Come il VoIP riduce i costi e aumenta il ROI nelle piccole imprese

Con la pandemia di coronavirus che rappresenta ancora una grande minaccia nella maggior parte del mondo, le aziende di tutti i settori stanno subendo cambiamenti significativi. Un enorme di questi è quello dei costi correnti, dato che tutte le aziende stanno cercando di risparmiare il più possibile sulle loro operazioni. Un modo per farlo è passare da un PSTN tradizionale a un servizio VoIP. Tuttavia, questo cambiamento ha senso nell’attuale clima aziendale e il VoIP offre davvero un buon ritorno sull’investimento?

Scopriamo se questa tecnologia è un investimento ragionevole per le piccole imprese in questi tempi senza precedenti.

Prima di tutto, stabilisci i tuoi costi attuali

Prima di determinare se il VoIP ha senso per la vostra piccola impresa, dovete prima guardare i vostri costi attuali. È necessario considerare quanto segue:

Quante linee hai
Che tipo di hardware usi
Costi aggiuntivi come le chiamate internazionali

Questo non tiene conto degli strumenti extra che si usano insieme alla linea fissa che viene fornita come standard con un provider VoIP. Quando si confrontano i due modi di fare chiamate, si dovrebbe anche considerare che, quando si passa al VoIP, è necessario pagare anche l’installazione. Ma di questo parleremo più tardi.

Una volta che hai annotato tutto questo, è il momento di valutare quanto ti costerà passare da PSTN a VoIP.

Come iniziare con il VoIP

Una volta che hai deciso che sei pronto, è il momento di esaminare i costi di installazione del VoIP. Oltre alle spese ricorrenti (che vi costeranno da 20 dollari al mese), bisogna considerare i costi di installazione. Questo significa agganciare l’intero posto di lavoro, compresa la portabilità del numero, i costi dei diversi dispositivi telefonici e altro ancora.

Installare e configurare una linea PSTN ti costerà almeno 100 dollari per linea se sei negli Stati Uniti. D’altra parte, se hai già una connessione internet, allora l’installazione del VoIP sarà completamente gratuitae ci sono possibilità che il tuo provider rinunci a questo costo per te.

Quando si tratta di hardware, un telefono VoIP di buona qualità costerà ovunque da 70 dollari in su, con i modelli di punta venduti per centinaia di dollari. Tuttavia, non è necessario acquistare un telefono perchési può utilizzare il computer o un telefono cellulare esistente per effettuare chiamate VoIP.

Per riassumere, il tuo costo principale è il canone di abbonamento che paghi regolarmente al tuo provider. A 20 dollari per linea al mese, è un furto rispetto al PSTN. In generale, risparmierete più di 500 dollari all’anno per linea se usate il VoIP invece del PSTN.

Scalare in alto (o in basso)

Ogni volta che si vuole aggiungere una nuova linea a un sistema telefonico tradizionale, bisogna pagare diverse centinaia di dollari ogni volta. Lo stesso vale per rimuoverne uno se si vuole ridimensionare. In tempi senza precedenti come questi, quando non hai idea di come la dimensione della tua squadra possa cambiare, questo non è solo un fastidio ma anche un costo importante. Aggiungi il fatto che anche la caratteristica più elementare come l’ID chiamante costa dai 3 ai 10 dollari in più per linea, ed è chiaro che niente è gratis con la PSTN.

D’altra parte, aggiungere una nuova linea con un provider VoIP è semplicemente una questione di mettersi in contatto con loro e chiedere di aggiungere nuovi posti al tuo piano. Il costo sarà semplicemente aggiunto alla vostra bolletta mensile.

Manutenzione delle linee telefoniche

Quando calcolate quanto vi costerà il VoIP (o una linea fissa), è una buona idea tenere a mente che la decisione che prendete vi accompagnerà per almeno diversi mesi, se non anni Potrebbero esserci problemi con le linee telefoniche, quindi siate pronti a pagare per la manutenzione.

Anche qui, c’è una grande differenza. Il prezzo medio di una riparazione per una linea telefonica standard è di circa 145 dollari,mentre il prezzo di una riparazione VoIP standard è di 75 dollari.

Gran parte di questa differenza è dovuta al fatto che il VoIP si basa interamente sulla vostra connessione internet per effettuare le chiamate, che è generalmente meno costosa da riparare rispetto ai sistemi con fili di rame utilizzati nei sistemi telefonici tradizionali.

Caratteristiche aggiuntive

Se ci pensate, la PSTN vi offre ben poco oltre alle chiamate. Il massimo che otterrete da un telefono tradizionale è l’ID del chiamante e forse la registrazione delle chiamate, ma dovrete acquistare un dispositivo separato per utilizzare anche queste funzionalità.

D’altra parte, il VoIP offre alle piccole imprese caratteristiche come:

E molti, molti altri.

In superficie, avere qualcosa come un RVI può sembrare una caratteristica che è bello avere piuttosto che una necessità. Tuttavia, a lungo termine, può effettivamente far risparmiare un’enorme quantità di tempo sulle chiamate in entrata e fornire ai vostri clienti delle opzioni self-service. Inoltre, la RVI può aiutarli a raggiungere l’agente giusto più rapidamente grazie al routing basato sulle competenze. Indirettamente, una caratteristica come questa può migliorare in modo massiccio la soddisfazione dei vostri clienti, diminuire il tasso di abbandono, e anche compiacere i vostri agenti che parleranno con le persone che sono più qualificate per aiutare. È una situazione vantaggiosa per tutti.

Forse il più grande vantaggio per le piccole imprese in tempi di una pandemia globale è che il VoIP permette di essere completamente remoti e indipendenti dalla posizione. Chiunque abbia un telefono cellulare o un computer può accedere e iniziare a fare o ricevere chiamate da qualsiasi parte del mondo. In un’epoca in cui il lavoro a distanza sta diventando la nuova norma, questo è della massima importanza. Non solo risparmierai sulla bolletta del telefono, ma non avrai nemmeno più bisogno di un ufficio, con un conseguente enorme risparmio sui costi.

L’analisi

Non si può migliorare ciò che non si misura. Se hai un telefono tradizionale, il massimo che puoi analizzare è quante telefonate fai ogni mese. Ottimo, ma questo non è affatto utile se si vuole migliorare il modo in cui si guidano le vendite o si fornisce assistenza ai clienti.

Passando al VoIP, potrai accedere ad alcune di queste analisi:

Lunghezza tipica della chiamata
Volume medio di chiamate al giorno/settimana/mese
I migliori/peggiori agenti in termini di chiamate
Risoluzione della prima chiamata
Punteggi di soddisfazione del cliente
KPI delle prestazioni degli agenti e trascrizioni delle chiamate

E molto, molto di più. Utilizzando queste informazioni, sarai in grado di prendere decisioni commerciali più intelligenti, delegare meglio i tuoi agenti, investire di più (o meno) nel supporto clienti, e in generale fornire un servizio migliore ai tuoi clienti attuali e potenziali.

Ci sono anche risparmi indiretti. Grazie a queste analisi, sarai in grado di mettere gli agenti giusti nei posti giusti in modo che possano risolvere i problemi dei clienti in modo più rapido ed efficiente. Come risultato, ridurrai il turnover dei dipendenti e anche il loro morale aumenterà.

Alla fine, c’è un ROI dal VoIP per le piccole imprese?

Dipende da quanto ti affidi ai telefoni per il tuo business e se fare chiamate è cruciale per le tue vendite/assistenza clienti. Se fate numerose chiamate ogni giorno e avete team dedicati al supporto clienti o alle vendite, allora sì, il VoIP è la strada da percorrere. Non solo risparmierete molti soldi, ma raccoglierete anche i molti benefici delle caratteristiche di un moderno sistema VoIP.

D’altra parte, se non usate molto i telefoni per il vostro business e vi affidate ad altri metodi di comunicazione, potreste pensare che il VoIP non vale il vostro tempo. Tuttavia, come abbiamo delineato sopra,sarete ancora in grado di risparmiare denaro (rispetto alle linee telefoniche tradizionali) e anche fare uso di alcune grandi caratteristiche VoIP che senza dubbio cambieranno il vostro modo di fare affari.

Se stai lanciando una nuova startup e ti stai chiedendo quale sistema telefonico aziendale utilizzare fin dall’inizio, il VoIP è il chiaro vincitore anche qui. I bassi costi di installazione e la rapida scalabilità lo rendono una grande scelta per i team più piccoli senza chiari piani di crescita.

A te

Vuoi ancora affidarti ai fili di rame e ai dispositivi telefonici per fare chiamate o sei pronto per il futuro? Una cosa è certa: il VoIP continua a diventare più economico e le sue caratteristiche migliorano ogni anno che passa. Non importa la dimensione della vostra azienda, il vostro settore o ciò che vendete, il VoIP è una scommessa sicura nel 2021 e oltre.