Qué es un deal desk y cómo puede impulsar la eficienciade las ventas

El sector B2B es cada vez más complejo. Las negociaciones intensas con muchas partes interesadas a la vez pueden llegar a ser abrumadoras. Pero, como líder de ventas, tu objetivo es hacer que tu equipo sea lo más productivo posible para aumentar los ingresos.

Dado que algunos acuerdos son sencillamente demasiado importantes como para perderlos, pueden requerir la participación de más de un departamento. Un deal desk puede impulsar significativamente tu eficiencia, lo que se traduce en una captación de leads más rápida. Para saber exactamente qué es un deal desk y cómo puede mejorar el rendimiento de tu negocio, sigue leyendo.

¿Qué es un deal desk? 

Desde una perspectiva histórica, el concepto de deal desk fue creado por las empresas de corretaje como una forma de evitar largos procesos burocráticos y revisar los acuerdos importantes lo antes posible. Pero con el paso de los años, se volvió un poco más complejo.

Actualmente, el deal desk es un equipo multidisciplinar de profesionales de diferentes departamentos que se reúne de forma periódica. Quién participa en el deal desk varía de una empresa a otra, pero la mayoría de las veces está formado por las partes interesadas más experimentadas de los equipos de ventas, finanzas, legal, producto, marketing, éxito del cliente y soporte. 

Tiene una función principal y sumamente importante: evaluar la viabilidad de los acuerdos complejos y garantizar que avancen por el pipeline y se firmen. En resumen, el deal desk se centra en grandes clientes que son demasiado importantes como para perderlos. El equipo aumenta las tasas de éxito, acorta los ciclos de ventas y puede optimizar la rentabilidad corporativa.

Estos son los 3 objetivos principales de un deal desk bien establecido: 

• Crear, estructurar y ejecutar acuerdos
• Aportar conocimientos a los diferentes equipos
• Aumentar la productividad de las ventas entre un 15 y un 20 %

Funciones de los equipos clave del deal desk:

Representantes de ventas: tu equipo de ventas aporta el aspecto más importante del deal desk: los grandes acuerdos en los que están trabajando. Deben investigar y presentar qué clientes potenciales encajan bien y por qué. 

Marketing: este equipo dispone de información sobre el mercado y datos de los leads. Esto significa que el equipo de marketing posee un conocimiento de oro sobre cuáles son los puntos débiles y las necesidades de los leads.

Producto: estos representantes aportan información sobre cuándo un cliente solicita nuevas funciones o productos. Ayudan a crear una hoja de ruta realista que garantice que tu empresa no se comprometa a satisfacer las necesidades de los clientes más allá de las capacidades de tu plan actual. 

Éxito y soporte al cliente: estos equipos deben evitar que el deal desk elija a clientes que no se adapten bien a tu negocio, aportando información importante de herramientas como las bases de datos de clientes, el historial de llamadas o las grabaciones de llamadas. Un cliente que no encaja bien significa una mayor necesidad de personalizaciones y, potencialmente, más quejas que satisfacción. 

Deal desk para la eficiencia de las ventas

Si se implementan con éxito, los deal desks reducen la duración de los ciclos de venta hasta en un 25 o 40 %. Los representantes de ventas reciben los presupuestos más rápido, lo que se traduce en la obtención de más comisiones. 

Aquí tienes 3 puntos clave sobre cómo el equipo del deal desk impulsa tu eficiencia.

#1 Simplifica los acuerdos complejos

Los representantes de ventas, especialmente en empresas con una amplia gama de productos, saben lo confuso que puede ser estar al tanto de las funciones en constante cambio, las estructuras de precios y los descuentos aprobados. También dedican una cantidad de tiempo considerable a buscar y maximizar las oportunidades de venta cruzada y upselling. Esto puede ser especialmente ineficiente cuando se trabaja en acuerdos complejos. Como consecuencia, antes de que te des cuenta, un gran cliente potencial se te escapa de las manos. 

Un deal desk puede evitar que esto ocurra mediante la creación y el mantenimiento de bases de datos de clientes actualizadas y carteras de productos detalladas. Ayuda a facilitar a tus equipos el proceso de creación de acuerdos. Básicamente, lo tienes todo en un solo lugar: contactos, descuentos, funciones, modelos de precios y todos los cambios recientes. 

Al elaborar y actualizar la documentación de los productos, facilitas significativamente la vida de tu equipo de ventas. En lugar de buscar manualmente cada aspecto que necesitan, aumentando la posibilidad de cometer errores o de usar información desactualizada, les permites centrarse únicamente en lo que mejor saben hacer: cerrar acuerdos.

Veamos un ejemplo. Imagina que eres un vendedor de SaaS que tiene sobre la mesa un acuerdo importante con una empresa. Tienes que cerrarlo rápido antes de perder la oportunidad. 

Con la documentación del deal desk, dispones de información estructurada que evita cualquier cuello de botella en el proceso. Te guía exactamente sobre cómo negociar el acuerdo, cómo utilizar el modelo de precios adecuado, qué tipo de descuentos puedes ofrecer, qué conocimientos sobre el producto puedes aportar al acuerdo y cómo abordarlo desde el punto de vista legal.

#2 Apoya un crecimiento empresarial más rápido

Algunas empresas todavía tienen dificultades para utilizar el deal desk más allá de su propósito más crucial de simplemente cerrar acuerdos complejos. Sin embargo, la función de los equipos de deal desk no consiste únicamente en ayudar al departamento de ventas a conseguir clientes importantes. También debería servir de inspiración para el crecimiento constante y la eficiencia de toda la organización. El deal desk crea una base de operaciones para que los líderes de ventas realicen un seguimiento de su equipo y establezcan objetivos comerciales a largo plazo en menos tiempo. 

Los deal desks de mejor rendimiento pueden ayudar a tu empresa a obtener información clave a partir de los análisis de ventas y a crear métricas para las expectativas de nivel de servicio. Esto conduce a relaciones con los clientes más duraderas y rentables, lo que maximiza la eficiencia de las ventas, así como el valor del análisis de ventas. Un deal desk también puede ayudar a mantener precios rentables y a gestionar funciones personalizadas.  

La historia de éxito de nuestro cliente: haz crecer tu negocio como Revolut

En esta sección, estábamos hablando de crecimiento empresarial eficiente. Nuestro caso de éxito de Revolut es un excelente ejemplo práctico de cómo las funciones personalizadas y los datos analíticos de ventas pueden ayudar a las empresas a lograr mejores relaciones con los clientes y maximizar la eficiencia de las ventas. 

Cuando la empresa se internacionalizó, Revolut necesitó ampliar rápidamente su equipo. Por ello, crearon desde cero su departamento de representantes de desarrollo de ventas hasta superar los 500 miembros. En solo 18 meses. 

Lo que era aún más difícil, dado que Revolut ha seguido creciendo, la empresa necesitaba un enfoque fluido para acceder a nuevos mercados y a públicos objetivos que quizá aún no los conocían. Para lograrlo, tenían que asegurarse de que su equipo de ventas pudiera acceder a todos los datos posibles, como análisis de pérdidas y ganancias, campañas y listas de datos. 

Nuestras funciones de CloudTalk, como la devolución de llamada, el buzón de voz pregrabado, los saludos personalizados o la tarjeta de cliente en tiempo real, ayudaron a Revolut a ganar el control de sus operaciones de llamadas. Ahora se puede monitorizar y realizar un seguimiento de cada aspecto del trabajo del equipo de ventas para lograr un mejor rendimiento. 

De este modo, Revolut mejoró su eficiencia reduciendo sus operaciones de ventas en 40 horas al mes. En solo 3 meses, pudieron realizar casi 87 000 llamadas entrantes y salientes. Los empleados de Revolut también pasaron unos 113 000 minutos hablando con clientes y obtuvieron 93 números de teléfono. 

#3 Ayuda a determinar una agenda clara

Tu empresa debe tener su propia agenda. Una idea clara de lo que buscas actualmente y en qué dirección quieres avanzar. La falta de claridad en los objetivos a largo plazo puede conducir al caos que ponga en peligro el éxito de tu empresa. Puede dar lugar a la búsqueda de acuerdos que, desde un punto de vista más amplio, no te hacen avanzar.

Por supuesto, todas las ventas son valiosas, pero muchas empresas de rápido crecimiento tienden a cerrar cualquier acuerdo que parezca viable. Aunque no tenga por qué ser necesariamente el adecuado para tu negocio. 

El deal desk ayuda a mantener el orden y la claridad en cuál es tu agenda y hacia dónde deseas avanzar. Puede determinar qué acuerdos son una buena opción para tu posición actual y tu crecimiento futuro y cuáles son, por el contrario, demasiado pequeños, de bajo mantenimiento o poco rentables. 

Algunos clientes VIP a los que ves como una enorme oportunidad pueden tener necesidades que van más allá de las capacidades de tu producto actual. Algunos clientes, por el contrario, pueden parecer irrelevantes en un momento dado y, sin embargo, pueden expandirse en el futuro. 

Por lo tanto, lo que ahora parece un beneficio escaso puede convertirse un día en un gran negocio. Y lo que ahora parece un gran negocio puede llevarte en realidad al fracaso. 

Un deal desk perspicaz puede aumentar la rentabilidad de la empresa entre un 5 y un 10 %. Y ver la agenda de tu empresa con claridad y estructura te hace avanzar hacia acuerdos rentables. Te hace crecer en lugar de ralentizarte debido a elecciones poco fundamentadas.

Principales métricas del deal desk para medir su eficiencia

¿Cómo se mide la eficiencia de tu deal desk? Aquí tienes tres métricas importantes que te mostrarán si diriges un equipo productivo.  

• Beneficio: te indica si los datos que reúnen los miembros del deal desk realmente dan sus frutos. En caso de que los complejos acuerdos que cierra tu equipo no sean lo suficientemente rentables, tendrás que reevaluar su estrategia. 
• Tamaño del acuerdo: como hemos establecido, el propósito principal del deal desk es cerrar acuerdos que sean de gran importancia para tu negocio. Si ves que los acuerdos cerrados por tu equipo no son tan determinantes como esperabas, sabes que hay margen de mejora.
• Tasa de éxito: no olvides comprobar el aspecto más importante: si tu deal desk se está ganando la confianza del cliente en todos los casos posibles, consiguiendo que se firmen la cantidad de acuerdos deseada. La tasa de éxito (el porcentaje de acuerdos cerrados que cuentan con aportaciones del deal desk dividido por el número total de acuerdos en los que ha participado el deal desk) es la métrica clave para ver la eficiencia del equipo que diriges. 

Cómo empezar con un deal desk

Ahora que hemos aclarado qué es el deal desk y de qué maneras puede ayudar a crecer a una empresa, veamos cómo puedes establecer uno con éxito tú mismo. 

#1 Define las expectativas

Como hemos mencionado antes, el deal desk puede desempeñar un papel en otras áreas del proceso de cierre de acuerdos. Por ejemplo, ofreciendo conocimientos sobre un producto y formando una agenda de la empresa a largo plazo o una estrategia de negociación. 

Si quieres tener un deal desk que funcione realmente bien en equipo, tienes que establecer qué es exactamente lo que buscan. Este paso aporta transparencia y visibilidad, y también acorta los ciclos de ventas. 

Define una perspectiva más amplia de qué servicios quiere ofrecer tu deal desk y para quién. ¿Cuál es exactamente su propósito? Explica de forma clara en qué tipo de acuerdos quieres centrarte, qué complejidad debe tener el acuerdo, etc. Asegúrate de que todos los miembros tengan la mismo información. 

Definir las expectativas te ayuda a sacar el máximo partido de tu equipo de deal desk sin perder tiempo en tareas innecesarias. 

#2 Asigna personas y tiempo

Una vez aclarado cómo establecer las expectativas desde el exterior, profundicemos en establecer las funciones dentro del equipo del deal desk. Las responsabilidades varían de una empresa a otra. Tienes que adaptarlas a tus necesidades y establecer quién participará en función de las expectativas requeridas de tu deal desk. Además, explica dónde encaja exactamente cada parte interesada en el proceso. 

Para evitar confusiones y malentendidos, muestra claramente quién es responsable de qué cuando un acuerdo complejo llega a la mesa. Asigna quién creará los flujos de aprobación, quién será responsable de los documentos del acuerdo y quién lo aprobará. Recuerda fijar plazos de entrega para cuando deban presentarse los acuerdos.

Para mantener las cosas en orden, establece reuniones periódicas fijas para tu equipo de deal desk. Muchas empresas coinciden en que las sesiones de los lunes por la mañana son una forma ideal de empezar una semana productiva. 

#3 Comprende el recorrido de compra del cliente

Los clientes potenciales no suelen llegar a tu sitio web listos para realizar una compra inmediata sin llevar a cabo una investigación detallada, un proceso que se conoce como recorrido de compra del cliente (buyer's journey). Es necesario que todos los miembros del deal desk estén perfectamente familiarizados con el recorrido específico de tus clientes. 

Estas son las 3 etapas del recorrido de compra del cliente:

• Descubrimiento
• Consideración
• Decisión

Para lograr el éxito, tu deal desk necesita conocer las respuestas a varias preguntas cruciales, como: 

• ¿Cómo pasan los compradores por las etapas mencionadas? 
• ¿Dónde conocen tu marca? 
• ¿Qué otros productos están considerando? 
• ¿Cuáles son sus criterios de decisión?

Cuanto más sepa tu equipo de deal desk sobre el recorrido del comprador, más comprenderá su impacto en las negociaciones y en el cierre de acuerdos. Solo sabiendo cómo llegan tus clientes a tu producto podrás ofrecerles una experiencia de cliente excelente. 

Acércate a comprender las expectativas de tus clientes y impulsa tus ventas con las llamadas salientes. 

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#4 Considera la automatización

To lograr una eficiencia aún mayor, considera la posibilidad de automatizar algunos de los procesos rutinarios de tu deal desk. Pregúntate qué tareas te gustaría automatizar y cómo mejoraría el rendimiento del equipo. Tras evaluar estas cuestiones, busca herramientas y tecnología de automatización que se adapten a tus criterios. 

Busca una solución centralizada que ayude a tu deal desk a fijar precios, crear cuentas, gestionar aprobaciones internas, redactar contratos y enviar rápidamente los documentos a los clientes para su firma. 

Nuestro software CloudTalk también cubre una herramienta de automatización de flujos de trabajo que puede ser la opción adecuada para ti. No dejes de echarle un vistazo.

Conclusión

Haz que tus esfuerzos de ventas sean eficientes y consigue más clientes mucho más rápido, implementando un deal desk en tu estrategia de negocio. Un equipo de profesionales cualificados de varios departamentos puede utilizar sus conocimientos colectivos para cerrar acuerdos complejos y no estándar con clientes VIP potenciales. 

El deal desk simplifica el proceso de cierre de acuerdos mediante la creación de una base de datos centralizada con toda la información necesaria. No solo eliminas el tiempo que tu equipo de ventas invertiría de otro modo en la investigación manual, sino que también evitas errores que podrían arruinar los acuerdos. El deal desk también ayuda a establecer objetivos empresariales a largo plazo o a determinar la agenda general de la empresa. 

Si quieres poner en marcha tu propio deal desk, asegúrate de definir las expectativas de lo que pretendes conseguir y de asignar funciones y responsabilidades precisas a tu equipo. Comprueba si todo el mundo entiende perfectamente el recorrido de compra de tus clientes. También puedes automatizar algunos de tus procesos rutinarios. 

Una vez que hayas cumplido todos estos puntos, estarás listo para el éxito.