¿Qué es un Deal Desk y cómo puede impulsar la eficiencia de ventas?
La industria B2B es cada vez más compleja. Las intensas negociaciones con múltiples partes interesadas a la vez pueden resultar abrumadoras. Pero como líder de ventas, tu objetivo es hacer que tu equipo sea lo más productivo posible para aumentar los ingresos.
Dado que algunas negociaciones son demasiado importantes para perderlas, pueden requerir más de un solo departamento. Un Deal Desk puede aumentar significativamente tu eficiencia, lo que se traduce en una adquisición de leads más rápida. Para saber qué es exactamente un Deal Desk y cómo puede mejorar el rendimiento de tu negocio, sigue leyendo.
¿Qué es un Deal Desk?
Desde una perspectiva histórica, el concepto de Deal Desk fue creado por empresas de corretaje como una forma de evitar largos procesos burocráticos y revisar negociaciones importantes lo más rápido posible. Pero con el paso de los años, se volvió un poco más complejo.
Conoce a tus clientes para mejorar las ventas
Actualmente, el Deal Desk es un equipo multifuncional de profesionales de diferentes departamentos que se reúne regularmente. Quién participa en el Deal Desk varía de una empresa a otra, pero lo más frecuente es que esté formado por los interesados más conocedores de los equipos de ventas, finanzas, legal, producto, marketing, éxito del cliente y soporte.
Tiene un papel principal, extremadamente importante — evaluar la relevancia de las negociaciones complejas y asegurar que estas avancen en el pipeline y se firmen. En resumen, el Deal Desk se centra en grandes clientes demasiado importantes para perderlos. El equipo aumenta las tasas de éxito, acorta los ciclos de venta y puede optimizar la rentabilidad corporativa.
Aquí tienes 3 objetivos principales de un Deal Desk bien establecido:
- Crear, estructurar y ejecutar negociaciones
- Proporcionar conocimiento a diferentes equipos
- Aumentar la productividad de ventas entre un 15 y un 20 %
Roles de los equipos clave del Deal Desk:
Representantes de ventas: Tu equipo de ventas dispone del aspecto más importante del Deal Desk: las grandes negociaciones en las que está trabajando. Deben investigar y presentar qué clientes potenciales encajan bien y por qué.
Marketing: Este equipo tiene en sus manos información del mercado y datos de leads. Esto significa que el equipo de marketing posee un conocimiento de oro sobre los problemas y necesidades de los leads.
Producto: Estos representantes aportan información sobre cuándo un cliente solicita nuevas funcionalidades o productos. Ayudan a crear una hoja de ruta realista que asegura que tu negocio no prometerá satisfacer las necesidades de los clientes más allá de las capacidades de tu plan actual.
Éxito del cliente y soporte: Estos equipos deben evitar que el Deal Desk elija clientes que no encajan bien con tu negocio, proporcionando información importante de herramientas como bases de datos de clientes, historial de llamadas o grabaciones de llamadas. Un cliente que no encaja bien significa una mayor necesidad de personalización y, potencialmente, más quejas que satisfacción.
Deal Desk para la eficiencia de ventas
Si se implementa con éxito, los Deal Desks reducen los tiempos del ciclo de ventas entre un 25 y un 40 %. Los representantes de ventas reciben presupuestos más rápido, lo que lleva a obtener más comisiones.
Aquí tienes 3 puntos clave sobre cómo el equipo del Deal Desk aumenta tu eficiencia.
#1 Simplifica las negociaciones complejas
Los representantes de ventas, especialmente en empresas con una amplia gama de productos, saben lo confuso que puede ser mantenerse al día con las características, estructuras de precios y descuentos aprobados que cambian constantemente. También dedican una cantidad significativa de tiempo a encontrar y maximizar las oportunidades de venta adicional y cruzada. Esto puede ser especialmente ineficiente al trabajar en negociaciones complejas. En consecuencia, antes de que te des cuenta, un gran cliente potencial se te escapa de las manos.
Un Deal Desk puede evitar que esto suceda — creando y manteniendo bases de datos de clientes actualizadas y portfolios de productos detallados. Ayuda a facilitar a tus equipos el proceso de creación de negociaciones. Básicamente, tienes todo en un solo lugar — contactos, descuentos, características, modelos de precios y todos los cambios recientes.
Al elaborar y actualizar la documentación del producto, facilitas significativamente la vida del equipo de ventas. En lugar de buscar manualmente cada aspecto que buscan, aumentando la posibilidad de errores potenciales o información desactualizada, les permites centrarse únicamente en lo que mejor saben hacer: cerrar negociaciones.
Veamos un ejemplo. Supongamos que eres un vendedor de SaaS que tiene una negociación importante con una empresa sobre la mesa. Necesitas cerrarla rápido antes de perder la oportunidad.
Con la documentación del Deal Desk, tienes información estructurada que evita cualquier cuello de botella en el proceso. Te guía exactamente sobre cómo negociar el trato, cómo usar un modelo de precios adecuado, qué tipo de descuentos puedes ofrecer, qué conocimiento del producto puedes aportar y cómo abordarlo desde un punto de vista legal.
#2 Impulsa un crecimiento empresarial más rápido
Algunas empresas todavía luchan por cómo utilizar el Deal Desk más allá de su propósito más crucial de simplemente cerrar negociaciones complejas. Sin embargo, el papel de los equipos del Deal Desk no es solo ayudar al departamento de ventas a conseguir clientes importantes. También debe servir como inspiración para el crecimiento constante y la eficiencia de toda la organización. El Deal Desk crea una base para que los líderes de ventas controlen a su equipo y establezcan objetivos comerciales a largo plazo en un tiempo más corto.
Los Deal Desks de mejor rendimiento pueden ayudar a tu negocio a obtener información clave a partir de los análisis de ventas y a crear métricas para las expectativas de nivel de servicio. Esto conduce a relaciones duraderas y más rentables con los clientes, lo que maximiza la eficiencia de ventas, así como el valor de los análisis de ventas. Un Deal Desk también puede ayudar a mantener precios rentables y a gestionar funcionalidades personalizadas.
Historia de éxito de nuestro cliente: Haz crecer tu negocio como Revolut
En esta sección, hemos estado hablando sobre el crecimiento empresarial eficiente. Nuestro caso de uso de Revolut es un gran ejemplo práctico de cómo las características personalizadas y los datos de análisis de ventas pueden ayudar a las empresas a lograr mejores relaciones con los clientes y maximizar la eficiencia de ventas.
Cuando la empresa se globalizó, Revolut necesitaba expandir rápidamente su equipo. Debido a eso, crearon su departamento de Representantes de Desarrollo de Ventas desde cero hasta más de 500 miembros. En solo 18 meses.
Lo que era aún más desafiante, dado que Revolut seguía creciendo, la empresa necesitaba un enfoque fluido para los nuevos mercados y un público objetivo que quizás aún no los conociera. Para lograr esto, tuvieron que asegurarse de que su equipo de ventas pudiera acceder a todas las informaciones posibles, como análisis de ganancias/pérdidas, campañas y listas de datos.
Nuestras funcionalidades de CloudTalk, como devolución de llamada, buzón de voz inteligente, saludos personalizados o tarjeta de cliente en tiempo real, ayudaron a Revolut a obtener control sobre sus operaciones de llamadas. Cada aspecto del trabajo del equipo de ventas ahora puede ser monitoreado y rastreado para un mejor rendimiento.
De esta manera, Revolut mejoró su eficiencia reduciendo sus operaciones de ventas en 40 horas al mes. En solo 3 meses, pudieron realizar casi 87 000 llamadas entrantes y salientes. Los empleados de Revolut también dedicaron alrededor de 113 000 minutos a hablar con clientes y obtuvieron 93 números de teléfono.
#3 Ayuda a determinar una agenda clara
Tu negocio debe tener su propia agenda. Una imagen clara de lo que buscas actualmente y en qué dirección quieres avanzar. La falta de claridad en los objetivos a largo plazo puede llevar al caos que pone en peligro el éxito de tu empresa. Esto puede resultar en la adquisición de negociaciones que, desde un punto de vista más amplio, no te impulsan hacia adelante.
Claro, todas las ventas son valiosas, pero muchas empresas de rápido crecimiento tienen la tendencia a cerrar cualquier negociación que parezca ganable. Incluso si no tiene que ser necesariamente la adecuada para tu negocio.
El Deal Desk ayuda a mantener el orden y la claridad en tu agenda y hacia dónde deseas avanzar. Puede determinar qué negociaciones son una buena elección para tu posición actual y crecimiento futuro y cuáles son, por el contrario, demasiado pequeñas, de bajo mantenimiento o no rentables.
Algunos clientes VIP a los que ves como una gran oportunidad pueden tener necesidades que van más allá de las capacidades actuales de tu producto. Algunos clientes, por el contrario, pueden parecer irrelevantes en un momento, pero pueden expandirse en el futuro.
Por lo tanto, lo que ahora parece un bajo beneficio puede un día convertirse en una gran negociación. Y lo que ahora parece una gran negociación puede llevarte a el fracaso.
Un Deal Desk perspicaz puede aumentar la rentabilidad corporativa entre un 5 y un 10 %. Y ver la agenda de tu empresa con claridad y estructura te hace avanzar hacia negociaciones rentables. Te hace crecer en lugar de ralentizarte debido a decisiones poco informadas.
Principales métricas del Deal Desk para medir su eficiencia
¿Cómo mides la eficiencia de tu Deal Desk? Aquí tienes tres métricas importantes que te mostrarán si estás dirigiendo un equipo productivo.
- Beneficio: Te indica si la información que los interesados del Deal Desk recopilan realmente da frutos. En caso de que las negociaciones complejas que cierra tu equipo no sean lo suficientemente rentables, debes reevaluar su estrategia.
- Tamaño de la negociación: Como hemos establecido, el propósito principal del Deal Desk es cerrar negociaciones de gran importancia para tu negocio. Si ves que las negociaciones cerradas por tu equipo no son tan impactantes como esperabas, sabes que hay margen de mejora.
- Tasa de éxito: No olvides comprobar el aspecto más importante: si tu Deal Desk se está ganando la confianza del cliente en cada caso posible, consiguiendo la cantidad deseada de negociaciones firmadas. La tasa de éxito (el porcentaje de negociaciones cerradas que contienen contribuciones del Deal Desk dividido por el número total de negociaciones en las que el Deal Desk participó) es la métrica clave para ver cuán eficiente es el equipo que diriges.
Cómo empezar con un Deal Desk
Ahora que hemos dejado claro qué es el Deal Desk y de qué maneras puede ayudar a un negocio a crecer, echemos un vistazo a cómo establecer uno exitoso tú mismo.
#1 Establece expectativas
Como mencionamos anteriormente, el Deal Desk puede desempeñar un papel en otros campos del proceso de cierre de negociaciones. Por ejemplo, ofreciendo conocimiento sobre un producto y formando una agenda de empresa a largo plazo o una estrategia de negociación.
Si quieres tener un Deal Desk que funcione realmente bien en equipo, tienes que establecer qué es exactamente lo que buscan. Este paso crea transparencia y visibilidad y también acorta los ciclos de ventas.
Define una visión más amplia de qué servicios quiere ofrecer tu Deal Desk y para quién. ¿Cuál es precisamente su propósito? Explica una imagen clara de qué tipo de negociaciones quieres enfocar, cuán compleja debe ser la negociación, etc. Asegúrate de que todos los miembros tengan la misma información.
Establecer expectativas te ayuda a sacar el máximo partido de tu equipo de Deal Desk sin perder tiempo en tareas innecesarias.
#2 Designa personas y tiempo
Después de dejar claro cómo establecer expectativas desde fuera, profundicemos en establecer roles dentro del equipo del Deal Desk. Las responsabilidades varían de una empresa a otra. Necesitas adaptarlas a tus necesidades y establecer quién participará según las expectativas requeridas de tu Deal Desk. Además, explica dónde encaja exactamente cada interesado en el proceso.
Para evitar confusiones y malentendidos, muestra claramente quién es responsable de qué cuando llega una negociación compleja a la mesa. Asigna quién creará los flujos de aprobación, quién será responsable de los documentos de la negociación y quién la aprueba. Recuerda establecer plazos — cuándo deben presentarse las negociaciones.
Para mantener el orden, establece reuniones periódicas fijas para tu equipo de Deal Desk. Muchas empresas coinciden en que las sesiones del lunes por la mañana son una forma ideal de comenzar una semana productiva.
#3 Comprende el recorrido del comprador
Los leads no suelen llegar a tu sitio web listos para realizar una compra inmediata sin realizar una investigación detallada, un proceso también conocido como el recorrido del comprador. Es una necesidad que cada miembro del Deal Desk esté perfectamente familiarizado con el recorrido específico de tus clientes.
Aquí tienes 3 etapas del recorrido del comprador:
- Conciencia
- Consideración
- Decisión
Para prepararse para el éxito, tu Deal Desk necesita saber las respuestas a varias preguntas cruciales, tales como:
- ¿Cómo atraviesan los compradores las etapas mencionadas?
- ¿Dónde toman conciencia de tu marca?
- ¿Qué otros productos están considerando?
- ¿Cuáles son sus criterios de decisión?
Cuanto más sepa tu equipo de Deal Desk sobre el recorrido del comprador, más comprenderá su impacto en las negociaciones y los cierres de negociaciones. Solo conociendo cómo tus clientes llegan a tu producto podrás ofrecerles una excelente experiencia de cliente.
Acércate a comprender las expectativas de tus clientes e impulsa tus ventas con las llamadas salientes.
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#4 Considera la automatización
Para lograr una eficiencia aún mayor, considera automatizar algunos de los procesos rutinarios de tu Deal Desk. Pregúntate qué tareas te gustaría automatizar y cómo mejoraría el rendimiento del equipo. Después de evaluar estas preguntas, busca herramientas y tecnología de automatización que se adapten a tus criterios.
Busca una solución centralizada que ayude a tu Deal Desk a establecer precios, crear cuentas, gestionar aprobaciones internas, redactar contratos y enviar los documentos rápidamente a los clientes para su firma.
Nuestro software CloudTalk también incluye una herramienta de automatización de flujos de trabajo que puede ser justo la elección correcta para ti. Asegúrate de echarle un vistazo.
Conclusión
Haz que tus esfuerzos de ventas sean eficientes y consigue más clientes mucho más rápido, implementando un Deal Desk en tu estrategia de negocio. Un equipo de profesionales cualificados de varios departamentos puede usar su conocimiento colectivo para cerrar negociaciones complejas y no estándar con clientes VIP potenciales.
El Deal Desk simplifica tu proceso de cierre de negociaciones al crear una base de datos centralizada con toda la información necesaria. No solo eliminas el tiempo que tu equipo de ventas invertiría en investigación manual, sino que también evitas errores que podrían romper una negociación. El Deal Desk también ayuda a establecer objetivos comerciales a largo plazo o a determinar la agenda general de una empresa.
Si quieres iniciar tu propio Deal Desk, asegúrate de establecer las expectativas de lo que quieres lograr y asignar roles y responsabilidades precisas a tu equipo. Comprueba si todos comprenden perfectamente el recorrido del comprador de tus clientes. También puedes automatizar algunos de tus procesos rutinarios.
Una vez que logres todos estos puntos, estarás en camino al éxito.
