Vad är en samtalsrobot för försäljning och varför behöver du en?

Telefonkommunikation är en av de viktigaste faktorerna för många företag. Faktum är att mer än 92 % av alla kundinteraktioner sker via telefon. En genomsnittlig säljare eller kundtjänstmedarbetare ringer runt 52 samtal per dag. Det krävs oftast också en hel del ansträngning för att stänga en affär. Säljare gör i genomsnitt åtta försök till kalla samtal innan de når en potentiell kund. Under dessa omständigheter blir det både frustrerande och tidskrävande att slå varje nummer manuellt.

För att vara effektiv och nå resultat behöver du automatisering. En samtalsrobot (sales dialer) gör uppringningen enkel, tillgänglig, billigare och mycket mer effektiv. Fortsätt läsa för att ta reda på vilka alternativ du har och vilket som passar bäst för ditt företag. 

Vad är samtalsrobotar för försäljning och hur fungerar de? 

Namnet talar i stort sett för sig självt. En samtalsrobot för försäljning är en programvara som automatiskt ringer upp nummer baserat på olika typer av algoritmer. Dess roll är att helt eliminera behovet av traditionella fasta telefonsystem i kontaktcenter. 

Samtalsrobotar är ingen ny uppfinning. Men med tiden har deras syfte utvecklats, i takt med att nya funktioner dykt upp. De första samtalsrobotarna kunde bara arbeta sig igenom en lista med kontaktnummer som måste ändras manuellt. Det fanns inga prognoser som det gör idag. Det enda syftet var att koppla samman säljare med potentiella kunder för telemarketing.

Dagens samtalsrobotar är programmerade att lagra och bearbeta enorma mängder data. De kan ladda in en lista med personer och automatiskt ringa upp deras nummer på ett ögonblick, så att du slipper slösa tid. Moderna samtalsrobotar går vidare till nästa namn på listan så fort du lägger på ditt förra samtal.

I videon nedan går vi igenom de olika samtalsrobotarna och vad de är bäst för:

Hur fungerar en samtalsrobot för försäljning?

Eftersom samtalsrobotarna är molnbaserade behöver du bara en stabil internetuppkoppling och en mikrofon. Det är den enda hårdvara som krävs. 

Agenter kan logga in på den virtuella telefonen via webben eller genom en applikation. Systemet gör det möjligt att importera olika data, såsom kundernas kontaktinformation. Samtalen rings via VoIP - Voice-over Internet Protocol, vilket är en överföring av ljud via webben från en uppringare till en mottagare. Enkelt uttryckt är det en internettelefon.

Samtalsrobotar erbjuder möjligheten att slå ett nummer manuellt, men att kunna göra det automatiskt är den mest användbara funktionen. Om du integrerar din samtalsrobot med ett CRM-system kan du ringa VoIP-samtal direkt inifrån leadsens profiler. 

Moderna samtalsrobotar, som i vår CloudTalk-programvara, erbjuder en mängd användbara funktioner som traditionella hårdvarulösningar inte kan erbjuda. Till exempel IVR (interaktivt röstsvar), samtalsflödesverktyg eller automatiskt utgående nummerpresentatör, för att bara nämna några.

Olika typer av samtalsrobotar

Vi nämnde att samtalsrobotars funktioner baseras på olika algoritmer. Det innebär att marknaden erbjuder ett urval av uppringningsprodukter för dina sälj- eller supportteam. Även om syftet är detsamma, närmar sig var och en av dem uppringningen på lite olika sätt. 

Låt oss ta en närmare titt på de vanligaste. 

#1 Preview dialer (förhandsvisande uppringare)

Med en preview dialer kan din agent granska viktig information om kunden innan samtalet rings. På så sätt kan agenterna få värdefulla insikter i förväg. 

En preview dialer är användbar när agenter behöver någon form av förberedelse i förväg. På så sätt kan de ge en bättre kundupplevelse eller öka chansen att stänga affären. 

Preview dialers har dock även en nackdel. Agenter kan ställas inför många misslyckade samtal med upptagetsignaler eller frånkopplade nummer.

#2 Progressive dialer (progressiv uppringare)

Progressive dialers fungerar på ett liknande sätt som preview dialers, men de anses vara mer personliga och effektiva. 

De visar mer information om kunden än preview dialers och har ett långsammare tempo. Agenter kan därför ta mer tid på sig i varje samtal och slipper känna press att hantera en stor mängd samtal. 

Den ringer alltid bara ett nummer i taget och kan automatiskt känna av när en agent har avslutat ett samtal. Följaktligen ringer en progressive dialer nästa nummer på din kontaktlista direkt.  

 #3 Power dialer

Den ringer automatiskt upp och distribuerar telefonsamtal. Om kontakten är tillgänglig kopplas samtalet till en agent. Power dialer ringer, precis som progressive dialer, också ett nummer i taget. 

Den kopplar dock endast de samtal som besvaras av människor. Den levererar inte oönskade samtal, såsom upptagetsignaler, ogiltiga nummer eller röstbrevlådor. Därför blir det ingen bortkastad tid. 

När samtalet är avslutat ringer samtalsroboten automatiskt nästa person på listan, tills den hittar en tillgänglig kontakt.

Du kan justera uppringningshastigheten baserat på antalet agenter och mål. Om den integreras med ett CRM-system erbjuder samtalsroboten historik för varje kontakt.  

Den har också fördelen att den undviker fördröjningar. När samtalet besvaras hör agenterna mottagaren omedelbart och kan svara utan tidsglapp.  

#4 Predictive dialer (prediktiv uppringare)

En predictive dialer ringer numren från listan, ett efter ett, när en säljare är tillgänglig. Den kan ringa flera telefonnummer per agent, vilket gör den till en kraftfull funktion att använda. Hur fungerar det? 

Som namnet antyder förutsäger en predictive dialer den genomsnittliga tiden för samtal att besvaras och matchar denna information med antalet agenter. Algoritmen är baserad på historisk statistik, såsom säljarnas tillgänglighet eller svarsfrekvens. Utifrån detta vet den hur många samtal som bör ringas. 

En predictive dialer ringer fler samtal än antalet agenter. Den förutser att ett visst antal samtal inte kommer att vara giltiga och beräknar rätt mängd uppringningar för varje agent. Till exempel, om callcentrets data visar att ett genomsnittligt samtal varar i cirka 50 sekunder, kan en predictive dialer börja ringa vid 40 sekunder. 

Med denna typ av samtalsrobot kan du dock även konfigurera tiden mellan varje samtal för varje agent så att de kan slutföra administrativa uppgifter utan stress. När tiden har gått kommer programvaran återigen att automatiskt ringa nästa nummer på kontaktlistan.

På så sätt slipper säljarna söka igenom kontaktlistor i den aktiva kampanjen och manuellt välja ut potentiella kunder som ännu inte har kontaktats.

Som ett resultat kan predictive dialers enkelt minska dötiden, till och med från 30 % till 5 %, och öka agenternas produktivitet med 80 % eller mer. Det beror främst på att predictive dialers prioriterar agentens tid.

#5 Smart dialer (smart uppringare)

Smart dialers skannar automatiskt det tillhandahållna innehållet och letar efter telefonnummer som kan läggas till i samtalskön med ett enda klick. Branschexperter uppskattar att denna typ av samtalsrobot hjälper till att förkorta samtalstiden med så mycket som 20 till 50 %. 

Det är faktiskt CloudTalks flaggskeppsprodukt och den stannar inte vid vanliga webbplatser – den identifierar även nummer i ditt CRM, din helpdesk eller annat innehåll som öppnas i din webbläsare. 

Varför ska du använda en samtalsrobot för försäljning? 

Oavsett vilken teknik vi har idag, är personliga samtal fortfarande ledande när det gäller att bygga kundrelationer och driva kvalificerade leads genom säljpipelinen. Utan det kan det vara utmanande att nå dina mål. Automatisering gör att du kan fokusera på rätt samtal, vid rätt tidpunkt. 

Här är de 4 främsta anledningarna till varför du definitivt bör integrera en samtalsrobot i din affärsstrategi.

#1 Det ökar konverteringsgraden 

Människor svarar oftast inte på nummer med okända riktnummer. Det är därför samtalsrobotar erbjuder internationella telefonnummer – en möjlighet att använda ett lokalt nummer i kundens land medan de utgående samtalen rings från utlandet. Det ökar chansen att ett samtal besvaras med så mycket som 40 %. Därför ökar det också chansen till konvertering.

För inkommande callcenter erbjuder samtalsrobotar ett effektivt sätt att kontakta kunder som inte kunde nå dig första gången. Callback (ring tillbaka) är till exempel en praktisk funktion som automatiskt ringer upp missade samtal så snart en agent är tillgänglig. 

Att låta kunder lämna ett röstmeddelande är också ett utmärkt sätt att säkerställa effektiv kommunikation. 

#2 Det minimerar mänskliga fel

Tänk dig att du har hundratals telefonsamtal per dag. Varje gång måste du logga samtalet och slå nästa nummer manuellt. Detta kräver en stor portion tålamod och uppmärksamhet. Genom att automatisera uppringningsprocessen och låta samtalsrobotar hantera dessa rutinuppgifter, eliminerar du eventuella fel, som att slå fel telefonnummer, missa ett nummer som borde ha ringts eller ringa samma person två gånger.

Att ersätta manuella processer med automatisk insamling av data om kundengagemang minskar mänskliga misstag till ett minimum, vilket garanterar en smidig kundupplevelse och ett effektivt arbetsflöde.

#3 Det kan integreras med CRM-system 

För att vara så effektiv som möjligt bör varje samtalsrobot integreras med ett CRM-system och programvara. Gör jobbet enklare genom att tillhandahålla en enda plats för att hantera alla data och interaktioner med potentiella eller befintliga kunder. 

Samtalsroboten ser till att all data som synkroniseras i CRM-systemet är korrekt, vilket ger dig värdefulla insikter om dina kunder. Du kan använda dessa för att förbättra dina säljstrategier, till exempel genom att följa statistik och övervaka ditt callcenter i realtid. 

Alla dessa funktioner leder till ett ökat antal telefonsamtal, konverteringar och försäljning. Det säkerställer också en snabbare ROI (avkastning på investeringen). 

Och ytterligare en fördel med CRM-integreringar – det hjälper till att filtrera bort svartlistade och felaktiga telefonnummer. På så sätt riktar du in dig på rätt leads vid rätt tidpunkt.

#4 Det ökar produktiviteten

Bortkastad tid är en av de största anledningarna till att säljare misslyckas. En samtalsrobot kanske bara sparar några sekunder per samtal, men när du räknar ihop det blir det en ganska betydande fördröjning. Automatisering minskar uppringningstiden till millisekunder. Faktum är att en studie tyder på att samtalsrobotar kan spara cirka 45 minuter per dag bara genom att eliminera behovet av att slå nummer manuellt. 

Därför hjälper samtalsrobotar till att öka produktiviteten i ditt team och frigör tid för komplexa och viktiga uppgifter. På så sätt får du mer utrymme att göra konverteringar. Och med fler konverteringar ökar sannolikheten för försäljning snabbt, vilket resulterar i ökade intäkter och högre provisioner. 

För att öka produktiviteten för inkommande samtal har samtalsrobotar förmågan att automatiskt tilldela samtal till andra agenter när linjen är upptagen. De kan också dirigera samtalet till den mest kompetenta agenten för ett givet problem. På så sätt löses ett ärende mycket snabbare. Och ju snabbare service, desto nöjdare blir kunden. 

Vilken samtalsrobot är rätt för ditt företag? 

Är du fortfarande osäker på vilken samtalsrobot som är bäst för ditt företag? Tänk på följande: 

• Preview dialers är praktiska främst för utgående callcenter, eftersom de ger agenten möjlighet att förbereda sig innan de kontaktar kunder. Det ökar chansen att stänga affärer. De är dock även lämpliga för inkommande callcenter, särskilt för callback-funktioner. 
• Smart dialers är perfekta för att skanna telefonnummer, bygga kontaktlistor, skapa automatiska samtalsköer och ringa snabbt – en efter en.
• Progressive, power och predictive dialers gör det enkelt att skapa samtalskampanjer och tilldela dem till specifika agenter, automatiskt ringa nästa kontakter och kontrollera statistiken för varje kampanj efter att den har avslutats. 

Power / progressive dialer vs predictive dialer

Återigen är skillnaden att power dialers ringer ett nummer efter ett annat för varje tillgänglig agent – nästa kontakt rings upp först efter att det föregående samtalet har avslutats.

Tvärtom ringer predictive dialers flera telefonnummer per agent. Det är upp till dig att fastställa varje agents kapacitet och anpassa samtalsrobotens inställningar därefter.

Om du är osäker på om du ska välja en power dialer eller en predictive dialer, är det dock bäst att titta på kontaktlistans kvalitet. En predictive dialer är bättre när datakvaliteten är låg, till exempel om den kommer från en tredje part, och den förväntade svarsfrekvensen också är låg – mindre än 20–30 %.

Power dialers är praktiska när du har en noggrant sammanställd kontaktlista och förväntar dig att nå minst hälften av dem. 

Kom ihåg att det inte finns någon anledning till att inte använda båda lösningarna. Beroende på kampanj, samtalsvolym, databasens kvalitet samt teamets storlek kan du vilja använda olika samtalsrobotar. Det är fullt möjligt. 

För att kunna göra det måste du välja en callcenter-programvara med flera olika samtalsrobotar i portföljen. 

Hur du än beslutar dig, så stanna bara inte kvar vid manuell uppringning. 

Öka ditt säljteams produktivitet och konvertering med smarta, prediktiva och power dialers, som de vi erbjuder i CloudTalk. 

Prova gratis nu eller boka en personlig demo!