Installatie van een zakelijk telefoonsysteem: Wat u moet weten

De telefoon blijft het meest gebruikte kanaal voor klantenservice met een wereldwijd gebruikspercentage van 77%. De installatie van een zakelijke telefoon op blijft dus een belangrijke overweging en is gelukkig niet meer zo complex en tijdrovend als vroeger.

Als je een beginnend bedrijf bent dat op zoek is naar een nieuw bedrijfstelefoonsysteem of een gevestigd bedrijf dat op zoek is naar een upgrade, vraag je je misschien af hoe de installatie van een telefoonsysteem voor je bedrijf werkt.

Dit is alles wat je moet weten.

Belangrijkste opmerkingen:

• Bedrijven moeten kiezen tussen traditionele telefoonsystemen op locatie en op VoIP gebaseerde oplossingen.
• Een van de belangrijkste verschillen tussen de twee systemen is dat VoIP-oplossingen meestal sneller, eenvoudiger en goedkoper te installeren en in te stellen zijn.
• Met een cloud-hosted platform zoals CloudTalk kun je binnen een paar uur aan de slag door je te abonneren op de software, deze te downloaden en aan te passen.
• Het inwerken en trainen van personeel voor het gebruik van softwaregebaseerde beloplossingen is vaak ook veel sneller en eenvoudiger dan het introduceren in een lokale opstelling.

Wat is een zakelijk telefoonsysteem?

Een zakelijk telefoonsysteem is een communicatiemiddel waarmee je inkomende en uitgaande telefoongesprekken met klanten, collega’s en belanghebbenden kunt afhandelen.

Afhankelijk van het type systeem dat je gebruikt, kan je ook andere functies uitvoeren zoals tekstberichten, gesprek doorschakelen, drie-weg bellen en meer. Het type bedrijfstelefoonsysteem heeft ook een grote invloed op het installatieproces.

Verschillende soorten zakelijke telefoonsystemen

Zakelijke telefoonsystemen kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdtypen: Traditionele vaste systemen en VoIP-gebaseerde systemen. De lengte, complexiteit en kosten van de installatie variëren aanzienlijk afhankelijk van welke je kiest.

Laten we, voordat we daar dieper op ingaan, eerst even kijken naar VoIP versus vaste telefonie:

Traditionele vaste telefoonsystemen

Een traditionele vaste telefoonlijn, ook bekend als een systeem op locatie, is een analoge telefooninstallatie die is aangesloten op het Public Switched Telephone Network (PSTN). Het werkt door audio om te zetten in elektronische signalen die via koperdraden worden verzonden.

Ondanks zijn lange levensduur heeft de traditionele vaste lijn een aantal kritieke gebreken. Het mist niet alleen moderne functies en mogelijkheden, maar het is ook erg moeilijk te installeren.

VoIP-gebaseerde telefoonsystemen

Een VoIP-telefoonsysteem is een digitale communicatieoplossing. Het maakt gebruik van VoIP-technologie (Voice over Internet Protocol) om je in staat te stellen telefoongesprekken te voeren en te ontvangen via een internetverbinding. Het kan ook video, tekstberichten en andere multimedia verzenden.

Het werkt door spraakgegevens om te zetten in digitale signalen die via het internet worden verzonden. Er is dus geen koperen bedrading nodig.

De meeste VoIP-telefoonsystemen zijn gehoste cloudoplossingen. Dit betekent dat de infrastructuur, hardware en software van het telefoonsysteem door een derde partij (uw VoIP-provider) in de cloud worden gehuisvest.

De uitdagingen van de installatie van een lokaal telefoonsysteem

Bedrijven stappen steeds vaker af van lokale systemen om VoIP te omarmen. Een van de redenen voor deze massale migratie is hoe moeilijk en duur het is om on-premises systemen te installeren.

Niet alleen moet je dure hardware, softwarelicenties en serverruimtes aanschaffen, je moet ook gespecialiseerde experts inhuren om de installatie en configuratie uit te voeren. Waarom? Omdat traditionele vaste lijnen complex zijn, creëert dit nog een uitdaging.

De complexiteit van de installatie betekent dat het veel tijd kost om het op te zetten. Dit verhoogt de kans op onderbreking van de service, belemmert de productiviteit van het bedrijf en verlaagt de Klantentevredenheid.

Met een VoIP-systeem huisvest je provider je hardware en neemt hij het grootste deel van het installatieproces voor zijn rekening. De installatie verloopt dus een stuk vlotter.

Een modern zakelijk telefoonsysteem instellen

De installatie van zowel zakelijke als kleine telefoonsystemen is veel eenvoudiger met VoIP. Er zijn echter nog enkele belangrijke stappen en best practices die je moet volgen als je wilt dat het zo pijnloos mogelijk verloopt.

Om je te helpen het goed te doen, hebben we deze stap-voor-stap handleiding gemaakt:

#1 Bepaal duidelijk uw zakelijke behoeften

Er is niets frustrerender dan een telefoonprovider kiezen en er later achter komen dat hij essentiële functies mist.

Begin het proces dus door met belanghebbenden en teams om de tafel te gaan zitten. Werk samen om vast te stellen wat uw bedrijf precies nodig heeft aan een telefoonsysteem.

Overweeg het volgende:

• Functies: Zijn er functies die je absoluut nodig hebt om je doelen te bereiken? Maak een checklist met de functies van een zakelijk telefoonsysteem waarnaar je kunt verwijzen tijdens je onderzoek.

• Budget: Wat is het budget voor je zakelijke telefoonsysteem? Houd rekening met de opstartkosten en de kosten op lange termijn.

• Internetverbinding: Bepaal je internetsnelheid zodat je weet of deze voldoet aan de aanbevelingen van de door jou gekozen provider. Terwijl de meeste VoIP-gesprekken ongeveer 100 kbps upload/downloadsnelheid per lijn gebruiken, wil je idealiter – op zijn minst – 1Mbps download/uploadsnelheid per lijn.

• Gebruikers en telefoonnummers: Hoeveel gebruikers en telefoonnummers heb je nodig? Heb je internationale nummers nodig? Overweeg je korte- en langetermijnbehoeften om rekening te houden met schaalbaarheid.

Koppelingen: Als u wilt dat uw telefoonsysteem integreert met uw andere bedrijfstools, zoals uw CRM of helpdesk, bepaal dan duidelijk wat uw integratievereisten zijn om er zeker van te zijn dat uw leverancier deze ondersteunt.

#2 Grondig onderzoek en testen van potentiële systemen

Gewapend met je duidelijk gedefinieerde zakelijke behoeften, doe je onderzoek naar de verschillende VoIP-systemen die verkrijgbaar zijn bij verschillende providers.

Dit proces neemt tijd in beslag, omdat je verschillende factoren moet vergelijken en testen: Enkele van de belangrijkste dingen om naar te kijken zijn:

• Functies: Biedt de oplossing de functies die je nodig hebt? Raadpleeg je checklist met essentiële functies om te bepalen welke providers en pakketten volledig zijn uitgerust om aan je behoeften te voldoen.

• Prijsplannen: Aanbieders bieden meestal gedifferentieerde prijsplannen aan. Bekijk dus elk plan om te bepalen welk plan de kenmerken en functionaliteiten heeft die je nodig hebt. Vergelijk vergelijkbare plannen bij verschillende providers om te zien welke meer waar voor je geld biedt.

• Klantenservice: Als je een vraag of probleem hebt, hoe gemakkelijk is het om contact op te nemen met de klantenservice? Op welke kanalen kun je ze bereiken en wanneer?

• Gebruiksvriendelijkheid: Is het platform intuïtief en gebruiksvriendelijk genoeg om uw contactcenter medewerkers snel in te werken?

Je kunt factoren zoals de kwaliteit van de functies en het gebruiksgemak controleren door gebruik te maken van de gratis testversies en/of demo’s die providers meestal aanbieden. Je kunt bijvoorbeeld CloudTalk’s volledige gratis proefversie van 14 dagen uitproberen om alle belangrijke functies te testen.

Vergelijkingssites voor software en beoordelingen van bestaande gebruikers hebben ook inzichten, dus controleer die ook.

#3 Aanmelden bij de door jou gekozen provider

Zodra je een provider hebt gevonden die het beste past bij je zakelijke behoeften, ga je gang en meld je je aan voor het abonnementspakket dat je wilt.

Vergeet niet dat er bij een VoIP-systeem geen fysieke installatie plaatsvindt. Je hoeft niet eens bureautelefoons aan te schaffen. Je kunt meteen beginnen met de pc’s, laptops en mobiele telefoons die je al hebt.

#4 Uw nieuwe zakelijke telefoonsysteem configureren

Laten we nu eens doorlopen hoe je snel en eenvoudig een zakelijk telefoonsysteem installeert en configureert volgens jouw behoeften.

Software en apps downloaden

Aanbieders van VoIP-telefoonsystemen hebben een softphone-app die je kunt downloaden en installeren op je toestellen. Softphone-apps veranderen computers, tablets en mobiele telefoons in volwaardige zakelijke telefoons die je op afstand kunt gebruiken, zodat je team overal kan werken op het apparaat van hun voorkeur.

Mogelijk moet u ook de juiste browser en eventuele browserextensies downloaden. Uw leverancier kan u hierbij helpen.

Telefoonnummers overdragen en verwerven

Het wijzigen van je zakelijke telefoonnummer is een gedoe, voor jou en voor je klanten. De meeste providers bieden een nummerbehoudservice die je bestaande telefoonnummers migreert naar je nieuwe telefoonsysteem.

CloudTalk kan uw lokale, nationale, mobiele en gratis nummers overdragen in slechts 2-3 weken. Je hoeft alleen maar een verzoek in te dienen en ons team gaat meteen aan de slag.

En als je extra VoIP-telefoonnummers of internationale nummers nodig hebt, kun je die ook krijgen. CloudTalk biedt meer dan 160 internationale nummers, zodat je lokaal aanwezig kunt zijn in elk land dat je bedient.

Gebruikers toevoegen en organiseren

De gekozen provider moet een gecentraliseerd dashboard hebben waar beheerders nieuwe gebruikers aan je account kunnen toevoegen. Zodra je je gebruikers hebt toegevoegd, kun je ze indelen in groepen op basis van hun afdeling, team, taken en meer.

Je kunt bijvoorbeeld verschillende groepen maken voor marketing, HR, verkoop, klantenservice en financiën.

Belangrijkste functies en kenmerken instellen

Nu is het tijd voor het leuke werk: je functies instellen en aanpassen aan je unieke behoeften.

Dit zijn de belangrijkste taken waarop je je moet concentreren:

• Ontwerp belstromen: Breng een belstroom in kaart die visualiseert hoe het beltraject van uw klanten eruitziet, van de verbinding tot de oplossing van het probleem. CloudTalk heeft de perfecte tool hiervoor – een interactieve Call Flow Designer –waarmee je aangepaste flows kunt maken om ervaringen echt te optimaliseren.

• Routering van oproepen instellen: Er zijn veel verschillende manieren om gesprekken te routeren: Op vaardigheden gebaseerde routering, round-robin routering, least-idle routering en meer. Stel regels in voor het routeren van oproepen voor elk van je groepen in overeenstemming met hun unieke behoeften.
• Voicemailberichten opnemen: Neem een bericht op dat je klanten begroet op je voicemail inbox en nodig ze uit om hun gegevens achter te laten. Als je een outbound callcenter hebt, is het ook de moeite waard om een functie als voicemail drop in te stellen, waarmee je voicemailberichten vooraf kunt inspreken die automatisch naar prospects worden gestuurd.
• Zakelijke uren instellen: Je moet je kantooruren instellen in het telefoonsysteem, zodat het weet wat het moet doen buiten kantooruren (bijvoorbeeld het gesprek naar voicemail sturen). Pas de regels voor routering buiten kantooruren aan voor je specifieke kantoren en nummers, en stel uitzonderingen in voor kantooruren op feestdagen.
• Extensies toewijzen: Wijs unieke extensies toe aan specifieke medewerkers, teams of kantoren zodat collega’s en klanten snel met de juiste persoon in contact kunnen komen.

Zolang je een provider hebt gekozen met een intuïtief platform en flexibele aanbiedingen, moeten al deze functies en functionaliteiten vrij eenvoudig in te stellen zijn. Juist daarom raden we CloudTalk aan – en CloudTalk-gebruikers doen dat ook:

“Het belangrijkste voordeel van CloudTalk is de ongeëvenaarde flexibiliteit in het afhandelen van onze verzoeken. Of we nu nieuwe nummers, geverifieerde nummerweergave of het opzetten van nummerportabiliteit nodig hadden, ze maakten het ongelooflijk eenvoudig en efficiënt. Hun gestroomlijnde processen en snelle responstijden hebben ons veel tijd en middelen bespaard, waardoor we ons konden richten op onze kernactiviteiten.”

Ibrahim Imam – Medeoprichter, Group Co-CEO, CEO MENA & APAC bij PlanRadar

#5 Uw teams aan boord halen en trainen

Zodra alles is ingesteld op het systeem, kun je beginnen met het inwerken van je personeel. Het doel is om dit zo snel mogelijk te doen om de waarde en productiviteit zo vroeg mogelijk te maximaliseren.
CloudTalk blinkt opnieuw uit in gebruiksgemak. Het is niet alleen intuïtief ontworpen, maar we hebben ook een heel inwerkportaal met uitgebreid advies en video tutorials.

Van gidsen over hoe je je zakelijke telefoonsysteem installeert tot video’s waarin wordt uitgelegd hoe je specifieke functies gebruikt, wij hebben alles in huis. Dus zelfs contactcenter medewerkers die geen IT- of technische ervaring hebben, zouden het probleemloos moeten kunnen oppakken.

Hoeveel kost de installatie van een zakelijk telefoonsysteem?

Het grootste deel van de installatiekosten komt van het abonnement op je zakelijke telefoonsysteem. VoIP-telefoonsystemen werken op basis van een abonnementsmodel en worden maandelijks of jaarlijks betaald.

Let op: de kosten variëren sterk, afhankelijk van de provider en het pakket dat je kiest.

Je kunt in onze prijsgids voor zakelijke telefoonsystemen zien dat pakketten beginnen bij ongeveer $3,99 per gebruiker/maand en omhoog schieten tot $140 per gebruiker/maand.

De meeste providers bieden gedifferentieerde pakketten aan. De lager geprijsde pakketten zijn meer geschikt voor kleinere bedrijven, terwijl de duurdere pakketten geschikt zijn voor grotere bedrijven.

Over het algemeen geldt: hoe meer functies en functionaliteiten het pakket bevat, hoe hoger de prijs.

Hoeveel je uitgeeft, hangt af van je budget, bedrijfsgrootte en functievereisten. Aanbieders als Skype en Microsoft Teams bieden bijvoorbeeld wel de goedkoopste abonnementen, maar missen de zakelijke functies die nodig zijn om bij te blijven in de moderne communicatie.

CloudTalk heeft vier plannen variërend van $25 – $50 (€25 – €50) per gebruiker/maand die jaarlijks worden gefactureerd. Met veel functies en functionaliteiten voor verschillende bedrijfsgroottes zijn we een van de meest kosteneffectieve telefoonsysteemoplossingen die er zijn.

Afgezien daarvan is de aanschaf van je telefoons de enige andere installatiekost. En hier is een tip: implementeer een BYOD-beleid (bring-your-own-device) zodat werknemers hun persoonlijke apparaten kunnen gebruiken als zakelijke telefoons. Dit kan je bedrijf nog meer geld besparen.

Maar hoe verhoudt de prijs van een traditionele installatie van een bedrijfstelefoonsysteem zich tot VoIP?

Een traditioneel systeem kost alleen al aan hardware duizenden dollars. Bovendien moet je gespecialiseerde experts inhuren om het systeem voor je te installeren en configureren.

En dan heb je nog softwarelicenties en de kosten van je telefoons (je kunt niet zomaar een BYOD-beleid toestaan zoals bij VoIP).

De installatie van een zakelijk telefoonsysteem is snel en eenvoudig

Of je nu overstapt van een traditionele vaste lijn of op zoek bent naar het perfecte communicatiesysteem voor je startup, de installatie van een zakelijk telefoonsysteem is naadloos met de juiste provider.

Als je voor CloudTalk kiest, kun je in slechts vijf minuten een heel contactcenter opzetten, rechtstreeks vanuit je webbrowser.

Wij regelen alles, van configuratie tot nummerportering, zodat jij je kunt richten op de interessante dingen (zoals het maken van belstromen en routeringsregels). En dankzij onze softphone-app kunnen uw werknemers de apparaten gebruiken die ze al hebben: u hoeft uw budget niet te spenderen aan bureautelefoons.

Maar geloof ons niet op ons woord. Probeer CloudTalk zelf uit met onze gratis proefversie van 14 dagen, zonder verplichtingen.