Kurumsal iletişimin önemi - Tanımı, türleri ve ipuçları
İnsanlar sürekli birbirleriyle iletişim kurar. İletişim olmadan hiçbir şey yapamazdık. Hiçbir tür iletişime ihtiyaç duymadığınız bir durum düşünmek zordur. Bu faydalı beceri olmadan, insan olarak bugüne kadar başardığımız pek çok şey sadece hayallerde kalırdı.
Şirket sahipleri, çalışanlar ve işverenler, girişimciler ve iş dünyasıyla günlük olarak ilgilenen hemen herkes için özel bir ilgi alanı olması gereken belirli bir iletişim türü vardır – kurumsal iletişim.
Bu yazıdan neler öğrenmeyi bekleyebilirsiniz? Kurumsal iletişimi ve farklı türlerini örneklerle tanımlayacak, 3 kurumsal iletişim aracına değinecek ve kurumsal iletişim becerilerinizi bir profesyonel gibi nasıl geliştirebileceğinize dair faydalı ipuçları ve püf noktaları sunacağız. Daha fazla uzatmadan, hemen başlayalım!
Kurumsal iletişim tam olarak nedir
Kurumsal iletişimin ne olduğunu anlamak için, önce “iletişim” terimine odaklanalım.
“İletişim” ne anlama geliyor?
“İletişim” kelimesi genellikle bir başkasına konuşmak, yazmak veya bilgi göndermek anlamına gelir. İletişimin tüm fikri çok karmaşıktır ve aşağıdakiler dahil birçok farklı yönüne odaklanır:
- mesajın hedef kitleye ulaştığından emin olmak
- mesajı alan kişinin anladığından ve gerekirse yanıt verdiğinden emin olmak
- mesaj gönderen olarak, görgü kurallarına uygun, doğru ve net bir şekilde iletişim kurduğunuzdan emin olmak
CloudTalk ile dahili ve harici iletişimi birden fazla dijital kanalda destekleyin
İletişimin iş dünyasındaki rolü
Kurumsal iletişim, belirli bir iş ortamında gerçekleşen her türlü iletişimi kapsar. Kurumsal iletişim, başkalarını etkileme yeteneğinin geliştirilmesine katkıda bulunur, insanların tutum ve görüşlerinde değişiklikler yaratır, motivasyonu artırır ve profesyonel ilişkileri kurar ve sürdürür.
Birçok akademisyen ve işletme sahibi, bunun iş dünyasındaki herkes için en önemli temel beceri olduğu konusunda hemfikir. Şu an çalıştığınız şirketle ilk karşılaşmanızı bir düşünün. Profesyonel iletişim olmasaydı bu işi alabilir miydiniz?
Hızla ilerleyen küreselleşme ve artan ekip çalışması talebinin olduğu bu zamanlarda, iletişim becerileri boyutundan bağımsız olarak herhangi bir işletmenin başarısı için kesinlikle çok önemlidir. Bu, iş akışlarını düzenlemeye ve çalışanların aşırı yorulmasını önlemeye yardımcı olur; bu da kötü uyku rutinlerine ve yanlış karar verme süreçlerine yol açabilir. Dinlenmiş bir çalışan, üretken bir çalışandır! İşletmeler ayrıca, özel iletişim araçları uygulayarak işbirliğini ve müşteri etkileşimlerini geliştirebilirler. G2’nin G2 Grid Raporu’ndan elde edilen bilgilerle desteklenen en iyi müşteri iletişim yönetimi yazılımı hakkındaki bu kapsamlı kılavuz, ekiplerin birden fazla iletişim kanalında bağlantıda kalmasına, organize olmasına ve yanıt vermesine yardımcı olan en beğenilen platformları inceler.
Kurumsal iletişimin ne olduğunu ve ne kadar önemli olduğunu bildiğimize göre, şimdi farklı türlerini inceleyelim ve bazı örneklerine bakalım:
Örneklerle kurumsal iletişim türleri
İletişimi iki ana kategoriye ayırdık: dahili ve harici. Her ikisi de ayrıca iki farklı forma ayrılabilir: yukarı ve aşağı yönlü. Her birini inceleyelim:
#1 Dahili yukarı yönlü
Bu, bir şirkette çalışan bir bireyden kurumsal hiyerarşide yukarıya doğru, örneğin bir asttan bir yöneticiye bilgi aktarımı anlamına gelir. Yöneticiler, yönettikleri ekiplerdeki kişilerden genellikle çeşitli türde mesajlara ihtiyaç duyarlar. Ekip üyeleri yöneticilerine herhangi bir bilgi sağladığında, bunu dahili yukarı yönlü iletişim olarak kabul ederiz.
Örnekler:
- Satış raporları
- Anketler
- Şablonlar
- Özetler
- Sistematik formlar
- Geri bildirim formları, şikayetler ve anlaşmazlıklar
#2 Dahili aşağı yönlü
Dahili aşağı yönlü iletişim, dahili yukarı yönlü iletişimin tersidir ve bir amirin bir veya daha fazla astıyla iletişim kurmasıyla gerçekleşir. Örneğin, yöneticilerin yönettikleri çalışanlara ulaşması.
En sık önemli bilgileri aktarmak, talimatlar vermek, insanlar arasında tartışmaları teşvik etmek, personeli motive etmek ve üretkenliği artırmak gibi amaçlarla kullanılır.
Örnekler:
- Direktörlerden yöneticilere gönderilen iş talimatları ve gerekçeleri
- Orta düzeyden alt düzey yönetim çalışanlarına gönderilen formlar
- Prosedürler ve uygulamalar
- Performans geri bildirim formları
- Yeni çalışanlara oryantasyonlar sırasında sunulan şirketin stratejisi ve temel değerleri hakkındaki sunumlar
#3 Harici yukarı yönlü
Harici yukarı yönlü iletişim, bir kuruluş içindeki çalışanlar ile hiyerarşide daha üst konumda bulunan dış paydaşlar arasında gerçekleşir. Dış paydaşlar arasında iş ortakları, devlet yetkilileri, topluluk sakinleri ve harici yöneticiler vb. bulunur.
Örnekler:
- Faturalar
- Yıllık raporlar
- Satın alma siparişleri
- Bültenler
- Dergiler
#4 Harici aşağı yönlü
Benzer şekilde, harici aşağı yönlü iletişim bir şirket ile dış paydaşları arasında gerçekleşir, ancak bu sefer iletişimi başlatan şirketteki daha üst düzeydeki taraftır. Harici iletişim genellikle potansiyel müşterileri, iş ortaklarını ve tedarikçileri çekmeyi amaçlayan broşür şablonlarını, e-postaları, bültenleri ve posterleri içerir. Bu aynı zamanda potansiyel müşterileri toplamak, müşteri tercihlerini anlamak ve hedeflenen kampanyaları başlatmak için sıklıkla kullanılan pazarlama formlarını da içerir.
Örnekler:
- Ürün eğitimi ve destek iletişimi
- Promosyon ve pazarlama materyalleri
- Satış ve teslimat kanallarıyla iletişim
#5 Mesajlaşma platformları aracılığıyla CRM otomasyonu
Müşteri iletişimi anlık ve çok kanallı hale geldikçe, WhatsApp gibi mesajlaşma uygulamalarıyla entegre olan CRM’ler vazgeçilmezdir. Bu araçlar, destek ekiplerinizi bunaltmadan etkileşimleri otomatikleştirmenezi, potansiyel müşterileri nitelendirmenezi ve iletişimi merkezileştirmenezi sağlar. Örneğin Kommo‘yu ele alalım. CRM işlevselliğini yerel WhatsApp entegrasyonu ve dahili bir Salesbot ile birleştirir, böylece otomatik yanıtlar gönderebilir, müşterileri satış hunisi boyunca yönlendirebilir ve her etkileşimi tek bir gelen kutusunda tutabilirsiniz. Bu, zaman kazandırır ve hızlı, kişisel deneyimler sunar.
Örnekler:
- Potansiyel müşteri nitelendirmesi için WhatsApp chatbotu
- CRM aracılığıyla Sıkça Sorulan Sorulara otomatik yanıtlar
- WhatsApp, Instagram ve e-posta için merkezi gelen kutusu
Bu sadece zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerinizin hızlı, kişiselleştirilmiş yanıtlar almasını sağlar—ekibinizi bunaltmadan.
Kurumsal iletişim araçları
Kurumsal iletişim birçok şekilde yapılabilir ve bu makalede bunlardan 3’ünü inceleyeceğiz:
Sözlü
Sözlü iletişim temelde, başka insanlara bilgi göndermek için konuşma dili biçiminde yapılan her türlü sözlü iletişimdir. Sözlü iletişimde insanlar sadece kelimelerle iletişim kurmaz, aynı zamanda bilerek veya bilmeyerek duyguları, hisleri, düşünceleri ve fikirleri de bu kelimelere eklerler.
7-38-55 kuralını hiç duydunuz mu? Bu, Albert Mehabrian’ın duyguların iletişimi ile ilgili teorisidir. Bu konsepte göre, anlamın %7’si konuşulan kelimelerle, %38’i ses tonuyla ve %55’i vücut diliyle iletilir. Bir dahaki sefere patronunuzla zam hakkında önemli bir görüşme yaparken bunu hatırlamak isteyebilirsiniz!
Yazılı
Yazılı iletişim, adından da anlaşılacağı gibi, e-postalar, mektuplar, raporlar, telgraflar, bültenler, kılavuzlar, kağıt duyuruları ve daha fazlası gibi yazılı mesajlar biçimindeki her türlü bilgi paylaşımından oluşur. Sözlü iletişimin aksine, yazılı iletişimle duyguları ve hisleri iletmek biraz daha çaba gerektirir.
Yazılı iletişim kullanırken dikkat edilmesi gerekenler arasında doğru resmiyet seviyesini seçmek, yazım ve dil bilgisi hatalarına dikkat etmek ve alıcı için uygun netliği sağlamak yer alır.
CloudTalk ile dinamik arama komut dosyaları, kolaylaştırılmış iş akışları ve çeşitli iletişim kanallarından yararlanın
Uzaktan
COVID-19 pandemisi nedeniyle birçok çalışanın şu anda deneyimlediği “uzaktan çalışma” kavramına aşina olabilirsiniz, peki uzaktan iletişime aşina mısınız? Çoğunlukla elektronik araçlar aracılığıyla uzaktan gerçekleşir. Uzaktan iletişim sayesinde, yüz yüze etkileşimler olmadan uzaktan çalışabilirsiniz.
Uzaktan iletişime olanak sağlayan birçok araç bulunmaktadır. Bunlardan bazıları:
- Telefon aramaları, örneğin çağrı merkezi çözümleri
- E-postalar
- E-posta biletleme sistemi
- Çevrimiçi sohbetler ve konferanslar
- İş yönetim sistemleri
- Webinarlar gibi video toplantıları
- Ekran kayıt yazılımı, ekran alıntısı aracı veya GIF yapıcı gibi görsel iletişim araçları
Kurumsal iletişim becerilerinizi nasıl mükemmelleştirirsiniz – 7 şanslı ipucumuz ve püf noktamız!
Kurumsal iletişimin ne olduğunu, farklı türlerini ve yöntemlerini öğrendiğinize göre, şimdi size bazı sırlarımızı paylaşma zamanı geldi.
Son bölümde, kurumsal iletişim becerilerinizi mükemmelleştirmek için en iyi 7 ipucumuzu ve püf noktamızı vereceğiz. Hadi onları tanıyalım:
Vücut diliniz üzerinde çalışın
Vücut diliniz ve görünüşünüz, kurumsal iletişimler sırasında nasıl algılandığınızda önemli bir rol oynar. Bir iş ortamında insanlarla etkileşim kurarken kullandığınız dile dikkat edin, görünüşünüze özen gösterin ve uygun kıyafet kurallarına uyduğunuzdan emin olun. Son olarak, yukarıda bahsedilen 7-38-55 teorisini hatırlayın.
Dikkatle dinleyin
Etkili iletişim kurmak için kulaklarınızı açık tutmanız gerekir. İletişim iki yönlü çalışır ve diğer kişinin size ne iletmek istediğini her zaman not almalısınız. Bu aynı zamanda saygı ve katılımı da gösterir.
“İletişimin sadece konuşmak olduğunu düşünüyorsanız, dinlememişsiniz demektir.” – Ashleigh Brilliant
Genel iletişim becerilerinizi geliştirin
Pratik mükemmelleştirir. Bir iş ortamında bazı temel iletişim becerilerinizde eksiklik hissettiyorsanız, bunları çalışma alanınız dışında pratik yapmaya odaklanın. Konuşmalar yapın, arkadaşlarınızla çeşitli konularda sohbet edin, tartışmalara katılın ve podcast’ler dinleyin. Harika sonuçları hızla göreceksiniz!
Farklı iletişim türleri için doğru kanalları kullanın
Bir iş ortamında gerçekleşen çeşitli tartışmalar ve sohbetler için doğru kanalları kullanmak son derece önemlidir. Net yönergeler belirleyin, herkesin bunları bildiğinden emin olun ve bunlara uyun. Bu, profesyonelliğe ve iş dışı konulara ayrılmış alanlarla iyi organize edilmiş bir iş yerinin sürdürülmesine katkıda bulunacaktır.
Bu tür kanallar kurmak, müşteri hizmetlerinize de uygulanabilir. Örneğin, bir çağrı merkezi aracı aracılığıyla bir müşteri destek hattı işletebilirsiniz. Bugün, çağrı merkezleri müşteriler tarafından hala oldukça değer görmektedir, bu nedenle bu, işletmeniz için iyi bir seçenek olabilir. Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok güvenilir araç var, ancak piyasadaki en iyi çözümü arıyorsanız CloudTalk tek seçenektir. Müşterilerinize kişiselleştirilmiş bir deneyim sunun ve insan-insan etkileşimleri sayesinde herhangi bir sorunu hızla çözün.
Kurumsal kelime dağarcığınızı genişletin
Niş bir işte çalışıyorsanız, nişinize özgü kelime dağarcığına ve jargona ihtiyaç duyabilir veya bunlara aşina olabilirsiniz. Sektörünüz hakkında okuyun, filmler izleyin, podcast’ler dinleyin ve iş arkadaşlarınızla sohbet edin. Her şey zaman alır, ancak sonunda oraya varacaksınız.
Stresten kaçınmak için toplantılara hazırlanın
Stres, zihin dondurucu olabilir, bu yüzden iş toplantılarınıza her zaman önceden hazırlandığınızdan emin olun. Özellikle etkili iletişim kurmakta zorlanıyorsanız, anında düşünmek zorunda kalmaktan daha kötü bir şey yoktur. İyi hazırlanarak ve ‘konuşma zamanı’ geldiğinde rahat olarak bunu yapmaktan kaçının.
Tartışmalara katılın
Canlı ve hareketli tartışmalara katılmak, beyniniz ve iletişim becerileriniz için harika bir uyarım olacaktır. Diğer insanlarla ne kadar çok etkileşim kurarsanız, o kadar iyi olursunuz. Kurumsal iletişim göründüğü kadar korkutucu değildir!
Tüm İş İletişimi Keşfedildi!
İşte buradayız! Bilgi ve değerli tavsiyelerle daha zenginiz.
İş iletişimi her şirkette önemli bir rol oynar ve her zaman başarının temel unsurlarından biri olmalıdır. Bir iş ortamında mükemmel iletişim becerileri, kişisel gelişime, iş performansının kalitesinin artmasına ve genel iş tatminine büyük ölçüde katkıda bulunur.
Bu makalede şunları ele aldık:
- ‘iş iletişimi’ terimini açıkladık
- çeşitli iletişim türleri ve yöntemlerine örnekler verdik
- iş iletişim becerilerinizi nasıl geliştireceğinize dair değerli ipuçları sunduk
İletişimin her yerde, ancak özellikle profesyonel alanlarda çok önemli olduğunu unutmayın. Çağrı merkezleri ve telefon destek hizmetleriyle ilgili daha fazla iletişim içeriği için bu rehberi ve blogumuzu takip edin.
