Comment automatiser le processus de vos ventes
et pourquoi

illustration automatiser les processus de ventes

Démarrons avec la question la plus évidente : est-il nécessaire d’automatiser le processus de ventes ? Après tout, et tout vendeur passionné marquerait ces mots, chaque vente peut être considérée comme un processus individuel et créatif en soi. Même une forme d’art. De nos jours, cependant, l’automatisation semble plus être une nécessité qu’une option.

Est-ce si impératif pour le processus de vente également ? Réponse courte : oui, réponse longue : continuez de lire et voyez pourquoi.

La réalité est que, en moyenne, les vendeurs passent seulement 1/3 de leur journéesur les interactions avec les clients. Le reste de leur temps est pris par des tâches administratives inefficace et prenant du temps. Les solutions d’intégrations CRMsont conçues pour réduire une part de cette charge de travail. Cependant, il ne s’agit pas toujours d’une solution tout-en-un en raison des particularités de l’infrastructure informatique de chaque entreprise et des caractéristiques uniques de ses processus d’entreprise.

Le quotidien de 9h à 17h du service des ventes est rempli de dizaines de tâches routinières et, malgré les progrès technologiques, la plupart des travailleurs passent encore énormément de temps à saisir et à supprimer des données, à mettre à jour les bases de données CRMet même à corriger les erreurs. Pas étonnant que le multitâche soit une réalité stressante pour les commerciaux et qu’il soit souvent à l’origine de l’arriéré.

Beaucoup de choses autour du service des ventes seraient différentes si les processus de routine étaient automatisés. Nous allons découvrir certains de ces processus routiniers et voir si nous pouvons penser aux moyens de les automatiser.

Que voulons-nous dire en réalité quand nous parlons d’automatisation ?

Déployer l’automatisation signifie utiliser des outils de logiciel qui simulent un ensemble spécifique d’actions humaines. L’automatisation est unesolution adaptée pour éliminer les tâches routinières, répétitives et prenant du temps, dont la qualité ne sera pas réduite si un programme les effectue lui-même. Ces tâches sont dispersées tout au long de la journée de travail d’un vendeur et peuvent prendre la forme de n’importe quoi, de l’enregistrement d’une facture à la recherche sur le Web des pistes les plus récentes.

Ces tâches ne sont guère le type de travail auquel le précieux service des ventes devrait consacrer du temps. Toutefois, les choses peuvent être légèrement différentes dans le monde réel et chaque département d’entreprise a sa propre liste de tâches répétitives et routinières, même les ventes.

La différence est de savoir si leur résultat net gagne ou perd de ces répétitions. Et dans le cas du service commercial, c’est généralement ce dernier, car l’automatisation recèle un grand potentielpour augmenter les revenus et réduire les coûts.

Quels processus de ventes peuvent être automatisés ?

Une recherche interfonctionnelle menée par le McKinsey Global Institute indique qu’environ un tiers des tâches des opérations de vente peuvent être facilement automatisées grâce à la technologie. La même étude indique que 13 à 50 % des fonctions de vente peuvent être automatisées, avec 13 % pour les situations où un vendeur joue un rôle critique (par exemple, l’identification et la qualification des prospects) et 50 % pour un rôle moins important (par exemple, la gestion des commandes).

Il devrait être remarqué que l’acquisition de nouveaux clients arrive souvent à l’intersection de deux domaines : le marketing et les ventes. Et bien que le marketing ait parcouru un long chemin dans la mise en œuvre d’outils d’automatisation des flux de travail, les performances commerciales dépendent encore largement du facteur humain. Toutefois, il y a des tonnes de tâches dans les ventes qui peuvent être automatisées. Certaines d’entre elles (par exemple la gestion des commandes), tout en étant les plus chronophages, peuvent même ne pas avoir d’impact direct sur les ventes.

#1 Automatisation dans le processus de communication

De la complexité à la simplification et à la fidélisation accrue des clients

De nos jours, les responsables commerciaux doivent accorder de plus en plus d’attention aux besoins des clients, ils doivent structurer leur travail à chaque PoC avec le client, ce qui, à son tour, entraîne une augmentation du nombre de tâches répétitives. L’automatisation permet à votre équipe de se concentrer sur l’établissement de relations avec les clients en confiant le travail de routine à l’IA conversationnelleou, comme la plupart des gens les appellent, aux chatbots. Par exemple, gérer les FAQ sur un produit 24h/7j/365j pendant que les gens se concentrent sur les étapes suivantes de l’entonnoir.

Un autre exemple est quand un client potentiel stagne dans l’entonnoir. Un chatbot pourrait être cette occasion sans effort de leur rappeler leur intérêt pour votre entreprise et conclure l’affaire. Et par sans effort, nous entendons que le chatbot contactera automatiquement le clientvia le meilleur canal (e-mail ou SMS), lui parlera d’une manière qui a du sens (grâce au traitement intégré du langage naturel) et passera à une personne réelle si besoin.

Cela permet à un futur client persistant de se détacher sans qu’il soit nécessaire qu’un vendeur consacre son temps et ses ressources pour garder un œil sur lui. Un vendeur peut prendre le relais à tout moment ou généralement lorsque le client est prêt à communiquer davantage.

Bien que les chatbots soient parfaits pour les questions pratiques simples, ils ne sont pas à la hauteur lorsqu’il s’agit d’une bonne affaire de vente. Et personne ne dit que nous devrions sous-traiter toutes les communications aux robots, même si certains d’entre eux pourraient devenir assez bons dans ce domaine. Cependant, certaines parties fastidieuses de l’organisation du processus de communication sont tout à fait automatisables.

Les chiffres de Hubspot 2021 indiquent que les équipes de vente passent 21 % de leur journée à écrire des emails, 17 % à saisir des données, 17 % à prospecter et à rechercher des prospects, 12 % à assister à des réunions internes et 12 % à planifier des appels. Existe-t-il un moyen de simplifier l’organisation des communications ?

Il existe des logiciels dédiés qui agiront comme des assistants virtuels, prenant en charge la partie fastidieuse du travail, comme la numérotation automatisée des appels dans les centres d’appels ou la réception des appels entrants via une réponse vocale automatisée, donnant ainsi aux responsables commerciaux la possibilité de garantir une haute qualité du service client de leur côté. Toutes ces choses, ainsi que des campagnes d’emails automatisées, peuvent constituer une base solide pour une stratégie multicanalprécise, un entonnoir de prospects efficace et une satisfaction client croissante.

#2 Automatisation de l’entonnoir des ventes

Collecter de nouvelles données de prospects – de copier-coller sans fin à l’extraction de données

Speaking of an efficient lead funnel – it’s one thing to work with existing contacts, but a whole other to be looking for new ones. Here’s where one of the most accessible ways of automated data gathering can fit in, to the point you might not even realize it’s actually automation. It’s called web scraping.

Voici comment cela fonctionne : si un vendeur essaie de créer toute une nouvelle liste de toutes les compagnies logistiques de la ville, son premier pas logique sera de les rechercher et, s’il a de la chance, trouvera un répertoire bien compilé avec tous les contacts importants. Le seul problème est que les sites Web ont des douzines de pages de ces contacts. Et c’est là que commence la corvée, ainsi que la perte d’un temps inestimable pour des tâches subalternes. Notre vendeur est maintenant confronté au processus apparemment interminable de copier-coller consistant à faire des dizaines de saisies dans les formulaires CRM, tout en veillant à ne pas faire d’erreurs et à garder les choses en ordre. Qui savait qu’un travail dans la vente pouvait parfois ressembler à ça.

Les sociétés de Web scraping telles qu’Apify proposent des programmes assez simples qui peuvent récupérer ces données sur le site Web et les regrouper dans un seul fichier. Les données peuvent être n’importe quoi : de la compilation occasionnelle de coordonnées (comme dans l’exemple ci-dessus) au suivi quotidien des prix de vos concurrents.

Vous pouvez vous diriger vers Apify Storepour explorer la gamme en constante expansion pour une automatisation simple. Peut-être que les Web scrapers ne généreront pas directement de prospects pour votre entonnoir, mais ils peuvent réunir et structurer toutes les infos nécessaires en quelques minutes. Tout ce que le vendeur aura à faire sera de boire son café, charger le fichier dans le CRM et commencer à travailler avec.

#3 Automatisation de la gestion des données et des rapports

De la surcharge d’informations à une stratégie de vente claire et à une planification stratégique

Enfin et surtout – dans le service des ventes, les informations circulent en permanence dans des volumes tels que parfois même un excellent chef des ventes ne serait pas en mesure de les traiter, et encore moins d’en faire un rapport décent. Sans l’aide d’outils d’automatisation, la tâche de prendre en compte chaque aspect important est presque impossible. Cela se répercute également sur la stratégie. Des données dispersées conduisent à une image de rapport dispersée, ce qui entraîne une vision et des prévisions commerciales médiocres. La difficulté repose également sur le fait que le rapport peut prendre du temps à être préparé.

Des rapports précis et opportuns sont l’un des aspects clés d’une bonne gestion d’équipe. L’automatisation tiendra les responsables informés du travail quotidien des membres de l’équipe de vente et les aidera également à créer des rapports plus précisen un temps plus court. En conséquence, ils sont en mesure de construire une stratégie de vente fiable basée sur des performances réelles basées sur des données. Ainsi, les outils d’automatisation permettent aux ventes non seulement de réduire les tâches administratives répétitives, mais aussi d’analyser et d’identifier les flux de travail inefficacesdevant être améliorés.

En résumé, l’automatisation des ventes permet de :

Créer une clientèle de qualité et bien organisée qui stimulera les ventes
Obtenir une vue s’ensemble sur l’entonnoir de vente ainsi que sur la façon dont les étapes de vente se déroulent
Satisfaire les exigences des clients et de potentiellement augmenter la satisfaction client
Analyser le travail du département des ventes, prendre note des aspects problématiques et de travailler à les améliorer
Faciliter le processus de gestion du département des ventes
Améliorer les performances des commerciaux et atteindre de nouveaux sommets en matière d’efficacité et de fond
Planifier et envisager l’avenir de l’entreprise tout en étant armé de données

Il est important de se souvenir que la technologie est là pour nous aider, renforcer nos objectifs et aspirations professionnelles. Tout dépend de la manière dont nous décidons de l’utiliser. Les solutions d’automatisation peuvent prendre en charge certaines des tâches exténuantes et redonner à votre équipe un temps précieux qui peut être consacré efficacement à des tâches relevant de leurs compétences et de leurs intérêts : ventes actives, communication client et amélioration du service client.