Cos’è un deal desk e come può aumentare l’efficienza delle vendite

Il settore B2B sta diventando sempre più complesso. Trattative intense con molti stakeholder contemporaneamente possono risultare opprimenti. Ma come sales leader, il tuo obiettivo è massimizzare la produttività del tuo team per incrementare i ricavi.

Poiché alcune trattative sono semplicemente troppo importanti per essere perse, possono richiedere il coinvolgimento di più dipartimenti. Un deal desk può aumentare notevolmente la tua efficienza, velocizzando l’acquisizione di contatti. Per scoprire cos’è esattamente un deal desk e come può migliorare le prestazioni della tua azienda, continua a leggere.

Cos’è un deal desk?

Da un punto di vista storico, il concetto di deal desk è stato creato dalle società di brokeraggio per evitare lunghi processi burocratici e valutare le trattative importanti il più rapidamente possibile. Ma con il passare degli anni, è diventato un po’ più complesso.

Attualmente, il deal desk è un team interfunzionale di professionisti provenienti da diversi dipartimenti che si riunisce regolarmente. Chi ne fa parte varia da azienda ad azienda, ma il più delle volte è composto dagli stakeholder più competenti dei team di vendita, finanza, ufficio legale, prodotto, marketing, customer success e supporto. 

Ha un compito principale ed estremamente importante: valutare la rilevanza di trattative complesse e assicurarsi che procedano senza intoppi nella pipeline fino alla firma. In breve, il deal desk si concentra sui grandi clienti che sono troppo importanti per essere persi. Il team aumenta i tassi di chiusura, accorcia i cicli di vendita e può ottimizzare la redditività aziendale.

Ecco i 3 obiettivi principali di un deal desk ben strutturato: 

• Creare, strutturare e concludere le trattative
• Condividere le competenze tra i vari team
• Aumentare la produttività delle vendite dal 15 al 20%

I ruoli dei team chiave del deal desk:

Rappresentanti di vendita: il tuo team commerciale gestisce l’aspetto più importante del deal desk: le grandi trattative su cui sta lavorando. Dovrebbero fare ricerche e presentare quali potenziali clienti sono adatti e perché. 

Marketing: questo team dispone dei dati sui lead e delle informazioni di mercato. Ciò significa che ha una conoscenza preziosissima dei punti deboli e delle esigenze dei potenziali clienti.

Prodotto: questi rappresentanti forniscono informazioni su quando un cliente richiede nuove funzionalità o prodotti. Aiutano a creare una roadmap realistica che garantisce che la tua azienda non prometta di soddisfare esigenze al di fuori delle attuali capacità del piano. 

Customer success e supporto: questi team dovrebbero evitare che il deal desk scelga clienti non adatti alla tua azienda, fornendo informazioni importanti da strumenti come i database clienti, la cronologia delle chiamate o le registrazioni delle chiamate. Un cliente non adatto comporta una maggiore richiesta di personalizzazioni e, potenzialmente, più reclami che soddisfazione. 

Deal desk per l’efficienza delle vendite

Se implementati con successo, i deal desk riducono i tempi del ciclo di vendita fino al 25-40%. I venditori ricevono i preventivi più velocemente, il che porta a ottenere più commissioni. 

Ecco 3 punti chiave su come il team del deal desk aumenta la tua efficienza.

#1 Rende più semplici le trattative complesse

I venditori, soprattutto nelle aziende con un’ampia gamma di prodotti, sanno quanto possa essere difficile rimanere aggiornati su funzionalità in continua evoluzione, strutture tariffarie e sconti approvati. Inoltre, dedicano molto tempo a individuare e massimizzare le opportunità di upsell e cross-sell. Questo può essere particolarmente inefficiente quando si lavora su trattative complesse. Di conseguenza, prima che tu te ne accorga, un potenziale grande cliente ti sfugge di mano. 

Un deal desk può evitare che questo accada - creando e mantenendo database clienti aggiornati e portafogli prodotti dettagliati. Aiuta a guidare i tuoi team nel processo di creazione delle offerte. In pratica, hai tutto in un unico posto - contatti, sconti, funzionalità, modelli di prezzo e tutte le modifiche recenti. 

Creando e aggiornando la documentazione sui prodotti, rendi la vita del team di vendita molto più semplice. Invece di cercare manualmente ogni aspetto che desiderano, aumentando il rischio di potenziali errori o informazioni non aggiornate, consenti loro di concentrarsi esclusivamente su ciò che sanno fare meglio: chiudere le trattative.

Facciamo un esempio. Immagina di essere un venditore SaaS che ha sul tavolo un accordo importante con un’azienda. Devi chiuderlo rapidamente prima di perdere l’opportunità. 

Con la documentazione del deal desk, hai informazioni strutturate che prevengono eventuali colli di bottiglia nel processo. Ti guida su come negoziare l’accordo, come utilizzare il modello di prezzo corretto, quali sconti puoi offrire, quali conoscenze di prodotto apportare e come gestire gli aspetti legali.

#2 Supporta una crescita aziendale più rapida

Alcune aziende faticano ancora a usare il deal desk oltre il suo scopo principale di chiudere trattative complesse. Tuttavia, il ruolo dei team del deal desk non è solo quello di aiutare il reparto vendite ad acquisire clienti importanti. Dovrebbe anche essere fonte d’ispirazione per una costante crescita e efficienza dell’intera organizzazione. Il deal desk crea una base per i sales leader per monitorare il proprio team e stabilire l’obiettivi commerciali a lungo termine in meno tempo. 

I deal desk con le migliori prestazioni possono aiutare la tua azienda a ottenere informazioni chiave dalle analisi delle vendite e a creare metriche per le aspettative sui livelli di servizio. Ciò porta a relazioni con i clienti più durature e redditizie, il che massimizza l’efficienza delle vendite e il valore della sales analytics. Un deal desk può anche aiutare a mantenere prezzi redditizi e a gestire funzionalità personalizzate.  

La storia di successo del nostro cliente: fai crescere il tuo business come Revolut

In questa sezione abbiamo parlato di crescita aziendale efficiente. Il nostro caso di studio Revolut è un ottimo esempio pratico di come le funzionalità personalizzate e i dati di sales analytics possano aiutare le aziende a migliorare le relazioni con i clienti e a massimizzare l’efficienza delle vendite. 

Quando l’azienda è diventata globale, Revolut aveva bisogno di espandere rapidamente il proprio team. Per questo motivo, hanno creato da zero il reparto dei Sales Development Representative, portandolo a più di 500 membri. In soli 18 mesi. 

La sfida più grande, data la continua crescita di Revolut, era trovare un approccio fluido per i nuovi mercati e per un pubblico di destinazione che potesse non conoscerli ancora. Per raggiungere questo obiettivo, dovevano assicurarsi che il loro team di vendita potesse accedere a tutte le informazioni possibili, come analisi delle vittorie/perdite, campagne e liste di dati. 

Le nostre funzionalità CloudTalk, come la richiamata, il messaggio in segreteria automatico, i messaggi di benvenuto personalizzati o la scheda cliente in tempo reale, hanno aiutato Revolut a ottenere il controllo sulle proprie operazioni telefoniche. Ogni aspetto del lavoro del team di vendita può ora essere monitorato e tracciato per migliorare le prestazioni. 

In questo modo, Revolut ha migliorato la propria efficienza riducendo le operazioni di vendita di 40 ore al mese. In soli 3 mesi, sono stati in grado di effettuare quasi 87.000 chiamate in entrata e in uscita. I dipendenti di Revolut hanno anche trascorso circa 113.000 minuti a parlare con i clienti e hanno acquisito 93 numeri di telefono. 

#3 Aiuta a definire un programma chiaro

La tua azienda dovrebbe avere il proprio programma. Un’immagine chiara di ciò che stai cercando e della direzione in cui vuoi muoverti. Una mancanza di chiarezza negli obiettivi a lungo termine può portare al caos che compromette il successo della tua azienda. Può spingerti a rincorrere trattative che, in una prospettiva più ampia, non ti fanno fare passi avanti.

Certo, tutte le vendite sono preziose, ma molte aziende in rapida crescita tendono a chiudere qualsiasi trattativa che sembri a portata di mano. Anche se non è necessariamente adatta alla tua attività. 

Il deal desk aiuta a mantenere l’ordine e la chiarezza sui tuoi obiettivi e sulla direzione da prendere. Può determinare quali trattative sono una buona scelta per la tua posizione attuale e la crescita futura e quali, al contrario, sono troppo piccole, poco profittevoli o richiedono troppo impegno. 

Alcuni clienti VIP che consideri un’enorme opportunità potrebbero avere esigenze che vanno oltre le capacità attuali del tuo prodotto. Altri clienti, al contrario, potrebbero sembrare irrilevanti al momento, ma potrebbero crescere in futuro. 

Pertanto, ciò che oggi sembra un piccolo profitto potrebbe un giorno rivelarsi un grande affare. E ciò che oggi sembra un grande affare può in realtà portarti al fallimento. 

Un deal desk attento può aumentare la redditività aziendale dal 5 al 10%. E vedere gli obiettivi della tua azienda con chiarezza e struttura ti permette di orientarti verso trattative redditizie. Ti permette di crescere anziché rallentare a causa di scelte non ponderate.

Le principali metriche del deal desk per misurarne l’efficienza

Come si misura l’efficienza del tuo deal desk? Ecco tre metriche importanti che ti mostreranno se stai gestendo un team produttivo.  

• Profitto: ti dice se le informazioni raccolte dagli stakeholder del deal desk sono effettivamente redditizie. Nel caso in cui le trattative complesse chiuse dal tuo team non siano abbastanza profittevoli, dovrai rivalutare la loro strategia. 
• Dimensioni della trattativa: come abbiamo stabilito, lo scopo principale del deal desk è chiudere trattative di significativa importanza per la tua azienda. Se noti che gli accordi chiusi dal tuo team non hanno l’impatto sperato, sai che c’è spazio per migliorare.
• Tasso di chiusura (win rate): non dimenticare di controllare l’aspetto più importante: se il tuo deal desk sta conquistando la fiducia dei clienti in ogni caso possibile, ottenendo la firma sul numero di contratti desiderato. Il tasso di chiusura (la percentuale di trattative concluse con il contributo del deal desk divisa per il numero totale di trattative in cui il desk è stato coinvolto) è la metrica chiave per valutare l’efficienza del tuo team. 

Come iniziare a creare un deal desk

Ora che abbiamo chiarito cos’è il deal desk e in che modo può aiutare un’azienda a crescere, vediamo come puoi crearne uno di successo. 

#1 Definisci le aspettative

Come accennato in precedenza, il deal desk può svolgere un ruolo anche in altri ambiti del processo di chiusura dei contratti. Ad esempio, offrendo conoscenze su un prodotto e definendo una strategia di negoziazione o un programma aziendale a lungo termine. 

Se vuoi un deal desk che lavori in perfetta sintonia, devi stabilire esattamente quali sono i suoi obiettivi. Questo passaggio crea trasparenza e visibilità, oltre ad accorciare i cicli di vendita. 

Definisci un quadro più ampio dei servizi che il tuo deal desk vuole fornire e a chi. Qual è esattamente il suo scopo? Chiarisci su quale tipo di trattative vuoi concentrarti, quanto devono essere complesse, ecc. Assicurati che tutti i membri abbiano le stesse informazioni. 

Definire le aspettative ti aiuta a ottenere il massimo dal tuo deal desk senza perdere tempo in attività superflue. 

#2 Assegna persone e tempo

Dopo aver chiarito come stabilire le aspettative esterne, passiamo a definire i ruoli all’interno del team del deal desk. Le responsabilità variano da azienda ad azienda. Devi tagliarle su misura per le tue esigenze e stabilire chi parteciperà in base alle aspettative richieste al tuo deal desk. Inoltre, definisci dove si colloca esattamente ciascun stakeholder nel processo. 

Per evitare confusione e malintesi, indica chiaramente chi è responsabile di cosa quando una trattativa complessa arriva sul tavolo. Stabilisci chi creerà i flussi di approvazione, chi sarà responsabile dei documenti e chi approverà l’accordo. Ricordati di impostare delle scadenze per la presentazione delle offerte.

Per mantenere l’ordine, fissa delle riunioni periodiche ricorrenti per il tuo team del deal desk. Molte aziende concordano sul fatto che le sessioni del lunedì mattina siano l’ideale per iniziare una settimana produttiva. 

#3 Comprendi il buyer’s journey

I potenziali clienti di solito non arrivano sul tuo sito pronti a fare un acquisto immediato senza prima aver fatto ricerche approfondite, un processo noto come buyer’s journey (il percorso d’acquisto del cliente). È fondamentale che ogni membro del deal desk conosca perfettamente il percorso specifico dei tuoi clienti. 

Ecco le 3 fasi del buyer’s journey:

• Consapevolezza (awareness)
• Considerazione (consideration)
• Decisione (decision)

Per avere successo, il tuo deal desk deve conoscere le risposte ad alcune domande fondamentali, come: 

• In che modo gli acquirenti attraversano le fasi menzionate? 
• Dove entrano in contatto con il tuo brand? 
• Quali altri prodotti stanno valutando? 
• Quali sono i loro criteri di decisione?

Più il tuo team del deal desk conosce il buyer’s journey, più ne comprende l’impatto sulle trattative e sulla chiusura dei contratti. Solo sapendo come i tuoi clienti arrivano al tuo prodotto puoi offrire loro un’eccellente esperienza cliente. 

Avvicinati alla comprensione delle aspettative dei tuoi clienti e dai una marcia in più alle tue vendite con le chiamate outbound. 

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#4 Considera l’automazione

Per raggiungere un’efficienza ancora maggiore, prendi in considerazione l’automazione di alcuni dei processi di routine del deal desk. Chiediti quali attività vorresti automatizzare e in che modo ciò migliorerebbe le prestazioni del team. Dopo aver valutato queste domande, cerca strumenti di automazione e tecnologie che soddisfino i tuoi criteri. 

Cerca una soluzione centralizzata che aiuti il tuo deal desk a definire i prezzi, creare account, gestire le approvazioni interne, redigere contratti e inviare rapidamente i documenti ai clienti per la firma. 

Il nostro software CloudTalk include anche uno strumento di workflow automation che potrebbe essere la scelta giusta per te. Non dimenticare di provarlo.

Conclusione

Rendi efficienti le tue attività commerciali e acquisisci più clienti molto più velocemente, implementando un deal desk nella tua strategia aziendale. Un team di professionisti qualificati provenienti da vari dipartimenti può sfruttare le proprie conoscenze collettive per chiudere trattative complesse e non standard con potenziali clienti VIP. 

Il deal desk semplifica il processo di chiusura dei contratti creando un database centralizzato con tutte le informazioni necessarie. In questo modo non solo elimini il tempo che il tuo team di vendita dovrebbe altrimenti investire nella ricerca manuale, ma eviti anche errori che potrebbero compromettere l’accordo. Inoltre, il deal desk aiuta a definire gli obiettivi aziendali a lungo termine o a stabilire il programma generale dell’azienda. 

Se vuoi creare il tuo deal desk, assicurati di definire le aspettative su ciò che intendi raggiungere e di assegnare ruoli e responsabilità precisi al tuo team. Verifica che tutti comprendano alla perfezione il buyer’s journey dei tuoi clienti. Puoi anche automatizzare alcuni dei processi di routine. 

Una volta completati tutti questi passaggi, sarai pronto per il successo.