מהו Softphone: איך הוא עובד ומדוע כדאי להשתמש באחד

עבודה מרחוק כאן כדי להישאר. למעשה, הוא צמח בעולם ב -21% מ-2015.

מכיוון שהטלפונים הקוויים המסורתיים מגבילים אותך בעיקר למשרד, כוח העבודה המודרני החל לחפש אלטרנטיבה. זה המקום שבו מכשירי softphone נכנסים לתמונה.

במאמר זה, אנו מכסים את כל מה שאתה צריך לדעת על מכשירי softphone: מה הם, היתרונות שלהם, תכונות מפתח וכיצד לבחור את הספק הנכון.

נקודות חשובות:

• Softphone הוא אפליקציה המאפשרת לבצע ולקבל שיחות טלפון דרך האינטרנט באמצעות מכשירים כמו סמארטפונים ומחשבים ניידים.
• Softphones מציעים חיסכון בעלויות, גמישות לעבודה מרחוק, תכונות מתקדמות כמו תמלול דואר קולי ושילוב CRM, ויכולת מדרגיות קלה ללא חומרה נוספת.
• יישום שיטות עבודה מומלצות, כגון שימוש באוזניות באיכות גבוהה והבטחת חיבור אינטרנט אמין, יכול לעזור לך להשיג איכות שיחה אופטימלית ותפעול יעיל.

מהו סופטפון?

Softphone היא אפליקציה המאפשרת לבצע ולקבל שיחות בכל מכשיר המחובר לאינטרנט, כולל סמארטפונים ומחשבים ניידים.

שלא כמו טלפון קשיח מסורתי, הוא אינו זקוק לציוד מיוחד כמו טלפון ייעודי או כרטיס SIM. במקום זאת, הוא רק צריך חיבור אינטרנט טוב.

כך העובדים יכולים לבצע ולקבל שיחות במספר החברה לא משנה היכן הם נמצאים, ולקדם עבודה מרחוק.

איך ה-Softphone עובד?

Softphone הוא אפליקציה או תוכנה המשתמשת בטכנולוגיית VoIP כדי לבצע ולקבל שיחות ממחשב או מכשיר נייד. בעיקרו של דבר, זהו טלפון וירטואלי הפועל באמצעות VoIP.

זה עובד כך: המכשיר קולט את הקול שלך, מחלק אותו לחלקים קטנים והופך אותו לקודים בינאריים באמצעות תוכנת קודקים.

לאחר מכן, הוא שולח את הנתונים הארוזים דרך האינטרנט למכשיר של הנמען, פורק אותם והופך אותם שוב לצליל נשמע.

הבדלים בין טלפונים קשיחים למכשירי softphone

ההבדל העיקרי בין טלפונים קשיחים למכשירי softphone הוא שהטלפונים הקשיחים מסתמכים על מכשירים פיזיים או חומרה, בעוד שמכשירי softphone עובדים הודות לאפליקציה המותקנת במחשב או בסמארטפון שלך.

עם זאת, שניהם זקוקים לאינטרנט ומשתמשים ב- VoIP כדי לעבוד .

אבל חוץ מזה, מה ההבדלים ביניהם? בואו נחקור אותם בפירוט.

תכונות

• לטלפונים קשיחים יש בדרך כלל תכונות קבועות שניתן לשנות רק על ידי שינוי המכשיר הפיזי.
• לעתים קרובות ניתן לעדכן או לשדרג טלפונים softphones בקלות באמצעות שינויים בתוכנה או בתצורה.

ניידות

• כשאנחנו מדברים על טלפונים קשיחים, אנחנו מתכוונים לטלפונים שולחניים מסורתיים או טלפונים משרדיים שבדרך כלל קבועים במקום אחד, כמו שולחן משרדי, ולא ניתן להזיז אותם בקלות.

• מצד שני, מכשירי softphone מציעים ניידות גבוהה מכיוון שניתן להתקין אותם ולהשתמש בהם בסמארטפונים, מחשבים ניידים ומכשירים ניידים אחרים. המשמעות היא שמשתמשים יכולים לבצע ולקבל שיחות מכל מקום עם חיבור לאינטרנט, בין אם במשרד, בבית או בדרכים.

עֲלוּת

• טלפונים קשיחים יקרים יותר מכיוון שהם כרוכים בהתקנת חומרה פיזית.
• עם זאת, מכשירי softphone הם חסכוניים מכיוון שהם אינם דורשים התקנת חומרה חדשה. התמחיר במקרה זה מכסה רק דמי רישוי ושירות.

להכין

• הגדרת טלפונים קשיחים דורשת התקנה פיזית, הכוללת משימות כמו הנחת כבלים והגדרת חומרה.

• לעומת זאת, הגדרת מכשירי softphone היא פשוטה ודורשת ידע טכני מינימלי, בדרך כלל רק הורדת אפליקציה או תוכנה.

מדרגיות

• לטלפונים קשיחים יכולת הרחבה מוגבלת, המחייבת רכישה והתקנת חומרה בעת הוספת טלפונים או קווים חדשים.
• עם זאת, טלפונים softphones ניתנים להרחבה מאוד, מכיוון שמשתמשים יכולים להוסיף קווי טלפון ומספרי טלפון נוספים רק על ידי בקשתם מהאפליקציה.

למה כדאי להשתמש ב-Softphone?

אם עדיין לא התחלת לבצע שיחות עם softphone, הנה 5 יתרונות משכנעים לשכנע אותך:

#1 עבודה מכל מקום

אתה לא קשור למשרד מכיוון שאתה לא צריך ציוד פיזי כדי לבצע שיחות. כל עוד יש לך מכשיר עם האפליקציה המותקנת וחיבור לאינטרנט, תוכל לבצע ולקבל שיחות בכל מקום.

לכן, זה אידיאלי אם הצוות שלך עובד מרחוק או בדגם היברידי.

#2 חסוך כסף וזמן

ההוצאות מצטמצמות מכיוון שאינך צריך לקנות, להתקין ולתחזק חומרה ללא הרף. למעשה, על ידי מעבר למכשירי softphone, חברות יכולות לחסוך עד 50% .

כתוצאה מכך, אתה גם חוסך את הזמן שתשקיע בקנייה והקמת הציוד.

בנוסף, התקנת מכשירי softphone היא חלקה. מהנדסים לא צריכים להגיע לאתר ולשבש את הפעילות.

יתר על כן, טלפונים softphones עובדים עם כלים עסקיים מרכזיים כמו CRM, ומאפשרים לך לגשת לנתוני לקוחות חשובים מבלי לבזבז זמן במעבר בין אפליקציות.

#3 להגביר את היעילות

טלפונים softphones מציעים תכונות כמו קליק להתקשר וחייגן כוח לטיפול מהיר בשיחות. הם שולפים אוטומטית מספרים מדפי אינטרנט, ומאפשרים לסוכנים להתמקד במתן שירות לקוחות מעולה במקום לחפש מידע.

יתר על כן, מכשירי softphone גמישים וניתנים להרחבה בקלות כדי לענות על הצרכים העסקיים, בין אם מוסיפים עוד מושבים או שדרוג יכולות. תכונות הקלטת שיחות ותמלול שיחות אוטומטיות עוזרות לצוותים לשפר את הביצועים שלהם ככל שהם גדלים.

#4 פשט את התקשורת של הצוות שלך

מערכות Softphone מאפשרות לרכז תקשורת מבלי להשתמש במכשירים שונים לכל פונקציה. לדוגמה, אתה יכול להקליט שמע, או אפילו לכתוב הודעות טקסט מהמחשב שלך מבלי לבזבז זמן במעבר בין מכשירים.

יתר על כן, אתה יכול לשלב אותם עם יישומי ה-CRM שלך כמו Hubspot או Pipedrive כדי לקבל את כל נתוני השיחות, הלקוחות והלקוחות הפוטנציאליים שלך במקום אחד.

#5 קבל החלטות חכמות יותר

טלפונים softphones משתמשים בבינה מלאכותית , ומאפשרים לך לזהות מגמות בנושאי לקוחות, ליצור סיכומי שיחות אוטומטיים ואפילו לנתח איך הלקוחות הרגישו במהלך השיחה.

בדרך זו, יש לך באופן אוטומטי גישה לנתונים בעלי ערך רב, המאפשרים לך לקבל החלטות מונעות נתונים ולא אינטואיציה.

שיטות עבודה מומלצות לשימוש ב-Softphone

עכשיו כשאתה יודע את היתרונות של מכשירי softphone, הגיע הזמן למקסם את הפוטנציאל שלהם. להלן טיפים מרכזיים לשיפור חווית התקשורת שלך.

#1 השתמש באוזניות באיכות גבוהה עם מיקרופון

לחוויית softphone נהדרת, שקול את סוגי האוזניות האלה:

• אוזניות USB: הן מציעות חיבורים אמינים ותואמות לרוב מכשירי ה-softphone. הם כוללים גם ביטול רעשים ושמע באיכות גבוהה.
• אוזניות מונו: הן מושלמות לריבוי משימות, ומאפשרות תקשורת עם עמיתים בזמן שיחות על ידי שמירה על אוזן אחת פנויה.
• אוזניות סטריאו: הן מספקות איכות צליל טובה יותר, אידיאלית להתמקדות בלקוחות בודדים מבלי צורך לתקשר עם עמיתים.

#2 ודא חיבור אינטרנט יציב

מכיוון שמכשירי softphone תלויים בחיבור לאינטרנט כדי לבצע ולקבל שיחות, חשוב שיהיה חיבור אינטרנט יציב ואמין.

כדי לעשות זאת, ודא שיש לך ספק שירותי אינטרנט אמין עם רוחב פס מספיק.

לדוגמה, CloudTalk משתמשת בעד 100 kbps לשיחה, ומומלץ שלכל אדם תהיה לפחות 1 Mbps מהירות הורדה והעלאה, באופן אידיאלי 5 Mbps.

#3 התאם אישית את תכונות ה-softphone שלך

זה כולל התאמה אישית של הדואר הקולי שלך , הגדרת זרימת השיחה והגדרת סטטוסי הזמינות שלך (זמין, עסוק, לא, וכו').

בדרך זו, תוכל למקסם את הפונקציונליות של ה-Softphone שלך ​​ולהיות פרודוקטיבי ויעיל יותר.

#4 פתרון בעיות שמע במהירות

אם אתה נתקל בבעיות באיכות השמע או בשיחות מופרעות, פתור אותן מייד. הנה כמה שלבים שיש לבצע:

• תבדוק את חיבור האינטרנט שלך. לדוגמה, אתה יכול לרוץ בדיקות מהירות כדי להבטיח שאתה עומד בהמלצות רוחב הפס של ספק ה-VoIP שלך.
• בדוק את הרשת שלך לאיתור בעיות: זמן אחזור/ריצוד גבוה או אובדן מנות עלולים לגרום לקול שמע במהלך שיחות. אם אתה נתקל בבעיות אלה, שקול שדרוגי קושחה של נתב או פנייה לספק שירותי האינטרנט שלך (ISP).
• אפשר איכות שירות (QoS) בנתב שלך. זה יעזור לשיחות להישמע חלקות יותר.

8 תכונות Softphone חובה

Softphones מציעים מגוון תכונות המשפרים את חיי העבודה היומיומיים שלך, ומאפשרות לך לבצע שיחות ממכשירים שונים באמצעות האינטרנט.

בין כל אלה, אתה לא יכול לפספס את התכונות הבאות:

#1 הודעות טקסט

האם ידעת ששיעור הפתיחה הממוצע של הודעות טקסט ב-SMS עולה בדרך כלל על 90% ?

בנוסף, שליחת SMS ללקוחות שלך עם ה-softphone שלך ​​מאפשרת לך לתקשר איתם בקלות, החל מהפניות הראשוניות שלהם ועד לתמיכה לאחר המכירה.

לדוגמה, כאשר לקוח מזמין באינטרנט או בטלפון, אתה יכול לשלוח לו הודעת טקסט המאשרת את פרטי ההזמנה שלו (מוצר, מחיר וזמן הגעה צפוי).

עם ה-softphone אין צורך להרים את הטלפון הנייד כדי לשלוח הודעת טקסט, וניתן גם להשתמש בתבניות ולהגדיר מעקבים אוטומטיים לאחר שיחה או לאחר שיחה שלא נענתה.

#2 הרחבות

הרחבות מאפשרות לך לחבר במהירות לקוחות או עובדים למחלקות, כך שזה גם חובה ב-softphone שלך.

סוכנים לא צריכים לזכור ולהקליד ידנית מספרי טלפון, מה שמייעל את תהליך התקשורת.

#3 תא קולי

ודא שליישום softphone שלך ​​יש פונקציית דואר קולי טובה.

לדוגמה, הדואר הקולי של Cloudtalk מאפשר לך לגשת לתמלול הודעות קוליות דרך האפליקציה ולבחור לאילו תרצה להגיב.

כך לא תצטרכו לבזבז זמן בהאזנה להודעות קוליות אחת אחת ולהגיב להן.

#4 אינטגרציות

חיבור זה עם הכלים או ה-CRM שלך עוזר לך לרכז את כל נתוני הלקוחות שלך ולהפוך משימות לאוטומטיות כגון מעקבים.

בדרך זו, הסוכנים שלך מגיבים ופותרים בעיות מהר יותר והם פרודוקטיביים יותר.

#5 העברות שיחות

העברת שיחות מאפשרת לעובדים להפנות שיחות במהירות לאדם או למחלקה המתאימה.

זה מקטין את זמן ההמתנה של הלקוחות ומשפר את חווית הלקוח, אז אתה חייב להיות בעל תכונה זו.

#6 סטטוס סוכן

אם אתה יודע מה הסטטוס של הסוכנים שלך , תוכל להפנות במהירות שיחות לסוכנים זמינים.

יתרה מכך, הידיעה אם הסוכנים שלך זמינים מאפשרת לך לחלק משימות בצורה הוגנת, ומבטיחה שאף אחד לא יהיה עומס יתר או לא מנוצל.

#7 זיהוי מתקשר וירטואלי

טכנולוגיית זיהוי מתקשר מאפשרת לנמען לראות מידע על המתקשר לפני המענה.

זה מאפשר לך להגדיל את שיעורי התגובה על ידי יצירת זיהוי מתקשר יוצא וירטואלי עם קידומת מקומית.

#8 שיחות תלת-כיווניות

מצבים מורכבים יותר עשויים לדרוש מעמיתים אחרים להיות נוכחים כדי לסייע ולהבין את הבעיה.

לכן, התקשרות תלת כיוונית היא חיונית. עם Cloudtalk, אתה אפילו יכול להצטרף ולהשאיר שיחות טלפון בשקט כדי להעריך את ביצועי הסוכן.

כיצד לבחור את ספק הטלפון המתאים לעסק שלך

החלטתם להשתמש ב-softphone לעסק שלכם? עכשיו הגיע הזמן לבחור את ספק הטלפון המתאים.

אבל עם כל כך הרבה אפשרויות, על מה אתה יכול לבסס את ההחלטה שלך לבחור את הטוב ביותר? אנו נותנים לך כמה עצות:

#1 בדוק תאימות עם מכשירים וכלים

לא כל softphone עובד על כל מכשיר או מערכת הפעלה, אז ודא שהוא תואם למערכת הנוכחית שלך (macOS, Windows, iOS או Android).

כמו כן, בדוק אם הוא משתלב עם הכלים וה-CRM שבהם אתה משתמש מדי יום.

#2 ודא שיש לך מספיק קווי טלפון

חשוב שספק ה-softphone יציע את קווי הטלפון הדרוש לך ויספק גמישות להוספה או הסרה של קווים ככל שהצרכים העסקיים שלך משתנים.

#3 חפש ספק עם תמיכה 24/7

זה מבטיח שכל בעיה תיפתר במהירות, ויעניק לך שקט נפשי ללא המתנה.

#4 אבטחה

מכיוון שמכשירי softphone פועלים דרך האינטרנט, הם חשופים לסיכוני אבטחה כגון דיוג או תוכנות זדוניות.

לכן, חשוב לוודא איזה סוג של אמצעי אבטחה מיושמים.

לדוגמה, ב-Cloudtalk, אנו מציעים הצפנה מקצה לקצה כך שרק הנמען המיועד יוכל לגשת אליהם. אנו גם נוקטים באמצעים אחרים התואמים ל- GDPR כדי להגן על נתוני המשתמש.

#5 מדרגיות

חפש ספק טלפונים ניידים שיכול להתאים את העסק שלך ככל שהוא גדל. ודא שהספק מציע תוכניות תמחור גמישות ויכול להוסיף או להסיר משתמשים בקלות.

#6 דיווח וניתוח

בחר ספק טלפון softphone המציע יכולות דיווח וניתוח חזקות. זה מאפשר לך לעקוב אחר מדדי מפתח כמו נפח שיחות, משך ושיחות שלא נענו כדי לייעל את אסטרטגיית התקשורת שלך.

סיכום

לסיכום, ככל שעבודה מרחוק הופכת פופולרית יותר, יש צורך גובר בכלי תקשורת גמישים.

וכאן נכנסים לתמונה מכשירי softphone. הם אופציה ידידותית לתקציב וניתנת להתאמה בהשוואה לטלפונים מסורתיים, מה שמאפשר לעובדים לעבוד מכל מקום עם גישה לאינטרנט.

מוכן לשדרג את מערכת הטלפון שלך? לטפל בהיקפי שיחות גבוהים ללא מאמץ ולספק שירות לקוחות מהשורה הראשונה עם Cloudtalk.

עבור לפתרון ה-softphone של Cloudtalk עוד היום.