Vad är ett IVR-nummer och hur skaffar man det?

Eric uppdaterar sin instrumentpanel och rynkar pannan åt telefonkön. Hans säljteam är överbelastat, begravt i en blandning av värdefulla leads och okvalificerade förfrågningar. Samtidigt blir kunderna alltmer otåliga i långa väntetider som kan avgöra om de tar hem en affär eller förlorar den till en konkurrent.

Något måste göras.

Med krympande budgetar över hela företaget vet Eric att han inte bara kan anställa mer personal för att lösa problemet. Istället sätter han upp ett IVR-system. Nu slipper säljarna lägga tid på enkla frågor – istället väljer inringande sina ärenden i förväg och IVR-systemet slussar dem direkt. Det snabbar upp hanteringen, förbättrar kundupplevelsen och höjer konverteringsgraden.

Erics utmaning är vanlig. Trots att 80 % av alla organisationer förväntar sig att konkurrera med kundupplevelsen (CX), prioriterar många företag kostnader när de utformar supportstrategier för flera kanaler.* Rätt IVR-tjänst kan överbrygga detta gap.

I den här artikeln går vi igenom hur IVR-nummer fungerar, hur du skaffar ett och hur du ställer in din IVR-lösning för att ge enastående kundservice – utan att överbelasta ditt team. 

Viktiga lärdomar: 

• IVR-nummer kan förbättra samtalsnavigeringen med kompetensbaserad dirigering, vilket hjälper inringare att snabbt nå rätt handläggare. 
• IVR-system minskar kundernas väntetider och sänker driftskostnaderna, samtidigt som handläggarnas effektivitet och kundupplevelsen förbättras. 
• CloudTalks smarta IVR-lösning är användarvänlig och erbjuder samtidigt funktioner som anpassade samtalsflöden, avancerad dirigering och alternativ för återuppringning. 

Vad är ett IVR-nummer? 

Om du undrar exakt vad ett IVR-nummer är, så är svaret enkelt: det är en virtuell företagstelefonlinje som drivs av ett interaktivt röstsvarssystem som automatiskt välkomnar och dirigerar inringare. Ett IVR-nummer innebär att ett telefonnummer är kopplat till ett telefonsystem med IVR-programvara. Inkommande samtal besvaras av en automatisk virtuell receptionist som erbjuder flera navigerings- eller självbetjäningsalternativ. 

IVR-system kan underlätta kundsamtal på följande sätt:

• Välkomna kunder med ett varumärkesanpassat meddelande, även utanför ordinarie öppettider.
• Ge snabba svar på vanliga frågor. 
• Erbjuda självbetjäning för enkla ärenden som att kontrollera ett kontosaldo eller lämna ett röstmeddelande. 
• Använda samtals- eller kompetensbaserad dirigering för att direkt skicka inkommande samtal till rätt avdelning.
• Låta användare bli uppringda av en handläggare istället för att vänta i kö. 

Titta på videon nedan för mer information om vad IVR är och hur det fungerar:

Huvudsakliga fördelar med IVR 

Om du någonsin har ringt till ett större företag och känt frustrationen över att sitta i telefonkö i tio minuter bara för att få veta att du måste bli vidarekopplad till någon annan, så förstår du poängen med IVR. 

Istället för att tvinga kunderna att vänta i långa telefonköer och slussas runt mellan olika avdelningar kan IVR erbjuda självbetjäningsalternativ och dirigera samtal för att förbättra kundupplevelsen. 

IVR-teknik erbjuder flera tydliga fördelar för företag av alla storlekar. Dessa fördelar inkluderar:

• Minskar driftskostnaderna genom att erbjuda självbetjäning för enkla frågor, vilket frigör handläggare för mer komplexa kundärenden. 
• Minimerar kundernas väntetider genom att effektivisera inkommande samtalsflöden och se till att de snabbt når rätt avdelning.  
• Hanterar samtalsfördelning effektivt genom att leverera samtal till tillgängliga och erfarna handläggare.
• Förbättrar kundupplevelsen med självbetjäning, vilket kunderna ofta föredrar framför att vänta i kö. 
• Ökar samtalshanteringen för att effektivt skala upp din telefonsupport i takt med att företaget växer. 

Hur fungerar ett IVR-nummer?

För inte så länge sedan innebar kundtjänstsamtal ofta att man fick lyssna på oändlig väntemusik, bli vidarekopplad flera gånger och upprepa samma information för olika handläggare. Det var frustrerande för kunderna och ineffektivt för företagen.

IVR förändrar detta genom att automatisera samtalsdirigering och självbetjäningsalternativ, vilket minskar väntetiderna samtidigt som kunderna snabbt får den hjälp de behöver.

Genom att styra din inkommande trafik genom ett dedikerat IVR-nummer ser du till att varje kund genast tas om hand och kategoriseras innan en handläggares telefon ens ringer.

Så här fungerar det:

1. En inringare slår IVR-telefonnumret
2. Det automatiska systemet välkomnar inringaren och presenterar en meny med alternativ
3. Inringaren gör sina val med hjälp av telefonens knappsats eller röstkommandon
4. IVR-systemet antingen dirigerar samtalet eller erbjuder självbetjäning baserat på valet

Tänk dig en kund som har problem med en onlinebetalning. Tidigare ringde de sin bank, väntade i kö och fick till slut förklara problemet för en handläggare – som kanske kopplade dem vidare igen.

Med IVR ringer de nu upp och hör direkt: „Tryck 1 för att göra en betalning.“ Systemet känner igen deras konto baserat på nummerpresentatören, bekräftar deras identitet och frågar om de vill genomföra sin månadsbetalning. Med en enda bekräftelse är det klart – inga väntetider, ingen upprepad information.

Genom att effektivisera interaktioner på detta sätt förbättrar IVR inte bara effektiviteten, utan förvandlar också kundupplevelsen från ett frustrerande måste till en smidig och stressfri process.

Nyckelkomponenter

Sarah, IT-chef på ett finansiellt tjänsteföretag, behöver minska väntetiderna i supporten. Hon ställer in ett IVR-nummer med fyra nyckelkomponenter:

• Röstigenkänning: Kunder säger ”kontosaldo” eller ”lånestatus” för att få omedelbara uppdateringar.
• Knappval (DTMF): Inringare trycker på siffror för alternativ som betalningar eller bedrägerivarningar.
• Samtalsdirigering: VIP-klienter går direkt till sin personliga kontaktperson, medan andra når rätt avdelning.
• Självbetjäningsalternativ: Rutinärenden som återställning av PIN-kod och transaktionshistorik kräver ingen handläggare.

Resultatet? Snabbare lösningar, lägre kostnader och nöjdare kunder.

Vad är ett exempel på ett IVR-nummer?

Ett klassiskt exempel på ett IVR-nummer är ett företags huvudnummer till kundtjänst (som 020-555-0199). När en kund ringer detta nummer hörs ingen vanlig ringsignal, utan istället ett automatiskt välkomstmeddelande som: „Tack för att du ringer. Tryck 1 för sälj, 2 för support, eller uppge ditt kontonummer.“ Detta enda nummer fungerar som ingång till flera olika avdelningar.

Exempel på IVR i praktiken

Många företag väljer telefonsystem med IVR-funktionalitet för att effektivisera sina kundsamtal. 

Swile använde till exempel IVR för att skapa pålitlig kommunikation med intelligent samtalsdirigering och automatiserade arbetsflöden. IVR-samtal dirigerades mer effektivt till sälj- och supportteamen, vilket ökade produktiviteten inom sälj med 30 % och minskade antalet supportärenden med 50 %. 

På samma sätt använde DiscoverCars IVR för att komma till rätta med långa väntetider som ledde till låga kundnöjdhetsbetyg (CSAT). IVR-systemet automatiserade rutinsamtal och dirigerade mer komplexa frågor till erfarna handläggare. Detta minskade väntetiderna med upp till 80 % och ökade kundnöjdheten med 15 %. 

Hur du skaffar ett IVR-nummer med CloudTalk 

Om du är redo att dra nytta av interaktiv röstsvarsteknik innehåller CloudTalks VoIP-system banbrytande IVR-lösningar. 

Varför välja CloudTalk för IVR? 

Du kan använda IVR för att erbjuda självbetjäning dygnet runt, ge ett professionellt intryck till nya inringare och se till att alla kunder snabbt slussas till rätt person. Om du vill förbättra kundsupporten på flera plan samtidigt kan CloudTalks IVR hjälpa till. 

CloudTalks IVR-system passar företag och kontaktcenter i alla storlekar och erbjuder följande fördelar:

• Enkel installation och anpassning
• Funktioner som samtalsdirigering, samtalsinspelning och analys i realtid
• Smidiga integrationer med CRM-system och appar
• Avancerade funktioner som VIP-köer och alternativ för återuppringning 
• Transparent prissättning
• Mycket skalbara abonnemang

Steg för steg-guide till att ställa in ett IVR-nummer

Du kan ställa in ett IVR-nummer på en timme eller mindre genom att följa dessa steg: 

• Skapa ett CloudTalk-konto här
• Välj ett virtuellt telefonnummer eller portera ett befintligt nummer till ditt konto
• Öppna verktygen för IVR-konfiguration i din instrumentpanel
• Anpassa din IVR-meny, inklusive välkomstmeddelanden, menyalternativ och dirigeringslogik
• Testa IVR-systemet genom att ringa upp och klicka dig igenom menyerna
• Aktivera ditt IVR-system i instrumentpanelen

Hur mycket kostar ett IVR-nummer?

Kostnaden för ett IVR-nummer beror på din VoIP-leverantör och ditt teams storlek. Vanligtvis ingår IVR-funktioner i abonnemang för molnbaserad telefoni, vilket kan kosta från €25 till €50+ per användare och månad. CloudTalk inkluderar till exempel ett intuitivt IVR-verktyg i sina grundabonnemang, vilket gör att du slipper dolda extraavgifter bara för att ställa in smart dirigering.

Gör varje samtal till en bättre upplevelse med IVR 

Att använda ett IVR-nummer för ditt företag är ett enkelt och kostnadseffektivt sätt att förbättra den operativa effektiviteten, tillgodose kundernas behov och hantera höga samtalsvolymer. 

Kommer du ihåg Eric, vår säljchef? En månad efter att ha installerat IVR-numret ser han redan resultaten. Leads når rätt säljare direkt, vilket minskar svarstiderna och missade möjligheter. Hans säljteam lägger mindre tid på att sortera samtal manuellt och mer tid på att stänga affärer. Med smidigare arbetsflöden och högre konverteringsgrad har IVR blivit en viktig del av deras säljprocess, vilket håller teamet fokuserat på det som faktiskt räknas – att göra affärer.

Dessutom skapar IVR-samtalsflöden och automatiska svar en bättre kundupplevelse i alla delar av den digitala säljtratten. Detta gäller särskilt när de kombineras med pålitliga tjänsteleverantörer som CloudTalk. 

Vår programvara kan hjälpa dig att sätta upp anpassade arbetsflöden som skalar i takt med ditt företag, så att du kan hjälpa kunderna snabbt när de än ringer. 

*Källor

• Gartner, 2022 
• McKinsey, 2024