Cómo VoIP reduce los costos y aumenta el ROI en las pequeñas empresas

Dado que la pandemia de coronavirus sigue representando una gran amenaza en la mayor parte del mundo, las empresas de todas las industrias están experimentando cambios significativos. Uno de los más importantes son los costos continuos, ya que todas las empresas están tratando de ahorrar la mayor cantidad de dinero posible en sus operaciones. Una forma de hacerlo es cambiar de una PSTN tradicional a un servicio de VoIP. Sin embargo, ¿tiene sentido ese cambio en el clima de negocios actual y VoIP realmente ofrece un buen retorno de la inversión?

Averigüemos si esta tecnología es una inversión razonable para las pequeñas empresas en estos tiempos sin precedentes.

Lo primero es lo primero – establezca sus costos actuales

Antes de determinar si VoIP tendrá sentido para su pequeña empresa, primero debe analizar sus costos actuales. Deberá considerar lo siguiente:

Cuantas lineas tienes
Que tipo de hardware usas
Costos adicionales como llamadas internacionales

Esto no tiene en cuenta las herramientas adicionales que usa junto con el teléfono fijo que viene de serie con un proveedor de VoIP. Al comparar las dos formas de hacer llamadas, también debe tener en cuenta que, al cambiar a VoIP, también debe pagar la instalación. Pero más sobre eso más adelante.

Una vez que tenga todo esto anotado, es hora de evaluar cuánto le costará cambiar de PSTN a VoIP.

Primeros pasos con VoIP

Una vez que decida que está listo, es hora de analizar los costos de instalación de VoIP. Además de las tarifas recurrentes (que le costarán alrededor de $ 20 por mes), debe tener en cuenta los costos de instalación. Esto significa conectar todo su lugar de trabajo, incluida la transferencia de números, los costos de diferentes dispositivos telefónicos y más.

Esto significa conectar todo su lugar de trabajo, incluida la transferencia de números, los costos de diferentes dispositivos telefónicos y más. Por otro lado, si ya tiene una conexión a Internet, la instalación de VoIP será completamente gratuita y es probable que su proveedor no le aplique este cargo.

Cuando se trata de hardware, un teléfono VoIP de buena calidad costará entre $ 70 y más, y los modelos de primera línea se venden por cientos de dólares. Sin embargo, no tiene que comprar un teléfono porque puede usar su computadora o un teléfono móvil existente para hacer llamadas VoIP.

En resumen, su costo principal es la tarifa de suscripción que paga regularmente a su proveedor. A $20 por línea por mes, es una ganga en comparación con PSTN. En general, ahorrará más de $500 al año por línea si usa VoIP en lugar de PSTN.

Escalando hacia arriba (o hacia abajo)

Cada vez que desee agregar una nueva línea a un sistema telefónico tradicional, debe pagar varios cientos de dólares cada vez. Lo mismo ocurre con la eliminación de uno si desea reducir el tamaño. En tiempos sin precedentes como estos, cuando no tiene idea de cómo puede cambiar el tamaño de su equipo, esto no solo es una molestia sino también un costo importante. Agregue el hecho de que incluso la función más básica, como el identificador de llamadas, cuesta entre $3 y $10 adicionales por línea, y está claro que nada es gratis con PSTN.

Por otro lado, agregar una nueva línea con un proveedor de VoIP es simplemente una cuestión de ponerse en contacto con ellos y solicitar agregar nuevos asientos a su plan. El costo solo se agregará a su factura mensual.

Mantenimiento de sus líneas telefónicas

Al calcular cuánto le costará VoIP (o un teléfono fijo), es una buena idea tener en cuenta que la decisión que tome se quedará con usted durante al menos varios meses, si no años. Podría haber problemas con sus líneas telefónicas, así que prepárese para pagar el mantenimiento.

Aquí también hay una gran diferencia. El precio promedio de una reparación de una línea telefónica estándar es de alrededor de $145, mientras que el precio de una reparación de VoIP estándar es de $75.

Gran parte de esa diferencia se debe al hecho de que VoIP depende completamente de su conexión a Internet para realizar llamadas, lo que generalmente es más económico de reparar en comparación con los sistemas de cables de cobre utilizados en los sistemas telefónicos tradicionales.

Características adicionales

Cuando lo piensa, PSTN le ofrece muy poco además de llamadas. Lo máximo que obtendrá de un teléfono tradicional es el identificador de llamadas y quizás la grabación de llamadas, pero tendría que comprar un dispositivo separado para usar incluso esas funcionalidades.

Por otro lado, VoIP ofrece características para pequeñas empresas como:

Y mucho, mucho mas.

En la superficie, tener algo como un IVR puede parecer una característica agradable en lugar de una necesidad. Sin embargo, a la larga, puede ahorrar una gran cantidad de tiempo en las llamadas entrantes y brindarles a sus clientes opciones de autoservicio. Además, IVR puede ayudarlos a comunicarse con el agente correcto más rápidamente gracias al enrutamiento basado en habilidades. Indirectamente, una característica como esta puede mejorar enormemente la satisfacción de sus clientes, disminuir la rotación e incluso complacer a sus agentes que hablarán con las personas más calificadas para ayudar. Es una situación de ganar-ganar.

Quizás la mayor ventaja para las pequeñas empresas en tiempos de una pandemia global es que VoIP le permite ser completamente remoto e independiente de la ubicación. Cualquier persona con un teléfono móvil o una computadora puede iniciar sesión y comenzar a hacer o recibir llamadas desde cualquier parte del mundo. En una era en la que el trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva norma, esto es de suma importancia. No solo ahorrará en la factura de su teléfono, sino que ya no tendrá necesidad de una oficina, lo que se traducirá en un gran ahorro de costes.

Las analíticas

No puede mejorar lo que no mide. Si tiene un teléfono tradicional, lo máximo que puede analizar es cuántas llamadas telefónicas realiza cada mes. Genial, pero eso no es útil si desea mejorar la forma en que impulsa las ventas o brinda atención al cliente.

Al cambiar a VoIP, podrá acceder a algunos de estos análisis:

Duración típica de la llamada
Volumen promedio de llamadas por día/semana/mes
Agentes con mejor/peor desempeño en términos de llamadas
Resolución en primera llamada
Puntuaciones de satisfacción del cliente
KPI de desempeño del agente y transcripciones de llamadas

Y mucho, mucho más. Con esta información, podrá tomar decisiones comerciales más inteligentes, delegar mejor a sus agentes, invertir más (o menos) en atención al cliente y, en general, brindar un mejor servicio a sus clientes actuales y potenciales.

También hay ahorros indirectos. Gracias a estos análisis, podrá ubicar a los agentes correctos en los lugares correctos para que puedan resolver los problemas de los clientes de manera más rápida y eficiente. Como resultado, reducirá la rotación de empleados y su moral también aumentará.

Al final, ¿hay un ROI de VoIP para las pequeñas empresas?

Depende de cuánto confíe en los teléfonos para su negocio y si hacer llamadas es crucial para sus ventas/atención al cliente. Si realiza numerosas llamadas cada día y tiene equipos dedicados a la atención al cliente o a las ventas, entonces sí, la VoIP es el camino a seguir. No solo ahorrará mucho dinero, sino que también aprovechará los muchos beneficios de las características de un sistema VoIP moderno.

Por otro lado, si realmente no usa mucho los teléfonos para su negocio y confía en otros métodos de comunicación, podría estar pensando que VoIP no vale la pena. Sin embargo, como hemos señalado anteriormente, aún podrá ahorrar dinero(en comparación con las líneas telefónicas tradicionales) y también podrá utilizar algunas excelentes funciones de VoIP que, sin duda, cambiarán la forma en que hace negocios.

Si recién está lanzando una nueva empresa y se pregunta qué sistema telefónico comercial usar desde el principio, VoIP también es el claro ganador aquí. Sus bajos costos de instalación y la rápida escalabilidad lo convierten en una excelente opción para equipos más pequeños sin planes claros de crecimiento.

Ahora es tu turno

¿Todavía desea confiar en los cables de cobre y los dispositivos telefónicos para realizar llamadas o está preparado para el futuro? Una cosa es segura: VoIP sigue siendo más barato y sus características mejoran cada año que pasa. No importa el tamaño de su empresa, su industria o lo que venda, VoIP es una apuesta segura en 2021 y más allá.