Využite silu automatizovaného odchádzajúceho volania

Automatizované odchádzajúce hovory zmenili spôsob, akým spoločnosti komunikujú so zákazníkmi, potenciálnymi zákazníkmi a zainteresovanými stranami. Obchodní zástupcovia uskutočnia v priemere 52 hovorov denne. Viete si predstaviť, aké zvýšenie efektivity a produktivity by vaša spoločnosť mohla dosiahnuť vďaka automatizovaným hovorom?

Kľúčové poznatky:

• Zistite, ako zvýšiť objem hovorov, personalizovať správy, znížiť náklady, uprednostniť cenné potenciálne zákazníkov a zabezpečiť konzistentnú komunikáciu pomocou automatizovaného odchádzajúceho volania.
• Zameriava sa na inteligentné dialery, personalizáciu s umelou inteligenciou, analytiku, dodržiavanie predpisov a používateľsky prívetivé rozhranie pre efektívnosť a jednoduché prispôsobenie.
• Pri zavádzaní automatického odchádzajúceho volania majte na pamäti potenciálne nevýhody, ako je riziko obťažovania zákazníkov alebo náklady.
• Maximalizujte úspešnosť automatizovaného odchádzajúceho volania presným segmentovaním publika, prispôsobením komunikácie, dodržiavaním vhodného času volania, analyzovaním výkonnosti volania a neustálym vylepšovaním stratégií na základe spätnej väzby.

Čo je automatizované odchádzajúce volanie?

Automatizované systémy sú nevyhnutné pre modernizáciu podnikovej komunikácie a ponúkajú efektívnejší spôsob oslovovania a následných opatrení.

Automatické odchádzajúce volania vytáčajú čísla z vopred definovaného zoznamu kontaktov. Po prijatí hovoru môže systém prehrať nahranú správu alebo spojiť hovor so živým agentom.

Najmä s pomocou umelej inteligencie môžete zaznamenať 30-50% zvýšenie efektivity, čo zdôrazňuje jej vplyv na optimalizáciu prevádzky.

Ako funguje automatizované odchádzajúce volanie

Softvér je zvyčajne vybavený tak, aby zvládol viacero hovorov súčasne, čím sa skracuje čas čakania a maximalizuje produktivita. Agenti sú schopní vybaviť väčší objem hovorov a môžu iniciovať hovory priamo z CRM.

Pokročilé automatické voliče môžu preskočiť hlasovú poštu alebo obsadené signály a okamžite prejsť na ďalší hovor.

Existujú rôzne typy číselníkov, ktoré plnia rôzne funkcie:

1. Automatické vytáčanie

Automatické číselníky sú súhrnným pojmom pre hardvérové a softvérové systémy, ktoré umožňujú používateľom uskutočňovať hovory bez toho, aby museli ručne vytáčať telefónne čísla.

Výhody:

• Automatizuje hromadné oslovovanie volaním z preddefinovaného zoznamu, čím zjednodušuje proces;
• Šetrí čas a námahu tým, že eliminuje manuálne vytáčanie a umožňuje viac sa sústrediť na konverzáciu;
• Zvyšuje efektivitu generovania potenciálnych zákazníkov a dosahovania kontaktov pre tímy alebo jednotlivcov.

Najlepšie funguje pre: Nízkonákladové kampane s veľkým počtom hovorov.

Ďalšie informácie o službe Auto Dialer.

2. Power Dialer

Viacriadkový predajný dialer, ktorý vám pomôže osloviť 3x viac potenciálnych zákazníkov tým, že zavoláte viacerým kontaktom naraz.

Výhody:

• Zjednodušte každodenné úlohy agentov pomocou vopred pripravených kampaní, skriptov atď;
• Ušetrite čas automatickým vytáčaním nového čísla na konci hovoru;
• Výkonná analytika s označovaním na zavolanie, zaznamenávaním poznámok atď;

Najlepšie funguje pre: kampane s veľkým počtom hovorov.

Ďalšie informácie o aplikácii Power Dialer.

3. Prediktívny dialer

Niekedy môže zvýšiť počet úspešných hovorov o <400 %.

Výhody:

• Využíva pokročilé algoritmy na súčasné vytáčanie viacerých čísel a spája agentov len so živými odpoveďami;
• Maximalizuje efektivitu volania tým, že výrazne znižuje čas nečinnosti agenta;
• Optimalizuje stratégie volaní s veľkým objemom tým, že zabezpečuje nepretržité zapojenie s minimálnymi prestojmi.

Najlepšie funguje pre: kampane s veľkým počtom hovorov s obmedzenými zdrojmi.

Ďalšie informácie o Prediktívnom dialeri.

Praktické prípady použitia automatizovaného odchádzajúceho volania

Predstavte si, že môžete osloviť svojich zákazníkov nielen hromadne, ale aj so správami, ktoré sú tak prispôsobené a načasované, že sa cítia ako osobne vytvorené.

Automatizované odchádzajúce hovory vám dávajú možnosť hovoriť priamo so zákazníkmi, ale s takou úrovňou efektivity a personalizácie, akú tradičné metódy nedokážu dosiahnuť.

Softvér možno okrem iného použiť na tieto úlohy:

• Uvedenie produktu na trh: Oznamujte svoje najnovšie ponuky prostredníctvom výziev, ktoré nielen informujú, ale aj vyzývajú k spätnej väzbe, čím vytvárajú dialóg, ktorý zvyšuje záujem a angažovanosť zákazníkov.
• Špeciálne propagačné akcie: Využite cielené hovory na zdieľanie exkluzívnych ponúk alebo zliav, aby sa každý zákazník cítil cenený a zvýšila sa pravdepodobnosť konverzie.
• Lead Nurturing: Ukážte, že ste pozorní a pripravení uspokojiť ich potreby.
• Pripomienky termínov: Odosielanie pripomienok na nadchádzajúce schôdzky alebo podujatia, čím sa zníži počet neúčasť na schôdzkach a posilní sa dôležitosť ich účasti.
• Prieskumy medzi zákazníkmi: Zbierajte cennú spätnú väzbu priamo od svojich zákazníkov prostredníctvom automatických hovorov, čím získate prehľad o ich spokojnosti a oblastiach, ktoré je potrebné zlepšiť.

Najmä odchádzajúce hovory riadené umelou inteligenciou môžu pre vašu firmu znamenať zmenu, pretože technológia sa neustále učí a prispôsobuje a dá sa použiť na:

• Dynamické rozhovory: AI dokáže analyzovať reakcie v reálnom čase a prispôsobiť priebeh konverzácie na základe reakcií zákazníkov. Tým sa zabezpečí, že každý hovor bude pre príjemcu relevantný a pútavý.
• Prediktívne načasovanie: Vďaka analýze údajov o zákazníkoch AI predpovedá najefektívnejšie časy na oslovenie, čím zabezpečuje, že vaše hovory budú s väčšou pravdepodobnosťou prijaté a budú sa vám venovať.
• Vylepšená personalizácia: Softvér riadený umelou inteligenciou dokáže segmentovať vaše publikum na základe rôznych kritérií, čo umožňuje vysoko personalizované zasielanie správ, ktoré reagujú na jedinečné preferencie a správanie každej skupiny.

Výhody automatizovaného odchádzajúceho volania

Zavedenie automatizovaného odchádzajúceho volania posúva vaše obchodné operácie a angažovanosť zákazníkov do nových výšin s niekoľkými transformačnými výhodami:

1. Zvýšenie efektívnosti

Predstavte si, že vaša firma urobí skok v produktivite. Automatizované odchádzajúce hovory teraz môžu urýchliť proces vytáčania, pretože skracujú čas nečinnosti vašich agentov, ktorí tak môžu efektívne osloviť viac kontaktov.

2. Prispôsobte svoju komunikáciu

Pokročilá analytika zlepšuje komunikáciu so zákazníkom predpovedaním správania, identifikáciou nákupných vzorcov a optimalizáciou času kontaktu. Vďaka personalizovanej komunikácii sa tak zvyšuje spokojnosť a lojalita zákazníkov.

3. Dosiahnutie nákladovej efektívnosti prostredníctvom inteligentného nasadenia

Automatizované hovory zefektívňujú pracovné postupy a znižujú prevádzkové náklady, od zníženia počtu pracovníkov až po minimalizáciu fixných nákladov. Škálovateľnosť zabezpečuje optimálne využitie zdrojov a zvyšuje návratnosť investícií.

4. Optimalizujte konverziu olova prostredníctvom strategického stanovenia priorít

Automatizované systémy zlepšujú správu potenciálnych zákazníkov tým, že ich vyhodnocujú a určujú ich priority. To umožňuje cielený prístup, ktorý zvyšuje mieru konverzie a efektivitu marketingu.

5. Udržujte integritu značky pomocou konzistentnej komunikácie

Automatizované volanie zaručuje konzistentnosť hlasu značky vo všetkých kontaktných bodoch, čo je dôležité pre budovanie dôvery a uznania. Automatizované odchádzajúce volania zabezpečujú, že každá doručená správa je v súlade so štandardmi a rámcom komunikácie vašej značky.

6. Rozšírenie dosahu pomocou viacjazyčných funkcií

Moderné systémy automatického volania často obsahujú viacjazyčné funkcie, ktoré umožňujú doručovanie správ v preferovanom jazyku príjemcu. Táto funkcia je užitočná na rozšírenie vášho dosahu.

CloutTalk napríklad ponúka medzinárodné čísla160 a softvér s podporou umelej inteligencie umožňuje prepis do 145 jazykov.

Nevýhody automatizovaného odchádzajúceho volania, ktoré treba mať na pamäti

Pri integrácii automatizovaného odchádzajúceho volania do vašej firmy je dôležité uvedomiť si potenciálne problémy a úvahy, ktoré by mohli vzniknúť. Musíte si dávať pozor na:

• Nahnevaný zákazník: Strategické plánovanie kampaní na volanie s cieľom zacieliť na správne publikum s relevantnými správami, ktoré zvyšujú spokojnosť a lojalitu zákazníkov. Vyhnite sa irelevantným hovorom a chráňte si dobré meno svojej značky.
• Technické problémy: Vyberte si systém so spoľahlivou podporou a údržbou, ktorá minimalizuje prestoje. Zabezpečte, aby vaša komunikačná stratégia zostala neprerušená.
• Riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov: Vaše postupy musia byť v súlade s predpismi, ako je GDPR v Európe a TCPA v Spojených štátoch. Je veľmi dôležité byť informovaný a zosúladený s týmito zákonmi, aby ste zachovali integritu svojich telemarketingových aktivít.
• Nedostatok osobného prístupu: Vyvážte automatizáciu s ľudskou interakciou. Integrujte do automatizovaných hovorov personalizované prvky.
• Režijné náklady: Pochopenie finančných dôsledkov je nevyhnutné pre plánovanie rozpočtu. Riaďte náklady vyhodnotením návratnosti investícií a zvážte škálovateľné riešenia, pričom stále využívajte výhody automatizovaného volania.
• Požiadavky na školenie: Vybavte svojich zamestnancov potrebnými zručnosťami. Investícia do dôkladného školenia zabezpečí, že váš tím dokáže maximálne využiť možnosti systému.

6 osvedčených postupov pre automatizované odchádzajúce volania

Najlepšie postupy pre automatizované odchádzajúce volania by mali byť v súlade s vašimi obchodnými cieľmi. Tieto kľúčové poznatky vám pomôžu maximalizovať vplyv vašich iniciatív v oblasti automatizovaného volania.

1. Vhodne sa zamerať

Zabezpečenie dobrej segmentácie zoznamu hovorov výrazne zvýši relevantnosť vašich hovorov. Tým sa zvýši miera zapojenia a zníži pravdepodobnosť, že potenciálni zákazníci budú otrávení alebo frustrovaní.

2. Prispôsobenie hovorov

Využívanie dostupných údajov na prispôsobenie správ vytvára zmysluplnejšie spojenie s každým príjemcom, čím sa zvyšuje angažovanosť zákazníkov a miera odozvy. Ukazuje to tiež záväzok vašej značky porozumieť svojim zákazníkom a vážiť si ich.

3. Rešpektujte načasovanie

Dodržiavanie vhodného času volania nielenže rešpektuje hranice vašich zákazníkov, ale zvyšuje aj šancu, že vaše hovory budú dobre prijaté. Štúdie naznačujú, že optimálne sú stredy a neskoré popoludnia, najmä stredy a štvrtky.

4. Monitorovanie výkonu

Pravidelná analýza výsledkov vašich hovorov vám umožní identifikovať trendy, určiť oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, a prispôsobiť stratégie na zvýšenie úspešnosti vašich kampaní, čo v konečnom dôsledku povedie k lepším výsledkom.

5. Zabezpečenie súladu

Sledovanie a dodržiavanie príslušných zákonov a predpisov je kľúčové pre zachovanie integrity vášho podnikania a vyhnutie sa možným právnym následkom. Chráni to dobré meno vašej značky a zabezpečuje dlhodobosť vášho úsilia v oblasti práce s verejnosťou.

6. Spätná väzba

Podporovanie a zapracovávanie spätnej väzby od vášho tímu ponúka neoceniteľné poznatky, ktoré vedú k neustálemu zlepšovaniu vašich stratégií v oblasti volaní, podporujúc kultúru učenia sa a prispôsobovania, ktorá zvyšuje efektívnosť vášho úsilia o oslovenie.

Kľúčové funkcie, ktoré treba hľadať v riešeniach automatizovaného odchádzajúceho volania

Pri hľadaní riešení pre automatizované odchádzajúce hovory je kľúčové určiť správne funkcie, aby ste dosiahli súlad s vašimi obchodnými cieľmi. Tu je hlbší pohľad na základné funkcie vrátane informácií o cenách a škálovateľnosti, ktoré vám pomôžu pri výbere:

• Pokročilá personalizácia a segmentácia

Personalizácia zvyšuje účinnosť vašich hovorov. Hľadajte systémy, ktoré ponúkajú dynamické skriptovanie a umožňujú segmentáciu publika na základe správania, preferencií alebo histórie nákupov, čo umožňuje cielenejšie a zmysluplnejšie rozhovory.

Vyberte si riešenie, ktoré ponúka funkcie umelej inteligencie na prispôsobenie hovorov na základe informácií, ktoré ste už získali od zákazníka alebo potenciálneho zákazníka.

Riešenia by mali umožňovať jednoduché prispôsobenie, keď sa vaše cieľové publikum rozrastá alebo diverzifikuje, bez toho, aby bola ohrozená kvalita personalizácie.

• Robustné riadenie dodržiavania predpisov

Vzhľadom na nariadenia, ako je GDPR a TCPA, ktoré stanovujú prísne usmernenia pre oslovovanie zákazníkov, musí mať zvolené riešenie spoľahlivé funkcie riadenia zhody, ktoré ochránia vašu firmu a zákazníkov. Patrí sem sledovanie súhlasov, správa zoznamu „nevolať“ a prispôsobiteľné harmonogramy volaní, aby sa dodržali obmedzenia časových pásiem.

Aj keď je to nevyhnutné, dbajte na to, aby funkcie dodržiavania predpisov neúmerne nezvyšovali náklady. Hľadajte vyvážené riešenie, ktoré ponúka spoľahlivé nástroje na dodržiavanie predpisov ako súčasť svojej hlavnej ponuky.

• Inteligentné smerovanie hovorov a analýza odozvy

Efektívne prepojenie zákazníkov s najvhodnejším agentom alebo poskytovanie včasných odpovedí na základe analýzy AI môže výrazne zlepšiť zákaznícku skúsenosť a prevádzkovú efektívnosť.

Systém by sa mal inteligentne prispôsobovať rôznym objemom hovorov a potrebám zákazníkov a zabezpečovať vysokú kvalitu interakcií bez ohľadu na veľkosť podniku.

• Analýza a podávanie správ v reálnom čase

Prístup k podrobným správam a analýzam vám umožní merať úspešnosť kampaní, prijímať rozhodnutia založené na údajoch a neustále optimalizovať stratégie.
Vyberte si riešenia, ktoré poskytujú komplexnú analytiku bez potreby nákladných aktualizácií. S rastom vašich dátových potrieb by mala platforma ponúkať hlbšie poznatky bez prudkého zvýšenia ceny.

Ako si vybrať správne riešenie automatizovaného odchádzajúceho volania

Pri výbere správneho riešenia sa zamerajte na dokonalú kombináciu nákladovej efektívnosti, škálovateľnosti, prispôsobenia sa odvetviu, bezproblémovej integrácie a spoľahlivosti.

Prejdeme si na mieru šitý prístup k nájdeniu ideálneho partnera pre vašu firmu.

1. Krok: Pochopenie cien

Pokiaľ ide o ceny, cieľom je nájsť cenovo dostupnú možnosť, ale zabezpečiť riešenie, ktoré ponúka bohatú kombináciu funkcií a škálovateľnosti prispôsobenú vášmu rozpočtu. To znamená, že sa treba pozrieť ďalej než len na počiatočné náklady a pochopiť hodnotu, ktorú každá funkcia prináša vášmu podnikaniu.

Zvážte dlhodobé prínosy týchto funkcií, ako je lepšia angažovanosť zákazníkov a prevádzková efektívnosť.

Ideálne riešenie je také, ktoré rastie spolu s vami a ponúka plány, ktoré sa prispôsobujú potrebám vašej firmy bez skrytých poplatkov alebo neočakávaných nákladov.

2. Krok: Prispôsobenie systému srdcovému rytmu vašej firmy

Srdcový rytmus vašej firmy je jedinečný a váš automatický systém volania by mal s týmto rytmom rezonovať. Či už ste nový začínajúci podnik alebo dobre zavedený podnik, automatický volací systém, ktorý si vyberiete, by mal byť plynulým rozšírením vašej prevádzky. K tomu patrí aj schopnosť prispôsobiť sa vašej súčasnej aj budúcej podnikateľskej situácii.

Flexibilita prispôsobenia, jednoduchosť používania a schopnosť prispôsobiť sa rastu vašej firmy sú kľúčovými ukazovateľmi systému, ktorý vám bude dlhodobo dobre slúžiť.

3. Krok: Nájdite zhodu s vaším odvetvím

Zložitosti vášho odvetvia zohrávajú kľúčovú úlohu pri určovaní najvhodnejšieho riešenia automatizovaného odchádzajúceho volania. Systém vyladený na nuansy vášho odvetvia – napríklad v zdravotníctve, kde je najdôležitejšia dôvernosť informácií o pacientoch a včasná komunikácia. V maloobchode, kde skúsenosti zákazníkov a načasovanie propagácie môžu rozhodnúť o predaji – môže výrazne zvýšiť vaše úsilie o oslovenie.

Správne riešenie rozumie jazyku a očakávaniam vášho odvetvia, čím sa zabezpečí, že vaše posolstvá budú hlboko rezonovať s vaším publikom.

4. Krok: Integrácia existujúcich systémov

Systém pre odchádzajúce hovory, ktorý sa bez problémov spája s vaším existujúcim CRM a technologickým balíkom, nielen zjednodušuje správu údajov, ale aj zvyšuje produktivitu vášho tímu. Táto jednota umožňuje informovanejší prístup k interakciám so zákazníkmi, pričom využíva historické údaje a poznatky na vytváranie správ, ktoré zakaždým zasiahnu cieľ.

Pripravuje cestu pre automatizáciu, ktorá môže váš tím zbaviť bežných úloh a umožniť mu sústrediť sa na stratégiu a rast.

5. Krok: Spoľahlivosť

Základom každej úspešnej stratégie automatického odchádzajúceho volania je spoľahlivosť zvoleného systému. Poskytovateľ, ktorý je známy dobou prevádzkyschopnosti, konzistentnou kvalitou a výnimočnou zákazníckou podporou, sa stáva viac než len službou. Stáva sa partnerom v komunikačnej stratégii vašej firmy.

Táto spoľahlivosť zaručuje, že vaše úsilie o oslovenie bude prebiehať bez problémov, posilní dôveru vašich zákazníkov a zachová integritu hlasu vašej značky.

Predstavte si, že spustíte kampaň, ktorá nebude vyzerať ako chladný telefonát, ale skôr ako srdečná, personalizovaná pozvánka. Alebo si predstavte, ako bez námahy pripomínate svojim pacientom alebo klientom nadchádzajúce stretnutia bez toho, aby ste pohli prstom.

Správne riešenie automatizovaného odchádzajúceho volania môže zmeniť spôsob, akým sa spojíte so svojím publikom – od získavania spätnej väzby prostredníctvom prieskumov až po oznamovanie nových vzrušujúcich produktov.

Ako implementovať automatizované odchádzajúce volania do vašej firmy

V tejto príručke sa dozviete, ako integrovať automatizované odchádzajúce hovory do svojho podnikania, aby ste mohli zefektívniť svoje operácie, ale aj získať konkurenčnú výhodu pri kontakte so zákazníkmi a potenciálnymi zákazníkmi.

• Zhodnoťte svoje potreby: Identifikujte konkrétne obchodné ciele a spôsob, akým ich môže automatizované volanie splniť. Presným určením výsledkov, ktoré chcete dosiahnuť – či už ide o zvýšenie predaja, zlepšenie služieb zákazníkom alebo zlepšenie generovania potenciálnych zákazníkov – môžete prispôsobiť stratégiu automatizovaného volania tak, aby priamo podporovala tieto ciele, čím sa zabezpečí cielený a účinný prístup.
• Vyberte riešenie: Teraz je čas vybrať riešenie na základe stanovených kritérií.
• Trénujte svoj tím: Uistite sa, že vaši zamestnanci sú dobre oboznámení s používaním systému a rozumejú osvedčeným postupom. Komplexné školenie zabezpečí, že váš tím dokáže naplno využiť potenciál systému automatického volania, minimalizovať chyby a maximalizovať efektivitu. Výber používateľsky prívetivej platformy, akou je CloudTalk, vám umožní zapracovať agentov už do 24 hodín.
• Integrácia systémov: Systém automatického volania by sa mal bezproblémovo integrovať s vaším existujúcim CRM a ďalšími nástrojmi. Integrácia zvyšuje konzistentnosť a dostupnosť údajov a umožňuje vášmu tímu získať ucelený prehľad o interakciách so zákazníkmi, čo zlepšuje personalizáciu a načasovanie hovorov.
• Testovanie a spustenie: Vykonajte pilotné testovanie na zdokonalenie stratégií pred ich zavedením v plnom rozsahu. Pilotné testovanie vám umožní identifikovať a riešiť prípadné problémy v kontrolovanom prostredí, čím sa zníži riziko problémov väčšieho rozsahu a umožní vám doladiť stratégiu pre lepšiu úspešnosť pri úplnom spustení.
• Monitorovanie a optimalizácia: Pravidelne kontrolujte údaje o výkonnosti s cieľom optimalizovať stratégie volaní a zlepšovať výsledky. Priebežné monitorovanie a analýza výkonnostných ukazovateľov poskytuje prehľad o tom, čo funguje a čo nie, čo vám umožní vykonávať informované úpravy, ktoré zvýšia účinnosť a efektivitu vašich automatizovaných kampaní na volanie, čo časom povedie k trvalému zlepšeniu.

Záver

Pokrok v oblasti umelej inteligencie a strojového učenia prinesie revolúciu do budúcnosti automatizovaných odchádzajúcich hovorov. Bude to budúcnosť, v ktorej bude každý hovor vašej firmy inteligentne prispôsobený, trafí sa do správnej noty každému zákazníkovi a výrazne zlepší angažovanosť.

Prediktívne schopnosti umelej inteligencie dokážu vyladiť váš prístup k zákazníkom a zabezpečiť, aby boli vaši zákazníci zapojení spôsobom, ktorý im vyhovuje. Rozvoj týchto technológií v oblasti automatizovaných odchádzajúcich hovorov tiež vybaví vašu firmu účinnými poznatkami a stratégiami, ktoré premenia každý hovor na príležitosť zapôsobiť, zaujať a konvertovať.