Ce este un Softphone: Cum funcționează și de ce ar trebui să utilizați unul

Munca la distanță este aici pentru a rămâne. De fapt, acesta a crescut la nivel global cu 21% față de 2015.

Având în vedere că telefoanele fixe tradiționale vă limitează de cele mai multe ori la birou, forța de muncă modernă a început să caute o alternativă. Aici intră în joc softphone-urile.

În acest articol, vă prezentăm tot ce trebuie să știți despre telefoanele soft: ce sunt acestea, beneficiile lor, caracteristicile cheie și cum să alegeți furnizorul potrivit.

Principalele concluzii:

• Un softphone este o aplicație care vă permite să efectuați și să primiți apeluri telefonice prin Internet utilizând dispozitive precum smartphone-uri și laptopuri.
• Softphone-urile oferă economii, flexibilitate pentru munca de la distanță, funcții avansate precum transcrierea mesageriei vocale și integrarea CRM, precum și scalabilitate ușoară fără hardware suplimentar.
• Implementarea celor mai bune practici, cum ar fi utilizarea căștilor de înaltă calitate și asigurarea unei conexiuni fiabile la internet, vă poate ajuta să obțineți o calitate optimă a apelurilor și operațiuni raționalizate.

Ce este un Softphone?

Un softphone este o aplicație care vă permite să efectuați și să primiți apeluri de pe orice dispozitiv conectat la internet, inclusiv smartphone-uri și laptopuri.

Spre deosebire de un telefon tradițional, acesta nu are nevoie de echipamente speciale, cum ar fi un telefon dedicat sau o cartelă SIM. În schimb, are nevoie doar de o conexiune bună la internet.

În acest fel, angajații pot efectua și primi apeluri pe numărul companiei indiferent unde se află, promovând munca la distanță.

Cum funcționează Softphone?

Un softphone este o aplicație sau un software care utilizează tehnologia VoIP pentru a efectua și primi apeluri de pe un computer sau un dispozitiv mobil. În esență, este un telefon virtual care funcționează folosind VoIP.

Acesta funcționează astfel: Dispozitivul captează vocea, o împarte în părți mici și o transformă în coduri binare cu ajutorul software-ului codec.

Apoi, acesta trimite datele împachetate prin internet către dispozitivul destinatarului, le despachetează și le transformă din nou în sunet audibil.

Diferențe între hardphone-uri și softphone-uri

Principala diferență dintre hardphones și softphones este că hardphones se bazează pe dispozitive fizice sau hardware, în timp ce softphones funcționează datorită unei aplicații instalate pe computer sau smartphone.

Cu toate acestea, ambele au nevoie de internet și folosesc VoIP pentru a funcționa.

Dar în afară de asta, care sunt diferențele lor? Să le explorăm în detaliu.

Funcții

• Hardphone-urile au de obicei caracteristici fixe care pot fi modificate numai prin modificarea dispozitivului fizic.
• Softphone-urile pot fi adesea actualizate sau upgradate cu ușurință prin modificări de software sau de configurare.

Mobilitate

• Atunci când vorbim despre hardphones, ne referim la telefoanele de birou tradiționale sau telefoanele de birou care sunt de obicei fixate într-o singură locație, cum ar fi un birou, și nu pot fi mutate cu ușurință.

• Pe de altă parte, softphone-urile oferă mobilitate ridicată deoarece pot fi instalate și utilizate pe smartphone-uri, laptopuri și alte dispozitive portabile. Aceasta înseamnă că utilizatorii pot efectua și primi apeluri de oriunde au o conexiune la internet, fie la birou, acasă sau în deplasare.

Costuri

• Hardphone-urile sunt mai scumpe deoarece implică instalarea de hardware fizic.
• Cu toate acestea, softphone-urile sunt eficiente din punct de vedere al costurilor, deoarece nu necesită instalarea de hardware nou. Costurile în acest caz acoperă doar taxele de licențiere și de serviciu.

Configurare

• Configurarea hardphone-urilor necesită o instalare fizică, care implică sarcini precum instalarea cablurilor și configurarea hardware-ului.

• În schimb, configurarea softphone-urilor este simplă și necesită cunoștințe tehnice minime, de obicei doar descărcarea unei aplicații sau a unui software.

Scalabilitate

• Hardphones au scalabilitate limitată, necesitând achiziționarea și instalarea de hardware atunci când se adaugă noi telefoane sau linii.
• Cu toate acestea, softphone-urile sunt foarte scalabile, deoarece utilizatorii pot adăuga linii telefonice și mai multe numere de telefon doar prin solicitarea acestora din aplicație.

De ce ar trebui să utilizați un softphone?

Dacă nu ați început încă să efectuați apeluri cu un softphone, iată 5 beneficii convingătoare care vă vor convinge:

#1 Lucrați de oriunde

Nu sunteți legat de birou, deoarece nu aveți nevoie de echipament fizic pentru a efectua apeluri. Atâta timp cât aveți un dispozitiv cu aplicația instalată și o conexiune la internet, puteți efectua și primi apeluri oriunde.

Prin urmare, este ideal dacă echipa dvs. lucrează de la distanță sau într-un model hibrid.

#2 Economisiți bani și timp

Cheltuielile sunt reduse, deoarece nu trebuie să cumpărați, să instalați și să întrețineți continuu hardware-ul. De fapt, prin trecerea la softphone-uri, companiile pot economisi până la 50%.

Ca rezultat, economisiți și timpul pe care l-ați petrece cumpărând și instalând echipamentul.

În plus, instalarea softphone-urilor se face fără probleme. Inginerii nu trebuie să vină la fața locului și să întrerupă operațiunile.

În plus, softphone-urile funcționează cu instrumente de afaceri cheie, precum CRM, permițându-vă să accesați date importante despre clienți fără a pierde timp cu trecerea de la o aplicație la alta.

#3 Creșterea eficienței

Softphone-urile oferă funcții precum Click-to-Call și Power Dialers pentru gestionarea rapidă a apelurilor. Acestea recuperează automat numere de pe pagini web, permițând agenților să se concentreze pe furnizarea de servicii excelente pentru clienți în loc să caute informații.

În plus, telefoanele soft sunt flexibile și ușor scalabile pentru a satisface nevoile afacerii, fie că adăugați mai multe locuri sau actualizați capacitățile. Funcțiile de înregistrare automată a apelurilor și de transcriere a apelurilor ajută echipele să își îmbunătățească performanța pe măsură ce cresc.

#4 Simplificați comunicarea cu echipa dvs.

Sistemele Softphone vă permit să centralizați comunicarea fără a utiliza dispozitive diferite pentru fiecare funcție. De exemplu, puteți înregistra o înregistrare audio sau chiar scrie mesaje text de pe computerul dvs. fără a pierde timp trecând de la un dispozitiv la altul.

În plus, le puteți integra cu aplicațiile CRM precum Hubspot sau Pipedrive pentru a avea toate datele despre apeluri, clienți și potențiali clienți într-un singur loc.

#5 Luați decizii mai inteligente

Softphone-urile utilizează inteligența artificială, permițându-vă să identificați tendințe în subiectele clienților, să creați rezumate automate ale apelurilor și chiar să analizați cum s-au simțit clienții în timpul apelului.

În acest fel, aveți acces automat la date foarte valoroase, ceea ce vă permite să luați decizii bazate pe date, mai degrabă decât pe intuiție.

Cele mai bune practici pentru utilizarea unui softphone

Acum că cunoașteți beneficiile softphone-urilor, este timpul să le maximizați potențialul. Iată câteva sfaturi cheie pentru a vă îmbunătăți experiența de comunicare.

#1 Utilizați căști de înaltă calitate cu microfon

Pentru o experiență softphone excelentă, luați în considerare aceste tipuri de căști:

• Căști USB: Acestea oferă conexiuni fiabile și sunt compatibile cu majoritatea softphone-urilor. De asemenea, dispun de anulare a zgomotului și sunet de înaltă calitate.
• Căști mono: Acestea sunt perfecte pentru multitasking, permițând comunicarea cu colegii în timpul apelurilor prin menținerea unei urechi libere..
• Căști stereo: Acestea oferă o calitate mai bună a sunetului, fiind ideale pentru concentrarea asupra unui singur client fără a fi nevoie să comunicați cu colegii.

#2 Asigurați o conexiune stabilă la internet

Deoarece softphone-urile depind de o conexiune la internet pentru a efectua și a primi apeluri, este important să aveți o conexiune la internet stabilă și fiabilă.

Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că aveți un furnizor de servicii de internet de încredere cu o lățime de bandă suficientă.

De exemplu, CloudTalk utilizează până la 100 kbps pe apel și se recomandă ca fiecare persoană să aibă cel puțin 1 Mbps viteză de descărcare și încărcare, ideal 5 Mbps.

#3 Personalizați caracteristicile softphone-ului dvs.

Aceasta include personalizarea mesageriei vocale, configurarea fluxului de apeluri și setarea stărilor dvs. de disponibilitate (disponibil, ocupat, plecat etc.).

În acest fel, veți maximiza funcționalitățile softphone-ului dvs. și veți fi mai productiv și mai eficient.

#4 Depanarea rapidă a problemelor audio

Dacă întâmpinați probleme de calitate audio sau apeluri întrerupte, depanați-le imediat. Iată câțiva pași de urmat:

• Verificați conexiunea la internet. De exemplu, puteți rula teste de viteză pentru a vă asigura că respectați recomandările furnizorului VoIP privind lățimea de bandă.
• Testați-vă rețeaua pentru probleme: Latența/jitter-ul ridicat sau pierderea de pachete pot cauza întreruperi ale sunetului în timpul apelurilor. Dacă întâmpinați aceste probleme, luați în considerare actualizarea firmware-ului routerului sau contactarea furnizorului dvs. de servicii de internet (ISP).
• Activare Calitatea serviciului (QoS) pe router. Acest lucru va ajuta ca apelurile să sune mai lin.

8 funcții de softphone obligatorii

Softphone-urile oferă o serie de caracteristici care vă îmbunătățesc viața profesională de zi cu zi, permițându-vă să efectuați apeluri de pe diverse dispozitive utilizând internetul.

Dintre toate acestea, nu puteți rata următoarele caracteristici:

#1 Mesaje text

Știați că rata medie de deschidere a mesajelor text SMS depășește de obicei 90%?

În plus, trimiterea de SMS-uri către clienții dvs. cu softphone-ul dvs. vă permite să comunicați cu ei cu ușurință, de la solicitările lor inițiale până la asistența post-vânzare.

De exemplu, atunci când un client comandă online sau prin telefon, îi puteți trimite un mesaj text de confirmare a detaliilor comenzii (produs, preț și ora estimată de sosire).

Cu softphone-ul, nu trebuie să ridicați telefonul mobil pentru a trimite un mesaj text și puteți, de asemenea, să utilizați șabloane și să configurați urmăriri automate după un apel sau după un apel pierdut.

#2 Extensii

Extensiile vă permit să conectați rapid clienții sau angajații la departamente, deci este, de asemenea, o necesitate în softphone-ul dvs.

Agenții nu trebuie să țină minte și să tasteze manual numerele de telefon, simplificând procesul de comunicare.

#3 Mesagerie vocală

Asigurați-vă că aplicația dvs. softphone are o funcție bună de mesagerie vocală.

De exemplu, Mesagerie vocală Cloudtalk vă permite să accesați transcrierile mesajelor vocale prin intermediul aplicației și să alegeți la care doriți să răspundeți.

În acest fel, nu trebuie să pierdeți timp ascultând mesageria vocală una câte una și răspunzând la ea.

#4 Integrări

Conectarea cu instrumentele dvs. sau CRM vă ajută să centralizați toate datele despre clienți și să automatizați sarcini precum urmăririle.

În acest fel, agenții dvs. răspund și rezolvă problemele mai rapid și sunt mai productivi.

#5 Transferuri de apeluri

Transferarea apelurilor permite angajaților să redirecționeze rapid apelurile către persoana sau departamentul corespunzător.

Acest lucru reduce timpul de așteptare al clienților și îmbunătățește experiența clienților, deci trebuie să aveți această caracteristică.

#6 Statutul agentului

Dacă cunoașteți starea agenților dvs., puteți redirecționa rapid apelurile către agenții disponibili.

În plus, faptul că știți dacă agenții dvs. sunt disponibili vă permite să distribuiți corect sarcinile, asigurându-vă că nimeni nu este supraîncărcat sau subutilizat.

#7 ID apelant virtual

Tehnologia Caller ID permite destinatarului să vadă informațiile despre apelant înainte de a răspunde.

Acesta vă permite să creșteți ratele de răspuns prin generarea unui ID de apelant de ieșire virtual cu un cod de zonă local.

#8 Apelare în 3 direcții

Situațiile mai complexe pot necesita prezența altor colegi pentru a ajuta și a înțelege problema.

Prin urmare, Apelarea în 3 direc ții este esențială. Cu Cloudtalk, puteți chiar să vă alăturați și să părăsiți apelurile telefonice în liniște pentru a evalua performanța agentului.

Cum să alegeți furnizorul de softphone potrivit pentru afacerea dvs.

Ați decis să utilizați un softphone pentru afacerea dvs.? Acum este momentul să alegeți furnizorul de softphone potrivit.

Dar cu atât de multe opțiuni, pe ce vă puteți baza pentru a o alege pe cea mai bună? Noi vă oferim câteva sfaturi:

#1 Verificați compatibilitatea cu dispozitivele și instrumentele

Nu orice softphone funcționează pe orice dispozitiv sau sistem de operare, așa că asigurați-vă că este compatibil cu sistemul dvs. actual (macOS, Windows, iOS sau Android).

De asemenea, verificați dacă se integrează cu instrumentele și CRM pe care le utilizați zilnic.

#2 Asigurați-vă că aveți suficiente linii telefonice

Este important ca furnizorul de softphone să ofere liniile telefonice de care aveți nevoie și să ofere flexibilitatea de a adăuga sau elimina linii în funcție de evoluția nevoilor dvs. de afaceri.

#3 Căutați un furnizor cu asistență 24/7

Acest lucru garantează că orice problemă va fi rezolvată prompt, oferindu-vă liniște sufletească fără așteptare.

#4 Securitate

Deoarece telefoanele soft funcționează pe internet, acestea sunt susceptibile la riscuri de securitate, cum ar fi phishing sau malware.

Prin urmare, este esențial să verificați ce fel de măsuri de securitate sunt implementate.

De exemplu, la Cloudtalk, oferim criptare end-to-end, astfel încât numai destinatarul vizat să le poată accesa. De asemenea, luăm și alte măsuri care sunt conforme cu GDPR pentru a proteja datele utilizatorilor.

#5 Scalabilitate

Căutați un furnizor de softphone care să poată crește odată cu afacerea dumneavoastră, pe măsură ce aceasta se dezvoltă. Asigurați-vă că furnizorul oferă planuri tarifare flexibile și poate adăuga sau elimina cu ușurință utilizatori.

#6 Raportare și analiză

Alegeți un furnizor de softphone care oferă capacități robuste de raportare și analiză. Acest lucru vă permite să urmăriți parametrii cheie precum volumul apelurilor, durata și apelurile pierdute pentru a vă optimiza strategia de comunicare.

Concluzie

Pe scurt, pe măsură ce munca la distanță devine tot mai populară, există o nevoie tot mai mare de instrumente de comunicare flexibile.

Și aici intră în joc softphone-urile. Acestea reprezintă o opțiune adaptabilă și accesibilă din punct de vedere bugetar în comparație cu telefoanele tradiționale, permițând angajaților să lucreze din orice locație cu acces la internet.

Sunteți gata să vă modernizați sistemul de telefonie? Gestionați fără efort volume mari de apeluri și oferiți servicii de înaltă calitate clienților cu Cloudtalk.

Treceți astăzi la soluția de softphone Cloudtalk.