Cómo automatizar tus procesos de ventas
y por qué

ilustración automatizar los procesos de venta

Empecemos por la pregunta más obvia: ¿es necesario automatizar el proceso de venta? Al fin y al cabo -y cualquier vendedor apasionado marcaría estas palabras- cada venta puede considerarse un proceso individual y creativo en sí mismo. Incluso una forma de arte. Sin embargo, en los tiempos que corren, la automatización parece más una necesidad que una opción.

¿Es tan imprescindible también para el proceso de venta? Respuesta corta: sí, respuesta larga: sigue leyendo y verás por qué.

La realidad es que, por término medio, los vendedores dedican solo 1/3 de su jornada a las interacciones con los clientes. El resto de su tiempo lo ocupan tareas administrativas ineficaces y que consumen mucho tiempo. Las soluciones de integración de CRM están diseñadas para reducir parte de esa carga de trabajo. Sin embargo, no siempre se trata de una solución integral debido a las peculiaridades de la infraestructura informática de cada empresa y a las características únicas de sus procesos empresariales.

El día a día de 9 a 5 del departamento de ventas está lleno de docenas de tareas rutinarias y, a pesar de los avances tecnológicos, la mayoría de los trabajadores siguen dedicando una gran cantidad de tiempo a introducir y eliminar datos, actualizar las bases de datos del CRM e incluso corregir errores. No es de extrañar que la multitarea sea una realidad estresante para los vendedores y que a menudo sea la culpable de que tengan tareas pendientes.

Muchas cosas de la oficina de ventas serían diferentes si se automatizaran los procesos rutinarios. Vamos a explorar algunos de esos procesos rutinarios y ver si podemos pensar en formas de automatizarlos.

¿A qué nos referimos realmente cuando hablamos de automatización?

Implantar la automatización significa utilizar herramientas de software que simulan un conjunto específico de acciones humanas. La automatización es una solución adecuada para eliminar las tareas rutinarias, repetitivas y que consumen mucho tiempo, y que no sufrirán una pérdida de calidad si las hace un programa en su lugar. Esas tareas están dispersas a lo largo de la jornada laboral de un vendedor y pueden adoptar la forma de cualquier cosa, desde el registro de una factura hasta la búsqueda en la web de los leads más recientes.

Estas tareas no son el tipo de trabajo al que el valioso departamento de ventas debería dedicar su tiempo. Sin embargo, las cosas pueden ser un poco diferentes en el mundo real y cada departamento empresarial tiene su propia lista de tareas repetitivas y rutinarias, incluso el de ventas.

La diferencia está en si sus resultados ganan o pierden con esas repeticiones. Y en el caso del departamento de ventas, suele ganar, ya que la automatización tiene un gran potencialpara aumentar los ingresos y reducir los costes.

¿Qué procesos de venta se pueden automatizar?

Una investigación multifuncional realizada por el McKinsey Global Institute indica que aproximadamente un tercio de las tareas de las operaciones de venta pueden automatizarse fácilmente gracias a la tecnología. El mismo estudio dice que entre el 13 y el 50% de las funciones de ventas pueden automatizarse, con un 13% para las situaciones en las que un vendedor desempeña un papel fundamental (por ejemplo, identificar y calificar a los clientes potenciales), y un 50% para las que desempeñan un papel menor (por ejemplo, la gestión de pedidos).

It should be noted that the acquisition of new customers often happens at the intersection of two areas: marketing and sales. And while marketing has gone a long way in implementing workflow automation tools, sales performance still largely depends on the human factor. However, there are tons of tasks in sales that can be automated. Some of them (e.g. order management), while being the most time-consuming, might not even have a direct impact on sales.

#1 Automatización del proceso de comunicación

De la complejidad a la simplificación y al aumento de la fidelidad de los clientes

Hoy en día, los directores de ventas deben prestar cada vez más atención a las necesidades de los clientes, deben estructurar su trabajo en cada PdC con el cliente, lo que, a su vez, conduce a un aumento del número de tareas repetitivas. La automatización permite a tu equipo centrarse en la creación de relaciones con los clientes al ceder el trabajo rutinario a la IA conversacional o, como la mayoría de la gente los llama, a los chatbots. Por ejemplo, ocuparse de las preguntas frecuentes sobre un producto 24/7/365 mientras la gente se centra en las etapas posteriores del embudo.

Otro ejemplo es cuando un cliente potencial se estanca en el embudo de ventas. Un chatbot podría ser esa oportunidad para comunicar sin esfuerzo su interés por tu empresa y llevar el trato a buen puerto. Y por sin esfuerzo nos referimos a que el chatbot se pondrá en contacto automáticamente con el cliente a través del canal que más le convenga (correo electrónico o SMS), le hablará de una manera que realmente tenga sentido (gracias al procesamiento del lenguaje natural incorporado), y cambiará a una persona real si es necesario.

Esto hace que un futuro cliente se desatasque sin necesidad de que un vendedor dedique su tiempo y recursos a vigilarlo. Un vendedor puede tomar el relevo en cualquier momento o, por lo general, cuando el cliente esté dispuesto a comunicarse más.

Aunque los chatbots son estupendos para las preguntas prácticas y sencillas, no están a la altura cuando se trata de una buena operación de venta. Y nadie está diciendo que debamos subcontratar todas las comunicaciones a los robots, aunque algunos de ellos pueden llegar a ser muy buenos en eso. Sin embargo, algunas partes tediosas de la organización del proceso de comunicación son muy automatizables.

Las cifras de Hubspot 2021 dicen que los equipos de ventas pasan el 21% de su día escribiendo correos electrónicos, el 17% introduciendo datos, otro 17% prospectando e investigando leads, el 12% acudiendo a reuniones internas y el 12% programando llamadas. ¿Hay alguna forma de simplificar la organización de las comunicaciones?

Hay programas informáticos dedicados que actúan como asistentes virtuales, asumiendo la parte tediosa del trabajo, como la marcación de llamadas automaitzada en centros de llamadas o recepción de llamadas entrantes a través de una respuesta de voz automatizada, dando así a los responsables de ventas la posibilidad de garantizar una alta calidad de servicio al cliente por su parte. Todo esto, junto con las campañas de correo electrónico automatizadas, puede construir una base sólida para una estrategia multicanal precisa, un embudo de leads eficiente y una creciente satisfacción del cliente.

Comprueba cómo puedes automatizar el proceso de comunicación con el software de marcación de ventas:

#2 Automatización del embudo de ventas

Recogida de datos de nuevos leads -desde el interminable copiado y pegado hasta la extracción de datos

Hablando de un embudo de leads eficiente, una cosa es trabajar con los contactos existentes y otra muy distinta es buscar nuevos. Aquí es donde puede encajar una de las formas más accesibles de recopilación de datos automatizada, hasta el punto de que puede que ni siquiera te des cuenta de que es realmente una automatización. Se llama «web scraping».

Así es como funciona: si un vendedor quiere crear una nueva lista de todas las empresas de logística de la ciudad, su primer paso lógico sería buscarlas y, si tiene suerte, encontrar un directorio bien compilado con todos los contactos importantes. El único problema es que los sitios web tienen decenas de páginas de esos contactos. Y ahí es donde comienza la molestia, así como la pérdida de un tiempo inestimable en tareas de poca importancia. Nuestro vendedor se enfrenta ahora al aparentemente interminable proceso de copiar y pegar para introducir docenas de datos en los formularios del CRM, mientras se asegura de no cometer ningún error y de mantener el orden. Quién iba a decir que un trabajo de ventas podía ser así a veces.

Las empresas de web scraping, como Apify, ofrecen programas bastante sencillos que pueden recoger esos datos del sitio web y recopilarlos todos en un archivo. Los datos pueden ser cualquier cosa: desde la recopilación ocasional de datos de contacto (como en el ejemplo anterior) hasta el seguimiento diario de los precios de tus competidores.

Puedes dirigirte a la Apify Store para explorar la gama de productos en constante expansión para una automatización sencilla. Puede que los web scrapers no generen directamente leads para tu embudo, pero pueden reunir y estructurar toda la información necesaria en cuestión de minutos. Lo único que tendrá que hacer el vendedor es terminar su café, cargar el archivo en el CRM y empezar a trabajar con él.

#3 Automatización de la gestión de datos y de los informes

De la sobrecarga de información a una estrategia de ventas clara y una planificación estratégica

Por último, pero no por ello menos importante, en el departamento de ventas, la información fluye perpetuamente en volúmenes tales que a veces ni siquiera un jefe de ventas de primera categoría sería capaz de procesarla, y mucho menos de elaborar un informe decente sobre ella. Sin la ayuda de herramientas de automatización, la tarea de tener en cuenta todos los aspectos importantes es casi imposible. Esto se traslada también a la elaboración de estrategias. Los datos dispersos conducen a una imagen de informes dispersa, lo que conduce a una visión y unas previsiones empresariales deficientes. La dificultad radica también en que la elaboración del informe puede llevar bastante tiempo.

La elaboración de informes precisos y puntuales es uno de los aspectos clave de una buena gestión de equipos. La automatización mantendrá a los directores informados sobre el trabajo diario de los miembros del equipo de ventas, y también les ayudará a crear informes más precisos en menos tiempo. Como resultado, son capaces de construir una estrategia de ventas fiable basada en el rendimiento real, basada en datos. Así, las herramientas de automatización permiten a los comerciales no solo reducir las tareas administrativas repetitivas, sino también analizar e identificar los flujos de trabajo ineficaces que deben mejorarse.

Resumiendo, la automatización de las ventas permite:

Crear una base de clientes de alta calidad y bien organizada que impulse las ventas
Obtén una visión en helicóptero del embudo de ventas, así como de la forma en que se llevan a cabo las etapas de las ventas
Satisfacer las peticiones de los clientes y aumentar potencialmente su satisfacción
Analizar el trabajo del departamento de ventas, tomar nota de los aspectos problemáticos y trabajar para mejorarlos
Facilitar el proceso de gestión del departamento de ventas
Mejorar el rendimiento de los representantes de ventas y alcanzar nuevas cotas de eficiencia y resultados
Planificar y prever el futuro de la empresa con datos reales

Es importante recordar que la tecnología está aquí para ayudarnos, mejorar nuestros objetivos y aspiraciones empresariales. Todo depende de cómo decidamos utilizarla. Las soluciones de automatización pueden encargarse de algunas de las tareas agotadoras y devolver a tu equipo un tiempo valioso que puede emplear eficazmente en tareas de su competencia e interés: la venta activa, la comunicación con el cliente y la mejora del servicio al cliente.