La Guía Definitiva de la Telefonía en la Nube:Qué es, Cómo Funciona y Ventajas
Más del 87% de las startups utilizan la telefonía en la nube para sus llamadas y mensajería. A medida que más medianas empresas y empresas implantan esta tecnología, es hora de responder a la pregunta que todo el mundo se hace: «¿Por qué?».
En este artículo, exploraremos la telefonía en la nube con más detalle, explicando cómo funciona paso a paso, cómo se compara con la telefonía fija tradicional y cómo elegir la mejor solución para tu empresa.
Puntos clave:
- Los sistemas de telefonía en nube se ejecutan en la nube del proveedor y realizan las llamadas a través de Internet, lo que te permite ahorrar dinero en infraestructura y tarifas de llamada.
- En comparación con las centralitas tradicionales, los teléfonos en la nube son altamente escalables, fácilmente personalizables y ofrecen acceso a numerosas funciones e integraciones avanzadas.
- Las llamadas en la nube son perfectas para operaciones internacionales con una plantilla global, ya que permiten a los empleados trabajar desde sus dispositivos en cualquier parte del mundo.
¿Qué es la telefonía en la nube?
Cloud telephony, sometimes referred to as hosted VoIP or a softphone, is a type of Unified Communications as a Service (UCaaS) platform that allows businesses to make and receive calls and text messages over the Internet.
Como su nombre indica, la propuesta de valor única de la llamada en la nube es que está alojada totalmente en la nube. Esto permite a las empresas descentralizar sus operaciones y ofrecer servicios en todo el mundo con una plantilla parcial o totalmente remota.
Gracias a su diseño centrado en el software, la telefonía en la nube es fácilmente escalable y modificable. Esto te permite integrarla con herramientas de terceros para unir y agilizar procesos en una única solución con un margen de crecimiento casi ilimitado.
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Telefonía en la nube frente a centralita tradicional: visión general
La decisión más importante a la hora de montar un centro de llamadas es en qué tipo de tecnología lo basas. Y esto suele decidirse entre los sistemas de telefonía en la nube, o los tradicionales PBX fijos. A continuación, encontrarás una comparación de ambas soluciones.
| Comparison | Cloud Telephony | Traditional PBX |
|---|---|---|
| Infrastructure | Hosted in the cloud, no physical hardware required. | On-premises hardware and equipment needed. |
| Scalability | Highly scalable, easy to add/remove users and features. | Limited by physical hardware capacity. |
| Cost Structure | Subscription-based, lower upfront costs, pay-as-you-go. | High upfront capital expenditure for equipment. |
| Maintenance | Managed by the service provider with minimal IT involvement. | Requires in-house IT staff for maintenance and updates. |
| Flexibility | Accessible from anywhere with an internet connection. | Limited to the physical location of the PBX system. |
| Features | Advanced features like IVR, call recording, and analytics. | Basic calling features and additional features may require extra modules. |
| Upgrades | Automatic updates and upgrades are provided by the provider. | Manual upgrades are needed, often involving downtime. |
| Reliability | High reliability with redundancy and disaster recovery. | Depending on local infrastructure, potential single points of failure. |
| Integrations | Easily integrates with other cloud-based services (CRM, email). | Limited integration capabilities, often complex |
| Mobility | Supports remote work and mobile access. | Typically limited to an office environment. |
| Call Quality | Dependent on internet quality, generally high with good connection. | Generally high, dependent on internal network quality. |
| Security | Managed security, data encryption, and compliance by provider. | In-house security management has the potential for higher control but also higher risk if not managed properly. |
| Disaster Recovery | Built-in disaster recovery and business continuity plans. | Requires additional planning and resources. |
| Installation Time | Quick setup, typically within days. | Longer setup time, could take weeks or months. |
| Customization | High level of customization through software. | Customization is possible but often requires hardware changes. |
¿Cómo funciona la telefonía en la nube?
Al hablar de cómo funciona la telefonía en la nube, hay tres aspectos que debemos abordar: las operaciones generales del sistema, la propia llamada VoIP y la gestión del centro de llamadas basado en el cliente.
- Overall Operations: The system is hosted on the service provider’s cloud, which removes the need for physical on-location infrastructure. Users only submit requests, and service providers handle everything from system updates and data back-ups to call routing.
- Llamadas VoIP: El sistema utiliza teléfonos de sobremesa VoIP o dispositivos inteligentes para captar tu voz analógica y convertirla en señales digitales.
Éstas se descomponen en paquetes y se envían por Internet al receptor, donde se vuelven a convertir en sonidos audibles.
- Call Center Management: Despite running on the service provider’s cloud, telephony software offers a client-based app interface the allows users to set up automations, view analytics, install 3rd party integrations, request new numbers, and initiate calls. ervice providers use infrastructure monitoring tools to track system health, call quality, network latency, and uptime, ensuring reliable service without requiring clients to manage backend performance.
¿Por qué es importante la telefonía en la nube para las empresas?
Los sistemas de telefonía en la nube desempeñan naturalmente un papel clave en las comunicaciones empresariales. Sin embargo, su impacto en las operaciones generales de tu empresa es mayor de lo que imaginas. Algunos de sus casos de uso más importantes son
- Operaciones de centro de llamadas fácilmente escalables: Los sistemas telefónicos empresariales basados en la nube no están limitados por constricciones físicas.
Esto permite a los usuarios aumentar o reducir el tamaño de sus equipos y números de teléfono según sus necesidades de forma rápida y sencilla.
- Alcance internacional asequible: Gracias a su uso de Internet, la telefonía en la nube puede ofrecer tarifas de llamadas y SMS asequibles, reduciendo los gastos telefónicos totales hasta en un 75% y permitiendo un crecimiento internacional eficaz.
- Efficient and Customizable Processes: Thanks to its software-based modular design, cloud telephony systems can leverage advanced features and integrate with 3rd party tools to automate processes and save time on routine tasks—including those built on open source software to automate processes and save time on routine tasks.
- Acceso a la reserva mundial de talento: Dado que el servicio telefónico en la nube puede funcionar en cualquier smartphone, tableta u ordenador con un micrófono y conexión a Internet, las empresas pueden trabajar con los mejores expertos de todo el mundo, independientemente de su ubicación.
- Mayor ROI: Los sistemas de telefonía en la nube son baratos de instalar y mantener, y sólo requieren pagos mensuales/anuales de suscripción. Mientras tanto, el ahorro de tiempo y las mejoras en la experiencia del cliente pueden aumentar significativamente el ROI.
Ventajas de la telefonía en la nube
Las ventajas empresariales de la telefonía en la nube descritas anteriormente son el resultado de los múltiples beneficios que ofrece el servicio telefónico en la nube. Esto es lo que puedes hacer
- Ahorra tiempo: Libérate de la necesidad de realizar instalaciones y tareas de mantenimiento que llevan mucho tiempo.
Automatiza las tareas rutinarias con funciones avanzadas.
- Costes más bajos: Ahorra dinero en costosas infraestructuras locales, tarifas de llamada caras, composiciones de equipo hinchadas y tiempo perdido debido a procesos ineficaces.
- Increase Mobility: Empower agents with remote-friendly software so they can do their best work anytime and anywhere in the world.
- Scale Up Quickly: Request new numbers and seats with only a few clicks and start growing your operations within a week with intuitive onboarding.
- Integra herramientas de terceros: Une tu pila tecnológica en una única solución mediante API abiertas o integraciones nativas con los sistemas CRM, Helpdesk y BI más populares.
- Aprovecha las funciones avanzadas: Agiliza tus flujos de trabajo con más de 75 funciones avanzadas basadas en IA para casi todos los aspectos de tus operaciones.
- Efficiently Analyze Performance: Access everything you need to know about your performance and call statistics to make predictions and optimize strategy.
¿Cómo elegir la solución de telefonía en la nube adecuada para ti?
Hay varios aspectos que debes tener en cuenta cuando busques tu próxima telefonía en la nube. Entre ellas se encuentran:
#Nº 1: Call Center Tipo:
The type of call center software you choose can vary greatly. In addition to the features and integrations included, the solution type also influences deployment time and pricing.
For example, you can get cloud-based software like CloudTalk up and running for just $25 per user/month in a day.
#2: Casos prácticos:
Different providers specialize in solutions based on business size or specific use cases. For example, a solution focused on SMB customer support will likely be cheaper but have fewer features and international numbers.
On the other hand, a provider primarily selling to outbound, enterprise-size call centers will be much more expensive but offer numerous features, integrations, international numbers, and high call quality.
#3: Usuarios y funciones:
How many agents you onboard naturally influences the price of your solution. However, many providers have a minimum/maximum number of users on their pricing plans, which can cause issues when selecting the correct plan.
Por ejemplo, si tienes pocos agentes pero necesitas funciones de alto nivel, puede que tengas que comprar complementos o más licencias de las que necesitas. Del mismo modo, si tienes muchos agentes pero pocos requisitos de prestaciones, es posible que te quedes con un plan más caro.
#4: Selección de número:
The amount, type, and geographical location of numbers a VoIP provider can offer greatly depends on their connections within the industry, including local providers, regulators, etc.
As such, it’s best practice to not only look at the numbers you want to port right away but also think into the future and consider your expansion plans (international numbers) or possible initiatives (toll-free numbers).
Traslada tu Central Telefónica a la Telefonía en la Nube
¿Te hemos convencido para que pruebes la telefonía en la nube? Si es así, empezar no podría ser más fácil.
Esto es lo que tienes que hacer
- Programa una llamada con nuestro equipo de expertos
- Explica tus necesidades y deseos actuales
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- Presenta toda la documentación necesaria
- Familiarízate con el sistema en una prueba gratuita
- Forma a tu equipo para que se ponga manos a la obra
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Es así de sencillo. Así que, cuando el tiempo apremia, ¿por qué no ves lo que CloudTalk puede hacer por ti?
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