Resumen
A medida que Yanolja Cloud Solution se expandía por diferentes mercados y zonas horarias, la necesidad de un sistema de comunicación centralizado, flexible y fiable se hizo urgente. Con equipos remotos trabajando en India, EE. UU. y Filipinas —y dando soporte a una base de clientes global en el sector de la hostelería—, Yanolja recurrió a CloudTalk como su solución principal de llamadas tanto para ventas como para soporte.
Hoy en día, CloudTalk impulsa todo, desde el alcance saliente de alto volumen hasta el soporte al cliente entrante y la incorporación. Para los representantes de ventas como Hamza Loya, los resúmenes de llamadas generados por IA y las integraciones con el CRM de HubSpot ayudan a acelerar los seguimientos y a mantener los procesos organizados. Para los líderes de soporte, características como la monitorización en vivo, el análisis de llamadas en tiempo real y las grabaciones de llamadas permiten una formación más rápida y una mejor resolución de problemas.
CloudTalk permite a los equipos colaborar entre regiones, seguir métricas clave y resolver problemas de los clientes sin demoras. Ya sea registrando cada interacción en HubSpot, reduciendo las llamadas perdidas hasta en un 30–40% o apoyando la formación mediante la monitorización en tiempo real, CloudTalk se ha convertido en una plataforma de misión crítica para escalar las operaciones de cara al cliente de Yanolja.
Acerca de Yanolja
Yanolja Cloud Solution es un proveedor global de tecnología especializado en software integral para hoteles, moteles y propiedades vacacionales. Sus soluciones ayudan a las empresas de hostelería a optimizar las operaciones diarias —desde reservas y limpieza hasta la interacción con los clientes— y, en última instancia, a aumentar los ingresos y la eficiencia.
Hablamos con Hamza Loya, Ejecutivo de Desarrollo de Negocio para el mercado estadounidense, quien gestiona el alcance y las demostraciones para hoteles y moteles en toda Norteamérica. Su trabajo está respaldado por un equipo internacional en crecimiento de profesionales de ventas y soporte distribuidos por India, Filipinas y Estados Unidos.
Juntos, los equipos de Yanolja confían en CloudTalk para impulsar la comunicación de ventas y soporte en todo el mundo —unificando llamadas, automatizando informes y brindando a cada miembro del equipo una visibilidad total de las interacciones con los clientes. Desde especialistas en incorporación hasta gerentes de soporte regional, CloudTalk se ha convertido en la columna vertebral de las operaciones de servicio y compromiso con el cliente de Yanolja.
CloudTalk no es solo una herramienta, se ha convertido en una parte fundamental de cómo nos conectamos con los clientes potenciales, gestionamos las conversaciones y aumentamos nuestra presencia en el mercado estadounidense.
Problema
Llamadas perdidas, roaming costoso y falta de visibilidad entre equipos
A medida que Yanolja Cloud Solution escalaba sus operaciones en varios países, su configuración de comunicación anterior se convirtió rápidamente en un cuello de botella. Los representantes de ventas y soporte utilizaban números locales de EE. UU. y gestionaban las llamadas a través de servicios básicos de telecomunicaciones, lo que generaba ineficiencias costosas y problemas de fiabilidad, especialmente para equipos distribuidos globalmente que trabajaban desde India, Filipinas y EE. UU..
Para los equipos basados fuera de EE. UU., realizar o recibir llamadas requería recargas de roaming, que eran costosas y poco fiables. No había un registro de llamadas centralizado ni datos consistentes, y cada llamada corría el riesgo de no ser rastreada, lo que dificultaba el seguimiento, la formación o la medición efectiva del rendimiento.
Teníamos que recargar para hacer o recibir llamadas desde India o Filipinas. Era caro y no podíamos rastrear nada fácilmente.
Más allá del caos operativo, la falta de estructura también creaba una experiencia fragmentada para el cliente. Sin buzón de voz, sin reglas de enrutamiento y sin seguimiento, las llamadas a menudo se perdían.
Además, no había análisis, ni resúmenes de IA, ni una sincronización fluida con el CRM, lo que significaba que los representantes tenían que escribir notas manualmente, introducir datos de llamadas en HubSpot y rastrear todo a través de múltiples herramientas. Esto dificultaba mantenerse organizado y ralentizaba significativamente los esfuerzos de alcance.
Yanolja probó brevemente otros proveedores como Aircall y 3CX, pero tuvo problemas con la calidad de las llamadas y el retardo. Estas herramientas no lograron satisfacer sus crecientes necesidades de un sistema de llamadas fiable, global e integrado con CRM.
En última instancia, Yanolja necesitaba una solución que pudiera:
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Unificar las llamadas entre equipos distribuidos globalmente
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Eliminar el coste y las limitaciones de las herramientas de llamadas manuales
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Rastrear y registrar automáticamente las llamadas en HubSpot
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Permitir la formación, el soporte y la visibilidad del rendimiento en todos los roles
Evaluación
Búsqueda de una solución fiable e integrada con CRM para equipos globales
Al evaluar una nueva solución de llamadas, el equipo de Yanolja tenía un conjunto claro de necesidades: fiabilidad en los mercados internacionales, integración fluida con el CRM, funciones impulsadas por IA para reducir el trabajo manual y visibilidad del rendimiento de los representantes.
Probaron Aircall y 3CX, pero esas plataformas no cumplieron las expectativas. Según Hamza Loya, ambas tuvieron problemas con llamadas limitadas y cargos de roaming.
CloudTalk destacó por su rendimiento global estable y su integración limpia con HubSpot, lo que permite registrar automáticamente llamadas, notas y resúmenes sin cambiar entre plataformas. Aunque el equipo no activó inicialmente todas las funciones, adoptaron gradualmente funcionalidades más avanzadas como los resúmenes de llamadas con IA y el seguimiento del sentimiento a medida que escalaban.
Es importante destacar que CloudTalk ofreció más que solo estabilidad en las llamadas: proporcionó paneles de análisis, grabaciones de llamadas y visibilidad del rendimiento, lo cual era crucial tanto para la productividad individual como para la supervisión del equipo. Quedó claro que CloudTalk podía apoyar a los departamentos de ventas y soporte —ahora con más de 20 personas— con herramientas que se alineaban con sus objetivos.
“Antes, teníamos que recargar números locales con roaming solo para hacer llamadas desde diferentes países. Ahora con CloudTalk, no importa dónde estés, simplemente puedes hacer la llamada.”
Solución
Una plataforma centralizada para ventas y soporte, adaptada a un equipo global
Con CloudTalk, Yanolja pudo consolidar sus sistemas de llamadas previamente fragmentados en una única plataforma basada en la nube que funciona en todas las geografías. Los representantes de ventas y soporte en EE. UU., India y Filipinas ahora comparten un sistema consistente, con funciones diseñadas para ayudarles a trabajar de manera más inteligente, responder más rápido y centrarse más en las conversaciones.
“Antes, teníamos que recargar números locales con roaming solo para hacer llamadas desde diferentes países. Ahora con CloudTalk, no importa dónde estés, simplemente puedes hacer la llamada.”
Para el equipo de ventas, la integración de CloudTalk con HubSpot resultó esencial. Cada llamada —incluidos los resúmenes y notas generados por IA— se sincroniza automáticamente con su CRM. Esto proporciona a los representantes contexto de un vistazo y elimina la necesidad de entrada manual de datos, especialmente útil al gestionar grandes volúmenes de alcance en diferentes zonas horarias.
“Antes, tenía que escribir notas manualmente después de cada llamada. Ahora, las notas de IA me dan el resumen; me ahorra tiempo y me ayuda a centrarme en otras tareas.”
También utilizan la marcación estándar (aún no el Power Dialer), pero planean explorarlo a medida que crezcan. Las llamadas entrantes y salientes ahora fluyen a través de una única plataforma con números locales y enrutamiento de llamadas, lo que facilita la conexión con los responsables de la toma de decisiones de hoteles con sede en EE. UU. desde cualquier parte del mundo.
Para el equipo de soporte, la monitorización en vivo y las herramientas de formación de llamadas facilitan que los gerentes intervengan cuando sea necesario. Usando CloudTalk, los agentes pueden levantar la mano para solicitar ayuda, y un supervisor puede unirse en silencio, escuchar o incluso hablar con el agente durante la llamada sin interrumpir la experiencia del cliente.
“Yo no uso la monitorización en vivo, pero el equipo de soporte sí. Es realmente útil para ellos; si necesitan ayuda, alguien puede unirse a la llamada en tiempo real.”
Mientras tanto, los análisis de llamadas y los paneles de control ayudan a los líderes de ventas y soporte a monitorizar el rendimiento, seguir la actividad diaria y revisar los resultados de las llamadas, ya sea para formación, informes o para identificar áreas de mejora.
Con CloudTalk integrado en los flujos de trabajo de ventas y soporte de Yanolja, el equipo está mejor equipado para manejar el volumen, la complejidad y el alcance internacional de su base de clientes, sin sacrificar la visibilidad, la eficiencia o la calidad de la conexión.
Conclusiones
Una única plataforma que impulsa conversaciones más inteligentes en equipos globales
Para Yanolja, CloudTalk es más que una simple herramienta de llamadas; es una parte fundamental de cómo operan tanto las ventas como el soporte en mercados, zonas horarias y roles.
Desde reducir las llamadas perdidas y mejorar las tasas de seguimiento, hasta ahorrar tiempo a través de notas generadas por IA y una integración perfecta con HubSpot, CloudTalk ha ayudado a los equipos de Yanolja a comunicarse más claramente, vender de manera más efectiva y brindar soporte a los clientes con confianza.
“CloudTalk nos da exactamente lo que necesitamos: análisis claros, integraciones fluidas y visibilidad en cada llamada.”
A medida que Yanolja sigue escalando, CloudTalk está ayudando a la empresa a mantenerse ágil y conectada, al tiempo que garantiza que cada miembro del equipo tenga el contexto, las herramientas y el soporte que necesita para ofrecer mejores conversaciones con los clientes.
