Μην χάνετε ποτέ κλήση εκτός ωραρίου εργασίας

Τι είναι η δρομολόγηση κλήσεων σε εργάσιμες ώρες;

Η δρομολόγηση κλήσεων κατά τις εργάσιμες ώρες είναι μια έξυπνη λειτουργία προγραμματισμού που σας επιτρέπει να ορίζετε πότε η ομάδα σας είναι διαθέσιμη να δέχεται κλήσεις. Κατά τη διάρκεια των καθορισμένων ωρών, οι κλήσεις δρομολογούνται απευθείας στους ενεργούς πράκτορες. Εκτός αυτών των ωρών, η διαχείριση των κλήσεων μετά το ωράριο ενεργοποιείται – με αυτόματη ανακατεύθυνση των κλήσεων στον τηλεφωνητή, σε εναλλακτικούς αριθμούς ή σε ομάδες εφημερίας.

Είναι ένα βασικό εργαλείο για τη διατήρηση της διαθεσιμότητας του τηλεφωνικού κέντρου και τη διασφάλιση της άμεσης διεκπεραίωσης κάθε αλληλεπίδρασης με τον πελάτη, ανεξαρτήτως ώρας.

Πώς λειτουργεί η δρομολόγηση κλήσεων σε εργάσιμες ώρες;

Η δρομολόγηση κλήσεων κατά τις εργάσιμες ώρες βασίζεται σε λογική που βασίζεται στο χρόνο για να καθορίσει τον τρόπο χειρισμού των εισερχόμενων κλήσεων ανάλογα με την ημέρα και την ώρα. Ορίζετε συγκεκριμένα χρονικά παράθυρα – καθημερινά, εβδομαδιαία ή ανά αργία – για το πότε αναμένεται να είναι διαθέσιμοι οι πράκτορές σας.

Κατά τη διάρκεια καθορισμένων ωρών λειτουργίας, οι κλήσεις δρομολογούνται σε διαθέσιμους πράκτορες με βάση τη στρατηγική που έχετε επιλέξει – όπως κυκλική κλήση ή πρώτη διαθέσιμη. Μετά το πέρας του ωραρίου, ανακατευθύνονται χρησιμοποιώντας κανόνες εφεδρείας, όπως ο τηλεφωνητής, η προώθηση κλήσεων ή ένα προσαρμοσμένο μήνυμα.

Προσαρμόστε τη ροή των κλήσεών σας όταν είστε εκτός σύνδεσης

Στο CloudTalk, έχετε τέσσερις ευέλικτους τρόπους διαχείρισης των κλήσεων εκτός ωραρίου:

• Ανακατεύθυνση σε άλλο αριθμό: Χρησιμοποιήστε δρομολόγηση κλήσεων βάσει χρόνου για να προωθήσετε κλήσεις μετά το πέρας του ωραρίου σε μια εφεδρική γραμμή ή σε έναν πράκτορα που εφημερεύει.
• Διαδρομή στον τηλεφωνητή: Ρύθμιση αυτοματοποιημένου χειρισμού κλήσεων με χαιρετισμό στον τηλεφωνητή. Καταγράψτε τα ερωτήματα των πελατών και διατηρήστε τη δέσμευση χωρίς ζωντανή κάλυψη 24/7.
• Αναπαραγωγή προσαρμοσμένου μηνύματος: Διαμορφώστε τη στρατηγική δρομολόγησης κλήσεων για την αναπαραγωγή ενός εξατομικευμένου μηνύματος όταν οι κλήσεις εισέρχονται εκτός ωραρίου λειτουργίας.
• Αναπαραγωγή μηνύματος + Συλλογή τηλεφωνητή: Συνδυάστε μια προσαρμοσμένη ηχητική προτροπή με τη συλλογή φωνητικού ταχυδρομείου για να ενημερώσετε και να δεσμεύσετε τους καλούντες.

Πώς να ρυθμίσετε τις ώρες εργασίας στο CloudTalk

• Ανοίξτε το λογαριασμό σας στο CloudTalk και μεταβείτε στις “Ρυθμίσεις λογαριασμού“.
• Εντοπίστε και επιλέξτε την καρτέλα “Ώρες λειτουργίας“.
• Κάντε κλικ στο “Αλλαγή” για να αρχίσετε να ορίζετε κανόνες και εξαιρέσεις.
• Αποθηκεύστε τις αλλαγές και είστε έτοιμοι.