Wie Sie Ihren Verkaufsprozess automatisieren können
und warum Sie dies tun sollten

Illustration der Automatisierung von Verkaufsprozessen

Beginnen wir mit der offensichtlichsten Frage: Ist es überhaupt notwendig, den Verkaufsprozess zu automatisieren? Schließlich – und jeder leidenschaftliche Verkäufer würde diese Worte markieren – kann jeder Verkauf als ein individueller und kreativer Prozess für sich betrachtet werden. Sogar eine Form der Kunst. In der heutigen Zeit scheint die Automatisierung jedoch eher eine Notwendigkeit als eine Option zu sein.

Ist sie auch für den Verkaufsprozess so wichtig? Kurze Antwort: Ja, lange Antwort: Lesen Sie weiter und erfahren Sie, warum.

Die Realität ist, dass Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt nur 1/3 ihres Tages mit Kundenkontakten verbringen. Der Rest ihrer Zeit wird durch ineffektive und zeitraubende Verwaltungsaufgaben in Anspruch genommen. CRM-Integrationslösungen sollen einen Teil dieser Arbeitsbelastung verringern. Aufgrund der Besonderheiten der IT-Infrastruktur eines jeden Unternehmens und der einzigartigen Merkmale seiner Geschäftsprozesse ist dies jedoch nicht immer eine All-in-One-Lösung.

Der tägliche 9-to-5-Alltag der Vertriebsabteilung ist mit Dutzenden von Routineaufgaben gefüllt, und trotz technologischer Fortschritte verbringen die meisten Mitarbeiter immer noch sehr viel Zeit mit dem Eingeben und Löschen von Daten, dem Aktualisieren von CRM-Datenbankenund sogar dem Beheben von Fehlern. Kein Wunder, dass Multitasking für Vertriebsmitarbeiter eine stressige Realität ist und oft die Ursache für den Rückstand ist.

Im Verkaufsbüro würde vieles anders laufen, wenn die Routineprozesse automatisiert wären. Wir werden einige dieser Routineprozesse untersuchen und sehen, ob wir Wege finden, sie zu automatisieren.

Was meinen wir eigentlich, wenn wir von Automatisierung sprechen?

Automatisierung bedeutet den Einsatz von Software-Tools, die eine bestimmte Reihe menschlicher Handlungen simulieren. Die Automatisierung ist eine Lösung für die Beseitigung von routinemäßigen, sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben,deren Qualität nicht leidet, wenn sie stattdessen von einem Programm erledigt werden. Diese Aufgaben sind über den gesamten Arbeitstag eines Vertriebsmitarbeiters verstreut und können von der Registrierung einer Rechnung bis zum Durchsuchen des Internets nach den frischesten Leads alles sein.

Diese Aufgaben sind kaum die Art von Arbeit, für die die wertvolle Verkaufsabteilung Zeit aufwenden sollte. In der Realität sehen die Dinge jedoch etwas anders aus, und jede Unternehmensabteilung hat ihre eigene Liste sich wiederholender Routineaufgaben, sogar der Vertrieb.

Der Unterschied besteht darin, ob ihr Endergebnis durch diese Wiederholungen gewinnt oder verliert. Und im Falle der Vertriebsabteilung ist es meist Letzteres, denn die Automatisierung birgt ein großes Potenzial zur Umsatzsteigerung und Kostensenkung.

Welche Verkaufsprozesse können automatisiert werden?

Eine funktionsübergreifende Studie des McKinsey Global Institute zeigt, dass etwa ein Drittel der Aufgaben im Vertrieb mit Hilfe von Technologie leicht automatisiert werden kann.. Dieselbe Studie besagt, dass 13-50 % der Vertriebsfunktionen automatisiert werden können, wobei 13 % für Situationen gelten, in denen ein Vertriebsmitarbeiter eine entscheidende Rolle spielt (z. B. Identifizierung und Qualifizierung von Leads), und 50 % für Situationen, in denen er eine geringere Rolle spielt (z. B. Auftragsverwaltung).

Es sei darauf hingewiesen, dass die Gewinnung von Neukunden häufig an der Schnittstelle zwischen zwei Bereichen erfolgt: Marketing und Vertrieb. Und während das Marketing bei der Implementierung von Werkzeugen zur Workflow-Automatisierung weit vorangekommen ist, hängt die Vertriebsleistung immer noch weitgehend vom menschlichen Faktor ab. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Aufgaben im Vertrieb, die automatisiert werden können. Einige von ihnen (z. B. die Auftragsverwaltung) sind zwar am zeitaufwändigsten, haben aber möglicherweise nicht einmal direkte Auswirkungen auf den Umsatz.

#1 Automatisierung des Kommunikationsprozesses

Von der Komplexität zur Vereinfachung und zur Erhöhung der Kundenloyalität

Vertriebsleiter müssen heutzutage immer mehr auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen, sie müssen ihre Arbeit an jedem einzelnen PoC mit dem Kunden strukturieren, was wiederum zu einer Zunahme der sich wiederholenden Aufgaben führt. Automatisierung ermöglicht es Ihrem Team, sich auf den Aufbau von Kundenbeziehungen zu konzentrieren, indem es Routinearbeiten an konversationelle KI oder, wie die meisten Menschen sie nennen, Chatbots übergibt. Zum Beispiel die Beantwortung von häufig gestellten Fragen zu einem Produkt rund um die Uhr, während man sich auf die nachfolgenden Stufen des Trichters konzentriert.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn ein potenzieller Kunde im Trichter stagniert. Ein Chatbot könnte die mühelose Möglichkeit sein, sie an ihr Interesse an Ihrem Unternehmen zu erinnern und das Geschäft zum Abschluss zu bringen. Und mit „mühelos“ meinen wir, dass der Chatbot den Kunden automatisch über den jeweils besten Kanal (E-Mail oder SMS) kontaktiert, mit ihm auf eine Art und Weise spricht, die tatsächlich Sinn macht (dank der eingebauten Verarbeitung natürlicher Sprache), und bei Bedarf zu einem echten Menschen übergeht.

Auf diese Weise wird ein verweilender Kunde aus der Reserve gelockt, ohne dass ein Verkäufer seine Zeit und seine Ressourcen aufwenden muss, um ihn im Auge zu behalten. Ein Verkäufer kann jederzeit das Gespräch übernehmen, in der Regel dann, wenn der Kunde bereit ist, mehr zu sagen.

Chatbots eignen sich zwar hervorragend für einfache, praktische Fragen, aber sie können nicht mithalten, wenn es um ein gutes Verkaufsangebot geht. Und niemand sagt, dass wir die gesamte Kommunikation an die Roboter auslagern sollten, obwohl einige von ihnen darin recht gut werden könnten. Einige mühsame Teile der Organisation des Kommunikationsprozesses lassen sich jedoch sehr gut automatisieren.

Die Zahlen von Hubspot 2021 besagen, dass Vertriebsteams 21 % ihres Tages mit dem Schreiben von E-Mails verbringen, 17 % mit der Eingabe von Daten, weitere 17 % mit der Suche nach Interessenten und Leads, 12 % mit internen Besprechungen und 12 % mit der Planung von Anrufen. Gibt es eine Möglichkeit, die Organisation der Kommunikation zu vereinfachen?

Es gibt spezielle Software, die als virtuelle Assistenten fungieren und den mühsamen Teil der Arbeit übernehmen, wie z. B. die automatische Wählen von Anrufen in Call-Centern oder Entgegennahme eingehender Anrufe über eine automatisierte Sprachausgabe,die den Vertriebsleitern die Möglichkeit gibt, eine hohe Qualität des Kundendienstes zu gewährleisten. All dies kann zusammen mitautomatisierten E-Mail-Kampagnen eine solide Grundlage für eine präzise Multichannel-Strategie, einen effizienten Lead Funnel und eine wachsende Kundenzufriedenheit bilden.

#2 Automatisierung des Verkaufstrichters

Erfassung der Daten neuer Leads – vom endlosen Kopieren bis zur Datenextraktion

Speaking of an efficient lead funnel – it’s one thing to work with existing contacts, but a whole other to be looking for new ones. Here’s where one of the most accessible ways of automated data gathering can fit in, to the point you might not even realize it’s actually automation. It’s called web scraping.

So funktioniert es: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine völlig neue Liste aller Logistikunternehmen in der Stadt erstellen möchte, wäre sein erster logischer Schritt, diese nachzuschlagen und – wenn er Glück hat – ein gut zusammengestelltes Verzeichnis mit allen wichtigen Ansprechpartnern zu finden. Das Problem ist nur, dass Websites Dutzende von Seiten mit diesen Kontakten haben. Und da fängt der Stress an, ebenso wie der Verlust unbezahlbarer Zeit für unbedeutende Aufgaben. Unser Vertriebsmitarbeiter ist nun mit dem scheinbar endlosen Kopieren und Einfügen von Dutzenden von Eingaben in CRM-Formulare konfrontiert, während er gleichzeitig darauf achtet, keine Fehler zu machen und die Dinge in Ordnung zu halten. Wer hätte gedacht, dass ein Job im Verkauf manchmal so aussehen kann.

Web-Scraping-Unternehmen wie Apify bieten relativ einfache Programme an, die diese Daten aus der Website heraussuchen und in einer Datei zusammenfassen können. Die Daten können alles sein: von der gelegentlichen Zusammenstellung von Kontaktdaten (wie im obigen Beispiel) bis zur täglichen Überwachung der Preise Ihrer Konkurrenten.

Im Apify Store können Sie das ständig wachsende Angebot für einfache Automatisierung erkunden. Vielleicht generieren Web Scraper nicht direkt Leads für Ihren Trichter, aber sie können alle benötigten Informationen innerhalb von Minuten sammeln und strukturieren. Der Vertriebsmitarbeiter muss nur noch seinen Kaffee austrinken, die Datei in das CRM hochladen und mit ihr arbeiten.

#3 Automatisierung von Datenmanagement und Berichterstattung

Von der Informationsflut zur klaren Verkaufsstrategie und strategischen Planung

Last but not least – in der Verkaufsabteilung fließen ständig Informationen in solchen Mengen, dass manchmal nicht einmal ein erstklassiger Verkaufsleiter in der Lage wäre, sie zu verarbeiten, geschweige denn einen vernünftigen Bericht darüber zu erstellen. Ohne die Hilfe von Automatisierungswerkzeugen ist die Aufgabe, alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen, nahezu unmöglich. Dies wirkt sich auch auf die Strategiebildung aus. Verstreute Daten führen zu einem uneinheitlichen Bild in der Berichterstattung, was wiederum zu schlechten Geschäftsvisionen und Prognosen führt. Die Schwierigkeit liegt auch darin, dass die Erstellung des Berichts einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Eine genaue und rechtzeitige Berichterstattung ist einer der wichtigsten Aspekte eines guten Teammanagements. Durch die Automatisierung werden die Manager über die tägliche Arbeit der Mitglieder des Vertriebsteams informiert und können in kürzerer Zeit genauere Berichte erstellen. Dadurch sind sie in der Lage, eine zuverlässige Verkaufsstrategie zu entwickeln, die auf tatsächlichen, datenbasierten Leistungen beruht. Automatisierungswerkzeuge ermöglichen es dem Vertrieb also nicht nur, sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, sondern auch ineffektive Arbeitsabläufe zu analysieren und zu identifizieren die verbessert werden müssen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vertriebsautomatisierung dazu befähigt:

Schaffung eines hochwertigen, gut organisierten Kundenstamms, der den Umsatz steigert
Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Verkaufstrichter und die einzelnen Verkaufsphasen aus der Vogelperspektive
Satisfy customer requests and potentially increase customer satisfaction
Die Arbeit der Verkaufsabteilung zu analysieren, die problematischen Aspekte zu erkennen und an ihrer Verbesserung zu arbeiten
Erleichterung des Prozesses der Verwaltung der Verkaufsabteilung
Verbessern Sie die Leistung der Vertriebsmitarbeiter und erreichen Sie neue Höchstwerte bei Effizienz und Gewinn
Planen Sie die Zukunft des Unternehmens anhand von Daten und stellen Sie sich diese vor

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Technologie dazu da ist, uns zu helfen und unsere Ziele und geschäftlichen Bestrebungen zu verbessern. Es hängt alles davon ab, wie wir sie nutzen wollen. Es hängt alles davon ab, wie wir sie nutzen wollen. Automatisierungslösungen können einen Teil der mühsamen Aufgaben übernehmen und Ihrem Team wertvolle Zeit zurückgeben, die es effektiv für Aufgaben einsetzen kann, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen: aktiver Verkauf, Kundenkommunikation und Verbesserung des Kundendienstes.