Poliglota es una startup chilena de tecnología educativa que ofrece cursos de idiomas inmersivos. Cuando la crisis económica de 2022 les obligó a reducir su plantilla de forma imprevista, su proveedor de telefonía se negó a adaptarse. Decidieron cambiarse a CloudTalk buscando flexibilidad, pero encontraron mucho más que eso. En solo dos meses, el éxito de sus llamadas salientes pasó del 20% al 50%, la pérdida de oportunidades comerciales cayó del 50% al 25% y la productividad de los agentes aumentó un 10%.
Sobre Poliglota
Poliglota ofrece experiencias inmersivas de aprendizaje de idiomas basadas en situaciones del mundo real a estudiantes de toda Latinoamérica y otras regiones. La empresa cuenta con un equipo de ventas remoto encargado de convertir los leads entrantes en alumnos matriculados: una operación de gran volumen y ritmo rápido donde la velocidad y la visibilidad de los datos lo son todo.
Con sede en Chile, Poliglota ha basado su crecimiento en un modelo proactivo de llamadas salientes: contactar con cada lead, llamarle varias veces y hacerlo rápido.
El problema
Atados al proveedor equivocado en el peor momento
Cuando estalló la crisis económica en 2022, Poliglota actuó con rapidez. Decidieron reducir temporalmente el equipo de ventas y se pusieron en contacto con sus tres proveedores para realizar los ajustes necesarios. Dos de ellos colaboraron sin problemas.
El tercero, que gestionaba su solución de llamadas empresariales, se negó en rotundo. Le dijeron al equipo que tendrían que cumplir la totalidad de su contrato antes de poder realizar cualquier cambio.
Poliglota se encontró ante una encrucijada: seguir pagando por el doble de licencias de las que necesitaban o buscar otra alternativa. Optaron por lo segundo.
Sin visibilidad sobre el rendimiento y con lentitud de reacción
Más allá de la falta de flexibilidad, la antigua infraestructura les estaba costando un dinero que aún no habían cuantificado del todo. El tiempo que transcurría desde que un lead completaba un formulario web hasta que un agente le llamaba era de unas tres horas. Para entonces, la oportunidad solía haberse enfriado.
No existía una sincronización en tiempo real entre el sistema telefónico y su CRM. No había forma de actuar de inmediato cuando un nuevo lead mostraba interés, ni contaban con herramientas de análisis para entender qué funcionaba y qué no.
En un día normal, el equipo realizaba 150 llamadas y solo conseguía cerrar 4 reservas de clase de prueba. Los números hablaban por sí solos, pero no tenían las herramientas adecuadas para interpretarlos.
La evaluación
La llamada correcta
Poliglota recurrió a CloudTalk con dos necesidades claras: flexibilidad para escalar su equipo según sus necesidades y una visibilidad real sobre el rendimiento de sus agentes. CloudTalk les ofreció ambas soluciones desde el primer momento.
La implementación fue muy rápida. Gracias a la interfaz intuitiva de CloudTalk y a la experiencia previa de Poliglota con software de telefonía virtual, todo el equipo estuvo operativo en un solo día.
La calidad de la conexión se hizo evidente de inmediato: un audio más nítido, menos llamadas caídas y una experiencia mucho más constante tanto para los agentes como para los leads.
La transición a CloudTalk fue sumamente fluida. De hecho, la productividad de los agentes aumentó un 10% solo como resultado directo del cambio. Pensábamos que nuestro equipo de ventas no podía gestionar más de 15 leads diarios, pero este año, algunos días han atendido a 30 e incluso han cerrado más acuerdos.
La solución
De tres horas a la instantaneidad
Gracias a la sincronización bidireccional en tiempo real de CloudTalk con HubSpot, el flujo de trabajo de Poliglota cambió por completo. En el mismo instante en que un lead enviaba un formulario, el agente lo sabía. Sin esperas, sin procesos por lotes y sin retrasos.
La función Haz clic para llamar permitía al agente marcar en cuestión de segundos. Además, todas las grabaciones, notas y datos de las llamadas se volcaban directamente en HubSpot, proporcionando al equipo de capacitación de ventas el material necesario para diseñar guiones y estrategias basados en lo que realmente ocurría en las conversaciones.
Descubrimos que gracias a Haz clic para llamar y a tener toda la información sincronizada entre CloudTalk y HubSpot, podíamos llamar a los leads en cuanto se registraban. Gracias a esto, redujimos la tasa de oportunidades perdidas del 50% a aproximadamente el 25%.
Información estratégica que transformó su operativa
Con los análisis de CloudTalk, el recién creado equipo de capacitación de ventas de Poliglota pudo por fin diagnosticar qué estaba frenando su crecimiento. Lo que descubrieron no era una falta de habilidad comercial, sino un problema de reactividad. El equipo perdía leads no por hacer malas llamadas, sino por llamar demasiado tarde.
Los informes de agentes y llamadas de CloudTalk les aportaron los datos para demostrarlo y las herramientas para solucionarlo. Con una cobertura global en más de 160 países, los agentes también podían contactar con los leads en cualquier lugar, directamente desde sus teléfonos móviles y mostrando números adaptados al formato local del destinatario.
Resultados
Del 20% al 50% de éxito en llamadas salientes en dos meses
La evolución de los datos fue inmediata. En solo dos meses tras el cambio a CloudTalk:
- Un 30% de incremento en las tasas de éxito de llamadas salientes: pasando del 20% al 50%
- Un 10% de aumento en la productividad de los agentes: como resultado directo del cambio de plataforma
- Un 25% de reducción en la pérdida de leads: disminuyendo del 50% al 25% gracias a la respuesta inmediata al lead
El equipo que antes apenas lograba gestionar 15 leads al día pasó a atender 30, logrando además cerrar un mayor número de ventas.
Conclusión
Poliglota no se limitó a cambiar de sistema telefónico. Eliminaron las barreras entre el interés del cliente y la acción comercial, transformando por completo la capacidad de su equipo de ventas.
