自動撥號軟體終極指南：總覽、類型與設定
使用自動撥號系統的銷售代表，每天撥打的電話量比手動撥號多達 300%。而且他們的撥號節奏更佳、錯誤更少、通話時間更長。
在本自動撥號系統總覽與設定中，我們將拆解自動撥號系統的運作方式、主要類型、如何合法使用，以及如何為您的團隊選擇最佳撥號系統。
什麼是自動撥號系統？
自動撥號系統是一種軟體，能自動從清單中撥打電話號碼，並將接通的電話轉接給客服人員，或播放預錄訊息。它用於外撥銷售、客戶支援和電話客服中心，以提高效率並減少手動撥號。
請參考下方的短片，簡要介紹自動撥號系統的總覽與設定。
自動撥號系統如何運作？
VoIP 自動撥號軟體透過自動撥打電話清單上的號碼運作，省去手動撥號的需求。一旦通話接通，系統可根據您的設定，將來電者轉接給真人客服人員、播放預錄訊息、觸發 IVR 選單，或留下語音訊息。(您甚至可以使用AI 語音客服)。
更智慧的自動撥號系統甚至可以偵測電話是由真人接聽還是語音信箱接聽。藉由 AI 驅動的工具，系統能隨著時間學習，根據接聽率和通話結果調整撥號速度和邏輯，以提高效率和接通率。
透過我們的雲端自動撥號系統，節省時間、降低成本並幫助您的團隊達成更多交易。
自動撥號軟體的類型
在下方影片中，我們將解釋不同類型的 VoIP 自動撥號軟體，並協助您選擇最適合您的方案。
自動撥號系統在複雜度和功能上有所不同，每種都旨在滿足特定的外撥需求。正確的選擇取決於您的通話量、團隊規模和行銷活動目標。
以下是快速比較，幫助您為團隊選擇合適的系統：
| 撥號系統類型 | 運作方式 | 最適合 |
|---|---|---|
| 電力撥號系統 | 每個可用客服人員一次撥打一個號碼；消除手動撥號 | 節奏快速且優先考慮速度的銷售團隊——例如，陌生電話行銷活動 |
| 預測撥號系統 | 使用演算法撥打多個號碼，並在客服人員空閒時連接通話 | 大型客服中心 (20+ 位客服人員)，著重於最大化接通率 |
| 平行撥號系統 | 每個客服人員同時撥打多個號碼；只有在有人接聽時才連接 | 高速外撥團隊，需要每位代表達到最大產出 |
| 預覽撥號系統 | 讓客服人員在撥號前有時間審查聯絡資訊 | 複雜或高價值的銷售，個人化和情境非常重要 |
| 漸進式撥號系統 | 在客服人員可用時自動撥號，確保沒有閒置時間 | 中小型企業 (SMB) 或 B2B 團隊，在效率和通話品質之間取得平衡 |
電力撥號系統
電力撥號系統自動處理聯絡人清單，為每個可用的客服人員一次撥打一個號碼。這種自動通話撥號模式消除了手動撥號，幫助客服人員專注於對話，而不是事務性工作。
與預測或平行系統不同，電力撥號系統優先考慮控制和個人化，同時仍能提高通話量。它們常被用於雲端自動撥號平台，其中簡潔和速度是關鍵。
最適合：節奏快速、重視通話量而非個人化的銷售團隊——例如陌生電話行銷活動。
預測撥號系統
預測撥號系統使用演算法預測客服人員何時可用，然後一次撥打多個號碼以最大程度地減少閒置時間。這種自動電話撥號系統透過在客服人員結束前一次通話後立即連接即時通話來最大化效率。
儘管效率極高，預測自動撥號系統最適合大型團隊——通常是擁有 20 名以上客服人員的電話中心——在這些情況下，系統擁有足夠的資料來準確預測進度並避免掉話。
最適合：高通話量的客服中心自動撥號系統作業，著重於最大化接通率和大規模提升客服人員生產力。
平行撥號系統
平行撥號系統是一種自動撥號系統，透過讓單一客服人員同時撥打多個號碼，將效率提升到新的境界。只要有人接聽，自動通話撥號系統就會連接即時通話並切斷其餘電話——跳過響鈴、語音信箱和無人接聽的空號。
與分析整個團隊可用性的預測撥號系統不同，平行撥號系統著重於最大化個別客服人員的產出。它是可用的最快撥號系統類型之一，非常適合執行分秒必爭的高速外撥行銷活動的團隊。
這種撥號模式常應用於客服中心的自動撥號軟體，幫助銷售代表快速處理清單、連接更多潛在客戶，並在不增加人力的情況下提升整體生產力。
最適合：銷售代表或 SDR 執行節奏快速的外撥行銷活動，在這些活動中，速度和通話量比個人化更重要。
預覽撥號系統
預覽撥號系統讓客服人員在發起通話前有時間審查客戶資訊，使其成為高價值、複雜的銷售對話的理想選擇。藉由自動電話撥號系統，是由客服人員而非系統控制何時撥打每個電話，確保他們在連接前已完全準備就緒。
這種 VoIP 自動撥號軟體非常適合那些優先考慮品質而非速度的團隊。它允許客服人員使用 CRM 資料來個人化他們的客戶聯繫，從而改善客戶體驗和轉換率。
最適合：目標性外撥和複雜對話，在這些對話中客服人員需要準備時間和背景資訊。
漸進式撥號系統
漸進式撥號系統在客服人員可用時立即自動撥打電話，維持穩定的工作流程，而不會使您的團隊不堪重負。與更積極的自動通話撥號模式不同，此設定確保每次通話都連接到準備好通話的真人客服人員。
透過結合電力撥號系統的速度和預覽撥號系統的情境感知能力，漸進式系統在通話量和品質之間取得平衡，使其成為現代自動撥號系統中一個靈活的選擇。
最適合：B2B 銷售團隊或需要兼顧效率和通話品質的較小型客服中心。
自動撥號軟體的 5 大優勢
VoIP 自動撥號系統從最初解決總機爭議的簡單方案，已發展成為強大的商業工具。
現代自動撥號系統結合自動化與智慧功能，以解決核心業務挑戰。透過消除手動撥號、增強資料管理和實現全球覆蓋，自動撥號系統幫助團隊擴大客戶聯繫範圍，同時維持個人化連結。
1. 提升通話量和客服人員生產力
使用自動撥號系統的銷售團隊每天可撥打 150-200 通電話，而手動撥號則為 50-60 通。CloudTalk 的客戶 DentaKey 報告在八個月內通話量增長了 2.5 倍。自動撥號軟體消除了手動撥號任務，讓客服人員專注於有意義的對話。
2. 提升客戶體驗
智慧號碼路由透過將來電顯示與潛在客戶位置匹配來提高接聽率。透過智慧聯絡人管理，公司實現了 82% 更好的客戶觸及率。自動撥號系統與 CRM 系統整合，在每次通話前向客服人員提供相關客戶資料。
3. 改善資料管理和分析
即時分析儀表板追蹤所有通話行銷活動的關鍵績效指標。團隊可即時存取通話錄音、文字記錄和績效資料。這種可見性有助於經理優化行銷活動並改進培訓，使通話時間效率提高 25%。
4. 全球覆蓋和號碼管理
存取 160+ 個國家/地區的電話號碼，實現真正的全球外撥行銷活動。智慧號碼管理可減少垃圾郵件標記，並將接聽率提高多達 30%。團隊透過自動號碼選擇，在國際擴張的同時保持本地形象。
5. 成本優化和投資報酬率
自動撥號將客服人員閒置時間減少 25%，並消除了手動資料輸入。與現有工具的整合簡化了工作流程並降低了營運成本。團隊在不增加人力的情況下處理更高的通話量，最大化資源利用。
讓您的外撥團隊進行更智慧、更快速的通話——無需手動操作或額外人力。
自動撥號系統合法嗎？
是的，自動撥號系統是合法的，但其使用受到規範。合法性取決於您撥打的對象、撥打方式以及他們所在的地區。
例如，在美國，電話消費者保護法 (TCPA) 和謝絕來電 (DNC) 清單等法規限制了企業如何使用自動電話撥號系統聯繫消費者，尤其是在手機號碼上。在歐盟，GDPR 也規範了外撥行銷活動中的同意和資料處理。
為了遵守自動撥號系統法律：
- 在撥打手機或住宅電話號碼前，務必取得明確同意。
- 避免撥打國家謝絕來電清單上的號碼，除非有例外情況。
- 使用具備內建合規工具的客服中心自動撥號系統，例如通話時間限制、選擇退出管理和 DNC 清理。
2026 年最佳 11 種自動撥號解決方案
- CloudTalk：最佳 VoIP 自動撥號軟體，具備多種撥號模式 (電力、智慧、平行和預覽)
- Aircall：最佳易用型自動通話撥號系統，具備電力撥號功能
- JustCall：最佳簡訊自動化和 AI 輔導功能
- Ringover：最佳智慧撥號系統和分析功能
- 8×8：最佳預測撥號和全通路支援
- Dialpad：最佳即時輔導和電力撥號功能
- Talkdesk：最佳預測和漸進式自動撥號系統
- RingCentral：最佳整合通訊和 CRM 整合
- Nextiva：最佳小型企業團隊和 VoIP 基本功能
- Five9：最佳 AI 通話路由和 CRM 同步
- Ooma：最佳虛擬總機和通話轉接
如何為您的企業選擇最佳自動撥號軟體
市面上有這麼多自動撥號軟體，關鍵在於找到一款符合您的工作流程、團隊規模和成長目標的軟體。這裡提供一個簡單的逐步指南，幫助您做出正確的選擇——字面意義上。
1. 確定您的業務需求
首先定義您的使用案例。您是管理高流量的去電銷售團隊嗎？小型支援服務台？還是混合型客服中心？釐清您的目標將有助於縮小對自動撥號器功能最重要的範圍——例如通話路由、CRM 同步或 AI 驅動的輔導。
2. 探索不同類型的撥號器
並非所有撥號器都相同。了解電力型、預測型、預覽型、漸進型和平行型撥號器的優缺點，以了解哪種最符合您團隊的步調和個人化需求。(需要複習嗎？這裡有撥號器類型的詳細說明)。
3. 評估功能和定價
不要只看基本的撥號模式。考慮內建分析、語音信箱投遞、CRM 整合、合規工具和通話錄音。也別忘了定價——根據您的團隊規模，您可能希望為基本功能支付較少費用，或為特殊類型的撥號器支付更多費用。
4. 查看評論並尋求推薦
尋找來自與您類似公司的真實回饋。G2、Capterra 和 TrustRadius 上的評論可以突顯隱藏的優勢或關鍵的決策因素。請勿猶豫向同行詢問他們最信任的自動電話撥號器。
5. 透過免費試用或即時演示進行測試
親身實踐的經驗彌足珍貴。大多數自動撥號系統都提供免費試用或互動式演示——利用它們來評估通話品質、易用性以及撥號器與您工作流程的契合程度。
6. 選擇一個可以與您一同成長的供應商
適用於客服中心的最佳自動撥號器不僅關乎功能——它還關乎長期的可靠性和支援。尋找提供優質培訓、積極支援和定期產品改進的供應商。
在我們的完整分析中，比較自動撥號器功能、定價以及每個方案所含內容：
如何透過 6 個簡單步驟實施自動撥號器
開始使用自動撥號軟體不一定要是技術雷區。無論您是採用雲端自動撥號器還是升級現有系統，以下是如何透過六個清晰、增強信心的步驟來推出它：
1. 評估您的業務需求
在選擇工具之前，請確定您的通話目標。您是在進行高流量的去電銷售外展嗎？還是個人化的支援追蹤？答案將決定最適合您的撥號器類型（例如電力型或預測型）。
2. 選擇正確的自動撥號軟體
選擇一個符合您的需求、預算和工作流程的平台。尋找具有CRM 整合、即時分析和靈活撥號模式的工具。
3. 與現有系統整合
為了最大限度地提高效率，請將您的自動撥號系統與您的團隊已經使用的工具連接——例如您的 CRM、服務台或銷售平台。許多客服中心自動撥號工具都提供原生整合或開放 API，以確保所有內容同步。
4. 設定自動化規則
配置您的自動電話撥號器，設定通話時間、語音信箱投遞、通話路由和 DNC 列表篩選的規則。這確保每通電話都能高效且合規地撥出。
5. 培訓您的員工
即使是最好的自動撥號器，如果您的團隊不知道如何使用，也無法發揮作用。提供關於如何處理即時連線、使用通話腳本、標記通話以及審查分析以持續改進的培訓。
6. 監控並優化績效
追蹤關鍵績效指標，例如連線率、通話時間和每小時通話次數。使用內建分析來調整撥號速度、通話腳本或工作流程。優化是持續不斷的——特別是如果您使用的是會隨著時間學習的 AI 驅動自動撥號器。
是時候簡化外撥電話了
從撥號模式到法律合規性，您現在對自動撥號軟體的功能以及如何選擇合適的軟體有了清晰的了解。
無論您是經營精簡的銷售團隊，還是管理完整的客服中心自動撥號器設置，正確的工具都將幫助您擴展通話量、節省時間並達成更多交易。如果您準備好快速行動而不犧牲品質呢？
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