Så startar du ett virtuellt callcenter 2026

Att starta ett virtuellt callcenter innebär att du driver en molnbaserad samtalsverksamhet där agenterna arbetar på distans, hanterar kundinteraktioner varifrån som helst och är igång på några minuter. Inget kontor, inga hårdvaruinvesteringar, inga geografiska gränser.

Stegen nedan täcker allt du behöver: val av modell, budget, programvara, rekrytering och drift.

Vad är ett virtuellt callcenter?

Ett virtuellt callcenter är ett modernt callcenter där agenterna arbetar på distans istället för från ett och samma fysiska kontor. Det här upplägget gör att team kan samarbeta och hantera kundkontakter från olika platser med hjälp av molnbaserade verktyg som VoIP-mjukvara.

Att lära sig hur man startar ett callcenter kräver inte längre någon enorm IT-budget eller ett fysiskt kontor. Dagens molnverktyg gör att du kan starta helt på distans på bara några minuter.

Även om agenter i virtuella och traditionella callcenter har samma ansvarsområden, ligger den stora skillnaden i hur arbetet utförs. I ett virtuellt callcenter kan agenterna hantera samtal och hjälpa kunder var som helst i världen, vilket ger större flexibilitet och effektivitet för både företag och kunder.

Fördelar med att starta ett virtuellt callcenter

• Bredare marknadsräckvidd: Agenter utspridda över olika geografiska områden når en bredare kundbas. Du får också en bättre förståelse för kundernas behov i de regioner där du är verksam.
• Minskad personalomsättning: Agenter som arbetar i ett virtuellt callcenter är ofta mer effektiva och känner sig friare eftersom de själva kan välja var de vill jobba. Avslappnade och nöjda medarbetare är mer benägna att stanna kvar i företaget.
• Längre öppettider: När hela världen är ditt kontor behöver du inte längre tänka på fasta öppettider. Med ett callcenter på distans kan du utnyttja olika tidszoner och hjälpa dina kunder dygnet runt.
• Lägre omkostnader: Med ett virtuellt callcenter som körs på molnbaserad programvara behöver du betydligt mindre hårdvara, som exempelvis fysiska telefoner. Du slipper också betala för kontorslokaler. Att starta ett eget callcenter kräver väldigt liten startinvestering.

Så startar du ett virtuellt callcenter i 10 steg

Om du funderar på hur du startar ett virtuellt callcenter handlar processen om att definiera dina mål, sätta en budget, välja rätt molnbaserad programvara och anställa talanger på distans.

För att sätta upp ett virtuellt callcenter bör du först bestämma om du behöver en inkommande, utgående eller hybrid modell. Sätt sedan upp dina KPI:er, fördela budgeten och välj en skalbar molnbaserad VoIP-programvara. Slutligen anställer du distansagenter, utrustar dem med snabbt internet och headset samt konfigurerar dina regler för samtalsstyrning.

#1 Vilken typ av callcenter behöver du?

Innan du letar efter utrustning eller anställer agenter bör du bestämma vilken typ av callcenter som passar din verksamhet. Det svaret styr alla andra val du gör.

Fråga dig själv:

• Hur stort är mitt företag?
• Vilken bransch är jag i?
• Vilka behov har mina kunder?
• Vad är mitt främsta mål – att hjälpa befintliga kunder eller att skaffa nya?

Svaren på dessa frågor bör visa om du ska fokusera på inkommande samtal, utgående samtal eller kanske en hybridmodell.

Vad är inkommande callcenter?

Inkommande callcenter hanterar inkommande samtal från kunder, vilket oftast är kopplat till kundtjänst. Syftet är att hjälpa kunder med problem, svara på frågor, hjälpa till med orderhantering och liknande.

Inkommande samtal syftar till att vårda kundrelationer, ge en bra kundupplevelse och hjälpa kunderna att använda dina produkter och tjänster på bästa sätt.

Det är därför inkommande samtal är ett stort fokus för större företag. Deras mål är oftast inte så mycket att skaffa nya kunder, utan snarare att behålla de befintliga.

Fokusera på inkommande samtal om du vill erbjuda:

• Allmän kundservice
• Teknisk support
• E-handelsstöd – betalnings- och orderhantering
• Hjälp med bokning av dina tjänster
• Inkommande försäljning

De mest typiska branscherna som drar nytta av inkommande samtal:

• Ekonomi och finans
• Hälso- och sjukvård
• Detaljhandel

Vad är utgående callcenter?

Utgående callcenter hanterar samtal som dina agenter ringer till kunder eller potentiella kunder. Utgående samtal tillhör oftast säljteamens område – syftet är att sälja eller sälja mer av en produkt eller tjänst. I många organisationer spelar utgående callcenter en avgörande roll för leadsgenerering och mötesbokning, vilket hjälper säljteam att få kontakt med kvalificerade potentiella kunder, bygga relationer och boka uppföljningssamtal för att driva affärer framåt.

Fokusera på utgående samtal om du vill:

• Skapa nya leads
• Behålla befintliga kunder
• Starta en telemarketingkampanj
• Genomföra marknadsundersökningar
• Göra en enkätundersökning
• Boka affärsmöten

Om du driver en startup eller ett mindre företag och vill växa, bör du definitivt ha ett utgående team på plats.

Vad är ett hybrid-callcenter?

En hybridmodell kombinerar inkommande och utgående samtal – ett smart val för medelstora företag som vill växa. Det gör att du kan erbjuda en heltäckande service som skapar en enhetlig upplevelse för kunderna och genererar mer intäkter. För att mäta framgången med merförsäljning och optimera prissättningen mer effektivt kan du använda en vinstmarginalkalkylator.

Låt oss säga att du äger en butik. En kund kontaktar din support eftersom deras beställning har kommit bort. Du kan skicka den informationen vidare till säljavdelningen och sälja till en extra försäkring. Eller så klagar en kund på lång leveranstid. Vad sägs om att rekommendera ett premiumabonnemang med leverans nästa dag?

Ett annat exempel – du erbjuder en CRM-lösning. Kunderna menar att dina billigare abonnemang saknar viktiga verktyg, men de vill inte uppgradera eftersom de inte behöver alla funktioner i de dyrare paketen. Här finns ett utmärkt tillfälle att skapa ett skräddarsytt paket så att dina kunder bara kan välja de verktyg de faktiskt behöver.

#2 Vilka mätetal bör ditt virtuella callcenter följa?

När du väl har bestämt vad ditt övergripande mål ska vara, måste du välja rätt mätetal för callcentret att följa. Dessa kommer att fungera som dina KPI:er (nyckeltal) och hjälpa dig att mäta callcentrets framgång.

Här är 5 av de vanligaste mätetalen att hålla koll på:

Lösning vid första kontakten (FCR): Kallas även First Call Resolution och anses ofta vara det viktigaste mätetalet för ett callcenter. Det mäter din förmåga att lösa problem under det allra första samtalet med en kund – utan att behöva ringa tillbaka eller följa upp.

Svarstid (FRT): Den tid som kunder får vänta innan de kopplas till en agent.

Genomsnittlig hanteringstid (AHT): Hur lång tid det i genomsnitt tar för ditt team att hantera ett samtal – från det att man svarar till att man lägger på. Detta mätetal är direkt kopplat till kundnöjdhet, lojalitet och kundbevarande över tid.

Andel avbrutna samtal: Den andel samtal där kunderna lägger på innan de får svar, oftast på grund av långa väntetider. En avbrottsfrekvens på under 5 % är generellt acceptabelt. Kunder tenderar att vänta längre på teknisk support än på säljsupport – en bra referenspunkt när du sätter dina mål.

Kundnöjdhet (CSAT): Visar hur nöjda kunderna är med ditt callcenters tjänster.

Det finns många fler mätetal att följa. Läs mer om dem i vårt blogginlägg om de 10 viktigaste KPI:erna för callcenter du bör följa.

#3 Hur mycket kostar det att starta ett virtuellt callcenter?

För att starta ett företag krävs det pengar. Börja med att definiera din budget och se hur mycket du behöver investera för att starta ditt eget callcenter. Vad behöver du köpa in innan ni kan börja ringa?

De vanligaste utgifterna är:

• Löner och försäkringar till anställda
• En stabil och snabb internetuppkoppling
• Ett virtuellt telefonsystem
• Grundläggande utrustning, som bärbara datorer, headset, skärmar osv.

Andra kostnader kan tillkomma senare, till exempel bonusar för säljare som presterar bäst eller en budget för teambuilding. Det är dock inget du behöver tänka på i början.

#4 Vilken VoIP-mjukvara ska du välja?

Att välja rätt programvara för ditt virtuella callcenter är avgörande för din framgång. Välj en VoIP-lösning som kan integreras med ditt CRM, din e-handel, helpdesk eller andra verktyg du gillar. Att koppla ihop din VoIP-mjukvara med de verktyg du använder dagligen sparar massor av tid och energi. Om din favoritlösning inte kan integreras med alla system du använder kan du leta efter en som har ett API – som CloudTalk.

Viktiga funktioner som alla virtuella callcenter behöver

Listan nedan är uppdelad efter användningsområde – inkommande, utgående och delade – så att du kan fokusera på det som är relevant för din modell.

Funktioner som alla inkommande callcenter bör ha:

• Samtalsköer
• Röstbrevlåda
• Personliga hälsningar och musik
• Verktyg för samtalsflöden
• Automatisk samtalsfördelning
• Interaktivt röstsvar (IVR)
• Ringgrupper
• Kompetensbaserad styrning
• Föredragen agent
• Öppettider
• Vidarekoppling av samtal
• Återuppringning
• Nummerpresentatör

Funktioner som alla utgående callcentret bör ha:

• Ringverktyg för sälj – prediktiva, power- och smarta
• Kampanjverktyg för utgående samtal
• Nummerflytt
• Automatisk visning av utgående nummer
• Klicka och ring
• Samtalsstatistik
• Inspelning och medlyssning av samtal
• Realtidsinstrumentpanel

Användbara funktioner för både utgående och inkommande callcentret:

• Samtalsmärkning
• Samtalsanteckningar
• Kontaktetiketter
• Kundkort i realtid
• Efterbearbetning av samtal
• Kontakthistorik
• Säkerhet (kryptering av samtal, tvåfaktorsautentisering, dataskydd)

Innan du börjar undersöka olika VoIP-programvaror bör du tänka på en sak: din lösning måste vara skalbar. Ditt företag kommer att växa, och det är också ditt mål. Och dina mål kommer att växa i takt med det. Leta alltid efter ett system som ger dig en långsiktig lösning. Om du fortfarande håller på att bestämma vilken infrastruktur du ska köra dina applikationer, verktyg, interna instrumentpaneler eller anpassade integrationer på, kan du ta en titt på våra VPS-prestandatester för att få en känsla för hur dina applikationer kommer att prestera i verkligheten innan du flyttar dem till en tyngre infrastruktur.

#5 Hur rekryterar man distansarbetande agenter till ett callcenter?

Utan geografiska gränser ger världen dig 4,5 miljarder potentiella kandidater. AI-rekryteringsverktyg kan påskynda denna process genom att filtrera och matcha kandidater mer effektivt. I slutändan blir ditt callcenter aldrig bättre än människorna som arbetar där.

Leta efter personer som:

• Arbetar bra under press
• Inte är rädda för att ställa frågor när de är osäkra på ett svar
• Är tillräckligt disciplinerade och motiverade för att arbeta även utan direkt övervakning
• Är duktiga på att uttrycka sig – både i tal och skrift
• Helst har erfarenhet av de system ni använder

Börja i liten skala. Det är bättre att anställa en fokuserad grupp engagerade agenter som kan hantera en stor arbetsbörda än att börja med ett stort team. Att hantera ett stort antal personer direkt efter lanseringen är inte bara svårt, du kan också stöta på budgetproblem. Använd en gratis Erlang C-kalkylator för att uppskatta det exakta antalet agenter du behöver baserat på förväntad samtalsvolym och servicenivåmål. Du måste betala rättvisa löner till alla (en kalkylator för personalkostnader kan vara till hjälp).

#6 Hur onboardar och utbildar man distansagenter?

En välfungerande onboardingprocess lägger grunden för ditt team på lång sikt. Enligt en undersökning från Glassdoor förbättrar onboarding personalretentionen med 82 % när den görs på rätt sätt.

Men att bygga ett kompetent team slutar inte med onboardingen. Du måste skapa en löpande lärandeprocess – för nya verktyg, policyer, procedurer och allt som hjälper agenterna att göra ett bra jobb.

När det till exempel gäller det första intrycket bör agenterna alltid följa några enkla steg i början av varje affärssamtal: svara snabbt, presentera sig själva och företaget med en vänlig ton och lyssna aktivt på inringarens behov från allra första början. Dessa grunder sätter rätt ton för hela samtalet och bygger omedelbart förtroende.

Hur du kan utbilda dina agenter:

• Regelbundna utbildningar
• Veckomöten
• Individuella samtal med genomgång av prestation och allmän trivsel
• Digital kunskapsbas med vanliga frågor
• Utbildningsmanual för kundservice

Förbered dig ordentligt för dessa. Använd avancerade callcenterverktyg för att analysera dina agenters prestationer och förstå deras styrkor och svagheter. Statistik hjälper dig att följa resultat över tid. Medlyssning visar hur agenter interagerar med kunder, och samtalsinspelning ger dig möjlighet att dela exempel på bästa praxis med andra agenter.

#7 Vilken utrustning behöver en distansarbetande callcenteragent?

Att lyckas bygga ett virtuellt callcenter handlar om att hitta en balans mellan pålitlig molnbaserad VoIP-teknik och bekväm, ergonomisk hårdvara för dina distansarbetande agenter.

Med en VoIP-programvara minskar behovet av hårdvara i ditt distanscallcenter kraftigt. Men du behöver fortfarande grundläggande utrustning. Att välja rätt påverkar agenternas trivsel och prestation, och givetvis även kundnöjdheten.

Hårdvaruutrustning som dina agenter behöver:

• Företagsdator med det senaste operativsystemet. Tekniskt sett är detta inget krav – med VoIP-programvara kan agenter arbeta från sina egna enheter. Men det visar att du bryr dig om dina anställda.
• En extern bildskärm att ansluta till datorn. Att arbeta på en större skärm ger en bättre arbetssituation. Det är en bra idé att investera i ett sekretessfilter för skärmen för att skydda kunddata.
• Ett tangentbord och en ergonomisk mus
• Ett headset av hög kvalitet. Välj ett som har tillräcklig ljuddämpning. Det hindrar kunden från att höra bakgrundsljud. Dela ut två headset – ett för daglig användning och ett som reserv.
• En enhet för tvåfaktorsidentifiering, t.ex. en mobiltelefon. Detta är till för att logga in säkert i era system utan risk för säkerhetsöverträdelser.
• En snabb internetuppkoppling. Minst 10 Mbps.

Vi rekommenderar att du testar utrustningen du planerar att köpa innan du investerar i den och skickar hem den till agenternas hemkontor.

#8 Hur skapar man effektiva arbetsflöden i ett callcenter?

Att driva ett virtuellt callcenter på ett effektivt sätt börjar med att ta fram företagspolicyer som ditt team ska följa. Det ser till att alla strävar mot samma mål.

Sätt sedan upp regler för hur olika delar av er callcenterverksamhet ska fungera.

Frågor att besvara innan ni lanserar:

• Hur ska samtalen fördelas?
• Vilka automatiserings- och samtalsfördelningsverktyg kan ni dra nytta av?
• Vad ska agenterna säga när de svarar på samtalet?
• Kommer ni att använda samtalsmanus?
• Hur kommer eskaleringsprocessen att se ut?
• Hur ofta ska ni göra prestationsutvärderingar?

Om du till exempel vill att alla medarbetare – oavsett om de är på plats eller jobbar på distans – ska svara på inkommande samtal, är nyckeln att använda VoIP-verktyg som vidarekoppling, ringgrupper och smart routning. Med CloudTalk kan du ställa in regler så att det ringer hos flera agenter samtidigt eller i turordning, för att säkerställa att ingen kund behöver vänta.

En välutrustad VoIP-plattform erbjuder många produktivitetsverktyg som hjälper till att automatisera dina arbetsflöden. För sälj kan du skapa automatiska mejl som skickas varje gång en inringare visar intresse. För kundtjänst hjälper verktyg som IVR-flöden inringare att kopplas till rätt person eller avdelning.

Vår arbetsflödesautomatisering eliminerar onödiga och tidskrävande uppgifter både i vårt system och i andra system som du har integrerat. Du kan också skapa ärenden och uppgifter eller redigera beställningar i dina integrerade lösningar direkt i CloudTalk. Om du har många kontakter kan du samla dem i en enda kontaktlista.

#9 Hur bygger man en stark kultur i ett distanscallcenter?

Oavsett om du migrerar från ett äldre växelsystem eller startar ett callcenter helt från grunden, är det avgörande att upprätthålla en sund distanskultur för att hålla personalomsättningen låg.

Det är lätt att försumma kulturen i distansteam – utan ett gemensamt kontor uppstår ingen naturlig gemenskap. Bygg upp den medvetet. Alla, oavsett position, behöver känna sig värdesatta.

Vad kan du göra för att bygga en hälsosam företagskultur på distans?

• Ta fram ett paket med riktlinjer för företagskulturen så att alla vet vilka era gemensamma värderingar är.
• Ha regelbundna teammöten och enskilda samtal för att behålla den personliga kontakten och stämma av hur medarbetarna mår.
• Arrangera virtuella teambuilding-aktiviteter. Glöm jobbprat för en stund och lär känna varandra på ett personligt plan.
• Om budgeten tillåter, betala för resor då och då och ordna en fysisk träff.
• Ge agenterna beröm för deras hårda arbete. Fira inte bara stora framgångar. Ta dig tid att stanna upp och uppskatta de små framstegen.
• Dela ut belöningar för enastående prestationer.
• Överbelasta inte dina agenter – utbrända anställda är till ingen nytta för dig. De kan ställas inför många stressiga situationer, som att hantera arga kunder. Ge dem regelbundna pauser och tillräckligt med ledighet.
• Uppmuntra inte till övertidsarbete.
• Erbjud personalförmåner. Till exempel är betald flexibel ledighet ett populärt val. Hos CloudTalk fungerar det utmärkt. Se till att beskriva de förmåner ni erbjuder i en digital personalhandbok som medarbetarna enkelt kan komma åt och läsa.

#10 Marknadsför ditt callcenter överallt

Marknadsför ditt callcenter överallt. Placera kontaktuppgifter på en synlig plats på din webbplats, på dina sociala medier och i din e-postsignatur.

Låt folk veta var ni finns så kommer de att börja ringa och söka råd. Som ett resultat kommer dina siffror för kundnöjdhet och lojalitet att börja öka.

Viktiga funktioner att leta efter i en virtuell callcenterprogramvara

Utöver grundläggande samtalsfunktioner behöver du utvärdera virtuella callcentertjänster som erbjuder smart routning, djupa CRM-integrationer och AI-driven samtalsanalys för att kunna skala effektivt.

Att välja rätt programvara handlar inte bara om pris – det handlar om hur väl den stödjer ditt teams prestation och tillväxt.

Prioritera plattformar med:

• Smart samtalsroutning: Slussa automatiskt samtal till rätt agent baserat på kompetens, tillgänglighet eller prioritet.
• CRM-integrationer: Synka med verktyg som Salesforce, HubSpot eller Pipedrive för att hålla data och historik på ett och samma ställe.
• Realtidsanalys: Följ teamets prestationer, samtalsvolymer och nyckeltal från en enda instrumentpanel.
• Samtalsinspelning och transkribering: Granska samtal för kvalitetssäkring, utbildning och regelefterlevnad.
• AI-funktioner: Leta efter AI-coaching, attitydanalys eller samtalsmärkning för att effektivisera arbetsflöden.
• Skalbarhet: Lägg till användare, nummer och platser utan behov av teknisk support.
• Global täckning: Säkerställ stabila samtal med hög kvalitet över länder och enheter.

Nyckeln är att anpassa dessa funktioner till din bransch och teamstorlek. Till exempel kan vårdgivare ha stort behov av IVR för att slussa patienter snabbt, medan e-handelsföretag kan dra nytta av kompetensbaserad routning för att koppla kunder till specialiserad support. Små team kanske fokuserar på lättanvända analyspaneler, medan större företag behöver djupare rapportering och integrationer. Företag med egna mobilappar kan också integrera VoIP direkt i sina plattformar, vilket möjliggör integrerad kundsupport och samtalsroutning direkt i appen.

Så väljer du rätt leverantör av virtuella callcentertjänster

Rätt leverantör kommer att stödja ditt teams behov idag – och skala med dig när du växer. Fokusera på rätt passform, inte bara priset.

Innan du presenterar en lösning bör du börja med att bedöma var ditt företag verkligen passar in i varje kunds värld: förstå deras utmaningar, kartlägg deras kundresa och identifiera vilka funktioner som faktiskt kommer att göra deras liv enklare. På så sätt säljer du inte bara programvara – du matchar din lösning med verkliga behov.

Om du väljer en plattform för ett kontaktcenter för ett litet eller medelstort team i USA, bör du prioritera en lösning som balanserar prisvärdhet med skalbarhet, samtidigt som du säkerställer pålitlig support och enkel implementering för team utan stora IT-resurser.

Här är vad du ska titta efter:

• Pålitlig samtalskvalitet: Prioritera leverantörer som är kända för klart ljud och minimal stilleståndstid.
• Stark support: Leta efter hjälp dygnet runt via chatt, telefon eller e-post.
• Säkerhetsstandarder: Välj en säker plattform med samtalskryptering och dataskyddsfunktioner.
• Smidig integration: Se till att den ansluter till ditt CRM, helpdesk eller andra viktiga verktyg.
• Flexibel prissättning: Välj ett abonnemang som passar din nuvarande storlek och som gör det enkelt att skala upp.
• Enkel driftsättning: Satsa på verktyg som är lätta att installera och hantera – inget IT-team behövs.
• Gratis testperiod eller demo: Testa plattformen innan du bestämmer dig.

De goda nyheterna: CloudTalk levererar ljud av hög kvalitet tillsammans med avancerade funktioner som samtalsinspelning och analys – allt till ett överkomligt pris. Och när det handlar om att växa smidigt i takt med att din supportvolym ökar månad för månad, gör CloudTalk det enkelt med flexibel prissättning och direkt tillgång till fler användare eller nummer.

Kostnad för att starta ett virtuellt callcenter: Vad du kan förvänta dig

Att starta ett virtuellt callcenter är billigare än att bygga ett traditionellt – men det innebär ändå kostnader. Här är de initiala kostnaderna du bör budgetera för när du startar ett virtuellt callcenter under 2026:

• Programvara: VoIP-abonnemang startar vanligtvis runt €25–€50 per användare och månad. Leta efter paketlösningar med viktiga funktioner.
• Hårdvara: Agenterna behöver bärbara datorer, headset och stabilt internet. Räkna med €300–€800 per person om du står för utrustningen.
• Installation och onboarding: Vissa verktyg tar ut en engångsavgift för onboarding eller anpassade installationer. Fråga om detta i förväg.
• Löpande kostnader: Inkludera löner, internetersättning och valfria verktyg som CRM eller schemaläggningsprogram.
• Skalningsbehov: Lägg till budget för nya användare, internationella nummer eller premiumfunktioner i takt med att ni växer.

De goda nyheterna: VoIP-tjänster som CloudTalk erbjuder flexibel prissättning, inga initiala hårdvarukostnader och inga bindningstider – vilket gör det enkelt att starta smått och skala smart.

Checklista för att bygga ett callcenter

Identifiera syftet med ditt callcenter

Frågor att ställa dig själv:

• Hur stort är ditt företag?
• Vilken bransch är du i?
• Vilka behov har dina kunder?
• Vad är ditt främsta fokus – att hjälpa befintliga kunder eller att hitta nya?

Följaktligen: Behöver du ett callcenter för inkommande samtal, utgående samtal eller en hybrid?

Sätt upp huvudmålen

• Vilka nyckeltal (metrics) för callcentret ska du mäta?
• Vilka är dina KPI:er för vart och ett av dem?

Bestäm en budget

Du har tillräckligt med pengar för:

• Löner och försäkringar för anställda
• En stabil och snabb internetuppkoppling
• Ett virtuellt telefonsystem
• Grundläggande utrustning, som bärbara datorer, headset, skärmar etc.

Välj rätt telefonprogramvara

• Lösningen integreras med alla dina favorit-CRM-verktyg
• Lösningen har alla funktioner som ditt företag behöver
• Lösningen är skalbar

Anställ de bästa talangerna – var de än befinner sig

Du sätter ihop ett team av agenter som:

• Arbetar bra under press
• Inte är rädda för att fråga när de är osäkra på ett svar
• Är disciplinerade och motiverade nog att arbeta även utan direkt övervakning
• Är duktiga på att kommunicera – både i tal och skrift
• Helst har erfarenhet av de system ni använder

Investera i onboarding och utbildning

• Du har skapat riktlinjer för interna företagspolicyer
• Du har en digital kunskapsbas med vanliga frågor
• Du vet vilka metoder du kommer att använda för att utbilda dina agenter
• Din VoIP-lösning har alla verktyg för prestationsuppföljning som du kan behöva

Bestäm utrustning

Du har tänkt på allt som dina agenter behöver:

• Bärbar dator från företaget med det senaste operativsystemet
• En bildskärm att ansluta till datorn
• Ett tangentbord och en ergonomisk mus
• Ett bra headset (+ ett i reserv)
• En enhet för tvåfaktorsidentifiering
• Snabb internetuppkoppling

Skapa ett bra arbetsflöde

Du har fastställt:

• Hur ska du fördela samtalen?
• Vilka automatiserings- och samtalsfördelningsverktyg kan du dra nytta av?
• Vad ska agenterna säga när de svarar?
• Ska ni använda samtalsmanus?
• Hur ser eskaleringsrutinen ut?
• Hur ofta ska ni göra prestationsutvärderingar?

Bygg en bra företagskultur

• Du har riktlinjer för företagskulturen på plats
• Du vet hur du ska samla in feedback om medarbetarnas nöjdhet
• Du har satt upp en rimlig arbetsbelastning
• Du har tillräcklig budget för teambuilding, förmåner, rättvisa löner etc.

Marknadsför ditt callcenter överallt

• Kontaktuppgifterna till ditt callcenter syns tydligt på webbplatsen
• Dina kontaktuppgifter är offentligt synliga på alla era sociala medier
• Dina kontaktuppgifter finns med i e-postsignaturen

Starta ditt virtuella callcenter idag

Nu har du hela ritningen. Nästa steg är att välja en programvara som växer i takt med dina samtalsvolymer.

CloudTalk är en molnbaserad samtalsplattform byggd för support- och säljteam, med över 70 funktioner, fler än 35 integrationer och 160 internationella nummer över hela världen.