Felsökningsguide för VoIP: Lösning av de 9 vanligaste problemen

VoIP har förändrat affärskommunikationen med billiga samtal och flexibla konfigurationer. Följaktligen, 31% av företagen använder idag VoIP-system.

I den här artikeln tittar vi närmare på de vanligaste problemen i VoIP-nätverk och ger enkla lösningar som gör att din kommunikation fungerar smidigt.

Viktiga slutsatser:

• VoIP förändrar företagskommunikationen, men problem som eko, jitter och tappade samtal kvarstår. Utforska hur ditt företag kan hantera dessa utmaningar.
• Trots VoIP:s löfte om tillförlitlighet kan faktorer som internetkvalitet och överbelastning i nätverket fortfarande störa samtalen. Lär dig effektiva strategier för att säkerställa sömlös kommunikation.
• Genom att implementera proaktiva åtgärder som regelbundna kontroller av utrustningen och robusta säkerhetsprotokoll kan man förhindra VoIP-störningar. Men vilka är de viktigaste stegen för att ligga steget före potentiella problem?

Är VoIP tillförlitligt?

Innan vi går in på tillförlitlighet, låt oss ta en stund för att förstå hur VoIP fungerar.

VoIP (Voice over Internet Protocol) är en teknik som gör att ni/er kan ringa röstsamtal över Internet istället för det traditionella PBX-nätet. Det fungerar så här:

1. Ett VoIP-system omvandlar analoga signaler (t.ex. din röst) som tas emot från din mikrofon till digitala signaler.
2. Data bryts ned i små bitar som kallas röstpaket.
3. Paketen dirigeras/ruttas individuellt över olika vägar inom millisekunder.
4. De digitala data omvandlas tillbaka till analoga ljud på mottagarens sida.

Denna process gör dataöverföringen så effektiv som möjligt och är anledningen till att VoIP kan skryta med en tillförlitlighet på 99,9%. Ni/er kan dock fortfarande uppleva eko, jitter och till och med tappade samtal, beroende på anslutning, plats, leverantör och överbelastning i nätverket.

Så här felsöker du de 9 vanligaste VoIP-problemen

Låt oss nu diskutera de bästa sätten att undvika de problem som nämns ovan och garantera bästa möjliga samtalskvalitet.

#1 Echo på VoIP-samtal

Eko på VoIP-samtal kallas också för latens. Röstpaketen anländer med olika tidsintervall och ljudnivåer, vilket gör det svårt att föra ett produktivt samtal.

Ofta är den som ringer inte helt medveten om ekot eftersom det bara är samtalsmottagaren som hör det mesta av det.

Det kan finnas tre potentiella orsaker till ekostörningar: Enheten, fördröjning i Bluetooth-headsetet eller nätverksfördröjning.

Så här felsöker du:

• Undersök den enhet ni/er använder

Kontrollera om systemet är uppdaterat till den senaste versionen. Glöm inte att även kontrollera hårdvaran: Är allt korrekt inkopplat eller finns det skador? När ni/er har tittat noga, utför ett test av funktionaliteten.

• Fixa fördröjning Bluetooth-headsetets fördröjning.

Om enhetens konfiguration inte är orsaken kan problemet ligga i Bluetooth-headsetet.

Om ni/er märker av fördröjningarna i ert Bluetooth-headset men inte i den sladdanslutna handenheten, är det möjligt att åtgärda det på ganska kort tid.

Om ni/er brukar märka ett eko vid VoIP-samtal i öronsnäckan och munstycket på telefonen eller headsetet beror det på att volymen i öronsnäckan är för hög och därmed överröstar munstycket.

Försök att täcka över telefonens munstycke. Om ekot blir lägre behöver ni/er bara sänka volymen på öronsnäckan.

#2 Jitter

Om delar av era konversationer saknas, blandas ihop eller kommer i oordning upplever ni/er ett Jitter. Detta kan göra viktiga delar av konversationen omöjliga att förstå, vilket inte bidrar till att göra kunderna nöjdare.

Jitter uppstår när miljontals datapaket skickas samtidigt över samma IP-adress. Jitterbuffertar bör samla in paketen först och skicka dem till mottagaren i jämn takt.

Det garanterar tydliga konversationer. Men ibland kan de vara felaktigt konfigurerade, vilket gör att vissa datapaket kommer fram antingen för tidigt eller för sent – med oregelbundna intervall.

Jitterbuffertar kan konfigureras felaktigt på två sätt: antingen är de för stora eller för små. När en jitterbuffert är för liten kan den kassera för många paket, vilket kan försämra samtalskvaliteten. Omvänt, om den är för stor kan den skapa extra fördröjningar, vilket gör det svårare att samtala.

Så här felsöker du:

• Kontakta din nätverksadministratör och be honom göra en omkonfigurering utifrån ditt specifika problem.
  
• Uppgradera din internetuppkoppling genom ISP (leverantör av internettjänster) och prova hastighetstestkontroll. Om det visar mer än 20 ms ligger problemet hos internetleverantören och ni/er bör överväga att hitta en annan.
  
• Tänk på en annan typ av internetanslutning. En annan möjlig orsak är Wi-Fi. Det är verkligen inte den bästa lösningen för VoIP-samtal. Att byta till Ethernet är ett bra val, men även det steget kan ha brister, till exempel felaktiga Ethernet-koder. Föråldrade modem kan också orsaka jitter.

#3 Tappade samtal

Det här problemet är extremt problematiskt eftersom kunden kan tro att ni/er precis har lagt på luren. Tappade samtal uppstår vid paketförlust – vissa paket kommer inte fram till sin slutdestination.

Ni/er behöver dem alla för korrekt dataöverföring. Om bara en del saknas kan det leda till att alla paket går förlorade. Tappade samtal uppstår vanligtvis vid höga volymer av utgående samtal. Ni/er kanske också märker att samtalen tappas efter en viss tid.

Så här felsöker du:

• Koppla bort alla enheter som är anslutna till VoIP-nätverk och återanslut dem en efter en. På så sätt kan ni/er avgöra vilken som orsakar problemet.
  
• Se till att all programvara, VoIP-hårdvara och utrustning är uppdaterad. Att aktivera automatiska uppdateringar kan vara en bra idé.
  
• Införliva TCP (protokoll för överföringskontroll) med en inbyggd funktion för felkontroll. Den misstänker att brandväggen kan stänga anslutningen och hindra den från att avsluta samtalet.
  
• Kontakta leverantören: Kontrollera om problemet inte ligger i dina inställningar. Ni/er kanske har en konfiguration som automatiskt kopplar bort samtalet efter en viss tid för att säkerställa att det inte är ogiltiga öppna samtal.

#4 Anropssystemet fungerar inte

Ett annat problem med VoIP är att det helt enkelt inte går att slå på anropssystemet, eller att ett system inte fungerar medan andra gör det.

Så här felsöker du:

• Använd en PoE-nätverksswitch eller koppla in nätadaptern. Om ert anropssystem inte slås på är det möjligt att ni/er inte använder en PoE-anslutning ( Power over Ethernet). PoE kräver kablar av hög kvalitet och en korrekt nätverksswitch. Lösningen är ganska enkel. Se bara till att kablarna följer det T568-B-mönster som rekommenderas av nätverksadministratören. Detta mönster hänvisar till en specifik kabelkonfiguration som används i Ethernet-kablar.
  
• Förlust av paket: Ibland kan delar av konversationen gå förlorade under överföringen, vilket gör att ljudet låter hackigt. Detta inträffar när ett eller flera datapaket som färdas över ett nätverk inte når sin destination, vilket resulterar i att data saknas.

#5 Skakigt ljud

Tänk dig att du är mitt uppe i ett viktigt affärssamtal och diskuterar viktiga detaljer med en kund när ljudet plötsligt blir hackigt och svårt att förstå.

Tyvärr kan detta hända och kan orsakas av:

• Inte tillräckligt med bandbredd: VoIP-samtal behöver ett stadigt dataflöde för att låta bra. Allt som förbrukar bandbredden på ditt internet kan försämra samtalskvaliteten.
  
• Förlust av paket: Ibland kan delar av konversationen gå förlorade under överföringen, vilket gör att ljudet låter hackigt. Detta inträffar när ett eller flera datapaket som färdas över ett nätverk inte når sin destination, vilket resulterar i att data saknas.
  
• Problem i nätverket: För mycket trafik eller problem med nätverkets infrastruktur kan också göra att VoIP-samtal låter dåligt.
  
• Problem med routern: Om din router är gammal eller konfigurerad på fel sätt kan den störa VoIP-samtal.
  
• Problem med hårdvara: Om dina enheter är gamla eller inte fungerar som de ska kan de också orsaka problem med VoIP-samtalskvaliteten.

Så här felsöker du:

• Kontrollera din internetanslutning. Otillräckliga upp- och nedladdningshastigheter är den vanligaste orsaken till hackiga VoIP-samtal. Kör hastighetstester och se till att ni/er uppfyller VoIP-leverantörens rekommendationer för bandbredd.
  
• Testa ditt nätverk för problem: Hög latens/jitter eller paketförlust kan orsaka hackigt ljud under samtal. Om ni/er upplever dessa problem bör ni överväga att uppgradera routerns inbyggda programvara eller kontakta er Internetleverantör (ISP).
  
• Aktivera tjänstekvalitet (QoS) på din router. Detta kommer att prioritera VoIP-trafik, förhindra paketfördröjningar och hjälpa samtal att låta mjukare.
  
• Använd en kabelansluten Ethernet-anslutning: Trådlösa anslutningar är mer utsatta för störningar, vilket kan leda till fördröjning och jitter. Kabelanslutningar är mer tillförlitliga för kristallklara samtal.

• Återställ PRAM på Mac eller CMOS på Windows. Ibland kan systeminställningar eller problem med den inbyggda programvaran orsaka ljudproblem. Om du lär dig hur du återställer PRAM på din Mac eller rensar CMOS på en Windows-dator kan du lösa dessa problem och förbättra den totala samtalskvaliteten.

#6 Nätverks- och LAN-frågor

När du använder VoIP för samtal över ett lokalt nätverk (LAN) kan problem uppstå om enheter använder privata IP-adresser som inte kan användas på det publika internet.

NAT (Network Address Translation) ändrar enhetens lokala IP-adress till en publik adress, men ibland uppdateras inte all nödvändig information i meddelandena.

Detta orsakar problem när VoIP-enheter försöker lista ut hur de ska skicka ljud över internet eftersom de inte kan använda den privata IP-adressen.

Så här felsöker du:

• Konfigurera IP-telefonisystem: IP-telefonisystem kan konfigureras så att alla lokala IP-adresser ändras till offentliga innan meddelanden skickas.
  
• Använd specialiserad brandvägg/router: Ett annat alternativ är att använda en särskild brandvägg/router som förstår VoIP och kan korrigera IP-adressinformationen när meddelanden passerar genom den.

#7 Sårbarheter i säkerheten

De vanligaste säkerhetsriskerna med VoIP är DDoS-attacker, manipulering av samtal, föråldrade brandväggar, vishing, VoIP-bedrägerier, skadlig kod, VOMIT (Voice over Misconfigured Internet Telephones), SPIT (Spam over IP Telephony) och föråldrade system.

De uppstår främst på grund av att cyberattackerna blir alltmer sofistikerade, att säkerhetsåtgärderna inte uppdateras och att antalet enheter och nätverk som är anslutna till Internet ökar.

Så här felsöker du:

• Använd multifaktorautentisering: Genom att tvinga fram autentisering för att tillåta lagliga användare i nätverket kan obehörig åtkomst förhindras.
  

• Implementera tvåfaktorsautentisering: Det kan förhindra obehörig åtkomst till VoIP-systemet, eftersom det kräver att användarna tillhandahåller en andra form av autentisering, till exempel en kod som skickas till deras mobiltelefon.
  
• Använd virtuella privata nätverk (VPN) för fjärråtkomst: Det kan minska risken för att falla offer för VoIP-hackning, eftersom det krypterar data som överförs via internet.
  
• Välj en pålitlig och säker VoIP-leverantör: Se till att VoIP-leverantören har starka säkerhetsåtgärder, t.ex. kryptering på hög nivå, multifaktorautentisering och avancerad kontohantering. Kontrollera om de uppfyller kraven för programvaruackreditering (ISO, PCI/DSS, GDPR-överensstämmelse).

#8 Inget ljud efter anropet

Det innebär att ni/er inte kan höra något efter ett samtal, trots att samtalstimern visar att samtalet fortfarande pågår.

Problemet kan orsakas av NAT-problem (Network Address Translation), som påverkar hur ljudet överförs i VoIP-samtal. Tecken på NAT-problem är bland annat enkelriktat ljud i samtal eller att ljudet bara fungerar för samtal på samma plats.

Så här felsöker du:

• Kontrollera dina ljudinställningar för att se till att rätt enheter är valda.
• Uppdatera datorns ljuddrivrutiner till den senaste versionen.
• Kontrollera att mikrofonen och högtalarna är ordentligt anslutna.
• Starta om datorn för att rensa bort eventuella tillfälliga problem.
• Håll din VoIP-programvara uppdaterad för att undvika kompatibilitetsproblem.
• Om problemet kvarstår kan ni/er behöva kontakta supporten för VoIP-programvaran eller datortillverkaren för att få ytterligare hjälp. Några viktiga punkter om felsökning av detta problem:

#9 Utmaningar med faxning

Detta sker eftersom traditionell faxteknik förlitar sig på analoga signaler, medan VoIP använder digitala paket.

När faxmaskiner försöker arbeta med VoIP-nätverk kan de stöta på problem med att konvertera analoga signaler till digitala data.

Detta kan leda till problem som förlorade data, förseningar och problem med enheter som använder olika protokoll.

Hur du felsöker den:

• Kontrollera utrustningens kompatibilitet: Se till att faxen och säkerhetssystemet är kompatibla med VoIP-utrustningen. Om inte, överväg att installera kompatibilitetsutrustning som en faxbrygga.

• Lägre faxhastighet: För att förbättra överföringen kan du justera inställningen för faxhastighet till långsam eller standard. Den här inställningen finns vanligtvis i fax- eller inställningsmenyerna på skrivarens kontrollpanel.

• Minska internettrafiken: Minimera internetaktiviteten på andra enheter som är anslutna till nätverket, eftersom det kan störa VoIP-faxningen. Starta om routern och modemet för att lösa problem med Internet-tjänsten.

• Kontrollera faxanslutningen: Kontrollera att faxsladdarna är korrekt anslutna till rätt portar och att telefonlinjen är ansluten till 1-LINE-porten. Testa om det finns en kopplingston genom att ansluta en telefon till vägguttaget och ringa ett samtal, kontrollera om det finns störningar från närliggande elektriska apparater.

• Justera faxinställningarna: Kontrollera faxinställningarna, inklusive uppringningstyp (ton eller puls) och faxupplösning. Aktivera felrapportering för att skriva ut en rapport i händelse av fel.

Bästa metoder för att förebygga framtida VoIP-problem

Även om VoIP erbjuder många fördelar för kommunikation i dagens digitala tidsålder är det inte immunt mot tillfälliga problem.

Att implementera bästa praxis är dock nyckeln till att förhindra framtida VoIP-problem och säkerställa smidigare kommunikationsupplevelser.

Även om vissa problem kan vara oundvikliga, kan ni/er genom att följa dessa tips slippa flera huvudvärksproblem längre fram:

• Implementera proaktiv övervakning: Använd verktyg för nätverksövervakning för att övervaka VoIP-systemets prestanda. Tidig upptäckt av oegentligheter kan förhindra att många problem eskalerar.

• Upprätta ett starkt säkerhetsprotokoll: Skydda ditt VoIP-system från obehörig åtkomst och cyberhot genom att implementera starka säkerhetsåtgärder, inklusive brandväggar, kryptering och säkra lösenord.
  
• Genomför regelbundna utbildningstillfällen: Håll teamet informerat om de senaste VoIP-funktionerna, potentiella säkerhetshot och felsökningstips genom regelbundna utbildningstillfällen.
  
• Optimera hanteringen av bandbredd: Se till att ditt nätverk har tillräcklig bandbredd för VoIP tillsammans med andra applikationer. Överväg internettjänster i företagsklass som prioriterar VoIP-trafik.
  
• Schemalägg rutinmässiga kontroller av utrustningen: Inspektera och testa VoIP-hårdvara och relaterad nätverksutrustning regelbundet för att upptäcka och åtgärda slitage eller föråldrad teknik innan det leder till driftstörningar.
  
• Upprätta en krisplan: Skapa en krisplan och utbilda medarbetarna i hur de ska hantera kriser för att mildra effekterna av oväntade säkerhetsöverträdelser.

När ska du kontakta din VoIP-leverantör för att få hjälp?

Även om många VoIP-problem kan lösas på egen hand är det ibland bäst att kontakta din leverantör för att få hjälp:

• Avbrott i tjänsten: Om ni/er upplever ett fullständigt avbrott eller frekventa störningar i er VoIP-tjänst är det viktigt att ni kontaktar er leverantör för att få hjälp. De kan hjälpa er/er med felsökning av VoIP och återställa tjänsten.
  
• Hjälp med konfiguration: Om du har problem med att konfigurera VoIP-enheter, funktioner eller nätverksinställningar kan det vara bra att kontakta din leverantör för vägledning.
  
• Säkerhetsproblem: Om ni/er misstänker obehörig åtkomst, ovanlig aktivitet eller säkerhetsöverträdelser i ert VoIP-nätverk är det viktigt att ni omedelbart meddelar er leverantör så att nödvändiga säkerhetsåtgärder kan vidtas.
  
• Begäran om funktioner eller uppgraderingar: Om ni/er behöver ytterligare funktioner, funktionalitet eller uppgraderingar för er VoIP-tjänst, t.ex. Samtalsinspelning eller integration med andra programvaruplattformar, kan ni kontakta er leverantör för att få hjälp med att utforska tillgängliga alternativ och anpassningsmöjligheter.
  
• Problem med hårdvara eller utrustning: Om ni/er stöter på maskinvarufel, kompatibilitetsproblem eller funktionsfel med era VoIP-telefoner, adaptrar, routrar eller annan utrustning, kan leverantörens tekniska supportteam hjälpa till med felsökning av VoIP eller ordna med ersättningsutrustning.
  
• Utbildning och support: Om ni/er eller era medarbetare behöver utbildning eller hjälp med att använda VoIP-funktioner, applikationer eller administrationsverktyg på ett effektivt sätt kan er leverantör erbjuda utbildning, dokumentation eller onlineresurser för att stödja era behov.

Välj klokt för att förebygga problem

Sammanfattningsvis är det viktigt att förstå de viktigaste frågorna inom VoIP och hur man hanterar dem på ett effektivt sätt.

Ett sista råd är att välja en pålitlig VoIP-leverantör som erbjuder utmärkt kundservice och prioriterar säkerhet är också viktigt.

Bättre samtalskvalitet och kortare väntetider är nyckeln till att ge kunderna en bra upplevelse. Detta bidrar till att locka fler kunder och hjälper till med kundanskaffningen, vilket ni/er kan lära er av PlanRadars berättelse.

Att fatta ett välgrundat beslut är nyckeln till att optimera ditt VoIP-system och förbättra din affärskommunikation.

Om du är redo att välja kan du utforska vår e-bok för att hitta det perfekta VoIP-paketet för ditt företag.