολογείτε τον επόμενο αριθμό χειροκίνητα. Αυτό απαιτεί μεγάλη υπομονή και προσοχή. Αυτοματοποιώντας τη διαδικασία κλήσεων και αφήνοντας τα sales dialers να χειρίζονται αυτές τις εργασίες ρουτίνας, εξαλείφετε πιθανά λάθη, όπως η πληκτρολόγηση λάθος αριθμού, η παράλειψη ενός αριθμού που έπρεπε να καλέσετε ή η κλήση του ίδιου ατόμου δύο φορές.

Η αντικατάσταση των χειροκίνητων διαδικασιών με την αυτοματοποιημένη καταγραφή των δεδομένων αλληλεπίδρασης με τους πελάτες μειώνει τα ανθρώπινα λάθη σχεδόν στο ελάχιστο, εξασφαλίζοντας μια ομαλή εμπειρία πελάτη και αποτελεσματική ροή εργασίας.

#3 Μπορεί να συνδεθεί με το CRM 

Για να είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικό, κάθε sales dialer θα πρέπει να είναι συνδεδεμένο με λογισμικό CRM (διαχείριση πελατειακών σχέσεων). Διευκολύνετε τη δουλειά σας παρέχοντας ένα ενιαίο σημείο για τη διαχείριση όλων των δεδομένων και των αλληλεπιδράσεων με υποψήφιους ή υπάρχοντες πελάτες. 

Το sales dialer διασφαλίζει ότι όλα τα δεδομένα που συγχρονίζονται στο CRM είναι ακριβή, γεγονός που σας παρέχει σημαντικές πληροφορίες για τους πελάτες σας. Μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε τις στρατηγικές πωλήσεών σας, για παράδειγμα παρακολουθώντας τα στατιστικά στοιχεία και παρακολουθώντας το τηλεφωνικό σας κέντρο σε πραγματικό χρόνο. 

Όλες αυτές οι λειτουργίες έχουν ως αποτέλεσμα την αύξηση του αριθμού των τηλεφωνικών κλήσεων, των μετατροπών και των πωλήσεων. Διασφαλίζουν επίσης ταχύτερη απόσβεση της επένδυσης (ROI). 

Και ένα ακόμα πλεονέκτημα των συνδέσεων CRM - βοηθά στο φιλτράρισμα των αποκλεισμένων και ανακριβών τηλεφωνικών αριθμών. Με αυτόν τον τρόπο, στοχεύετε μόνο τους σωστούς υποψήφιους πελάτες τη σωστή στιγμή.

#4 Ενισχύει την παραγωγικότητα

Ο χαμένος χρόνος είναι ένας από τους μεγαλύτερους λόγους για τους οποίους αποτυγχάνουν οι πωλητές. Ένα sales dialer μπορεί να εξοικονομεί μόνο λίγα δευτερόλεπτα κάθε φορά, αλλά αθροιστικά, αυτό οδηγεί σε σημαντική καθυστέρηση. Η αυτοματοποίηση μειώνει τον χρόνο κλήσης σε χιλιοστά του δευτερολέπτου. Μάλιστα, μια μελέτη δείχνει ότι τα dialers μπορούν να εξοικονομήσουν περίπου 45 λεπτά την ημέρα μόνο και μόνο επειδή εξαλείφουν την ανάγκη χειροκίνητης πληκτρολόγησης των αριθμών. 

Επομένως, τα sales dialers βοηθούν στην αύξηση της παραγωγικότητας της ομάδας σας και εξοικονομούν χρόνο για πιο σύνθετες και σημαντικές εργασίες. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε περισσότερο χώρο για να πετύχετε μετατροπές. Και με περισσότερες μετατροπές, η πιθανότητα πραγματοποίησης πωλήσεων αυξάνεται ραγδαία, γεγονός που οδηγεί σε αυξημένα έσοδα και υψηλές προμήθειες. 

Για να ενισχύσουν την παραγωγικότητα των εισερχόμενων κλήσεων, τα sales dialers έχουν τη δυνατότητα να αναθέτουν αυτόματα κλήσεις σε άλλους εκπροσώπους όταν η γραμμή είναι κατειλημμένη. Μπορούν επίσης να δρομολογήσουν την κλήση στον πιο εξειδικευμένο εκπρόσωπο για ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Με αυτόν τον τρόπο, το αίτημα επιλύεται πολύ πιο γρήγορα. Και όσο πιο γρήγορη είναι η εξυπηρέτηση, τόσο πιο ικανοποιημένος είναι ο πελάτης. 

Ποιο sales dialer είναι κατάλληλο για την επιχείρησή σας; 

Δεν είστε ακόμα σίγουροι ποιο sales dialer είναι το καλύτερο για την επιχείρησή σας; Λάβετε υπόψη τα εξής: 

• Τα preview dialers είναι χρήσιμα κυρίως για εξερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα, καθώς δίνουν τη δυνατότητα στον εκπρόσωπο να προετοιμαστεί πριν επικοινωνήσει με τους πελάτες. Αυτό αυξάνει τις πιθανότητες κλεισίματος συμφωνιών. Ωστόσο, είναι κατάλληλα και για εισερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα, ειδικά για τη λειτουργία callback. 
• Τα smart dialers είναι ιδανικά για σάρωση τηλεφωνικών αριθμών και δημιουργία λιστών επαφών, αυτόματη δημιουργία ουράς κλήσεων και γρήγορη κλήση - έναν προς έναν.
• Τα progressive, power και predictive dialers δημιουργούν εύκολα καμπάνιες κλήσεων και τις αναθέτουν σε συγκεκριμένους εκπροσώπους, καλούν αυτόματα τις επόμενες επαφές και ελέγχουν τα στατιστικά στοιχεία κάθε καμπάνιας μετά την ολοκλήρωσή της. 

Power / Progressive dialer εναντίον predictive dialer

Για ακόμα μια φορά, η διαφορά είναι ότι τα power dialers καλούν τον έναν αριθμό μετά τον άλλον για κάθε διαθέσιμο εκπρόσωπο - η επόμενη επαφή καλείται μόνο αφού ολοκληρωθεί η προηγούμενη κλήση.

Αντίθετα, τα predictive dialers καλούν πολλούς τηλεφωνικούς αριθμούς ανά εκπρόσωπο. Εναπόκειται σε εσάς να καθορίσετε τη χωρητικότητα κάθε εκπροσώπου και να προσαρμόσετε ανάλογα τις ρυθμίσεις του dialer.

Αν δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να επιλέξετε power dialer ή predictive dialer, το καλύτερο είναι να εξετάσετε την ποιότητα της λίστας επαφών σας. Ένα predictive dialer είναι καλύτερο όταν η ποιότητα των δεδομένων είναι χαμηλή, για παράδειγμα προέρχεται από τρίτους, και το ίδιο ισχύει για το αναμενόμενο ποσοστό σύνδεσης - λιγότερο από 20 - 30%.

Τα power dialers είναι χρήσιμα όταν έχετε μια προσεκτικά δημιουργημένη λίστα επαφών και αναμένετε να προσεγγίσετε τουλάχιστον τις μισές από αυτές. 

Έχετε υπόψη σας ότι δεν υπάρχει απολύτως κανένας λόγος να μην αξιοποιήσετε και τις δύο λύσεις. Ανάλογα με την καμπάνια, τον όγκο των κλήσεων, την ποιότητα της βάσης δεδομένων, καθώς και το μέγεθος της ομάδας σας, ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά sales dialers. Αυτό είναι απόλυτα εφικτό. 

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να επιλέξετε ένα λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου με πολλαπλά sales dialers διαθέσιμα. 

Όποια κι αν είναι η απόφασή σας, απλώς μην εμμένετε στη χειροκίνητη διαδικασία κλήσεων. 

Ενισχύστε την παραγωγικότητα της ομάδας πωλήσεών σας και αυξήστε τις μετατροπές με smart, predictive και power dialers, όπως αυτά που προσφέρουμε στην CloudTalk. 

Δοκιμάστε δωρεάν τώρα ή προγραμματίστε μια προσωποποιημένη παρουσίαση 1on1!