Vad är Visual Voicemail: Hur det fungerar och varför ni/er behöver det

Är röstbrevlådan något som tillhör det förflutna? Även om det kan framkalla nostalgi för 90-talets TV-scener där karaktärer lämnade otaliga obesvarade meddelanden till sina förälskelser, är röstbrevlådan fortfarande relevant i affärsvärlden.

Faktum är att det har fördelar som att kunderna kan lämna en inspelning av sitt samtal och dess syfte, vilket hjälper företag att ge trevliga kundupplevelser och säkerställa att samtal inte lämnas obesvarade– en uppgift som inte alltid är genomförbar.

Det är dock fortfarande en utmaning att det är tidskrävande att lyssna på röstmeddelanden. Ofta sträcker sig det som skulle kunna förmedlas på 4 minuter till 10, på samma sätt som långa WhatsApp-röstmeddelanden.

Lyckligtvis finns det visuella röstmeddelanden.

Med funktioner som automatiska transkriptioner, möjligheten att prioritera vilka meddelanden som ska lyssnas på först eller till och med visualisera dem istället för att lyssna på visuella röstmeddelanden har kommunikationshanteringen revolutionerats.

Stanna kvar för att lära dig mer om vad visuell röstbrevlåda är, hur det fungerar och vilka fördelar det finns.

Viktiga slutsatser:

• Med traditionell röstbrevlåda fastnar du i en tråkig cykel där du ringer upp, lyssnar och navigerar genom meddelanden ett efter ett. Med visuell röstbrevlåda, å andra sidan, kan ni/er snabbt prioritera brådskande meddelanden och kasta bort irrelevanta.
• Visuell röstbrevlåda förenklar meddelandehanteringen genom att tillhandahålla texttranskriptioner. I stället för att lyssna på ett meddelande i taget kan användarna se en lista med meddelanden, läsa transkriptioner och interagera med dem efter behov.
• Visuell röstbrevlåda erbjuder många fördelar, bland annat förbättrad prioritering och organisering av meddelanden. Detta förbättrar inte bara kundupplevelsen genom snabbare svar, utan kan också integreras sömlöst med CRM-system för personliga interaktioner.

Vad är Visual Voicemail: Skillnader jämfört med traditionell röstbrevlåda

Visuell röstbrevlåda är en telefonfunktion som gör att ni/er kan interagera med era röstbrevlådemeddelanden på ett ”visuellt” sätt, som namnet antyder.

Ni/er kan se alla mottagna meddelanden på en gång och lyssna på dem i önskad ordning.

Låt oss säga att det är som att komma åt din e-postinkorg, men för röstmeddelanden. Det gör att ni/er kan se tid och datum när ni får meddelandet, avsändarens telefonnumren och till och med en automatisk transkription av röstmeddelandet.

Det är kärnan i vad som är visuell röstbrevlåda: det ger er/er verktygen för att ta kommandot över er röstbrevlåda, vilket gör meddelandehanteringen enklare och mer effektiv.

Röstbrevlåda vs. Visuell röstbrevlåda: 5 skillnader

Här är en enkel uppdelning som visar hur traditionell röstbrevlåda skiljer sig från visuell röstbrevlåda:

Hur fungerar Visual Voicemail?

Visual Voicemail fungerar genom att ge användarna ett visuellt gränssnitt för att hantera sina röstmeddelanden.

Så här fungerar det vanligtvis:

1. Aktivering: Först måste ni/er aktivera den på er motsvarande enhet och hos er tjänsteleverantör.
2. Visning av meddelanden: Meddelanden i röstbrevlådan visas i listformat i gränssnittet för röstbrevlådan. Varje meddelande visar vanligtvis avsändarens telefonnumret eller kontaktnamn, tillsammans med datum och tid för samtalet.
3. Uppspelning: Användarna kan välja att lyssna på enskilda röstmeddelanden. I stället för att lyssna på meddelandena i följd, som i traditionella röstbrevlådesystem, kan användaren välja vilka meddelanden som ska lyssnas på först.
4. Kontroller för uppspelning: Under uppspelningen har användarna kontroller för att pausa, spola tillbaka eller snabbspola framåt genom meddelandet. De kan också ta bort meddelandet eller markera det som oläst.
5. Transkription: Vissa visuella röstbrevlådesystem innehåller en transkriptionsfunktion som automatiskt konverterar röstmeddelanden till text. Detta gör att användarna kan läsa innehållet i meddelandet istället för eller utöver att lyssna på det.

6 fördelar med att använda visuell röstbrevlåda

Låt oss fördjupa oss i de viktigaste fördelarna med visuell röstbrevlåda:

#1 Förbättra prioritering och organisation

Med visuell röstbrevlåda kan ni/er prioritera och organisera era meddelanden på ett mer effektivt sätt. Genom att se vem som lämnade meddelandet, när det mottogs och vad det innehöll kan ni/er prioritera viktiga meddelanden och ordna dem efter era behov.

#2 Spara tid och öka effektiviteten

Genom att välja vilka meddelanden ni ska lyssna på och läsa kan ni/er gå igenom de viktigaste och prioritera dem.

#3 Förbättra kundupplevelsen

Som ett resultat av bättre organisation och tidsbesparingar får dina kunder snabbare och mer korrekta svar. Genom att kunna läsa upp röstmeddelanden missar ni/er inte några detaljer som skulle kunna förbises med traditionell röstbrevlåda.

#4 Sömlöst integrera med CRM-system

Integrationer gör det möjligt för agenter att få omedelbar tillgång till data om kunder och kontextualisera röstmeddelanden, vilket leder till mer personliga och välgrundade svar.

#5 Använd visuell transkription för snabb genomgång av meddelanden

Genom att läsa transkriberade röstmeddelanden kan agenter ta till sig information snabbare än genom att lyssna på ljud. Den här funktionen hjälper er/er att snabbare fatta beslut om vilka meddelanden som ska besvaras direkt, beroende på hur brådskande innehållet är.

#6 Effektiv hantering av röstbrevlådan vid höga samtalsvolymer

Under rusningstid hjälper visuell röstbrevlåda agenter att hantera ett inflöde av meddelanden mer effektivt. Det minskar antalet obehandlade röstmeddelanden och upprätthåller konsekventa servicenivåer, även under ökad efterfrågan.

Så här konfigurerar du din visuella röstbrevlåda

Konfigurationen av visuell röstbrevlåda kan variera beroende på din telefonleverantör, men med CloudTalk-tjänsten är det otroligt enkelt. När ni har installerat appen är allt vanligtvis redan konfigurerat åt er/er. Allt ni behöver göra är att anpassa era röstbrevlådehälsningar, meddelanden och samtalshanteringsregler för att dirigera samtal till röstbrevlådan.

Så här konfigurerar du din visuella röstbrevlåda med CloudTalk:

1. Välj önskat nummer för att lägga till röstbrevlådan i din Kontrollpanel
2. Lägg till steget för röstbrevlådan i samtalsflödet.
3. Välj en brevlåda och justera inställningarna efter behov.
4. Spara dina ändringar.

De viktigaste funktionerna i Visual Voicemail

Bland alla funktioner lyfts följande fram:

• Visuellt gränssnitt: Ger en lättanvänd skärm som visar röstmeddelanden i en lista, inklusive detaljer som uppringarens ID, tid och meddelandets längd, vilket gör det enkelt för agenter att navigera och hantera sina röstmeddelanden.
• Transkribering av meddelanden: Omvandlar röstmeddelanden till text, så att agenterna snabbt kan läsa innehållet i varje meddelande utan att behöva lyssna på det. Detta sparar tid och förbättrar effektiviteten, särskilt under hektiska perioder.
• Alternativ för direkt interaktion: Gör det möjligt för agenter att ringa tillbaka, skicka meddelande eller e-post till avsändaren direkt från gränssnittet för röstbrevlådan, vilket underlättar snabba och smidiga uppföljningsåtgärder.
• Smarta notifieringar: Meddelanden till agenter om nya röstmeddelanden via samtal eller e-post, vilket säkerställer att inkommande meddelanden omedelbart uppmärksammas och hanteras, även om agenterna inte aktivt kontrollerar gränssnittet för röstbrevlådan.
• Röstbrevlåda till e-postNi/er kan till och med få inspelningar av röstmeddelanden direkt till er e-postinkorg.

Så här får du ut mesta möjliga av visuell röstbrevlåda

Följ dessa tips för att få ut mesta möjliga av din visuella röstbrevlåda:

• Konfigurera din visuella röstbrevlåda korrekt på din enhet: Detta inkluderar att anpassa alternativen efter dina preferenser.

• Kontrollera att transkriptionerna är korrekta: Detta kan hjälpa er/er att snabbt identifiera viktiga meddelanden utan att behöva lyssna på dem.

• Organisera dina meddelanden: Använd etikettering, markering som läst/oläst och arkiveringsfunktioner för att organisera dig bättre.

• Välj vad ni/er vill lyssna på: Ni/er behöver inte lyssna på alla röstmeddelanden omedelbart. Kom ihåg att visuell röstbrevlåda gör att ni/er kan prioritera vilka meddelanden ni vill lyssna på utifrån er tillgänglighet och era behov.

• Ta regelbundet bort gamla meddelanden: Precis som med e-postmeddelanden kan ni/er regelbundet radera röstmeddelanden som inte längre är relevanta eller nödvändiga.

• Experimentera och justera: Testa olika funktioner och inställningar i din visuella röstbrevlåda för att hitta den kombination som bäst passar dina behov och kommunikationsvanor.

• Anpassa din hälsning: Det är viktigt att inkludera detaljer som ditt företagsnamn, öppettider och steg att följa så att dina kunder känner sig omhändertagna, särskilt om de ringer utanför öppettiderna och ingen kan hjälpa dem.

Boosta produktiviteten i ditt callcenter med dessa 10 beprövade metoder

Läs gratis

Förbättra, organisera och engagera

I en värld där tiden är avgörande är visuell röstbrevlåda ett kraftfullt verktyg som erbjuder effektivitet, organisation och förbättrade användarupplevelser.

Så oavsett om du är en upptagen yrkesman som hanterar en stor mängd samtal eller en agent på ett callcenter som strävar efter att ge exceptionell support, är visuell röstbrevlåda redo att revolutionera ditt arbetsflöde för kommunikation.

Visste ni/er att CloudTalk låter er granska och svara på inkommande meddelanden direkt i appen och till och med skickar transkriptioner av röstmeddelanden direkt till er e-post? Läs mer här.