Acelerando la velocidad de ventas y optimizando la gestión de leads con CloudTalk
Hiredly, una plataforma de contratación híbrida en rápido crecimiento en Malasia, detectó la necesidad de potenciar sus operaciones de ventas salientes para acompañar su rápida expansión. Depender del registro manual de actividades generaba lagunas de visibilidad, lo que dificultaba optimizar las formaciones o garantizar una interacción constante con una cartera de clientes en crecimiento.
Desde que implementó CloudTalk, integrado a la perfección con su CRM interno, el equipo ha transformado su flujo de trabajo. Al automatizar el registro de actividades, habilitar el enrutamiento inteligente de leads y aprovechar la información de las llamadas para el desarrollo profesional, Hiredly ha logrado una visibilidad total de su pipeline. El impacto ha sido transformador: garantizando una cobertura completa de los leads, estableciendo una cultura de formación basada en datos y reduciendo drásticamente el ciclo medio de ventas de más de dos meses a solo dos semanas.
Sobre Hiredly
Una empresa de contratación híbrida
Hiredly Group es una empresa de contratación híbrida que combina un portal de empleo moderno con una agencia de selección de personal integral para ayudar a las empresas a contratar mejor, más rápido y de forma más inteligente.
Hiredly es una plataforma de contratación líder en Malasia, especializada en talento profesional y ejecutivo. Su plataforma moderna y multimedia nivela el terreno de juego para todas las empresas, grandes o pequeñas, ayudándoles a desarrollar su marca empleadora y atraer a los mejores profesionales. Al mismo tiempo, sus funciones de búsqueda de empleo impulsadas por IA, combinadas con una visión más profunda de la cultura empresarial, ayudan a los candidatos a encontrar el puesto ideal.
La plataforma también incluye una agencia de contratación integrada, Hiredly X, que crea un modelo híbrido real. A diferencia de las agencias tradicionales, Hiredly X tiene acceso nativo y exclusivo a una base de datos de talento en tiempo real y que se actualiza automáticamente. Esto les da una clara ventaja, ya que la mayoría de las agencias dependen del acceso limitado de terceros a plataformas de empleo externas.
Hablamos con Kelly Ong, del departamento de operaciones comerciales, sobre cómo CloudTalk respalda esta estructura híbrida y garantiza que cada lead reciba la atención que merece.
«Ofrecemos tanto un modelo de autoservicio como una experiencia guiada por un reclutador, dependiendo de lo que prefiera la empresa».
El problema
Los leads entraban, pero las llamadas se perdían
Antes de adoptar CloudTalk, los consultores de Hiredly gestionaban las llamadas salientes manualmente y registraban las actividades directamente en su CRM. Sin embargo, a medida que el equipo y el volumen de llamadas crecían, depender de la introducción manual de datos limitaba la visibilidad y el control de calidad. Al no contar con datos de VoIP integrados, el equipo carecía de la información centralizada necesaria para optimizar sus operaciones.
«No había forma de encontrar las grabaciones de las llamadas. No podíamos hacer un entrenamiento de ventas adecuado ni mantener un historial claro de nuestras interacciones con los clientes».
Para mantener sus altos estándares de servicio, Hiredly identificó tres áreas clave de optimización:
- Maximizar el contacto con los leads: El equipo quería asegurarse de que cada cliente potencial recibiera un seguimiento constante y de alta calidad. Sin un seguimiento centralizado, era difícil verificar el nivel de interacción antes de marcar un lead como «cerrado» o «perdido».
- Reducir la fricción administrativa: Los consultores dedicaban un tiempo muy valioso a verificar manualmente sus actividades (a veces teniendo que hacer capturas de pantalla para confirmar el contacto), lo que generaba cuellos de botella en su flujo de trabajo.
- Garantizar traspasos y continuidad sin fisuras: Al no contar con un historial grabado de llamadas, transferir cuentas entre consultores (especialmente durante cambios de personal o bajas) resultaba ineficiente. Hiredly necesitaba un sistema que conservara el contexto para que un nuevo consultor pudiera retomar el trabajo exactamente donde lo dejó el anterior, sin alterar la experiencia del cliente.
«Queremos que nuestro cliente se ponga en contacto. Si nadie toma medidas, esa oportunidad queda abierta para que otro consultor se haga cargo de ella».
Evaluación
Priorizando el soporte, la agilidad y la integración fluida
Antes de elegir CloudTalk, Hiredly realizó una evaluación exhaustiva de varias soluciones de VoIP líderes en el mercado basándose en su experiencia organizativa previa. Aunque la igualdad de funciones era importante, la decisión final se redujo a la calidad de la relación con el proveedor y a la rapidez de la implementación.
«Evaluamos a otros proveedores importantes del sector, pero CloudTalk destacó de inmediato. El proceso de demostración fue consultivo y eficiente, lo que nos dio la confianza de que estaríamos bien respaldados».
Más allá de las capacidades técnicas, Hiredly priorizó la capacidad de respuesta. Necesitaban un proveedor que funcionara como un socio, no solo como un proveedor de software.
«Buscamos más allá de la lista de funciones. Necesitábamos un socio que priorizara la capacidad de respuesta. CloudTalk demostró los tiempos de respuesta más rápidos y el nivel más alto de soporte».
La combinación de una integración perfecta con el CRM, un equipo de soporte receptivo y un enfoque claro en ayudar a escalar a la organización de ventas convirtió a CloudTalk en la opción ideal.
Solución
Llamadas integradas, enrutamiento inteligente y formación basada en datos
Tras implementar CloudTalk, Hiredly estableció un flujo de trabajo de salida estructurado y de alta velocidad en todo su equipo de ventas. Actualmente, la plataforma es la herramienta diaria de todo el equipo de ventas y asistencia, con planes de seguir expandiéndose.
El equipo aprovecha el conjunto de herramientas de CloudTalk para optimizar el contacto con los clientes:
- Haz clic para llamar y aplicación móvil: Permite realizar llamadas de forma fluida directamente desde el CRM o sobre la marcha.
- Marcador automático: Acelera las campañas de llamadas salientes directamente desde las listas de contactos.
- Registro de actividad unificado: Sincroniza automáticamente las grabaciones y transcripciones de llamadas con los sistemas internos, creando un historial fiable sin necesidad de registro manual.
- Análisis de conversación y resúmenes de IA: Utiliza información y resúmenes generados por IA para identificar oportunidades de formación y agilizar la revisión de llamadas.
Optimización de llamadas entrantes y traspasos Para gestionar el tráfico entrante de forma eficiente, Hiredly garantiza una experiencia personalizada. Si un cliente devuelve la llamada y su consultor dedicado no está disponible, el equipo de soporte se asegura de dirigir al cliente de nuevo al propietario de la cuenta específico, preservando la relación en lugar de tratarlo como un ticket genérico.
«Nos aseguramos de que la persona que llama sepa que recibirá una llamada de vuelta del consultor adecuado».
Gobernanza automatizada del flujo de trabajo Para maximizar la velocidad de respuesta a los leads y garantizar que no se pierda ninguna oportunidad, Hiredly implementó reglas de automatización inteligentes:
- Alertas de llamadas perdidas en tiempo real para activar una acción inmediata.
- Seguimiento de SLA para fomentar tiempos de respuesta rápidos.
- Enrutamiento dinámico de leads que distribuye automáticamente los leads no gestionados a los consultores activos, garantizando un ritmo continuo.
«Ahora todo se sincroniza con nuestro CRM. Si no se detecta actividad, el sistema reasigna automáticamente el lead para que el proceso siga avanzando. Esto garantiza que se maximice cada oportunidad».
Resultados
Ciclos de venta acelerados y visibilidad total del pipeline
Desde la integración de CloudTalk en su flujo de trabajo diario, Hiredly ha alcanzado hitos operativos significativos, transformando la forma en que interactúan con el mercado:
- 100% de cobertura de leads: Lograr una visibilidad total en todo el pipeline garantiza que cada cliente potencial reciba un punto de contacto constante.
- Velocidad de venta acelerada: Reducción drástica del plazo medio de cierre de más de dos meses a solo dos semanas.
- Velocidad de respuesta al lead optimizada: Establecer protocolos de respuesta rápida para captar el interés de inmediato, evitando que los leads se enfríen.
- Capacitación respaldada por datos: Aprovechar las grabaciones y transcripciones de llamadas para impulsar el desarrollo profesional continuo y mantener una calidad de servicio constante.
«El plazo de cierre ha mejorado significativamente. Lo que antes llevaba más de dos meses se ha reducido a solo dos semanas».
Las reglas de enrutamiento automatizado han creado una cultura de agilidad y capacidad de respuesta, garantizando que el equipo de ventas se mantenga proactivo.
«El equipo comprende que la velocidad es fundamental. Saber que el sistema prioriza la interacción activa ha mejorado de forma natural nuestros tiempos de respuesta y el rendimiento general».
Conclusión
Excelencia operativa, aceleración de ingresos y capacitación escalable
Para Hiredly, el impacto más significativo de adoptar CloudTalk es la optimización de todo su embudo de ventas. Al eliminar las fricciones manuales, el sistema garantiza que se maximice cada consulta, se realice un seguimiento de cada acuerdo y la interacción con el cliente sea continua. La velocidad y la estructura impulsan ahora el proceso de ventas, y los resultados hablan por sí solos.
«Nuestra utilización de leads ha mejorado drásticamente. La velocidad de contacto es mucho más rápida ahora que el sistema garantiza que un consultor disponible atienda de inmediato cada lead».
Al combinar una integración perfecta con el CRM, la gestión automatizada de leads y la inteligencia de conversación, Hiredly ha logrado una reducción drástica de su ciclo de ventas, pasando de más de dos meses a tan solo dos semanas.
Con CloudTalk, el equipo opera ahora con un sistema repetible y respaldado por datos: se contacta rápidamente con los nuevos leads, las actividades se registran automáticamente y las formaciones se basan en datos de rendimiento reales y no en suposiciones.
«Si alguien me pide una solución de VoIP, le recomendaré CloudTalk, especialmente para la formación de ventas. Te permite convertir tus mejores llamadas en un manual de estrategia repetible para todo el equipo».
