تواصل مع عملاء محتملين أكثر بـ 3 أضعاف مع نظام الطلب التلقائي السريع

يعمل برنامج الاتصال المتتابع عبر تحميل قائمة من جهات الاتصال، سواء من نظام CRM، أو من حملة اتصال، أو ملف مستورد، ثم يطلبها بالتتابع بمعدل مكالمة واحدة لكل وكيل. وعندما ينهي الوكيل مكالمته، يطلب النظام فورًا الرقم التالي في قائمة الانتظار، مما يزيل أوقات الانتظار غير المنتجة بين المحادثات. ونظرًا لأنه يطلب رقمًا واحدًا فقط لكل وكيل متاح، فبمجرد أن يجيب العميل، يتحدث فورًا مع شخص حقيقي دون التعرض للصمت التام. وبعد كل مكالمة، يمكن للوكلاء تسجيل النتيجة وإضافة الملاحظات وتحديد مواعيد المتابعة بنقرة واحدة، وتتزامن هذه الإجراءات مباشرة مع نظام CRM وتصب في خدمة تسجيل المكالمات والتقارير في CloudTalk.

الفرق الرئيسي يكمن في معدل طلب الأرقام ونسبة خطر انقطاع المكالمات. يقوم برنامج الاتصال المتتابع بطلب رقم واحد في كل مرة لكل وكيل، مما يضمن وصول كل مكالمة يجاب عليها إلى وكيل متوفر. أما برنامج الاتصال التنبؤي فيطلب عدة أرقام في نفس الوقت ويستخدم خوارزمية للتنبؤ بوقت تفرغ الوكلاء، مما يزيد من وقت التحدث عبر القوائم الكبيرة جدًا، ولكنه قد يؤدي إلى مكالمات مهجورة عندما يجيب أشخاص أكثر من عدد الوكلاء المتاحين. باختصار، يوفر برنامج الاتصال المتتابع تجربة عملاء أكثر سلاسة وامتثالاً أسهل للأنظمة، مما يجعله الخيار الأنسب لمعظم فرق المبيعات، بينما يناسب الاتصال التنبؤي مراكز الاتصال الضخمة التي تتعامل مع أعداد هائلة من المكالمات.

تندرج كل هذه الأنواع تحت مظلة الاتصال التلقائي، وهو المصطلح العام لأي برنامج يطلب الأرقام تلقائيًا بدلاً من طلبها يدويًا. وتختلف هذه الأنواع أساسًا في طريقة تنظيم المكالمات وإجرائها:

• الاتصال التلقائي (Auto dialer): الفئة العامة التي تشمل برامج الاتصال المتتابع والتنبؤي والتقدمي والمتوازي.
• الاتصال المتتابع (Power dialer): يطلب رقمًا واحدًا في كل مرة لكل وكيل وينتقل في قائمة الانتظار تلقائيًا. وهو الأفضل للاتصال الصادر المنظم القائم على القوائم.
• الاتصال الذكي (Smart dialer): ينشئ قوائم اتصال بنقرة واحدة من الأرقام الموجودة على أي موقع إلكتروني أو نظام CRM، وهو مثالي لإضافة جهات الاتصال إلى القائمة بشكل فوري ومباشر.
• الاتصال التقدمي (Progressive dialer): يُستخدم غالبًا كمرادف للاتصال المتتابع؛ حيث يطلب رقمًا واحدًا في كل مرة وفقط عندما يكون الوكيل متاحًا.
• الاتصال المتوازي (Parallel dialer): يطلب عدة أرقام عملاء محتملين في نفس الوقت ويصل الوكيل بأول من يجيب، مما يرفع معدلات الاتصال بالقوائم الباردة.

الفائدة الأكبر لبرنامج الاتصال المتتابع هي زيادة عدد المحادثات الفعلية في كل وردية عمل، لأنه يختصر الخطوات اليدوية بين المكالمات ويبقي الوكلاء في حالة تواصل دائم. وتتمثل المزايا الرئيسية فيما يلي:

• مزيد من وقت التحدث: ينتقل الوكلاء من مكالمة متصلة إلى أخرى دون طلب يدوي أو انتظار.
• أخطاء أقل: تُطلب الأرقام من قائمتك تلقائيًا، مما يلغي الأخطاء في طلب الأرقام أو تخطي بعض جهات الاتصال.
• سرعة حملة متسقة: يتم العمل على قوائم الاتصال بالكامل بشكل منهجي بدلاً من الاتصال اليدوي غير المنظم.
• توثيق تلقائي: مع مزامنة نظام CRM، تُحفظ نتائج المكالمات والملاحظات والتسجيلات تحت جهة الاتصال الصحيحة تلقائيًا دون عناء إداري إضافي.
• تقارير أفضل: تصب كل مكالمة في التحليلات، مما يسمح للمديرين بمراقبة معدلات الاتصال، ووقت التحدث، وأداء الحملة في الوقت الفعلي.

يعد برنامج الاتصال المتتابع الخيار الأفضل لفرق المبيعات الخارجية ومراكز الاتصال الصادر التي تعمل عبر قوائم جهات اتصال محددة وترغب في إجراء المزيد من المحادثات دون زيادة عدد الموظفين. وهو يناسب فرق تطوير المبيعات (SDR و BDR)، وتحديد المواعيد، ومتابعة العملاء المحتملين، وتجديد العقود، والتحصيل، والمكالمات الاستقصائية أو البحثية. وهو أقل ملاءمة للفرق التي تجري عددًا قليلاً من المكالمات الفردية التي تتطلب بحثًا عميقًا، أو لمراكز الاتصال الكبرى التي ترغب في تحقيق أقصى حجم اتصالات يومي، حيث قد يكون برنامج الاتصال التنبؤي أكثر جدوى رغم تعقيده.

نعم، برامج الاتصال المتتابع قانونية، وعادةً ما يكون من الأسهل الحفاظ على امتثالها مقارنة ببرامج الاتصال التنبؤي لأنها تطلب رقمًا واحدًا في كل مرة وتصل كل مكالمة يتم الرد عليها بوكيل متاح، مما يتجنب المكالمات المهجورة التي تدقق فيها الجهات التنظيمية. ومع ذلك، يعتمد الامتثال على كيفية استخدامك للبرنامج: كاحترام قوائم عدم الاتصال، ومراعاة أوقات الاتصال المحلية المسموح بها، والحصول على الموافقة حيثما كان ذلك مطلوبًا، واتباع القواعد المعمول بها في كل منطقة تتصل بها، مثل قانون TCPA في الولايات المتحدة. تأكد دائمًا من اللوائح الخاصة بالأسواق التي تتصل بها، حيث تختلف المتطلبات حسب البلد والقطاع.

يجب أن يقدم برنامج الاتصال المتتابع الجيد ما هو أكثر من مجرد طلب الأرقام. ابحث عن:

• التكامل مع نظام CRM لتتزامن القوائم والنتائج والملاحظات تلقائيًا في الاتجاهين.
• الاتصال الفردي مع الانتقال التلقائي في قائمة الانتظار لتدفق مستمر للمكالمات المتصلة.
• تسجيل المكالمات ومراقبة المكالمات للتوجيه وضمان الجودة.
• خيارات التواجد المحلي وهوية المتصل لزيادة معدل الرد على مكالماتك الصادرة.
• إدارة الحملات والسيناريوهات والخيارات المتاحة بعد المكالمة للحفاظ على اتساق أداء الوكلاء ورسائلهم.
• تحليلات فورية وتاريخية لتتبع معدلات الاتصال ووقت التحدث والتحويلات.
• أتمتة سير العمل لتفعيل مهام المتابعة والوسوم والرسائل بعد كل مكالمة.

نعم، يتكامل برنامج الاتصال المتتابع الجيد مباشرة مع نظام CRM الخاص بك بحيث تتزامن قوائم الاتصال ونتائج المكالمات والملاحظات والتسجيلات تلقائيًا، ويمكن للوكلاء إطلاق حملة اتصال مباشرة من سجلات نظام CRM. يتصل CloudTalk بأكثر من 100 أداة، بما في ذلك Salesforce، وHubSpot، وPipedrive، بحيث يتم تسجيل كل مكالمة ضمن جهة الاتصال المناسبة دون إدخال البيانات يدويًا. يمكنك رؤية القائمة الكاملة على صفحة التكاملات.

يتطلب إعداد برنامج الاتصال المتتابع عادةً أربع خطوات:

1. أنشئ قائمتك. استورد جهات الاتصال من نظام CRM، أو من حملة، أو ملف CSV.
2. أنشئ حملة. أضف نصوص المحادثة والملاحظات وخيارات تصنيف المكالمات ليكون لدى الوكلاء سياق واضح لكل مكالمة.
3. عيّن الوكلاء. وجّه الحملة إلى الوكلاء أو الفرق التي ستعمل عليها.
4. ابدأ الاتصال. ينقر الوكلاء مرة واحدة ويبدأ البرنامج بالمرور على القائمة تلقائيًا، موثقًا نتيجة كل مكالمة في خطوته.

مع CloudTalk، يحدث كل هذا في لوحة تحكم واحدة، دون الحاجة لتثبيت أي أجهزة، مما يسمح بإطلاق حملة جديدة في دقائق معدودة.

عادةً ما يتم تسعير برامج الاتصال المتتابع كجزء من خطة اتصال بدلاً من إصدار فاتورة بها كإضافة مستقلة، لذا فإن السؤال الفعلي هو أي باقة تشمل هذه الميزة. تبدأ باقات CloudTalk من $25 للمستخدم شهريًا عند الدفع سنويًا، ويمكنك معرفة الباقة التي تتضمن برنامج الاتصال المتتابع بالتفصيل، مع تفصيل كامل للميزات، على صفحة الأسعار. كما تحصل معظم الفرق على فترة تجريبية مجانية مدتها 14 أيام لاختبار الاتصال الصادر قبل الالتزام بالاشتراك.