By S. Lucido-Balestrieri

| 23 jul 2024

Kommunikation

Topp 12 exempel på röstbrevlåda utanför kontoret för 2024

Har du någonsin fastnat i röstbrevlådans monotona hälsningar? Du är inte ensam om det.

Men tänk om ni/er kunde få 22% fler svar om ni använder ett kraftfullt röstmeddelande, även när ni inte sitter vid skrivbordet?

Effektiva röstmeddelanden förbättrar kundvård och konversationer genom att engagera missade prospekt, lämna ett bestående intryck och uppmana till handling, vilket potentiellt kan öka försäljningen.

Följ med oss när vi avslöjar de 12 bästa exemplen på röstmeddelanden utanför kontoret, tillsammans med experttips som hjälper er/er att bli bäst på röstmeddelanden.

Viktiga lärdomar:

Förbättra kommunikationen genom att öka engagemanget och ge den en personlig touch, samtidigt som den blir mer tillgänglig och kommunikationsprocesserna effektiviseras.
Lär dig hur du skapar röstmeddelanden utanför kontoret med ett kundcentrerat förhållningssätt som visar engagemang för kundservice, främjar starkare relationer och bygger förtroende över tid.
Införliva en gnutta humor eller kreativitet i röstmeddelanden utanför kontoret för att underhålla dem som ringer och lämna ett bestående positivt intryck, vilket främjar starkare kontakter och varumärkesåterkallelse.

Prova CloudTalk gratis i 14 dagar – inget kreditkort krävs

Testa nu

Varför är röstmeddelanden utanför kontoret viktiga?

I dagens snabba värld är en röstbrevlåda inte bara en artighet – det är en kritisk kontaktpunkt som kan forma dina kunders uppfattning och hålla dina affärshjul igång, även när du inte är där för att svara direkt på samtalet.

Om ni/er tror att röstmeddelanden utanför kontoret inte är viktiga för ett företag, finns det flera skäl att tänka om:

Röstmeddelanden utanför kontoret håller de som ringer informerade när du inte är tillgänglig, vilket säkerställer transparent kommunikation.

De informerar de som ringer om hur länge du är borta och ger vid behov nödkontakter och hanterar deras förväntningar på ett svar.

Genom att vägleda dem som ringer om vad de ska göra i din frånvaro säkerställer röstmeddelanden utanför kontoret att viktiga meddelanden inte förbises.

Röstmeddelanden beskriver vad de som ringer kan förvänta sig och ger vägledning, vilket visar på professionalism och tillförlitlighet.

Genom att ge en personlig prägel kan röstmeddelanden utanför kontoret boosta nöjda kunder och därmed stärka företagets rykte och relationer.

Studier har dessutom visat att ett kraftfullt röstmeddelande kan leda till 22% fler svar, vilket understryker hur effektivt det är för att upprätthålla engagemanget och säkerställa att viktiga meddelanden inte missas.

PlanRadars resultat med hjälp av CloudTalk-funktioner som röstbrevlåda

20% Ökad effektivitet hos agenterna
70% Ökad effektivitet i samtalshanteringen
3% Minskning av antalet missade samtal

Hur man skapar det perfekta röstmeddelandet utanför kontoret

Nu när vi har diskuterat varför det är viktigt med röstmeddelanden utanför kontoret kommer här 5 tips för att få ut mesta möjliga av dem:

#1 Presentera ditt företagsnamn

Börja ditt röstmeddelande med att tydligt ange namnet på ditt företag. Detta enkla steg ger en känsla av professionalism och säkerställer att de som ringer vet att de har kommit till rätt ställe.

Ett exempel: ”Hej, du har kommit till CloudTalk …”

#2 Beskriv öppettider

Skapa förväntningar genom att nämna dina öppettider på förhand. Det hjälper dem som ringer att förstå när de kan förvänta sig ett svar och minskar risken för frustration.

Exempel: ”Våra öppettider är kl. 10.00-17.00 centraleuropeisk tid.”

#3 erbjuder tydlig vägledning

Vägled dem som ringer om vad de ska göra härnäst. Oavsett om det handlar om att lämna ett röstmeddelande, navigera i en telefonmeny eller utforska alternativa kontaktalternativ är tydlighet nyckeln.

Exempel: ”Om du ringer angående en befintlig order, vänligen tryck 1. Om du vill ha hjälp med att lägga en ny order, tryck 2.”

#4 Tillhandahålla ytterligare kontaktalternativ

Erbjud alternativa kontaktmetoder som e-post eller livechatt. Detta säkerställer att de som ringer har möjlighet att nå er/er även utanför öppettiderna.

Exempel:”Agenter finns tillgängliga för att hjälpa er/er via livechattfunktionen på vår webbplats. Ni/er kan också skicka ett e-postmeddelande till oss på help@cloudtalk.io.”

#5 Håll det sött och enkelt

Respektera dina samtalspartners tid genom att hålla ditt meddelande kort och koncist. Sikta på 20-25 sekunder för att leverera viktig information på ett effektivt sätt.

Exempel: ”Hej, du har kommit till [Your Name] på [Your Company]. Jag är för närvarande inte på kontoret men kommer tillbaka på [Return Date]. Lämna ert namn, nummer och ett kort meddelande så återkommer jag till er/er så snart som möjligt. Tack för att ni/er ringde och ha en underbar dag!”

Är du redo att förändra din affärskommunikation?

Se det live

Sälj med hjälp av röstbrevlåda utanför kontoret

Om du någonsin har tvivlat på vikten av röstmeddelanden utanför kontoret för ett företag, har vi gett dig övertygande skäl att ompröva och tips för att maximera deras potential.

Kom ihåg att ett väl utformat röstmeddelande kan göra hela skillnaden när det gäller att skapa starka relationer med kunderna och förbättra ditt företags rykte.

Men för att verkligen kunna utnyttja den fulla potentialen i er röstbrevlådestrategi behöver ni/er en lösning som gör livet enklare.

Med CloudTalk är det lätt som en plätt att hantera dina röstmeddelanden. Från att granska och svara på röstmeddelanden direkt i appen till att få transkriptioner i din e-post, CloudTalk förenklar kommunikationen så att ni/er kan fokusera på det som är viktigt.

Läs mer om våra funktioner för röstbrevlåda här.

Vanliga frågor

Hur lämnar man ett röstmeddelande utanför kontoret?

Med CloudTalk är det mycket enkelt att lämna ett röstmeddelande utanför kontoret.
Här är de viktigaste stegen för att lämna ett röstmeddelande utanför kontoret med hjälp av CloudTalk:

1. Ställ in dina öppettider i CloudTalk-appen.
Detta gör att du automatiskt kan spela upp ett anpassat meddelande när ni/er inte är tillgängliga.
2. Spela in en professionell röstmeddelandehälsning som innehåller:
– Ert namn.
– De datum då ni/er inte kommer att vara på kontoret.
– En begäran om att den som ringer ska lämna ett meddelande.
– Eventuellt namn och kontaktuppgifter till en kollega som kan hjälpa er/er i er frånvaro.

CloudTalk låter er enkelt skapa och schemalägga flera anpassade röstbrevlådehälsningar, så att ni/er kan ha ett specifikt meddelande utanför kontoret redo att användas när det behövs.

Vad ska man inte säga i ett röstmeddelande?

Här är några viktiga fallgropar att undvika i ett röstmeddelande:

– Tala inte intetsägande, använd energi.
– Ha ett tydligt syfte, svamla inte.
– Tala in telefonnumret långsamt.
– Undvik bullriga bakgrunder.
– Lova inte omedelbar återuppringning.
– Ange alltid ditt fullständiga namn.
– Avsluta med en inbjudan till återuppringning.

Hur kan CloudTalk hjälpa mig att hantera mina röstmeddelanden mer effektivt?

Genom att ladda upp röstmeddelanden till CloudTalk kan ni komma åt dem alla på ett ställe, vilket ger svar i rätt tid och högre kundnöjdhet.

CloudTalk erbjuder också flera funktioner för att förbättra hanteringen av röstmeddelanden, inklusive transkribering av röstmeddelanden, så att ni kan läsa era meddelanden utan att lyssna på dem; anpassningsbara hälsningar för att matcha olika behov eller tider på året; röstmeddelanden och integration med ert CRM för att hålla alla kundinteraktioner på ett ställe

Har du några tips på hur jag kan integrera röstmeddelanden i min strategi för kommunikation med kunder?

Att integrera röstmeddelanden i din kommunikationsstrategi för kunder ökar engagemanget och ger personliga meddelanden.
Så här gör du:

– Segmentera din målgrupp baserat på demografi, beteende och steg i köpresan.
– Skapa personliga meddelanden som tillgodoser individuella behov med tydliga uppmaningar till handling.
– Använda röstbrevlåda för insamling av feedback och enkäter för att förbättra produkter och tjänster.
– Följ upp mätvärden som svarsfrekvens och konversationer för att se hur effektiv kampanjen är.

Genom att följa dessa steg kan ni/er skapa effektiva kampanjer för röstbrevlådor som kompletterar er övergripande marknadsföringsstrategi och ger resultat.