Verji es el SaaS de comunicación cifrada líder del mercado para los sectores contable, de auditoría, legal y inmobiliario en Noruega. Su antiguo sistema VoIP no se integraba con su CRM, lo que ralentizaba cada llamada y SMS con tareas manuales. Tras cambiarse a CloudTalk con una integración nativa con HubSpot, redujeron los costes operativos, disminuyeron las llamadas repetitivas y aumentaron la satisfacción de los agentes en solo tres meses.
Sobre Verji
Verji es el líder del mercado en Noruega para los sectores de la contabilidad, la auditoría, los bufetes de abogados y el sector inmobiliario, que confían en él para comunicarse de acuerdo con el RGPD y las normativas gubernamentales.
El nombre Verji proviene de una palabra en nórdico antiguo que significa protección. Esa idea es el núcleo del producto: una comunicación segura, clara y sencilla para sectores donde una brecha de datos conlleva un gran peso legal y financiero.
El reto
Cuando un sistema telefónico no puede hablar con tu CRM
Según la Ley de Datos Personales y el RGPD, una empresa que incumpla las normas de protección de datos puede enfrentarse a una multa de hasta el 4 % de su facturación. Para los clientes de Verji, la comunicación cifrada no es una preferencia, sino un requisito de cumplimiento. Tienen que operar con herramientas que cumplan con el RGPD y sus propias políticas internas.
Eso elevó el nivel de exigencia para todos los sistemas que utilizaba la empresa, incluido su software telefónico.
Rutinas manuales y pérdida de tiempo
En un mundo con disponibilidad 24/7, Verji se enfrentaba a la misma presión que cualquier otra empresa: estar localizable siempre que los clientes lo necesiten. Habían adoptado un sistema VoIP para mantenerse al día, pero el sistema resultó no ser adecuado.
El problema principal era la integración. El antiguo software de telefonía no podía conectarse al CRM de Verji, lo que creaba rutinas ineficientes para llamar a los clientes y enviar SMS. En lugar de solucionar los problemas operativos, la herramienta los aumentaba.
Verji necesitaba un sistema diferente, uno con las integraciones y la automatización necesarias para aumentar la productividad y reducir el tiempo perdido en procesos manuales y costes de TI.
La solución
Una única plataforma integrada para soporte y ventas
La prioridad de Verji era contar con una única plataforma de centro de llamadas que pudiera simplificar las operaciones diarias tanto dentro de la empresa como en las relaciones con los clientes. Dado que Verji trabaja en varios sectores, el software tenía que reunir todas las herramientas y canales en un único sistema totalmente integrado.
CloudTalk cumplió con creces ese requisito, con una integración nativa con HubSpot como pilar fundamental.
La integración con HubSpot que lo unió todo
La conexión de HubSpot con CloudTalk automatizó los flujos de trabajo de Verji y permitió realizar un seguimiento de las métricas importantes. La integración ofrece una sincronización bidireccional en tiempo real, sincroniza los SMS en HubSpot y permite a los agentes hacer clic para llamar a los contactos directamente desde HubSpot.
Esa conexión eliminó el trabajo de copiar y pegar que el antiguo sistema imponía al equipo, lo que permitió a los agentes gestionar sus procesos comerciales desde una única interfaz.
Las funciones en las que confió el equipo de Verji
Un puñado de funciones de CloudTalk pasaron a formar parte de la rutina diaria de Verji:
- Informes de agentes ofrecía a cada agente comentarios personalizados basados en sus propios datos, para que pudieran ver sus puntos fuertes y débiles y mejorar.
- Etiquetado de llamadas permitió al equipo clasificar las llamadas e identificar los tipos de llamada de un vistazo, así como contabilizar exactamente cuántas llamadas de soporte, de clientes o de reservas se recibían en cualquier periodo.
- Haz clic para llamar eliminó el largo proceso de copiar y pegar y permitió realizar cada llamada desde una única interfaz, gracias a la integración con HubSpot.
- Call Statistics reunió en un solo lugar los volúmenes de llamadas entrantes y salientes, las llamadas no respondidas y el número de mensajes de voz, ayudando a Verji a comprender el comportamiento de los clientes y adaptar el servicio en consecuencia.
- Panel de control en tiempo real ofreció a los responsables el estado actualizado del centro de llamadas en una sola pestaña, lo que facilitó la toma de decisiones al instante.
- Buzón de voz desviaba cada llamada entrante al buzón de voz fuera del horario comercial o cuando los agentes estaban ocupados, de modo que ninguna llamada quedaba sin atender y todos los equipos estaban al tanto de las necesidades de los clientes.
Resultados
Aumento de la eficiencia en toda la empresa
Elegir CloudTalk mejoró la eficiencia no solo en los equipos de ventas y soporte, sino en toda la empresa. CloudTalk comenzó a realizar un seguimiento de las métricas de comunicación (volumen de llamadas entrantes y salientes, tasa media de abandono de llamadas y tiempo medio en cola), lo que permitió a Verji centrarse en las áreas que necesitaban mejoras.
La integración con HubSpot mantuvo la productividad alta. Las notas, etiquetas, valoraciones, contactos y todo el historial de comunicación se sincronizan ahora automáticamente entre ambos sistemas, por lo que el equipo siempre dispone de información actualizada de los clientes.
Tras solo tres meses, CloudTalk ayudó a Verji a reducir los costes operativos, disminuir el número de llamadas repetidas y mejorar la satisfacción de los agentes. La plataforma se convirtió en una parte esencial de la empresa, resolviendo problemas que los proveedores anteriores no podían solucionar.
Conclusión
Para Verji, la victoria no fue una sola función, sino el hecho de gestionar por fin el soporte, las ventas y los datos de los clientes en un único sistema conectado. CloudTalk convirtió una operación manual y con gran carga de cumplimiento en un proceso eficiente sobre el que toda la empresa podía crecer.
