La Guida definitiva alla Telefonia Cloud:Cos'è, come funziona e quali vantaggi offre
Oltre l’87% delle startup utilizza la telefonia cloud per le chiamate e la messaggistica. Mentre un numero sempre maggiore di medie imprese e aziende implementa questa tecnologia, è giunto il momento di rispondere alla domanda che tutti si pongono: “Perché?”.
In questo articolo analizzeremo più nel dettaglio la telefonia cloud, spiegandoti come funziona passo dopo passo, come si confronta con le linee fisse tradizionali e come scegliere la soluzione migliore per la tua azienda.
Punti di forza:
- I sistemi di telefonia in cloud vengono eseguiti sul cloud del provider ed effettuano le chiamate tramite Internet, consentendoti di risparmiare sull’infrastruttura e sulle tariffe delle chiamate.
- Rispetto ai centralini tradizionali, i telefoni cloud sono altamente scalabili, facilmente personalizzabili e offrono l’accesso a numerose funzionalità e integrazioni avanzate.
- Le chiamate in cloud sono perfette per le operazioni internazionali con una forza lavoro globale, in quanto consentono ai dipendenti di lavorare dai loro dispositivi ovunque nel mondo.
Cos’è la telefonia cloud?
Cloud telephony, sometimes referred to as hosted VoIP or a softphone, is a type of Unified Communications as a Service (UCaaS) platform that allows businesses to make and receive calls and text messages over the Internet.
Come suggerisce il nome, la proposta di valore unica del cloud calling è quella di essere interamente ospitata nel cloud. Questo permette alle aziende di decentralizzare le proprie attività e di offrire servizi in tutto il mondo con una forza lavoro parzialmente o completamente remota.
Grazie al suo design incentrato sul software, la telefonia in cloud è facilmente scalabile e modificabile. Questo ti permette di integrarla con strumenti di terze parti per unire e ottimizzare i processi in un’unica soluzione con uno spazio di crescita quasi illimitato.
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Telefonia in cloud contro centralino tradizionale: una panoramica
La decisione più importante quando si crea un call center è il tipo di tecnologia su cui basarlo. Di solito si tratta di scegliere tra i sistemi di telefonia cloud e i tradizionali centralini telefonici fissi. Di seguito troverai un confronto tra le due soluzioni.
| Comparison | Cloud Telephony | Traditional PBX |
|---|---|---|
| Infrastructure | Hosted in the cloud, no physical hardware required. | On-premises hardware and equipment needed. |
| Scalability | Highly scalable, easy to add/remove users and features. | Limited by physical hardware capacity. |
| Cost Structure | Subscription-based, lower upfront costs, pay-as-you-go. | High upfront capital expenditure for equipment. |
| Maintenance | Managed by the service provider with minimal IT involvement. | Requires in-house IT staff for maintenance and updates. |
| Flexibility | Accessible from anywhere with an internet connection. | Limited to the physical location of the PBX system. |
| Features | Advanced features like IVR, call recording, and analytics. | Basic calling features and additional features may require extra modules. |
| Upgrades | Automatic updates and upgrades are provided by the provider. | Manual upgrades are needed, often involving downtime. |
| Reliability | High reliability with redundancy and disaster recovery. | Depending on local infrastructure, potential single points of failure. |
| Integrations | Easily integrates with other cloud-based services (CRM, email). | Limited integration capabilities, often complex |
| Mobility | Supports remote work and mobile access. | Typically limited to an office environment. |
| Call Quality | Dependent on internet quality, generally high with good connection. | Generally high, dependent on internal network quality. |
| Security | Managed security, data encryption, and compliance by provider. | In-house security management has the potential for higher control but also higher risk if not managed properly. |
| Disaster Recovery | Built-in disaster recovery and business continuity plans. | Requires additional planning and resources. |
| Installation Time | Quick setup, typically within days. | Longer setup time, could take weeks or months. |
| Customization | High level of customization through software. | Customization is possible but often requires hardware changes. |
Come funziona la telefonia cloud?
Quando si parla di come funziona la telefonia in cloud, bisogna affrontare tre aspetti: le operazioni complessive del sistema, la chiamata VoIP in sé e la gestione del call center basata sul cliente.
- Overall Operations: The system is hosted on the service provider’s cloud, which removes the need for physical on-location infrastructure. Users only submit requests, and service providers handle everything from system updates and data back-ups to call routing.
- Chiamate VoIP: Il sistema utilizza telefoni fissi o dispositivi intelligenti VoIP per captare la tua voce analogica e convertirla in segnali digitali.
Questi vengono suddivisi in pacchetti e inviati via Internet al ricevitore, dove vengono trasformati in suoni udibili.
- Call Center Management: Despite running on the service provider’s cloud, telephony software offers a client-based app interface the allows users to set up automations, view analytics, install 3rd party integrations, request new numbers, and initiate calls. ervice providers use infrastructure monitoring tools to track system health, call quality, network latency, and uptime, ensuring reliable service without requiring clients to manage backend performance.
Perché la telefonia cloud è importante per le aziende?
I sistemi di telefonia cloud giocano naturalmente un ruolo fondamentale nelle comunicazioni aziendali. Tuttavia, il loro impatto sulle operazioni complessive della tua azienda è più grande di quanto tu possa pensare. Alcuni dei casi d’uso più importanti sono:
- Operazioni di call center facilmente scalabili: I sistemi telefonici aziendali basati sul cloud non sono limitati da vincoli fisici.
Questo permette agli utenti di aumentare o ridurre le dimensioni del team e i numeri di telefono in base alle esigenze, in modo semplice e veloce.
- Copertura internazionale a prezzi accessibili: Grazie all’utilizzo di Internet, la telefonia cloud può offrire tariffe convenienti per chiamate e SMS, riducendo le spese telefoniche complessive fino al 75% e consentendo una crescita internazionale efficiente.
- Efficient and Customizable Processes: Thanks to its software-based modular design, cloud telephony systems can leverage advanced features and integrate with 3rd party tools to automate processes and save time on routine tasks—including those built on open source software to automate processes and save time on routine tasks.
- Accesso al pool di talenti globale: Poiché il servizio di telefonia in cloud può funzionare su qualsiasi smartphone, tablet o computer dotato di microfono e connessione a internet, le aziende possono lavorare con i migliori esperti di tutto il mondo, indipendentemente dalla loro ubicazione.
- Aumento del ROI: I sistemi di telefonia in cloud sono poco costosi da configurare e mantenere e richiedono solo il pagamento di un abbonamento mensile/annuale. Inoltre, il risparmio di tempo e i miglioramenti nell’esperienza dei clienti possono aumentare significativamente il ROI.
I vantaggi della telefonia in cloud
I vantaggi aziendali della telefonia cloud sopra descritti sono il risultato dei molteplici benefici che il servizio di telefonia cloud offre. Ecco cosa puoi fare:
- Risparmia tempo: Liberati dalla necessità di effettuare installazioni e manutenzioni che richiedono molto tempo.
Automatizza le attività di routine con le funzioni avanzate.
- Riduzione dei costi: Risparmia i costi delle costose infrastrutture locali, delle tariffe delle chiamate, della composizione dei team e del tempo perso a causa di processi inefficienti.
- Increase Mobility: Empower agents with remote-friendly software so they can do their best work anytime and anywhere in the world.
- Scale Up Quickly: Request new numbers and seats with only a few clicks and start growing your operations within a week with intuitive onboarding.
- Integrazione di strumenti di terze parti: Unisci il tuo stack tecnologico in un’unica soluzione tramite API aperte o integrazioni native con i più diffusi sistemi CRM, Helpdesk e BI.
- Sfrutta le funzioni avanzate: Semplifica i tuoi flussi di lavoro con oltre 75 funzioni avanzate basate sull’intelligenza artificiale per quasi tutti gli aspetti delle tue operazioni.
- Efficiently Analyze Performance: Access everything you need to know about your performance and call statistics to make predictions and optimize strategy.
Come scegliere la soluzione di telefonia cloud più adatta a te?
Ci sono diversi aspetti che dovresti considerare quando cerchi la tua prossima telefonia cloud. Queste includono:
#1: Call Center Tipo:
The type of call center software you choose can vary greatly. In addition to the features and integrations included, the solution type also influences deployment time and pricing.
For example, you can get cloud-based software like CloudTalk up and running for just $25 per user/month in a day.
#2: Casi d’uso:
Different providers specialize in solutions based on business size or specific use cases. For example, a solution focused on SMB customer support will likely be cheaper but have fewer features and international numbers.
On the other hand, a provider primarily selling to outbound, enterprise-size call centers will be much more expensive but offer numerous features, integrations, international numbers, and high call quality.
#3: Utenti e caratteristiche:
How many agents you onboard naturally influences the price of your solution. However, many providers have a minimum/maximum number of users on their pricing plans, which can cause issues when selecting the correct plan.
Ad esempio, se hai pochi agenti ma hai bisogno di funzioni di alto livello, potresti dover acquistare dei componenti aggiuntivi o più licenze di quelle necessarie. Allo stesso modo, se hai molti agenti ma non hai bisogno di molte funzioni, potresti essere costretto a scegliere un piano più costoso.
#4: Selezione del numero:
The amount, type, and geographical location of numbers a VoIP provider can offer greatly depends on their connections within the industry, including local providers, regulators, etc.
As such, it’s best practice to not only look at the numbers you want to port right away but also think into the future and consider your expansion plans (international numbers) or possible initiatives (toll-free numbers).
Passa dal sistema telefonico alla telefonia cloud
Allora, ti abbiamo convinto a provare la telefonia cloud? Se è così, iniziare non potrebbe essere più facile.
Ecco cosa devi fare:
- Prenota una chiamata con il nostro team di esperti
- Spiega le tue esigenze e i tuoi desideri attuali
- Scopri il software in prima persona grazie a una demo personalizzata
- Presenta tutti i documenti necessari
- Prova il sistema gratuitamente
- Addestrare il tuo team a fare il salto di qualità
- Inizia a chiamare!
È davvero così semplice. Quindi, quando il tempo è fondamentale, perché non vedere cosa può fare CloudTalk per te?
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Domande frequenti
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