Como o VoIP reduz custos e aumenta o ROI em pequenas empresas

Com a pandemia de coronavírus ainda representando uma grande ameaça na maior parte do mundo, empresas de todos os setores estão passando por mudanças significativas. Uma grande mudança são os custos contínuos, pois todas as empresas estão tentando economizar o máximo de dinheiro possível nas suas operações. Uma maneira de fazer isso é mudar de um RPTC tradicional para um serviço VoIP. No entanto, essa mudança faz sentido no atual clima de negócios e o VoIP realmente oferece um bom retorno sobre investimento?

Vamos descobrir se essa tecnologia é um investimento razoável para pequenas empresas nestes tempos sem precedentes.

Primeiramente – estabeleça seus custos atuais

Antes de determinar se o VoIP fará sentido para sua pequena empresa, primeiro você precisa analisar seus custos atuais. Você precisará considerar o seguinte:

Quantas linhas você tem
Que tipo de hardware você usa
Custos adicionais, como chamadas internacionais

Isso não leva em conta as ferramentas extras que você usa junto com o telefone fixo que vem como padrão com um provedor VoIP. Ao comparar as duas maneiras de fazer chamadas, você também deve levar em consideração que, ao mudar para VoIP, você também precisa pagar pela instalação. Mas falaremos mais sobre isso mais tarde.

Depois de anotar tudo isso, é hora de avaliar quanto custará mudar de RPTC para VoIP.

Introdução ao VoIP

Depois de decidir que está pronto, é hora de analisar os custos de instalação do VoIP. Além das taxas recorrentes (que custarão a partir de USD 20 por mês), você precisa levar em consideração os custos de instalação. Isso significa conectar todo o seu local de trabalho, incluindo a portabilidade de números, os custos de diferentes dispositivos telefônicos e muito mais.

Instalar e configurar uma linha RPTC custará pelo menos USD 100 por linha se você estiver nos EUA. Por outro lado, se você já tiver uma conexão com a internet, a instalação do VoIP será totalmente gratuita e as chances são de que seu provedor isente essa cobrança para você.

Quando se trata de hardware, um telefone VoIP de boa qualidade custará em torno de USD 70 ou mais, com modelos top de linha sendo vendidos por centenas de dólares. No entanto, você não precisa comprar um telefone, pois pode usar seu computador ou um telefone celular existente para fazer chamadas VoIP.

Para resumir, seu custo principal é a taxa de assinatura que você paga regularmente ao seu provedor. Pagar USD 20 por linha por mês, é um roubo comparado ao RPTC. Em geral, você economizará mais de USD 500 por ano por linha se usar VoIP em vez de RPTC.

Escalando para cima (ou para baixo)

Sempre que você quiser adicionar uma nova linha a um sistema telefônico tradicional, terá que pagar várias centenas de dólares a cada vez. O mesmo vale para remover uma se você quiser reduzir o tamanho. Em tempos sem precedentes como esses, quando você não tem ideia de como o tamanho da sua equipe pode mudar, isso não é apenas um incômodo, mas também um grande custo. Adicione ao fato de que mesmo o recurso mais básico, como o identificador de chamadas, custa USD 3 a 10 extras por linha, e fica claro que nada vem de graça com o RPTC.

Por outro lado, adicionar uma nova linha com um provedor VoIP é simplesmente uma questão de entrar em contato com eles e pedir para adicionar novos lugares ao seu plano. O custo será apenas adicionado à sua fatura mensal.

Manutenção das suas linhas telefônicas

Ao calcular quanto o VoIP (ou um telefone fixo) custará a você, é uma boa ideia ter em mente que a decisão que você tomar ficará com você por pelo menos vários meses, se não anos. Pode haver problemas com suas linhas telefônicas, portanto, esteja preparado para pagar pela manutenção.

Aqui também, há uma grande diferença. O preço médio de um reparo de uma linha telefônica padrão é de cerca de USD 145, enquanto o preço de um reparo padrão de VoIP é de USD 75.

Grande parte dessa diferença se deve ao fato de que o VoIP depende inteiramente da sua conexão com a internet para fazer chamadas, o que geralmente é mais barato de consertar em comparação com os sistemas de fio de cobre usados nos sistemas telefônicos tradicionais.

Recursos adicionais

Quando você pensa sobre isso, o RPTC oferece muito pouco além de apenas chamadas. O máximo que você obterá de um telefone tradicional é o identificador de chamadas e talvez a gravação de chamadas, mas você teria que comprar um dispositivo separado para usar até mesmo essas funcionalidades.

Por outro lado, o VoIP oferece recursos para pequenas empresas, como:

E muito, muito mais.

Na superfície, ter algo como um URA pode parecer um recurso que é bom ter ao invés de uma necessidade. No entanto, a longo prazo, pode economizar muito tempo em chamadas receptivas e fornecer aos seus clientes opções de autoatendimento. Além disso, o URA pode ajudá-los a alcançar o atendente certo mais rapidamente graças ao roteamento baseado em habilidades. Indiretamente, um recurso como esse pode melhorar massivamente a satisfação dos seus clientes, diminuir o churn e até agradar seus clientes que estarão falando com as pessoas mais qualificadas para ajudar. É uma situação onde todos ganham.

Talvez a maior vantagem para as pequenas empresas em tempos de pandemia global seja que o VoIP permite que você seja completamente remoto e independente do local. Qualquer pessoa com um celular ou computador pode fazer login e começar a fazer ou receber chamadas de qualquer lugar do mundo. Em uma época em que o trabalho remoto está se tornando a nova norma, isso é de extrema importância. Você não apenas economizará na sua conta telefônica, mas também não precisará mais de um escritório, resultando em uma enorme economia de custos.

A análise

Você não pode melhorar o que você não mede. Se você tiver um telefone tradicional, o máximo que pode analisar é quantas ligações você faz por mês. Ótimo, mas isso dificilmente é útil se você deseja melhorar a forma como impulsiona as vendas ou fornece suporte ao cliente.

Ao mudar para VoIP, você poderá acessar algumas dessas análises:

Duração típica da chamada
Volume médio de chamadas por dia/semana/mês
Atendentes com melhor/pior desempenho em termos de chamadas
Resolução na Primeira Chamada
Índices de satisfação do cliente
KPIs de desempenho do atendente e transcrições de chamadas

E muito, muito mais. Usando essas informações, você poderá tomar decisões de negócios mais inteligentes, delegar melhor seus atendentes, investir mais (ou menos) em suporte ao cliente e, em geral, fornecer um serviço melhor para seus clientes existentes e em potencial.

Há economias indiretas também. Graças a essas análises, você poderá colocar os atendentes certos nos lugares certos para que eles possam resolver os problemas dos clientes com mais rapidez e eficiência. Como resultado, você reduzirá a rotatividade de funcionários e o moral deles também aumentará.

Afinal, existe um ROI do VoIP para pequenas empresas?

Depende do quanto você conta com os telefones para o seu negócio, e se fazer chamadas é crucial para as suas vendas/suporte ao cliente. Se você faz inúmeras chamadas todos os dias e tem equipes dedicadas ao suporte ao cliente ou vendas, sim, o VoIP é o caminho a seguir. Você não apenas economizará muito dinheiro, mas também colherá os muitos benefícios dos recursos de um sistema VoIP moderno.

Por outro lado, se você realmente não usa muito os telefones para o seu negócio e confia em outros métodos de comunicação, pode estar pensando que o VoIP não vale o seu tempo. No entanto, como descrevemos acima, você ainda poderá economizar dinheiro (em comparação com as linhas telefônicas tradicionais) e também fazer uso de alguns ótimos recursos de VoIP que, sem dúvida, mudarão a maneira como você faz negócios.

Se você estiver lançando uma nova startup e está se perguntando qual sistema telefônico comercial usar desde o início, o VoIP também é o vencedor claro aqui. Seus baixos custos de instalação e escalabilidade rápida o tornam uma ótima opção para equipes menores sem planos claros de crescimento.

É com você

Você ainda quer contar com fios de cobre e aparelhos telefônicos para fazer chamadas ou está pronto para o futuro? Uma coisa é certa – o VoIP está ficando cada vez mais barato e seus recursos melhoram a cada ano que passa. Não importa o tamanho da sua empresa, seu setor ou o que você vende, o VoIP é uma aposta certa em 2021 e além.