Was ist eine virtuelle Telefonnummer, wie funktioniert sie & Vorteile

Auslandsgespräche sind ein Eckpfeiler für jedes wachsende Unternehmen. Allerdings können die Anruftarife schnell Ihren Gewinn schmälern. Genau aus diesem Grund nutzen Unternehmen virtuelle Telefonnummern, um bis zu 75% ihrer Anrufkosten einzusparen.

In diesem Artikel besprechen wir alles, was Sie über die virtuelle Telefonnummer wissen müssen, einschließlich der Definition, der Funktionsweise und warum sie für Sie wichtig ist.

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Rufnummer, die nicht an eine bestimmte SIM-Karte, ein Gerät oder einen Standort gebunden ist. Stattdessen ist sie mit dem Voice-over-IP-Konto (VoIP) eines Benutzers verknüpft, das von einem Callcenter-Softwareanbieter wie CloudTalk bereitgestellt wird.

Virtuelle geschäftliche Telefonnummern ermöglichen es Benutzern, Anrufe und Textnachrichten über das Internet zu tätigen, zu senden und zu empfangen. Dadurch können remote arbeitende Mitarbeiter von ihren persönlichen Geräten aus zu günstigen Tarifen überall auf der Welt in Verbindung bleiben und effektiv arbeiten.

Wie funktioniert eine virtuelle Nummer?

Wie bereits erwähnt, nutzen virtuelle Telefonnummern die VoIP-Technologie, um Anrufe und Textnachrichten über das Internet zu tätigen, zu senden und zu empfangen. Aus der Sicht des Benutzers funktionieren sie genau wie jede andere normale Telefonnummer, da sie alle Geräte gleichermaßen erreichen können.

Hinter den Kulissen unterscheidet sich die VoIP-Telefonie jedoch stark von herkömmlichen Telefonanlagen (PBX) und Mobilfunksystemen. Im Folgenden erklären wir Ihnen genau, wie eine virtuelle Nummer funktioniert.

1. Empfangen von Signalen: VoIP-Systeme können das integrierte oder externe Mikrofon eines Geräts verwenden, um analoge Audiosignale aufzunehmen – in diesem Fall Ihre Stimme.
   
2. Digitalisierung: Die VoIP-Software verwendet dann spezielle Codecs, die die analogen Signale erfassen und in digitale Signale umwandeln, um sie für die Übertragung vorzubereiten.
   
3. Paketierung: Nach der Digitalisierung zerlegen VoIP-Codecs die Dateien, die für eine effiziente Übertragung zu groß wären, in einzelne, kleinere Datenpakete.
   
4. Datenübertragung: Das VoIP-System sendet die Datenpakete dann über das Internet an das Gerät des Empfängers, wo sie in der richtigen Reihenfolge wieder zusammengesetzt werden.
   
5. Wiedergabe: Das Gerät des Empfängers wandelt Ihre digitalisierte Stimme wieder in analoge Signale um, die über die Lautsprecher oder Kopfhörer als hörbarer Ton abgespielt werden.
   
6. Wiederholung: Dieser Vorgang wiederholt sich auf beiden Seiten der Leitung in Echtzeit, während Sie und Ihr Gesprächspartner kommunizieren, und endet erst, wenn das Gespräch beendet ist.

Es ist erwähnenswert, dass eine Person im Gegensatz zu herkömmlichen Nummern mehrere virtuelle Nummern besitzen und diese nach eigenem Ermessen nutzen kann. Damit dies funktioniert, benötigen Sie ein aktives Abonnement bei einem VoIP-Anbieter, eine virtuelle Nummer und einen Internetzugang.

Vorteile einer virtuellen Telefonnummer

Virtuelle Telefonleitungen bieten zahlreiche Vorteile für Einzelpersonen und Unternehmen gleichermaßen, insbesondere wenn sie als Teil einer VoIP-Callcenter-Software eingesetzt werden. Im Folgenden werden wir einige der wichtigsten Vorteile besprechen. 

#1 Weltweit anrufen

Virtuelle Telefonnummern ermöglichen es Ihnen, von jedem Ort der Welt aus Anrufe zu tätigen und zu empfangen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen. Dies ist für remote arbeitende Mitarbeiter, die sich ins Büro einwählen, von entscheidender Bedeutung, aber ebenso wichtig für Unternehmen, die ihre internationalen Aktivitäten ausbauen.

#2 Geschäftliche und private Anrufe trennen

Durch die Nutzung einer virtuellen Telefonleitung für geschäftliche Zwecke können Sie Ihre private und berufliche Kommunikation sauber trennen und so eine gesunde Work-Life-Balance wahren. Darüber hinaus können Sie auch lokale virtuelle Nummern nutzen, um die Annahmequoten in verschiedenen Regionen zu erhöhen.

#3 Günstigere Anruftarife mit internationalen Nummern

Virtuelle Geschäftsnummern bieten oft günstigere Tarife für Auslandsgespräche, was die Kommunikation mit Kunden und Partnern in Übersee kosteneffizient macht. Tatsächlich können Sie bis zu 75% der Kosten sparen, wenn Sie einfach auf eine virtuelle geschäftliche Telefonleitung umsteigen.

#4 Eingehende Anrufe effektiv verteilen

Eine virtuelle Telefonleitung kann eingehende Anrufe an mehrere Geräte oder Teammitglieder verteilen, um sicherzustellen, dass Anrufe schnell und effizient entgegengenommen werden. Darüber hinaus können Sie die positive Wirkung durch den Einsatz fortschrittlicher Funktionen wie dem kompetenzbasierten Routing weiter steigern.

#5 Modernisieren Sie Ihre Mailbox-Lösung

Virtuelle Nummern bieten oft erweiterte Mailbox-Funktionen, mit denen Sie Sprachnachrichten per E-Mail oder als KI-Texttranskriptionen empfangen können. Dies verbessert die Mailbox-Verwaltung und gibt Ihnen mit nur einem Klick Zugriff auf bessere Kundenerkenntnisse für Strategie und Coaching.

#6 Kundenzufriedenheit mit automatischen Telefonansagen verbessern

Automatische Telefonansagen und interaktive Sprachmenüs (IVR) können Anrufer begrüßen, einfache Fragen beantworten und sie an die richtige Abteilung weiterleiten. Dies verbessert das Kundenerlebnis erheblich und optimiert den Anrufbetrieb.

#7 Marketing- und Werbekampagnen verfolgen

Neben der Trennung von Privat- und Berufsleben können virtuelle Telefonnummern auch verwendet werden, um Inbound- und Outbound-Marketingkampagnen zu isolieren, um die Traffic-Quelle zu identifizieren, die Leistung zu bewerten und weitere Verbesserungen vorzunehmen.

#8 Geld bei Infrastruktur und Upgrades sparen

Da virtuelle Telefonnummern auf jedem Gerät funktionieren, keine zusätzliche Infrastruktur erfordern und regelmäßige Updates und Fehlerbehebungen vom VoIP-Anbieter erhalten, können Sie das Geld, das Sie sonst ausgeben würden, in Projekte reinvestieren, von denen Sie tatsächlich profitieren.

Warum eine virtuelle Telefonnummer für Unternehmen nutzen?

Virtuelle geschäftliche Telefonleitungen sind aus verschiedenen Gründen wichtig, von denen viele im vorherigen Abschnitt erwähnt wurden. In erster Linie ermöglichen sie es Unternehmen, ihre globale Reichweite, ihre lokalen Rufannahmequoten und ihre Marketingaktivitäten durch maßgeschneiderte Nummern zu steigern.

Zweitens sparen sie Unternehmen erhebliche Ressourcen. Mit virtuellen Telefonnummern können Unternehmen Geld bei teuren Infrastrukturen und ebenso teuren Anruftarifen sparen. Dasselbe gilt für Zeit, die sie durch fortschrittliche Callcenter-Funktionen optimieren.

Schließlich ermöglichen sie es Teams, die besten verfügbaren Talente einzustellen und zu binden, indem sie den Mitarbeitern das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen, was die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und die Fluktuation verringert.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer virtuellen Telefonnummer?

Die Implementierung von virtuellen Telefonnummern in eine VoIP-gestützte Callcenter-Software bringt zahlreiche fortschrittliche Funktionen und Integrationen von Drittanbietern mit sich. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionen für diesen speziellen Anwendungsfall.

• Voicemail: ​​Warum sollten Sie sich mit einfachen Sprachnachrichten zufrieden geben? CloudTalk ermöglicht es Ihnen, eingehende Nachrichten direkt über die App zu überprüfen und zu beantworten, und sendet Ihnen sogar Voicemail-Transkriptionen direkt an Ihre E-Mail-Adresse.
  
• Anrufüberwachung: Ermöglichen Sie es Managern und erfahrenen Mitarbeitern, sich in Support- und Verkaufsgespräche einzuschalten, um Unterstützung zu leisten, die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten oder die Effektivität von Gesprächsleitfäden zu überprüfen.
  
• Kompetenzbasiertes Routing: Verbessern Sie eingehende Anrufe, indem Sie Kunden an den am besten geeigneten Mitarbeiter weiterleiten. Diese Funktion optimiert auch Ihre Gruppenruf-Strategie, sodass Anrufe zuerst beim qualifiziertesten Mitarbeiter eingehen.
  
• Interaktive Sprachausgabe (IVR): Geben Sie Kunden, die sich an Ihr Support- oder Customer-Success-Team wenden, die Möglichkeit, beim Anruf aus den wichtigsten Themen auszuwählen, und reduzieren Sie die durchschnittliche Anrufdauer um 40%.

Wie ermöglichen virtuelle Nummern das Arbeiten im Homeoffice?

Virtuelle Nummern ermöglichen mobiles Arbeiten, indem sie es Mitarbeitern erlauben, geschäftliche Anrufe von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus zu tätigen und zu empfangen. Diese Flexibilität sorgt für eine kontinuierliche Kommunikation und Produktivität, unabhängig vom Standort.

Fortschrittliche Funktionen wie Rufweiterleitung, Voicemail-to-Email-Transkription und automatische Telefonansagen verbessern das Arbeiten im Homeoffice, indem sie Anrufe effizient verwalten und einen nahtlosen Zugriff auf Nachrichten ermöglichen. 

Darüber hinaus helfen robuste Analyse- und Berichts-Tools dabei, die Leistung von Remote-Teams zu überwachen, um eine effektive Kommunikation und betriebliche Effizienz zu gewährleisten.

Virtuelle vs. normale Telefonnummer: Was ist der Unterschied?

Arten von virtuellen Rufnummern

Es gibt verschiedene Arten von virtuellen Rufnummern, die sich in ihrem Ziffernaufbau, ihrem Verwendungszweck und ihren Preisen unterscheiden. Genauer gesagt gehören dazu lokale, internationale, gebührenfreie virtuelle Nummern sowie Vanity-Nummern. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über alle vier Arten.

Wie Sie eine virtuelle Rufnummer erhalten

Im Allgemeinen erhält jeder, der sich bei einem VoIP-Softwareanbieter anmeldet, mindestens eine kostenlose virtuelle Nummer nach seinen Wünschen – genau wie bei CloudTalk!

Unternehmen können auch ihre bestehenden Standard- oder virtuellen Nummern über einen einfachen Prozess zu ihrem neuen System portieren, den wir in unserem Leitfaden zur VoIP-Nummernportierung beschreiben.

Zusätzliche Nummern können Sie wie folgt erwerben:

1. Registrieren Sie sich oder melden Sie sich in Ihrem CloudTalk-Konto an.
2. Navigieren Sie im linken Dashboard-Menü zum Reiter „Nummern“.
3. Klicken Sie oben auf dem neuen Bildschirm auf den Button „Neue Nummer kaufen“.
4. Wählen Sie das Land und den Typ der gewünschten Nummer aus.
5. Reichen Sie die erforderlichen Dokumente wie im unteren Bereich angegeben ein.

Was danach passiert:

1. Sie sehen oben rechts ein Bestätigungsbanner und erhalten eine E-Mail.
2. Unser Nummern-Team wird Ihre Anfrage prüfen.
3. Das Nummern-Team wird die Nummer entweder hinzufügen oder sich mit Ihnen in Verbindung setzen.
4. Nach der Aktivierung sendet das Nummern-Team eine Bestätigungs-E-Mail.
5. Die Nummer wird Ihnen basierend auf ihren spezifischen Merkmalen in Rechnung gestellt.

Kosten senken mit einer virtuellen Rufnummer

Wie in diesem Artikel erläutert, bieten virtuelle Nummern Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die günstigen Tarife sind jedoch nach wie vor das Hauptargument. Und wenn es genau das ist, was Ihr Unternehmen braucht, ist CloudTalk die perfekte Wahl.

Wir bieten über 160 verschiedene internationale Nummern mit zahlreichen lokalen, gebührenfreien und Vanity-Alternativen. Sie müssen nur die passenden Nummern auswählen, den Kaufprozess mit unserem Nummern-Team abschließen und können direkt mit dem Telefonieren beginnen. Worauf warten Sie noch? Es ist Zeit zu wachsen!