Die 9 besten KI-Empfangsmitarbeiter für kleine Unternehmen in 2026 (Getestet und verglichen)

Kleine Unternehmen berichten uns oft, dass sie aus einem einfachen Grund einen KI-Empfangsmitarbeiter suchen: um mehr Anrufe entgegenzunehmen, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Verpasste Anrufe nach Feierabend oder bei hoher Auslastung des Teams gehören zu ihren größten Herausforderungen.

Das Problem ist bekannt. Sie bedienen gerade einen Kunden, sind unterwegs bei einem Auftrag oder befinden sich bereits in einem Gespräch, wenn das Telefon klingelt. In der Zwischenzeit fragen Anrufer immer wieder nach Preisen, Öffnungszeiten und Parkmöglichkeiten, während Ihre geschäftliche Telefonnummer weiterhin auf Ihrem privaten Mobiltelefon läutet.

Ein KI-Empfangsmitarbeiter kann diese Anrufe entgegennehmen – allerdings nur, wenn er natürlich klingt, präzise Informationen liefert und weiß, wann ein Anrufer an eine echte Person weitergeleitet werden muss. In diesem Leitfaden vergleichen wir die 9 besten KI-Empfangsmitarbeiter für kleine Unternehmen basierend auf Funktionen, Preisen, Vor- und Nachteilen sowie den jeweiligen Zielgruppen.

KI-Empfangsmitarbeiter für kleine Unternehmen: Vergleichstabelle

Hier sehen Sie, wie sich alle 9 KI-Empfangsmitarbeiter für kleine Unternehmen in Bezug auf Preis, Terminbuchung, Weiterleitungen und Bewertungen unterscheiden. Klicken Sie auf einen Namen, um direkt zur jeweiligen Bewertung zu gelangen.

Was ist ein KI-Empfangsmitarbeiter für kleine Unternehmen?

Ein KI-Empfangsmitarbeiter für kleine Unternehmen ist ein KI-Sprachagent, der Ihre Anrufe entgegennimmt, basierend auf Ihren eigenen Informationen Auskunft gibt, Anruferdaten erfasst, Termine bucht oder weiterleitet und bei Bedarf an eine reale Person übergibt. Er ist rund um die Uhr im Einsatz – oder nur dann, wenn Ihr Team nicht erreichbar ist.

Stellen Sie sich ihn wie einen Empfang vor, den Sie bisher nicht einstellen konnten – und der niemals Mittagspause macht. Der CloudTalk KI-Empfangsmitarbeiter ist beispielsweise direkt in Ihr Telefon-System integriert und übernimmt, wenn Ihre Mitarbeiter beschäftigt oder im Feierabend sind.

Wie funktioniert ein KI-Empfangsmitarbeiter?

Jeder KI-Empfangsmitarbeiter folgt demselben grundlegenden Ablauf, unabhängig vom gewählten Anbieter:

KI-Rezeptionist vs. Anrufbeantworter, Telefon-Service und menschlicher Rezeptionist

Nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche Anrufabdeckung. Einige brauchen lediglich eine Möglichkeit, entgangene Anrufe zu erfassen, während andere jemanden benötigen, der rund um die Uhr Fragen beantwortet, Termine bucht oder dringende Anfragen bearbeitet. So schneiden Anrufbeantworter, Telefon-Services, KI-Rezeptionisten und menschliche Rezeptionisten im Vergleich ab:

Wie ich die besten KI-Rezeptionisten für kleine Unternehmen ausgewählt habe

Ich habe über 30 Auto-Attendant-Telefonsysteme analysiert, G2-Bewertungen gelesen und mir wiederkehrende Herausforderungen angesehen, die unser Vertriebsteam von kleinen Unternehmen bezüglich der Annahme und Weiterleitung von Anrufen hört. Anschließend habe ich jedes System anhand von sechs Kriterien bewertet:

• Natürliche Stimme: wie gut es mit Unterbrechungen umgeht, sich Namen merkt und Fragen außerhalb des Skripts bewältigt.
• Antworten aus Ihren eigenen Informationen: ob es aus Ihrer Website, Ihren Dokumenten und Preislisten lernt.
• Ein Plan für den Fall, dass es nicht weiterweiß: Weiterleitung an eine Person oder Gruppe, Nachrichten und SMS-Benachrichtigungen.
• Passend zu Kalender, CRM und Rufnummer: Terminbuchung, Anrufprotokollierung und Beibehaltung Ihrer bestehenden Nummer.
• Preise passend zu Ihrem Anrufvolumen: Minuten, Anrufe oder Anrufer sowie Zusatzkosten bei Überschreitung.
• Einrichtung ohne IT-Team: Eigenständige Einrichtung, Testminuten und Hilfe bei Bedarf.

Die 9 besten KI-Rezeptionisten für kleine Unternehmen in 2026

Dieser Leitfaden vergleicht Auto-Attendant-Telefonsysteme für kleine Unternehmen, die Anrufe effizient weiterleiten müssen, ohne ihr Team zusätzlich zu belasten. Wir bewerten jedes Tool anhand derselben sechs Kriterien, damit Sie die passende Lösung finden.

1. CloudTalk: Bester KI-Rezeptionist für kleine Unternehmen, die KI und ein vollständiges Telefonsystem in einem suchen

Was ist CloudTalk?

CloudTalk ist ein Cloud-Telefonsystem mit einem integrierten KI-Rezeptionisten, der Anrufe entgegennimmt, wenn Ihr Team verhindert ist – rund um die Uhr oder bei Überlastung. Es kombiniert geschäftliche Rufnummern, Anrufweiterleitung, CRM-Integrationen und Erreichbarkeit in über 160 Ländern, wobei KI direkt in den Anrufablauf eingebunden ist.

Der KI-Rezeptionist nimmt eingehende Anrufe entgegen, während KI-Spezialisten definierte Workflows von Anfang bis Ende ausführen. Ihre KI und Ihre Mitarbeiter nutzen dieselben Nummern, Anruflisten und Integrationen, sodass nichts in einem separaten Tool isoliert ist.

Was sind die wichtigsten Funktionen des KI-Rezeptionisten von CloudTalk?

• Wissensdatenbank-Integration: Trainieren Sie den KI-Rezeptionisten mit PDFs, Dokumenten, Texten und Website-Seiten, um Fragen unter Verwendung Ihrer tatsächlichen Preise, Dienstleistungen und Richtlinien zu beantworten.
• Erfassung von Anruferdaten und Anrufweiterleitung: Erfassen Sie Anruferdetails, nehmen Sie Nachrichten entgegen und leiten Sie Anrufe mit einer Anrufzusammenfassung an die richtige Person oder das richtige Team weiter, damit die Mitarbeiter vor dem Abheben den nötigen Kontext haben.
• Terminplanung: Prüfen Sie die Verfügbarkeit und buchen Sie Termine direkt während des Anrufs. So können Kunden ganz einfach einen passenden Termin finden, auch außerhalb der Geschäftszeiten.
• Flexible Anrufabwicklung: Passen Sie die Anrufweiterleitung im Call Flow Designer an, um den KI-Rezeptionisten bei jedem Anruf, nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen oder außerhalb der Geschäftszeiten zu aktivieren. Bearbeiten Sie mehrere Anrufe gleichzeitig, ohne Anrufer in die Warteschleife zu stellen.
• Über 70 Sprachen mit Stimmenauswahl: Wählen Sie die Stimme, die zu Ihrer Marke passt, und bedienen Sie Anrufer in ihrer eigenen Sprache.
• Aufzeichnungen und Berichte: Aufzeichnungen, Transkripte, Zusammenfassungen und Stimmungsanalysen für jeden KI-Anruf, protokolliert in HubSpot und anderen Integrationen, inklusive Webhooks für individuelle Anpassungen.

Was fehlt CloudTalk?

• Die Tarife enthalten eine feste Anzahl von Minuten, sodass Teams mit langen Gesprächen Abrechnungen pro Anruf möglicherweise als planbarer empfinden.
• CRM-Zuordnungen auf Feldebene und benutzerdefinierte Workflows erfordern möglicherweise Webhooks oder den vertriebsgeführten KI-Spezialisten-Tarif von CloudTalk.
• Einzelnutzer benötigen möglicherweise nicht den vollen Umfang an Funktionen für Zusammenarbeit und Anrufweiterleitung.

Für wen ist CloudTalk am besten geeignet?

KMUs, die Anrufe verpassen, während ihr Team beschäftigt ist oder außerhalb der Geschäftszeiten, und die eine KI-Anrufabwicklung im selben Telefonsystem wünschen, das auch ihre Mitarbeiter nutzen. Es eignet sich gut für Salons, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, Gesundheitseinrichtungen, Immobilienbüros, Reiseleiter und freie Berufe, die mehr Anrufe bewältigen müssen, ohne die Rezeption zusätzlich zu belasten.

Wie viel kostet CloudTalk?

Die Preise für den KI-Rezeptionisten von CloudTalk beginnen kostenlos mit 50 Minuten, danach €99 pro Monat für 200 Minuten. Sehen Sie die vollständige Preisübersicht für KI-Sprachagenten.

Was sagen Kunden über CloudTalk?

Kunden heben Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Sprachqualität hervor sowie den Mehrwert, Integrationen und Telefonie auf derselben Plattform zu nutzen. KI-Nutzer loben besonders die schnellen, natürlich klingenden Gespräche, die Mehrsprachigkeit und die Fähigkeit, Leads zu erfassen, wenn Teams nicht abheben können.

G2-Bewertung: 4,4/5 (über 1939 Bewertungen)

2. Smith.ai: Bester KI-Empfang für kleine Unternehmen, die KI mit menschlichem Backup suchen

Was ist Smith.ai?

Smith.ai ist ein primär KI-gestützter Empfangsdienst, hinter dem ein Netzwerk von echten Telefonisten in Nordamerika steht. Er eignet sich ideal für kleine Unternehmen, die sich keine verpassten Anrufe leisten können, insbesondere in der Rechts- und Dienstleistungsbranche.

Was sind die wichtigsten Funktionen des KI-Empfangs von Smith.ai?

• Menschliches Backup auf Abruf: Die KI nimmt jeden Anruf zuerst entgegen. Komplexe Anrufe werden jederzeit für €3 pro Weiterleitung an einen Mitarbeiter durchgestellt, sodass kein schwieriges Gespräch im Sande verläuft.
• Quality Studio: Testen und simulieren Sie Anrufe, bevor Sie live gehen. Jeder Tarif enthält ebenso viele Testanrufe wie echte Anrufe sowie doppelt so viele simulierte Anrufe.
• KI-Terminplanung: Bucht Termine über Calendly und andere Kalender, während der Anrufer noch in der Leitung ist.
• Spam-Filter: Blockiert Anrufe von über 20 Millionen bekannten Spammern, bevor sie von Ihrem Kontingent abgezogen werden.
• Aufzeichnung, Transkripte und Zusammenfassungen: In jedem KI-Tarif enthalten, auch im kostenlosen.

Was fehlt bei Smith.ai?

• Jeder Anruf außerhalb Ihres Pakets kostet mehr als ein inkludierter Anruf (€1,67 bis €3,00), und Tarifänderungen gelten erst ab dem Folgemonat.
• Weiterleitungen an echte Mitarbeiter verursachen zusätzliche Kosten, und Teams haben manchmal nur begrenzte Kontrolle darüber, wann die KI eine Weiterleitung auslöst.
• Die KI eignet sich am besten für Routinefragen. Anfragen mit mehreren Schritten oder komplexen Entscheidungen erfordern möglicherweise eine Übergabe an einen Mitarbeiter.

Für wen eignet sich Smith.ai am besten?

Kanzleien, Steuerberater und Dienstleister, die täglich nur wenige Anrufe erhalten und viel Geld verlieren, wenn einer schiefgeht. Wenn Sie die Effizienz von KI nutzen, aber nicht jeden Anruf darauf verwetten möchten, bietet Smith.ai den sichersten Mittelweg auf dieser Liste.

Wie viel kostet Smith.ai?

Die Preise von Smith.ai beginnen bei €0 pro Monat für 25 Anrufe, danach €150 pro Monat für 75 Anrufe im Pro-Tarif.

Was sagen Kunden über Smith.ai?

Smith.ai erhält sehr gute Bewertungen für den schnellen Kundensupport und die einfache Einarbeitung, jedoch werden unerwartete Zusatzkosten durch Spam-Anrufe, Mitarbeiter-Eskalationen oder ein höher als erwartetes Anrufaufkommen erwähnt.

G2-Bewertung: 4,8/5 aus über 35 verifizierten Bewertungen.

3. Goodcall: Bester KI-Empfang für lokale Dienstleister mit kleinerem Budget

Was ist Goodcall?

Goodcall ist ein KI-Telefonagent für lokale Unternehmen, der monatlich pro individuellem Kunden statt pro Minute abgerechnet wird. Er eignet sich ideal für Betriebe, in denen Gespräche länger dauern und dieselben Personen mehrfach anrufen.

Was sind die wichtigsten Funktionen des KI-Empfangs von Goodcall?

• Unbegrenzte Gesprächsminuten: Führen Sie Anrufe beliebiger Länge ohne Minutenpreise oder Zusatzgebühren.
• Abrechnung pro individuellem Anrufer: Zahlen Sie monatlich pro eindeutiger Telefonnummer, unabhängig davon, wie oft diese anruft. Spam und Falschanrufe sind ausgenommen.
• Lokale Rufnummer und Anrufweiterschaltung: Erhalten Sie eine lokale Geschäftsrufnummer in jedem Tarif oder leiten Sie Anrufe von Ihrer bestehenden Nummer weiter.
• Anpassung in natürlicher Sprache: Beschreiben Sie Änderungswünsche in einfachem Deutsch, und Gabi, der KI-Assistent von Goodcall, aktualisiert Ihren Agenten ohne manuelle Formularkonfiguration.
• Kalender- und Workflow-Integrationen: Verbinden Sie Google Calendar, HighLevel und Zapier oder nutzen Sie APIs und MCP-Server zur Anbindung externer Tools.

Was fehlt bei Goodcall?

• Goodcall hat nur eine einzige G2-Bewertung, sodass Sie sich auf den kostenlosen Demo-Agenten verlassen müssen, um die Qualität zu beurteilen.
• Der Starter-Tarif enthält nur einen Logikablauf und sieben Tage Anrufhistorie.
• Individuelle API-Integrationen sind nur im Enterprise-Tarif verfügbar.

Für wen eignet sich Goodcall am besten?

Handwerker, Reparaturwerkstätten und lokale Unternehmen, die Aufträge telefonisch annehmen, längere Gespräche führen und viele Stammkunden haben. Die Abrechnung pro Kunde belohnt genau dieses Muster.

Wie viel kostet Goodcall?

Die Preise von Goodcall beginnen bei €79 pro Monat für 100 individuelle Kunden mit unbegrenzten Minuten.

Was sagen Kunden über Goodcall?

Goodcall hat nur eine Bewertung auf G2, in der der Nutzer den schnellen Support und die einfache Bedienung lobt, es für die häufige Nutzung jedoch als teuer empfand. Auf Capterra oder Trustpilot sind keine Bewertungen veröffentlicht.

G2-Bewertung: 3,5/5 basierend auf 1 Bewertung.

4. Rosie: Bester KI-Empfang für Einzelunternehmer und Handwerk

Was ist Rosie?

Rosie ist ein KI-Telefonassistent für kleine Unternehmen, insbesondere für Dienstleister und Handwerksbetriebe. Sie lernt selbstständig aus Ihrem Google Business-Profil sowie Ihrer Website. Laut der Rosie-Website nutzen bereits über 2.000 kleine Unternehmen den Dienst.

Was sind die wichtigsten KI-Empfangsfunktionen von Rosie?

• Synchronisierung von Unternehmensdaten: Übernimmt Ihre Öffnungszeiten, Dienstleistungen und Firmendaten von Ihrem Google-Profil und Ihrer Website, um die Einrichtung zu beschleunigen.
• Englisch und Spanisch bei jedem Anruf: Kein Aufpreis für zweisprachige Anrufer.
• Vermittlung mit Ankündigung (Scale und höher): Rosie informiert Ihr Team, bevor sie den Anrufer durchstellt. Growth bietet zudem Kaskaden-Weiterleitungen, die mehrere Nummern nacheinander anrufen, bis jemand abhebt.
• Mobile Apps: Native iOS- und Android-Apps liefern Anrufzusammenfassungen, Transkripte und Aufzeichnungen direkt auf Ihr Smartphone.
• Spam-Erkennung und Website-Chat: In jedem Tarif kostenlos enthalten.

Was fehlt bei Rosie?

• Der €49-Tarif versendet Buchungslinks per SMS, kann aber keine Termine direkt in Ihren Kalender eintragen oder Anrufe weiterleiten; dafür benötigen Sie den Scale-Tarif für €149.
• Wenn Sie Ihre Freiminuten überschreiten, stuft Rosie Sie automatisch in den nächsthöheren Tarif ein, sodass aus €49 in einem geschäftigen Monat schnell €149 werden.
• Rosie hat bisher keine Bewertungen auf G2, Capterra oder Trustpilot.

Für wen eignet sich Rosie am besten?

Für Einzelunternehmer im Handwerk und kleine Dienstleister-Teams, die während eines Auftrags hauptsächlich eine automatische Anrufannahme, Nachrichtenerfassung und das Versenden von Buchungslinks benötigen.

Wie viel kostet Rosie?

Die Preise für Rosie beginnen bei €41 pro Monat für 250 Minuten bei jährlicher Abrechnung. Bei jährlicher Zahlung erhalten Sie zwei Monate kostenlos, und jeder Tarif startet mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase.

Was sagen Kunden über Rosie?

Rosie hat noch keine G2-Bewertung und es gibt auch keine Rezensionen auf Capterra oder Trustpilot. Die App im Shopify App Store zeigt eine Bewertung von 5,0 bei vier Rezensionen. Shopify-Nutzer loben Rosie dafür, über 90 % der Anrufe zu bearbeiten, Fragen zu Bestellungen sowie Produkten zu beantworten und Kundenservicekosten zu senken.

5. My AI Front Desk: Bester KI-Empfang für einfache Erreichbarkeit mit SMS-Follow-up

Was ist My AI Front Desk?

My AI Front Desk (mittlerweile als Frontdesk am Markt) ist ein KI-Empfangsservice mit Web-Chat, Zwei-Wege-SMS, E-Mail-Entwürfen und einem integrierten CRM. Die Lösung eignet sich für Einzelunternehmer, die Anrufe und SMS über einen einzigen Tarif abwickeln möchten.

Was sind die wichtigsten KI-Empfangsfunktionen von My AI Front Desk?

• Einrichtung per Website-Scan: Die KI lernt Ihr Unternehmen durch Scannen Ihrer Website kennen, sodass Sie innerhalb weniger Minuten Anrufe annehmen können.
• SMS-Follow-up: 400 SMS pro Monat im Haupttarif ermöglichen es der KI, nach jedem Anruf automatisch Links und Bestätigungen zu senden.
• Integriertes CRM: Anruferdaten landen direkt in einem CRM, das sich aus den Gesprächen selbst aktualisiert – ohne Zusatzsoftware.
• Anrufbearbeitung und Terminplanung: Beantwortet FAQs, filtert Spam, bucht Termine und leitet Anrufe an Ihr Team weiter.
• Unbegrenzte Follow-up-Workflows: Automatisieren Sie SMS- und E-Mail-Sequenzen basierend auf der Lead-Aktivität.

Was fehlt bei My AI Front Desk?

• Unterstützt im Haupttarif maximal 20 Seiten der Wissensdatenbank.
• Kein WhatsApp-Support, da der Fokus auf Sprache und SMS liegt.
• Ausgehende Anrufe sind im Haupttarif auf 20 pro Tag begrenzt.

Für wen eignet sich My AI Front Desk am besten?

Für Einzelunternehmer und kleine Büros, die hauptsächlich Nachrichten aufnehmen, Termine buchen und anschließend eine SMS senden möchten – und SMS, Chat sowie CRM gerne in einer Abrechnung bündeln.

Wie viel kostet My AI Front Desk?

Die Preise für My AI Front Desk beginnen bei €99 pro Monat für 200 Sprachminuten oder €79 pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Jeder Tarif startet mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase.

Was sagen Kunden über My AI Front Desk?

Nutzer hoben die einfache Einrichtung, die zuverlässige 24/7-KI-Anrufannahme und die Lead-Erfassung hervor. Angemerkt wurden jedoch eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten und Integrationen, gelegentlich roboterhafte Antworten, eine Lernkurve bei komplexen Workflows sowie Bedenken bezüglich der Kosten bei höherem Anrufaufkommen.

G2-Bewertung: 4,8/5 (15+ Bewertungen).

6. Upfirst: Bester KI-Empfang für kleine Unternehmen mit geringem Anrufaufkommen

Was ist Upfirst?

Upfirst ist ein KI-Telefonzentralendienst für kleine Unternehmen, der pro Anruf und nicht pro Minute abrechnet. Anrufe unter 15 Sekunden sowie Spam werden nicht gezählt, sodass Unternehmen das Beste aus ihren enthaltenen Minuten herausholen.

Was sind die wichtigsten Funktionen des KI-Empfangs von Upfirst?

• Abrechnung pro Anruf: Ein 30-Sekunden-Anruf und ein 12-Minuten-Gespräch kosten gleich viel, sodass Sie für lange Gespräche nie benachteiligt werden.
• Anrufdurchstellung mit Ankündigung in jedem Tarif: Die KI informiert Ihr Teammitglied, bevor sie durchstellt, und versucht es bei der nächsten Person, falls niemand abhebt.
• Native Kalenderbuchung: Bucht direkt in Google Calendar, Outlook, Acuity, Calendly oder Clio, während der Anrufer noch in der Leitung ist.
• Mehrsprachige Unterstützung: Unterstützt mehr als 35 Sprachen und hilft Unternehmen dabei, Kunden in ihrer Sprache zu betreuen.
• Sofortige Zusammenfassungen: Anrufzusammenfassungen, Transkripte und Aufzeichnungen nach jedem Anruf per SMS und E-Mail.

Was fehlt bei Upfirst?

• Jeder KI-Agent für ein weiteres Unternehmen oder einen weiteren Standort kostet €9,95/Monat.
• Keine ausgehenden Anrufe für Erinnerungen oder Rückrufe.
• Benutzerdefinierte Integrationen sind erst ab dem Pro-Tarif (€159,95/Monat) enthalten.

Für wen eignet sich Upfirst am besten?

Einzelunternehmer und Unternehmen mit einem Standort, die täglich ein oder zwei Anrufe entgegennehmen: Handwerker, kleine Kliniken, Anwaltskanzleien, Salons.

Wie viel kostet Upfirst?

Die Preise von Upfirst beginnen bei €20 pro Monat für 30 Anrufe (jährliche Abrechnung) oder €24,95 pro Monat (monatliche Abrechnung). Jeder Tarif beginnt mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion ohne Kreditkarte.

Was sagen Kunden über Upfirst?

Nutzer loben die natürlich klingende Stimme, die nützlichen Funktionen und den reaktionsschnellen Kundensupport. Häufig genannte Nachteile sind die zeitaufwendige Einrichtung und Schulung sowie gelegentliche Unterbrechungen oder unangenehme Pausen während der Anrufe.

G2-Bewertung: 4,9/5 basierend auf über 26 Bewertungen.

7. Aircall: Bester KI-Empfang für Teams, die bereits Aircall nutzen

Was ist Aircall?

Aircall ist ein Cloud-Telefonionssystem für Vertriebs- und Support-Teams, das KI-Sprachagenten mit oder ohne eigenes Telefoniesystem anbietet. Es eignet sich für kleine Teams, die ihre Anrufe bereits über Aircall abwickeln.

Was sind die wichtigsten Funktionen des KI-Empfangs von Aircall?

• Aircall-Integration: Lässt sich ohne zusätzliche Telefonie-Einrichtung in bestehende Aircall-Nummern und Anruf-Flows integrieren.
• Live-Übergabe mit Kontext: Übermittelt Anrufer je nach Anliegen an Ihr Team und gibt den bisherigen Gesprächsverlauf weiter.
• Buchungslinks per SMS: Sendet während des Anrufs Buchungslinks oder Formulare per Textnachricht.
• Wissen aus Ihrem Helpdesk: Liest Antworten direkt aus Zendesk, Salesforce oder Document360 ab.
• Erfassungsfragen und CRM-Protokollierung: Erfasst von Ihnen festgelegte Details und protokolliert KI-Anrufe in HubSpot.

Was fehlt bei Aircall?

• KI-Aktionen können vor der Begrüßung ausgeführt werden, aber nur bei eingehenden KI-Sprachagenten.
• Der KI-Agent kann Antworten nicht direkt aus hochgeladenen PDFs oder Word-Dokumenten als Wissensquelle beziehen.
• Integrationen für KI-Aktionen sind nur für Shopify, HubSpot, Salesforce und Zendesk verfügbar.

Für wen eignet sich Aircall am besten?

Kleine Teams ab drei Personen, die bereits Aircall nutzen, die Anrufentgegennahme per KI auf derselben Plattform wünschen und bereit sind, KI minutengenau abzurechnen.

Wie viel kostet Aircall?

Die Preise von Aircall für den KI-Sprachagenten beginnen bei €0,49/Min., mit vorausbezahlten Paketen ab €175/Monat (500 Minuten enthalten).

Was sagen Kunden über Aircall?

Aircall-Bewertungen heben die intuitive Benutzeroberfläche, CRM- und Helpdesk-Integrationen sowie Anrufaufzeichnungsfunktionen hervor. Einige Nutzer berichten von Verbindungsproblemen, schwankender Sprachqualität und gelegentlichen Störungen, die den alltäglichen Anrufablauf beeinträchtigen können.

G2-Bewertung: 4,4/5 basierend auf über 1.673 Bewertungen.

8. RingCentral: Bester KI-Empfangschef für Unternehmen, die bereits RingCentral nutzen

Was ist RingCentral?

RingCentral AI Receptionist (AIR) ist ein sprachbasierter KI-Agent für kleine und mittlere Unternehmen. Er funktioniert als Add-on für das Phone-System RingEX von RingCentral oder eigenständig auf jeder Telefonleitung über SIP oder Rufumleitung.

Was sind die wichtigsten Funktionen des KI-Empfangschefs von RingCentral?

• Kompatibilität mit bestehenden Nummern: Nutzen Sie AIR mit Ihrer aktuellen Geschäftsnummer, ohne den Anbieter zu wechseln.
• Anrufe und SMS: Beantwortet eingehende Anrufe und SMS rund um die Uhr und sendet Follow-up-Details per SMS.
• Echtzeit-Buchung: Prüft die Kalenderverfügbarkeit und bucht Termine direkt während des Anrufs.
• Weiterleitung mit Zusammenfassung: Übergibt komplexe Anrufe mit der vollständigen Gesprächszusammenfassung an Ihr Team.
• Über 10 Sprachen: Erkennt Sprachen und wechselt sie mitten im Gespräch.

Was fehlt RingCentral?

• Enthält nur 100 Minuten pro Monat, zusätzliche Nutzung wird mit €0,50 pro Minute abgerechnet.
• Unterstützt die wichtigsten europäischen Sprachen, bietet aber keine breitere Abdeckung für viele asiatische und orientalische Sprachen.
• Die Konfiguration erweiterter Anruf-Abläufe, z. B. die Aktivierung von KI nur bei Nichtverfügbarkeit von Agenten, kann kompliziert sein.

Für wen eignet sich RingCentral am besten?

Unternehmen, die bereits RingCentral nutzen, oder Unternehmen mit geringem Anrufaufkommen, die KI auf ihrer aktuellen Leitung mit weniger als 100 Minuten KI-Anrufen pro Monat wünschen.

Wie viel kostet RingCentral?

RingCentral-Preise für den KI-Empfangschef beginnen bei €49 pro Monat für 100 Minuten eigenständig oder €39 pro Monat als RingEX-Add-on. Beide Optionen beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testversion.

Was sagen Kunden über RingCentral AI Receptionist?

Kunden loben die einfache Einrichtung, die natürlich klingenden Gespräche und die Anrufverarbeitung rund um die Uhr, während häufige Beschwerden nutzungsbasierte Preise und unerwartete Mehrverbrauchskosten betreffen.

G2-Bewertung: 4,3/5 basierend auf über 37 Bewertungen.

9. Retell AI: Bester KI-Empfangschef für technikaffine Inhaber, die ihren eigenen Agenten bauen möchten

Was ist Retell AI?

Retell AI ist eine Sprachagenten-Plattform mit einem visuellen Builder und einer API. Sie gestalten genau, wie Ihr KI-Empfangschef spricht, bucht und weiterleitet. Sie eignet sich für technikaffine Inhaber und Agenturen, die für kleine Unternehmen bauen, die vollen Zugriff wünschen und die Einrichtung gerne selbst übernehmen.

Was sind die wichtigsten Funktionen des KI-Empfangschefs von Retell AI?

• Visueller Ablauf-Builder: Planen Sie Begrüßungen, Fragen, Weiterleitungen und SMS-Schritte, ohne alles von Grund auf neu zu programmieren.
• Buchung über Ihren Kalender: Verbindet sich mit Cal.com, Calendly und Google Workspace, sodass Anrufer direkt während des Gesprächs buchen.
• Übergabe mit Briefing: Leitet Anrufe zusammen mit einer KI-generierten Gesprächszusammenfassung an eine Person weiter.
• Vor dem Go-Live testen: Simulieren Sie Anrufe und überprüfen Sie die Analysen nach dem Anruf, um Antworten zu korrigieren, bevor ein Kunde sie hört.
• Umfangreiche Integrationen: HubSpot, Salesforce, Zoho CRM, GoHighLevel, Zapier, Make und n8n.

Was fehlt Retell AI?

• Retell bietet mehr Kontrolle über Stimmen und Prompts, aber die Einrichtung von Agenten erfordert Zeit, die beschäftigte Inhaber möglicherweise nicht haben.
• Der Einstiegspreis deckt nur die Sprachschicht ab. Das gewählte LLM, die Stimme sowie Telefonie und Add-ons erhöhen die Gesamtkosten.
• Konzentriert sich auf Anrufe, bietet grundlegenden Chat, aber keine native Unterstützung für WhatsApp oder Messaging in sozialen Netzwerken.

Für wen eignet sich Retell AI am besten?

Inhaber, die gerne basteln oder bereits mit einer Agentur oder einem Entwickler zusammenarbeiten und einen maßgeschneiderten KI-Empfangschef mit einer Anruflogik wünschen, die kein Standard-Tool bietet. Wenn Sie einfach nur möchten, dass das Telefon bis Montag bedient wird, wählen Sie ein vorgefertigtes Tool aus der Liste oben.

Wie viel kostet Retell AI?

Retell AI-Preise beginnen bei €0,07 pro Minute im Pay-as-you-go-Modell und steigen auf bis zu €0,31 pro Minute, abhängig von der gewählten Stimme, dem LLM und der Telefonie.

Was sagen Kunden über Retell AI?

Kunden von Retell AI heben hervor, dass sie dank einer intuitiven Benutzeroberfläche und eines übersichtlichen Workflow-Builders schnell von der Idee zu einem funktionierenden Sprachagenten gelangen. Sie weisen jedoch darauf hin, dass die Plattform bei hochkomplexer oder dynamischer Gesprächslogik im Vergleich zu eher entwicklerorientierten Tools an ihre Grenzen stößt.

G2-Bewertung: 4,8/5 basierend auf über 2.639 Bewertungen.

Warum wechseln kleine Unternehmen zu einer KI-Rezeptionistin?

Kleine Unternehmen wechseln vor allem aus einem Grund zu einer KI-Rezeptionistin: um mehr Anrufe ohne zusätzliches Personal zu bearbeiten. So sah das in den von uns analysierten Gesprächen aus:

• Entgangene Anrufe kosten Buchungen: Unternehmen verpassen täglich von wenigen Anrufen bis hin zu über 200 Anrufen in fünf Wochen. Eine KI-Rezeptionistin hilft, Anrufe auch dann entgegenzunehmen, wenn das Team mit Terminen beschäftigt ist.
• Anrufer außerhalb der Bürozeiten geben auf: Nachrichten wie „Bitte schreiben Sie uns eine E-Mail“ und Anrufbeantworter führten zum Verlust von Leads am Wochenende und abends. Mit KI außerhalb der Bürozeiten buchen diese Anrufer direkt oder hinterlassen vollständige Informationen.
• Mitarbeiter beantworten ständig dieselben Fragen: Preise, Öffnungszeiten, Zahlungen und Anfahrtsbeschreibungen raubten ganze Nachmittage. Die KI beantwortet diese Fragen aus Ihrer Wissensdatenbank, sodass Ihr Team diese Zeit zurückgewinnt.
• Maneulle Dateneingabe nach jedem Anruf: Mitarbeiter kopierten Anruferinformationen manuell in das CRM oder Buchungs-Tool. Die KI erfasst und protokolliert diese Daten automatisch.
• Unklarheit über Anrufgründe: Inhaber hatten keinen Überblick über Anrufgründe oder Spitzenzeiten. Transkripte und Zusammenfassungen zeigen diese Muster innerhalb weniger Wochen auf.

Wie wählen Sie die passende KI-Rezeptionistin für Ihr Kleinunternehmen aus?

Die richtige KI-Rezeptionistin sollte reale Kundenanrufe annehmen, sich in Ihren bestehenden Workflow einfügen und in Ihrem Budget liegen. Nutzen Sie diese sieben Kriterien, um Anbieter während einer kostenlosen Testphase zu vergleichen, bevor Sie sich festlegen.

1. Testen Sie den Umgang mit realen Gesprächen

• Unterbrechungen testen: Unterbrechen Sie den Agenten mitten im Satz und beobachten Sie die Reaktion.
• Gedächtnis prüfen: Nennen Sie Ihren Namen und beziehen Sie sich später im Gespräch darauf.
• Unerwartete Fragen stellen: Stellen Sie eine Frage außerhalb des üblichen Skripts, um zu sehen, wie der Agent mit ungewohnten Anfragen umgeht.
• Verschiedene Bedingungen testen: Simulieren Sie Hintergrundgeräusche und verschiedene Akzente, falls dies für Ihre Anrufer relevant ist.

2. Trainieren Sie die KI mit Ihren Unternehmensdaten

• Inhalte hochladen: Fügen Sie der Wissensdatenbank Webseiten, FAQs, PDFs und Preislisten hinzu.
• Häufige Antworten überprüfen: Stellen Sie fünf häufige Kundenfragen und vergleichen Sie die Antworten mit Ihren tatsächlichen Richtlinien.
• Grenzen austesten: Stellen Sie eine Frage, die die KI nicht beantworten kann, und prüfen Sie, ob sie die Wissenslücke zugibt oder Fakten erfindet.
• Inhaltszugriff prüfen: Finden Sie heraus, ob die KI passwortgeschützte Seiten lesen kann oder ob diese Informationen manuell eingefügt werden müssen.

Präzise Antworten hängen davon ab, wie gut der Agent Ihre Dienstleistungen, Preise und Richtlinien versteht.

3. Planen Sie das Vorgehen bei ungelösten Anfragen

• Anrufweiterleitungen testen: Stellen Sie sicher, dass Anrufer die richtige Person oder Abteilung erreichen.
• Nachrichtenaufnahme einrichten: Prüfen Sie, ob der Agent Kontaktdaten und den Anrufgrund erfasst, wenn niemand abhebt.
• Benachrichtigungen aktivieren: Bestätigen Sie, dass Ihr Team Benachrichtigungen erhält, wenn ein Anrufer Hilfe benötigt.
• Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten testen: Überprüfen Sie, was passiert, wenn Ihr Team nicht verfügbar ist.

Eine zuverlässige KI-Rezeptionistin sollte wissen, wann sie Ihr Team einbinden muss, anstatt Anrufer ohne Antwort zu lassen.

4. Verbinden Sie Kalender, CRM und Telefonnummer

• Kalenderaktionen überprüfen: Testen Sie Terminbuchung, Umbuchung und Stornierungen in Ihrem bestehenden Kalender.
• CRM-Protokollierung prüfen: Bestätigen Sie, dass Anrufe und Anruferdetails in den richtigen Datensätzen erscheinen.
• Nummernkompatibilität bestätigen: Fragen Sie nach, ob Ihre aktuelle Geschäftsnummer und Ihr Anbieter unterstützt werden.
• Verbindungsoptionen vergleichen: Finden Sie heraus, ob die Anrufweiterleitung funktioniert oder ob Sie Ihre Nummer portieren müssen.

Die richtigen Integrationen reduzieren den manuellen Aufwand und helfen Ihrem Team, Kundeninformationen aktuell zu halten.

5. Berechnen Sie die monatlichen Gesamtkosten

• Nutzung schätzen: Berechnen Sie das monatliche Anrufvolumen und die durchschnittliche Anrufdauer.
• Preismodell verstehen: Prüfen Sie, ob pro Minute, pro Anruf oder pro eindeutigem Anrufer abgerechnet wird.
• Mögliche Zusatzkosten einplanen: Berücksichtigen Sie Gebühren für Mehrverbrauch, zusätzliche Nummern und kostenpflichtige Integrationen.
• Kleingedrucktes lesen: Bestätigen Sie, was „unbegrenzt“ beinhaltet, insbesondere Live-Weiterleitungen und branchenspezifische Funktionen.

Der beworbene Einstiegspreis enthält möglicherweise nicht alle Minuten, Integrationen oder Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt.

6. Prüfen Sie Compliance und Datenverarbeitung

• Anwendbare Regeln überprüfen: Bestätigen Sie Ihre Pflichten gemäß DSGVO, wenn Sie in der EU tätig sind.
• Anforderungen im Gesundheitswesen erfragen: Wenn Sie geschützte Gesundheitsdaten in den USA verarbeiten, prüfen Sie, ob der Anbieter einen BAA-Vertrag (Business Associate Agreement) für Ihren Anwendungsfall unterzeichnet.
• Einwilligung zur Aufzeichnung prüfen: Finden Sie heraus, wie Anrufer über Aufzeichnungen informiert werden und wie die Einwilligung gehandhabt wird.
• Datenschutzrichtlinien überprüfen: Prüfen Sie, wo Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und wie lange sie aufbewahrt werden.

Stellen Sie sicher, dass der Anbieter die Anforderungen Ihrer Branche unterstützt, bevor Sie Anrufe aufzeichnen oder Kundeninformationen erfassen.

7. Testen Sie das System vor dem Go-Live

• Testzugang bestätigen: Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Minuten und Zugriff auf die benötigten Integrationen haben.
• Praxisszenarien durchspielen: Testen Sie häufige Fragen, Buchungen, Weiterleitungen, verpasste Anrufe und Anfragen außerhalb der Bürozeiten.
• Fehler korrigieren und erneut testen: Passen Sie falsche Antworten oder fehlgeschlagene Aktionen an und wiederholen Sie die Tests.
• Team vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie Nachrichten, Eskalationen und Nachverfolgungen zu handhaben sind.

Eine schnelle Einrichtung garantiert keine zuverlässige Leistung. Testen Sie den gesamten Workflow, bevor Sie den Agenten Kundenanrufe selbstständig bearbeiten lassen.

Wie viel kostet eine KI-Rezeptionistin für ein Kleinunternehmen?

Eine KI-Rezeptionistin für ein Kleinunternehmen kostet im Durchschnitt etwa €50 bis €200 pro Monat. Der Gesamtbetrag hängt davon ab, wie viele Anrufe Sie erhalten, wie lange diese dauern und wie der jeweilige Anbieter die Nutzung abrechnet.

Die meisten Anbieter nutzen eines von vier Preismodellen:

• Monatliche Minutenpakete: Sie zahlen für eine festgelegte Anzahl an Minuten. Bei Überschreitung fallen Zusatzgebühren an. Beispiele sind CloudTalk, Rosie, My AI Front Desk und RingCentral.
• Abrechnung pro Anruf: Sie zahlen für eine bestimmte Anzahl von Anrufen, unabhängig von deren Dauer. Smith.ai und Upfirst nutzen dieses Modell.
• Abrechnung pro Anrufer: Die Zahlung basiert auf der Anzahl eindeutiger Anrufer, oft mit unbegrenzten Minuten innerhalb dieses Limits. Goodcall ist ein Beispiel dafür.
• Pay-as-you-go: Sie zahlen nur für die genutzten Minuten, ohne sich an ein monatliches Paket zu binden. Synthflow und Aircall bieten nutzungsbasierte Optionen an.

Wo liegen die Grenzen einer KI-Rezeptionistin?

Eine KI-Rezeptionistin kann viele Routineanrufe übernehmen, ist jedoch nicht für jede Situation geeignet. Behalten Sie diese Einschränkungen bei der Anbieterauswahl im Hinterkopf:

• Unvollständige Antworten möglich: Wenn eine Information nicht in der Wissensdatenbank enthalten ist, antwortet die KI möglicherweise nicht korrekt. Testen Sie häufige Fragen und aktualisieren Sie die Daten bei Lücken.
• Nicht für jedes Gespräch geeignet: Sensible Beschwerden oder komplexe Anliegen erfordern menschliches Urteilsvermögen. Stellen Sie sicher, dass Anrufer bei Bedarf eine Person erreichen können.
• Schwankende Sprachqualität: Akzente, Hintergrundgeräusche und die Sprachunterstützung beeinflussen, wie gut ein Agent Anrufer versteht. Testen Sie das System unter realen Bedingungen.
• Kosten können mit der Nutzung steigen: Mehr Anrufe bedeuten mehr Minuten bei nutzungsbasierten Tarifen. Ausgehende Anrufe oder Zusatzfunktionen können extra kosten.
• Compliance bleibt Ihre Verantwortung: Anrufaufzeichnung, Einwilligung und Datenschutzbestimmungen gelten auch beim Einsatz von KI.

Welches KI-Rezeptionisten-Setup passt zu Ihrem Unternehmen?

Wählen Sie Ihre Einrichtung danach aus, wie Ihr Betrieb abläuft, nicht nach Ihrer Branche. Hier sind unsere Top-Empfehlungen für jedes Setup:

• Nur außerhalb der Bürozeiten und am Wochenende: Die KI übernimmt, sobald Sie schließen – der risikoärmste Einstieg. Top-Tipp: CloudTalk mit Regeln für die Geschäftszeiten im Call Flow Designer. Bei kleinem Budget: Upfirst.
• Überlauf bei Auslastung des Teams: Die KI nimmt nach einer festgelegten Anzahl von Klingelzeichen ab, sodass niemand auf dem Anrufbeantworter landet. Top-Tipp: CloudTalk. Sie nutzen bereits ein anderes Telefonsystem? RingCentral oder Aircall.
• Jeder Anruf, mit Weiterleitung an Ihr Team: Die KI nimmt zuerst an und übergibt Vertriebs- oder dringende Anrufe an einen Mitarbeiter – wie ein Sprachagent für den Kundenservice. Top-Tipp: Smith.ai, wenn Sie echte Rezeptionisten als Backup wünschen; CloudTalk, wenn Ihr eigenes Team die Übergabe übernimmt.
• Fokus auf Terminbuchung: Kalenderbuchung und SMS-Bestätigungen stehen an erster Stelle. Top-Tipp: CloudTalk für Teams, die KI-Anrufbearbeitung neben ihrem Geschäftstelefonsystem benötigen; Upfirst eignet sich für einzelne Leitungen mit geringem Aufkommen.
• Vollständig individueller Agent: Sie gestalten jeden Zweig des Anrufs selbst. Top-Tipp: Retell AI, wenn Sie die Zeit oder einen Entwickler haben.

Bereit, keine Anrufe mehr zu verpassen? Entdecken Sie die KI-Rezeptionistin von CloudTalk und erfahren Sie, wie sie Anrufe entgegennimmt, Kundenanfragen erfasst und Ihr Team bei Nachverfolgungen unterstützt.