Resumen
A medida que Yanolja Cloud Solution se expandía por nuevos mercados y zonas horarias, la necesidad de un sistema de comunicación centralizado, flexible y fiable se volvió urgente. Con equipos remotos trabajando en la India, EE. UU. y Filipinas —y dando soporte a una base global de clientes en el sector de la hostelería—, Yanolja recurrió a CloudTalk como su solución de llamadas principal tanto para ventas como para soporte.
Hoy en día, CloudTalk impulsa desde la prospección saliente de gran volumen hasta la atención al cliente entrante y la incorporación. Para los representantes de ventas como Hamza Loya, los resúmenes de llamadas generados por IA y las integraciones de CRM con HubSpot ayudan a acelerar el seguimiento y a mantener los flujos de trabajo organizados. Para los responsables de soporte, funciones como la monitorización de llamadas, los análisis en tiempo real y la grabación de llamadas permiten ofrecer formaciones más rápidas y una mejor resolución de problemas.
CloudTalk permite a los equipos colaborar entre distintas regiones, realizar un seguimiento de las métricas clave y resolver las incidencias de los clientes sin retrasos. Ya sea registrando cada interacción en HubSpot, reduciendo las llamadas perdidas hasta en un 30-40% o facilitando la formación mediante la monitorización en tiempo real, CloudTalk se ha convertido en una plataforma fundamental para escalar las operaciones de cara al público de Yanolja.
Sobre Yanolja
Yanolja Cloud Solution es un proveedor tecnológico global especializado en software integral para hoteles, moteles y propiedades vacacionales. Sus soluciones ayudan a las empresas de hostelería a optimizar las operaciones diarias —desde las reservas y la limpieza hasta la interacción con el cliente— y, en última instancia, a aumentar los ingresos y la eficiencia.
Hablamos con Hamza Loya, ejecutivo de desarrollo de negocio para el mercado estadounidense, que gestiona la prospección y las demostraciones para hoteles y moteles en Norteamérica. Su trabajo cuenta con el respaldo de un creciente equipo internacional de profesionales de ventas y soporte repartidos por la India, Filipinas y Estados Unidos.
Juntos, los equipos de Yanolja confían en CloudTalk para impulsar las comunicaciones de ventas y soporte en todo el mundo, unificando las llamadas, automatizando los informes y ofreciendo a cada miembro del equipo una visibilidad total de las interacciones con los clientes. Desde los especialistas en incorporación hasta los responsables de soporte regionales, CloudTalk se ha convertido en la columna vertebral de las operaciones de atención y servicio al cliente de Yanolja.
CloudTalk no es solo una herramienta, se ha convertido en una parte fundamental de cómo conectamos con los clientes potenciales, gestionamos las conversaciones y aumentamos nuestra presencia en el mercado estadounidense.
El problema
Llamadas perdidas, costoso roaming y falta de visibilidad entre equipos
A medida que Yanolja Cloud Solution escalaba sus operaciones en varios países, su configuración de comunicación anterior se convirtió rápidamente en un cuello de botella. Los representantes de ventas y soporte utilizaban números locales de EE. UU. y gestionaban las llamadas a través de servicios de telecomunicaciones básicos, lo que generaba costosas ineficiencias y problemas de fiabilidad, especialmente para los equipos distribuidos globalmente que trabajaban desde la India, Filipinas y EE. UU..
Para los equipos ubicados fuera de EE. UU., realizar o recibir llamadas requería recargas de roaming, que eran caras y poco fiables. No había un registro de llamadas centralizado ni datos consistentes, y cada llamada corría el riesgo de no quedar registrada, lo que dificultaba el seguimiento, la formación o la medición eficaz del rendimiento.
Teníamos que hacer recargas para hacer o recibir llamadas desde la India o Filipinas. Era caro y no podíamos hacer un seguimiento fácil de nada».
Más allá del caos operativo, la falta de estructura también creaba una experiencia de cliente fragmentada. Al no disponer de buzón de voz, reglas de enrutamiento ni seguimiento, las llamadas a menudo se perdían en el olvido.
Además, no disponían de análisis, resúmenes de IA ni sincronización fluida con el CRM, lo que significaba que los representantes tenían que escribir notas manualmente, introducir los datos de las llamadas en HubSpot y realizar el seguimiento de todo a través de múltiples herramientas. Esto dificultaba la organización y ralentizaba significativamente los esfuerzos de prospección.
Yanolja probó brevemente otros proveedores como Aircall y 3CX, pero tuvo problemas con la calidad de las llamadas y el retardo. Estas herramientas no lograron satisfacer sus crecientes necesidades de un sistema de llamadas fiable, global e integrado con su CRM.
En última instancia, Yanolja necesitaba una solución que pudiera:
- Unificar las llamadas entre equipos distribuidos globalmente
- Eliminar el coste y las limitaciones de las herramientas de llamada manuales
- Registrar y realizar un seguimiento automático de las llamadas en HubSpot
- Permitir la formación, el soporte y la visibilidad del rendimiento en todas las funciones
La evaluación
En busca de una solución fiable e integrada con el CRM para equipos globales
Al evaluar una nueva solución de llamadas, el equipo de Yanolja tenía claras sus necesidades: fiabilidad en los mercados internacionales, una integración fluida con el CRM, funciones basadas en IA para reducir el trabajo manual y visibilidad del rendimiento de los representantes.
Probaron Aircall y 3CX, pero esas plataformas no cumplieron con las expectativas. Según Hamza Loya, ambas presentaban problemas que limitaban las llamadas y generaban costes de roaming.
CloudTalk destacó por su rendimiento global estable y su integración impecable con HubSpot, lo que permitía registrar automáticamente llamadas, notas y resúmenes sin tener que cambiar de plataforma. Aunque al principio el equipo no activó todas las funciones, poco a poco fue adoptando funcionalidades más avanzadas, como los resúmenes de llamadas por IA y el análisis de sentimiento, a medida que escalaban.
Cabe destacar que CloudTalk ofrecía algo más que estabilidad en las llamadas: proporcionaba paneles de análisis, grabación de llamadas y visibilidad del rendimiento, elementos cruciales tanto para la productividad individual como para la supervisión del equipo. Quedó claro que CloudTalk podía dar soporte tanto al departamento de ventas como al de soporte —que ya cuenta con más de 20 personas— con herramientas alineadas con sus objetivos.
«Antes teníamos que recargar números locales con roaming solo para hacer llamadas desde diferentes países. Ahora, con CloudTalk, no importa dónde estés: simplemente haces la llamada».
La solución
Una plataforma centralizada para ventas y soporte, adaptada a un equipo global
Con CloudTalk, Yanolja pudo consolidar sus sistemas de llamadas, antes fragmentados, en una única plataforma basada en la nube que funciona en cualquier lugar del mundo. Los representantes de ventas y soporte de EE. UU., la India y Filipinas comparten ahora un sistema único y coherente, con funciones diseñadas para ayudarles a trabajar de forma más inteligente, responder más rápido y centrarse más en las conversaciones.
«Antes teníamos que recargar números locales con roaming solo para hacer llamadas desde diferentes países. Ahora, con CloudTalk, no importa dónde estés: simplemente haces la llamada».
Para el equipo de ventas, la integración de CloudTalk con HubSpot resultó fundamental. Cada llamada, incluidos los resúmenes y notas generados por IA, se sincroniza automáticamente con su CRM. Esto ofrece a los representantes un contexto inmediato y elimina la necesidad de introducir datos manualmente, algo especialmente útil cuando se gestionan grandes volúmenes de prospección en diferentes zonas horarias.
«Antes tenía que escribir notas manualmente después de cada llamada. Ahora, las notas de IA me dan el resumen; me ahorra tiempo y me ayuda a centrarme en otras tareas».
También utilizan la marcación estándar (aún no el Marcador automático), pero tienen previsto explorarla a medida que crezcan. Ahora, las llamadas entrantes y salientes fluyen a través de una sola plataforma con números locales y enrutamiento de llamadas, lo que facilita la conexión con los responsables de la toma de decisiones de hoteles en EE. UU. desde cualquier parte del mundo.
Para el equipo de soporte, las herramientas de monitorización de llamadas y formación de llamadas facilitan que los supervisores intervengan cuando sea necesario. Con CloudTalk, los agentes pueden levantar la mano para solicitar ayuda y un supervisor puede unirse silenciosamente, escuchar o incluso hablar con el agente durante la llamada sin interrumpir la experiencia del cliente.
«Yo no utilizo la monitorización de llamadas, pero el equipo de soporte sí. Les resulta de gran ayuda: si necesitan asistencia, alguien puede unirse a la llamada en tiempo real».
Por otro lado, los análisis y paneles de control de llamadas ayudan a los responsables de ventas y soporte a supervisar el rendimiento, realizar un seguimiento de la actividad diaria y revisar los resultados de las llamadas, ya sea para formación, informes o para identificar áreas de mejora.
Con CloudTalk integrado en los flujos de trabajo de ventas y soporte de Yanolja, el equipo está mejor preparado para gestionar el volumen, la complejidad y el alcance internacional de su base de clientes, sin sacrificar la visibilidad, la eficiencia ni la calidad de la conexión.
Conclusión
Una única plataforma que impulsa conversaciones más inteligentes en equipos globales
Para Yanolja, CloudTalk es más que una simple herramienta de llamadas: es una pieza fundamental del funcionamiento de las ventas y el soporte en todos los mercados, zonas horarias y funciones.
Desde la reducción de las llamadas perdidas y la mejora de las tasas de seguimiento hasta el ahorro de tiempo gracias a las notas generadas por IA y la integración fluida con HubSpot, CloudTalk ha ayudado a los equipos de Yanolja a comunicarse con mayor claridad, vender con más eficacia y dar soporte a los clientes con total confianza.
«CloudTalk nos da exactamente lo que necesitamos: análisis claros, integraciones fluidas y visibilidad de cada llamada».
A medida que Yanolja sigue escalando, CloudTalk ayuda a la empresa a mantenerse ágil y conectada, garantizando al mismo tiempo que cada miembro del equipo disponga del contexto, las herramientas y el apoyo necesarios para ofrecer mejores conversaciones a los clientes.
