Vikten av affärskommunikation – definition, typer och tips

Människor kommunicerar med varandra hela tiden. Utan kommunikation skulle vi inte kunna göra någonting. Det är svårt att tänka sig en situation där du inte behöver någon form av kommunikation alls. Utan denna användbara färdighet skulle många av de saker vi hittills åstadkommit som människor bara vara drömmar.

Det finns en specifik typ av kommunikation som borde vara av särskilt intresse för företagare, anställda och arbetsgivare, entreprenörer och i stort sett alla som dagligen har att göra med företag – affärskommunikation.

Vad kan du förvänta dig att lära dig av denna text? Vi kommer att definiera affärskommunikation och dess olika typer med exempel, beröra de 3 sätten för affärskommunikation, och ge dig en lista med användbara tips och tricks om hur du kan bemästra dina affärskommunikationsfärdigheter som ett proffs. Utan vidare, låt oss hoppa rakt in!

Vad är egentligen affärskommunikation

För att förstå vad affärskommunikation är, låt oss först fokusera på termen ‘kommunikation’.

Vad betyder ‘kommunikation’?

Ordet kommunikation syftar oftast på att tala, prata, skriva eller skicka information till en annan person. Hela idén med kommunikation är mycket komplex och fokuserar på olika aspekter, varav många inkluderar:

• säkerställa att meddelandet har nått målgruppen
• säkerställa att mottagaren av meddelandet förstår och svarar på det, om nödvändigt
• säkerställa, som avsändare av meddelandet, att du kommunicerar artigt och med lämplig precision och tydlighet

Stöd intern och extern kommunikation över flera digitala kanaler med CloudTalk

Registrera dig gratis

Kommunikationens roll i affärslivet

Affärskommunikation omfattar all typ av kommunikation som sker inom en viss affärsmiljö. Affärskommunikation bidrar till att utveckla förmågan att påverka andra, åstadkomma förändringar i människors attityder och åsikter, driva motivation samt skapa och upprätthålla professionella relationer. 

Många forskare och företagare är överens om att det är den viktigaste grundläggande färdigheten för alla i arbetslivet. Tänk bara på ditt allra första möte med ett företag du för närvarande arbetar för. Skulle du ha fått det här jobbet utan professionell kommunikation?

I dessa tider av snabbt framskridande globalisering och växande efterfrågan på lagarbete, är kommunikationsförmåga helt avgörande för framgången hos alla företag, oavsett storlek. Detta hjälper till att effektivisera arbetsflöden och undviker överbelastning av anställda, vilket kan leda till dåliga sömnrutiner och dåligt beslutsfattande. En utvilad medarbetare är en produktiv arbetare! Företag kan också förbättra samarbete och kundinteraktioner genom att implementera dedikerade kommunikationsverktyg. Denna omfattande guide från G2 om den bästa programvaran för hantering av kundkommunikation, baserad på insikter från G2 Grid Report, utforskar topprankade plattformar som hjälper team att hålla sig uppkopplade, organiserade och responsiva över flera kommunikationskanaler.

Nu när vi vet vad affärskommunikation är, och hur viktigt det är, låt oss utforska dess olika typer och titta på några exempel:

Typer av affärskommunikation med exempel

Vi har delat in kommunikation i två huvudkategorier: intern och extern. Båda kan vidare delas in i två olika former: uppåtgående och nedåtgående. Låt oss utforska var och en av dem:

#1 Intern uppåtgående

Detta innebär all informationsöverföring från en individ som arbetar i ett företag uppåt i organisationshierarkin, till exempel från en underordnad till en chef. Chefer behöver ofta olika typer av meddelanden från de personer som arbetar i de team de leder. När teammedlemmar förser sina chefer med någon typ av information, betraktar vi detta som intern uppåtgående kommunikation.

Exempel:

• Försäljningsrapporter
• Enkäter
• Mallar 
• Sammanfattningar 
• Systematiska formulär
• Feedbackformulär, klagomål och tvister  

#2 Intern nedåtgående

Intern nedåtgående kommunikation är motsatsen till intern uppåtgående kommunikation och sker när en överordnad kommunicerar med en eller flera underordnade. Till exempel chefer som kontaktar de anställda de leder. 

Det används oftast för saker som att överföra viktig information, ge instruktioner, uppmuntra diskussioner mellan människor, motivera personal och öka produktiviteten.

Exempel:

• Arbetsinstruktioner och motiveringar skickade från direktörer till chefer
• Formulär skickade från mellanchefer till anställda på lägre chefsnivå
• Procedurer och praxis 
• Prestationsfeedbackformulär
• Presentationer om ett företags strategi och kärnvärden som presenteras för nyanställda under introduktionsutbildningar

#3 Extern uppåtgående

Extern uppåtgående kommunikation sker mellan anställda inom en organisation och externa intressenter utanför den som befinner sig högre upp i hierarkin. Externa intressenter inkluderar affärspartners, regeringstjänstemän, invånare i samhället och externa administratörer, etc.

Exempel:

• Fakturor
• Årsredovisningar 
• Inköpsorder 
• Nyhetsbrev
• Tidskrifter 

#4 Extern nedåtgående

På liknande sätt sker extern nedåtgående kommunikation mellan ett företag och dess externa intressenter, men denna gång är det den part som befinner sig högre upp i företaget som initierar kommunikationen. Extern kommunikation inkluderar vanligtvis broschyrmallar, e-post, nyhetsbrev, och affischer som alla är avsedda att locka potentiella kunder, partners och leverantörer. Detta inkluderar också marknadsföringsformulär, som ofta används för att samla in leads, förstå kundpreferenser och initiera riktade kampanjer.

Exempel:

• Produktutbildning och supportkommunikation
• Kampanj- och marknadsföringsmaterial
• Kommunikation med försäljnings- och leveranskanaler

#5 CRM-automation genom meddelandeplattformar

Eftersom kundkommunikation blir omedelbar och flerkanalig, är CRM-system som integreras med meddelandeappar som WhatsApp ett måste. Dessa verktyg låter dig automatisera interaktioner, kvalificera leads och centralisera kommunikation utan att överväldiga dina supportteam. Ta Kommo, till exempel. Det kombinerar CRM-funktionalitet med native WhatsApp-integration och en inbyggd Salesbot, så att du kan skicka automatiserade svar, guida kunder genom försäljningstratten och hålla varje interaktion i en enda inkorg. Detta sparar tid och ger snabba, personliga upplevelser.

Exempel:

•  WhatsApp-chatbot för leadkvalificering
• Automatiserade svar på FAQ via CRM
• Centraliserad inkorg för WhatsApp, Instagram och e-post

Detta sparar inte bara tid utan säkerställer också att dina kunder får snabba, personliga svar – utan att överväldiga ditt team.

Sätt för affärskommunikation 

Affärskommunikation kan ske på många sätt, och vi kommer att utforska 3 av dem i den här artikeln:

Verbal 

Verbal kommunikation är i princip alla typer av muntlig kommunikation i form av talat språk för att skicka information till andra människor. I verbal kommunikation kommunicerar människor inte bara med ord, utan de kopplar också ofta känslor, tankar och idéer till dem, oavsiktligt eller inte.

Har du någonsin hört talas om 7-38-55-regeln? Det är Albert Mehabrians teori om kommunikationen av känslor. Enligt detta koncept kommuniceras 7% av meningen genom talade ord, 38% genom tonfall och 55% via kroppsspråk. Du kanske vill komma ihåg detta nästa gång du står inför en viktig konversation med din chef om en löneförhöjning!

Skriftlig 

Skriftlig kommunikation, som namnet antyder, består av all typ av informationsdelning i form av skriftliga meddelanden som e-post, brev, rapporter, telegram, bulletiner, manualer, pappersmeddelanden och mer. Till skillnad från verbal kommunikation krävs det lite mer ansträngning för att kommunicera känslor och sinnesstämningar med skriftlig kommunikation. 

Saker att se upp med när du använder skriftlig kommunikation inkluderar att välja rätt formalitetsnivå, vara medveten om stavnings- och grammatikfel, samt lämplig tydlighet för mottagaren.

Dra nytta av dynamisk anropsskriptning, effektiviserade arbetsflöden och olika kommunikationskanaler med CloudTalk 

Boka en demo

Fjärr

Du kanske är bekant med ‘distansarbete’ som många anställda för närvarande upplever på grund av COVID-19-pandemin, men är du bekant med fjärrkommunikation? Det sker på avstånd, mestadels via elektroniska verktyg. Tack vare fjärrkommunikation kan du arbeta på distans utan ansikte mot ansikte-interaktioner.

Det finns många verktyg som möjliggör fjärrkommunikation. Några av dem är:

• Telefonsamtal, som call center-lösningar
• E-post
• E-postbaserat ärendehanteringssystem
• Onlinechattar och konferenser
• Arbetsoperativsystem
• Videomöten, såsom webinarer
• Visuella kommunikationsverktyg som en skärminspelningsprogramvara, skärmklippsverktyg eller GIF-skapare

Hur du bemästrar dina affärskommunikationsfärdigheter – våra 7 lyckosamma tips och tricks!

Nu när du vet vad affärskommunikation är, samt dess olika typer och metoder, är det dags att vi delar med oss av några av våra hemligheter. 

I det sista avsnittet ger vi dig våra 7 bästa tips och tricks för att bemästra dina affärskommunikationsfärdigheter. Låt oss lära känna dem:

Arbeta med ditt kroppsspråk

Ditt kroppsspråk, liksom ditt utseende, spelar en betydande roll för hur du uppfattas under affärskommunikation. Var uppmärksam på det språk du använder när du interagerar med människor i en affärsmiljö, ta hand om ditt utseende och se till att du håller dig till den lämpliga klädkoden. Kom slutligen ihåg den tidigare nämnda 7-38-55-teorin.

Lyssna noga 

För att kommunicera effektivt måste du hålla öronen öppna. Kommunikation fungerar åt båda håll, och du bör alltid notera vad den andra personen vill kommunicera till dig. Detta visar också respekt och engagemang. 

“Om du tror att kommunikation bara handlar om att prata, har du inte lyssnat.”  – Ashleigh Brilliant 

Öva dina allmänna kommunikationsfärdigheter 

Övning ger färdighet. Om du känner att du saknar vissa grundläggande kommunikationsfärdigheter i en affärsmiljö, fokusera på att öva dem utanför din arbetsplats. Håll tal, chatta med vänner om olika ämnen, delta i diskussioner och lyssna på podcaster. Du kommer snabbt att se stora resultat!

Använd rätt kanaler för olika typer av kommunikation

Det är oerhört viktigt att använda rätt kanaler för olika typer av diskussioner och konversationer som uppstår inom en affärsmiljö. Sätt tydliga riktlinjer, se till att alla känner till dem och håll er till dem. Detta kommer att bidra till att upprätthålla en välorganiserad arbetsplats med dedikerade utrymmen för både professionalism och ämnen utanför arbetet.

Att sätta upp sådana kanaler kan också gälla din kundtjänst. Du kan till exempel driva en kundsupportlinje genom ett callcenterverktyg. Idag är callcenter fortfarande högt ansedda av kunder, så detta kan vara ett bra alternativ för ditt företag. Det finns många pålitliga verktyg att välja mellan, men CloudTalk är det enda valet om du letar efter den bästa lösningen som finns. Erbjud dina kunder en personlig upplevelse och lös eventuella problem snabbt tack vare mänsklig interaktion.  

Utöka ditt affärsvokabulär

Om du arbetar i en nischad verksamhet kan du behöva eller bekanta dig med ordförråd och jargong som är specifik för din nisch. Läs om din bransch, titta på filmer, lyssna på podcaster och chatta med dina kollegor. Allt tar tid, men du kommer att komma dit till slut. 

Förbered dig inför möten för att undvika stress

Stress kan vara en enorm ”brain freezer”, så se till att du alltid förbereder dig väl inför dina affärsmöten i förväg. Det finns inget värre än att behöva tänka på stående fot, särskilt om du redan kämpar med att kommunicera effektivt. Undvik detta genom att förbereda dig väl och vara avslappnad när det är dags att ‘prata’.

Delta i diskussioner 

Att delta i livliga diskussioner kommer att vara en stor stimulans för din hjärna och dina kommunikationsfärdigheter. Ju mer du interagerar med andra människor, desto bättre blir du på det. Affärskommunikation är inte så skrämmande som det verkar!

Allt om affärskommunikation upptäckt!

Här är vi! Rikare på kunskap och insiktsfulla råd.

Affärskommunikation spelar en betydande roll i alla företag och bör alltid vara en av de viktigaste grundläggande framgångsfaktorerna. Utmärkta kommunikationsfärdigheter i en affärsmiljö bidrar i hög grad till personlig utveckling, ökad arbetskvalitet och övergripande jobbtillfredsställelse. 

I den här artikeln har vi: 

• förklarat termen ‘affärskommunikation’
• gett exempel på olika typer och metoder för kommunikation
• gett dig insiktsfulla tips om hur du kan förbättra dina affärskommunikationsfärdigheter

Kom ihåg att kommunikation är mycket viktigt överallt, men särskilt i professionella sammanhang. Följ den här guiden och vår blogg för mer innehåll om kommunikation, särskilt det som rör callcenter och telefonisupporttjänster.