Come il VoIP riduce i costi e aumenta il ROI nelle piccole imprese

With the coronavirus pandemic still posing a major threat in most parts of the World, businesses in all industries are undergoing significant changes. A huge one of these is to ongoing costs, as all companies are trying to save as much money as possible on their operations. One way to do that is by switching from a traditional PSTN to a VoIP service. However, does that change make sense in the current business climate and does VoIP really offer a good return on investment?

Scopriamo se questa tecnologia è un investimento ragionevole per le piccole imprese in questi tempi senza precedenti.

Prima di tutto, stabilisci i tuoi costi attuali

Prima di determinare se il VoIP ha senso per la vostra piccola impresa, dovete prima guardare i vostri costi attuali. È necessario considerare quanto segue:

How many lines you have
What type of hardware you use
Additional costs such as international calls

Get more done with less expenses

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Questo non tiene conto degli strumenti extra che si usano insieme alla linea fissa che viene fornita come standard con un provider VoIP. Quando si confrontano i due modi di fare chiamate, si dovrebbe anche considerare che, quando si passa al VoIP, è necessario pagare anche l’installazione. Ma di questo parleremo più tardi.

Una volta che hai annotato tutto questo, è il momento di valutare quanto ti costerà passare da PSTN a VoIP.

Come iniziare con il VoIP

Once you decide that you’re ready, it’s time to look into installation costs for VoIP. Besides the recurring fees (which will cost you anywhere from $20 per month), you need to factor in the costs of installation. This means hooking up your entire workplace, including number porting, the costs of different telephone devices, and more.

Installare e configurare una linea PSTN ti costerà almeno 100 dollari per linea se sei negli Stati Uniti. D’altra parte, se hai già una connessione internet, allora l’installazione del VoIP sarà completamente gratuitae ci sono possibilità che il tuo provider rinunci a questo costo per te.

Quando si tratta di hardware, un telefono VoIP di buona qualità costerà ovunque da 70 dollari in su, con i modelli di punta venduti per centinaia di dollari. Tuttavia, non è necessario acquistare un telefono perchési può utilizzare il computer o un telefono cellulare esistente per effettuare chiamate VoIP.

Per riassumere, il tuo costo principale è il canone di abbonamento che paghi regolarmente al tuo provider. A 20 dollari per linea al mese, è un furto rispetto al PSTN. In generale, risparmierete più di 500 dollari all’anno per linea se usate il VoIP invece del PSTN.

Scalare in alto (o in basso)

Ogni volta che si vuole aggiungere una nuova linea a un sistema telefonico tradizionale, bisogna pagare diverse centinaia di dollari ogni volta. Lo stesso vale per rimuoverne uno se si vuole ridimensionare. In tempi senza precedenti come questi, quando non hai idea di come la dimensione della tua squadra possa cambiare, questo non è solo un fastidio ma anche un costo importante. Aggiungi il fatto che anche la caratteristica più elementare come l’ID chiamante costa dai 3 ai 10 dollari in più per linea, ed è chiaro che niente è gratis con la PSTN.

D’altra parte, aggiungere una nuova linea con un provider VoIP è semplicemente una questione di mettersi in contatto con loro e chiedere di aggiungere nuovi posti al tuo piano. Il costo sarà semplicemente aggiunto alla vostra bolletta mensile.

Manutenzione delle linee telefoniche

Quando calcolate quanto vi costerà il VoIP (o una linea fissa), è una buona idea tenere a mente che la decisione che prendete vi accompagnerà per almeno diversi mesi, se non anni Potrebbero esserci problemi con le linee telefoniche, quindi siate pronti a pagare per la manutenzione.

Anche qui, c’è una grande differenza. Il prezzo medio di una riparazione per una linea telefonica standard è di circa 145 dollari,mentre il prezzo di una riparazione VoIP standard è di 75 dollari.

Gran parte di questa differenza è dovuta al fatto che il VoIP si basa interamente sulla vostra connessione internet per effettuare le chiamate, che è generalmente meno costosa da riparare rispetto ai sistemi con fili di rame utilizzati nei sistemi telefonici tradizionali.

Caratteristiche aggiuntive

Se ci pensate, la PSTN vi offre ben poco oltre alle chiamate. Il massimo che otterrete da un telefono tradizionale è l’ID del chiamante e forse la registrazione delle chiamate, ma dovrete acquistare un dispositivo separato per utilizzare anche queste funzionalità.

D’altra parte, il VoIP offre alle piccole imprese caratteristiche come:

E molti, molti altri.

In superficie, avere qualcosa come un RVI può sembrare una caratteristica che è bello avere piuttosto che una necessità. Tuttavia, a lungo termine, può effettivamente far risparmiare un’enorme quantità di tempo sulle chiamate in entrata e fornire ai vostri clienti delle opzioni self-service. Inoltre, la RVI può aiutarli a raggiungere l’agente giusto più rapidamente grazie al routing basato sulle competenze. Indirettamente, una caratteristica come questa può migliorare in modo massiccio la soddisfazione dei vostri clienti, diminuire il tasso di abbandono, e anche compiacere i vostri agenti che parleranno con le persone che sono più qualificate per aiutare. È una situazione vantaggiosa per tutti.

Perhaps the biggest advantage of modern phone solutions for startups in times of a global pandemic is that VoIP allows you to be completely remote and location-independent. Anyone with a mobile phone or a computer can log in and start making or receiving calls from anywhere in the World. In an age when remote work is becoming the new norm, this is of utmost importance. You won’t only save on your phone bill but have no need for an office anymore either, resulting in huge cost savings.

L’analisi

Non si può migliorare ciò che non si misura. Se hai un telefono tradizionale, il massimo che puoi analizzare è quante telefonate fai ogni mese. Ottimo, ma questo non è affatto utile se si vuole migliorare il modo in cui si guidano le vendite o si fornisce assistenza ai clienti.

Passando al VoIP, potrai accedere ad alcune di queste analisi:

Typical call length
Average volume of calls per day/week/month
Best/worst-performing agents in terms of calls
First call resolution
Customer satisfaction scores
Agent performance KPIs and call transcripts

E molto, molto di più. Utilizzando queste informazioni, sarai in grado di prendere decisioni commerciali più intelligenti, delegare meglio i tuoi agenti, investire di più (o meno) nel supporto clienti, e in generale fornire un servizio migliore ai tuoi clienti attuali e potenziali.

Ci sono anche risparmi indiretti. Grazie a queste analisi, sarai in grado di mettere gli agenti giusti nei posti giusti in modo che possano risolvere i problemi dei clienti in modo più rapido ed efficiente. Come risultato, ridurrai il turnover dei dipendenti e anche il loro morale aumenterà.

Alla fine, c’è un ROI dal VoIP per le piccole imprese?

Dipende da quanto ti affidi ai telefoni per il tuo business e se fare chiamate è cruciale per le tue vendite/assistenza clienti. Se fate numerose chiamate ogni giorno e avete team dedicati al supporto clienti o alle vendite, allora sì, il VoIP è la strada da percorrere. Non solo risparmierete molti soldi, ma raccoglierete anche i molti benefici delle caratteristiche di un moderno sistema VoIP.

D’altra parte, se non usate molto i telefoni per il vostro business e vi affidate ad altri metodi di comunicazione, potreste pensare che il VoIP non vale il vostro tempo. Tuttavia, come abbiamo delineato sopra,sarete ancora in grado di risparmiare denaro (rispetto alle linee telefoniche tradizionali) e anche fare uso di alcune grandi caratteristiche VoIP che senza dubbio cambieranno il vostro modo di fare affari.

If you’re just launching a new startup and are wondering which wireless phone system for small business is best from the very beginning, VoIP is the clear winner here too. It’s low installation costs and the quick scalability make it a great choice for smaller teams with no clear plans for growth.

A te

Vuoi ancora affidarti ai fili di rame e ai dispositivi telefonici per fare chiamate o sei pronto per il futuro? Una cosa è certa: il VoIP continua a diventare più economico e le sue caratteristiche migliorano ogni anno che passa. Non importa la dimensione della vostra azienda, il vostro settore o ciò che vendete, il VoIP è una scommessa sicura nel 2021 e oltre.