توسيع نطاق تعامل فريقك مع المكالمات باستخدام ملحقات الهاتف

ما هو امتداد الهاتف؟

الامتداد الهاتفي هو رقم داخلي قصير (مثل #4005 ) يُستخدم داخل نظام هاتف العمل لتوصيل المتصلين على الفور بزميل أو قسم معين، دون الحاجة إلى خطوط هاتفية منفصلة.

يجعل الاتصال سلساً:

• داخلياً، يمكن للموظفين الوصول إلى بعضهم البعض بشكل أسرع، وتخطي الأرقام الكاملة أو لوحات المفاتيح.
• أما خارجياً، فيمكن للعملاء تجاوز القوائم الطويلة والتحدث مباشرةً مع جهة الاتصال المناسبة، مما يوفر الوقت ويحسِّن مستوى الرضا.

تُعد الإضافات سريعة الإعداد وسهلة الإدارة، وهي طريقة ذكية لجعل أعمالك تتحرك بشكل أسرع وتبقى أكثر اتصالاً.

كيف تعمل ملحقات الهاتف؟

تعمل ملحقات الهاتف من خلال ربط المتصلين بأفراد أو أقسام محددة باستخدام رقم داخلي قصير، بدلاً من رقم هاتف كامل. وهي تعمل على أنظمة مثل مقسّم الهواتف الفرعية أو VoIP (بروتوكول الصوت عبر الإنترنت)، والتي تقوم بتوجيه المكالمة خلف الكواليس.

عندما يتصل المتصل بأحد الفروع يتعرف النظام تلقائياً على الامتداد ويحول المكالمة إلى الوجهة الصحيحة.

كيفية إعداد ملحقات الهاتف؟

• في لوحة التحكم، انتقل إلىعلامة التبويب“المستخدمون“.
• اختر “+ إضافة مستخدم” في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة.
• أكمل المعلومات المطلوبة في الإعدادات الأساسية.
• انتقل إلى أسفل الصفحة لإدخال الامتداد في الحقل المخصص لذلك.
• انقر فوق “إنشاء مستخدم” لحفظ التغييرات.

حالات استخدام ملحقات الهاتف

تُعد ملحقات الهاتف أدوات قوية تعمل على تبسيط كيفية اتصال الفرق وتوجيه المكالمات وتقديم خدمة أفضل. فيما يلي كيفية تحويل ملحقات الهاتف إلى عملياتك اليومية:

1. تسريع اتصالات العملاء باستخدام التوجيه المكون من رقم واحد: قم بتوجيه المكالمات ذات الأولوية العالية على الفور باستخدام الأرقام من 1 إلى 9. يصل عملاء المبيعات المحتملون إلى أفضل العملاء المحتملين في ثوانٍ.
2. وسِّع نطاق فريقك دون زيادة فاتورة هاتفك: انشر امتدادات غير محدودة لكل عضو في الفريق باستخدام رقم احترافي واحد .
3. قم بأتمتة الاستفسارات الروتينية لتحرير أفضل موظفيك: قم بتوجيه الأسئلة الشائعة إلى الرسائل المسجلة على الفور. سيركز أعضاء فريقك ذوي القيمة العالية على إتمام الصفقات فقط.
4. احصل على كل عميل محتمل من خلال التوجيه الذكي للبريد الصوتي: تحويل المكالمات بعد ساعات العمل إلى عملاء محتملين مؤهلين باستخدام امتدادات البريد الصوتي المستهدفة.
5. القضاء على حيرة “مع من يجب أن أتحدث؟ تمكين المتصلين من العثور على الشخص المناسب بالاسم من خلال الأدلة الذكية.

سريعة الإعداد وسهلة الإدارة

نشر أنظمة تمديد احترافية في دقائق من خلال التكوين المستند إلى السحابة. لا شراء أجهزة، ولا تخصيص موارد تكنولوجيا المعلومات، ولا تأخيرات في التنسيق بين البائعين.

يمكنك توسيع نطاق العمليات بسلاسة، وتوفير امتدادات جديدة على الفور مع توسع الفرق، وتعديل بروتوكولات التوجيه في الوقت الفعلي، والحفاظ على التحكم الإداري الكامل من لوحات التحكم المركزية.

إدارة وتوجيه المكالمات بكفاءة وفعالية

تعمل خوارزميات توجيه المكالمات المتقدمة على توجيه المكالمات الواردة إلى الفرق المؤهلة بناءً على التوافر والخبرة. توفر التحليلات التفصيلية رؤية واضحة لأنماط حجم المكالمات ومقاييس الاستجابة ومؤشرات أداء الأقسام.

الاستفادة من البيانات التشغيلية لتقليل أوقات انتظار العملاء وتحسين نتائج تقديم الخدمة.